En este artículo encontrarás información sobre los tipos de usuarios en Personio Conversations, cómo se asignan los roles y cómo involucrar a usuarios externos.
Tipos de usuarios en Conversations
Conversations distingue entre dos tipos principales de usuarios: expertos y solicitantes.
Expertos
Un experto suele ser miembro de un equipo involucrado en la prestación de servicios internos que recibe y tramita las solicitudes de los empleados. Normalmente esta persona pertenece al departamento de RR. HH., Finanzas, Legal, TI o Gestión. Se le ha asignado el rol de experto y, por lo tanto, puede acceder a la pestaña Conversations en la barra de navegación principal cuando está conectada a Personio.
Solicitante
Notas
▶︎ Cuando un solicitante envía una solicitud, su información de empleado aparece en la pestaña Solicitante de la incidencia resultante. Esto permite que el experto vea información, como su nombre, función, departamento, etc. Puedes hacer clic en el enlace del nombre del empleado para acceder fácilmente a su perfil de empleado en Personio.
▶︎ Los atributos del empleado que puedes ver en la pestaña Solicitante dependen de qué atributos estén seleccionados actualmente a través de las credenciales de API en Personio. Para gestionar qué atributos son visibles en la pestaña Solicitante y para garantizar la privacidad de los datos, consulta nuestro artículo sobre cómo implementar Conversations.
Un solicitante es alguien que envía solicitudes a Conversations, pero no las recibe ni las tramita. Esto engloba a la mayoría de empleados de otros departamentos. Conversations se integra en Slack y Microsoft Teams (el correo electrónico está habilitado de forma predeterminada), lo que proporciona a los solicitantes un único punto de contacto y les permite enviar las solicitudes de la manera en que estén acostumbrados.
Cómo se asignan los roles
Durante el proceso de implementación de Conversations, el gerente de Servicios Profesionales asignará el rol de experto a una persona determinada de la empresa, normalmente al propietario de la cuenta o del contrato. Recomendamos encarecidamente que esta persona también sea administrador, ya que deberá crear un rol de «experto en Conversations» en Personio. Este primer experto podrá asignar el rol de experto a otros empleados.
Una vez que se ha implementado Conversations, se le asigna automáticamente el rol de solicitante a todos los empleados.
La siguiente tabla muestra cómo se asignan ambos roles y los permisos de acceso para cada rol.
| Rol | Asignado por | Permisos |
| Expertos |
El primer experto: por el gerente de Servicios Profesionales de Personio Los siguientes expertos: por el primer experto |
El experto tiene acceso a Conversations en Personio, puede crear y editar equipos y añadir nuevos expertos
|
| Solicitante | De forma automática | El solicitante puede enviar solicitudes por Slack, Microsoft Teams y correo electrónico |
Cómo asignar un rol de experto
Para asignar el rol de experto a un empleado, sigue estos pasos:
- Sigue las instrucciones que encontrarás en el artículo Crear y administrar roles de empleados para crear el rol de empleado personalizado llamado «Experto en Conversations». Nota: Solo aquellos con acceso de administrador pueden crear roles personalizados.
- Añade al empleado en cuestión al rol y define los permisos de acceso como «ver todo» en la sección Conversations.
- Una vez asignado al empleado el rol de experto en Personio, tendrás que invitarlo como usuario en Conversations. Ve a Conversations en la barra de navegación principal de Personio. Conversations se abrirá en una nueva ventana.
- En Conversations, ve a Ajustes > Usuarios > Invitar usuarios.
Una vez que el empleado haya aceptado la invitación, tendrá acceso a Conversations en Personio y podrá gestionar las solicitudes.
Involucrar a usuarios externos en las solicitudes
Conversations te permite involucrar a usuarios externos como colaboradores esporádicos en lo que respecta a respuestas y notas internas. Puedes leer más en el artículo Resumen general de Personio Conversations en el apartado relativo a la colaboración externa.
Conversations también te permite comunicarte con los usuarios que no tienen una dirección de correo electrónico de la empresa. Por ejemplo, si un usuario externo envía un correo electrónico al dominio de la empresa, puedes convertirlo en una solicitud en Conversations. También puedes recibir solicitudes de colaboradores externos dentro de tu espacio de trabajo de Slack.
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