El Centro de workflows en Personio

 

 

En este artículo veremos qué es el Centro de workflows, y cómo usarlo para gestionar los diferentes flujos de trabajo disponibles en estos momentos en Personio. 

 

 

¿Qué es el Centro de workflows?

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En el Centro de workflows encontrarás una vista detallada de todos los flujos de trabajo disponibles en estos momentos en Personio. Los flujos de trabajo son secuencias de pasos diseñados para automatizar ciertos procedimientos repetitivos en los que normalmente participan diferentes departamentos de la empresa (como los departamentos de RR. HH. y TI).

A través del Centro de workflow podrás hacer un seguimiento de los flujos de trabajo en curso, comprobar rápidamente si hay tareas atrasadas e identificar posibles cuellos de botella. El Centro de workflows consta de cuatro widgets diferentes para cada flujo de trabajo disponible en Personio: onboarding, offboarding, aprobaciones y firmas electrónicas. 

Puedes acceder al Centro de workflows en cualquier momento haciendo clic en el icono Workflow_Hub.png que encontrarás en el menú lateral de Personio o directamente a través del widget de Workflows de tu panel de control

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El Centro de workflows y su widget solo son visibles para administradores y empleados a quienes se les ha concedido el permiso Ver para la sección Vista general del workflow. Para saber más sobre cómo conceder permisos de acceso, haz clic aquí.

Ten en cuenta además que para ver algunos widgets y funcionalidades necesitarás estar suscrito a determinados planes y complementos de Personio.



¿Cuáles son las distintas secciones del Centro de workflows?

Los widgets de onboarding y offboarding

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Los widgets de onboarding y offboarding te ofrecen una visión general de todos los procesos de incorporación y salida que hay activos. Aquí se incluyen tanto los procesos que están al día como los que están atrasados porque alguno de los pasos no se ha completado a tiempo.

De esta forma, puedes ver rápidamente qué procesos de onboarding/offboarding no avanzan como deberían porque contienen algún paso atrasado, y ponerte en contacto con el empleado responsable de dicho paso para averiguar la causa del retraso.

El widget también te permite:

  • Acceder a una vista más detallada de todos los empleados que se encuentran actualmente en un proceso de onboarding/offboarding a través del botón Ver todos los empleados en onboarding/offboarding.
  • Acceder al área de ajustes para gestionar tus plantillas de onboarding y offboarding haciendo clic en el icono del engranaje que encontrarás en la esquina superior derecha (sólo disponible para administradores).
  • Añadir integraciones del Marketplace a tus flujos de trabajo de onboarding y offboarding haciendo clic en el icono del relámpago localizado en la esquina superior derecha para automatizar la gestión de accesos a las diferentes herramientas. Esto le permite automatizar el proceso de concesión de acceso a los usuarios a herramienta .

Ten en cuenta que los widgets de onboarding y offboarding solo son visibles si has seleccionado el plan Professional para tu cuenta, y que solo podrás ver el icono del Marketplace de integraciones si estás suscrito al plan Enterprise de Personio.

 

El widget de solicitudes de aprobación

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A través del widget de solicitudes de aprobación obtendrás una visión general de todas las solicitudes que están pendientes de aprobación. En este widget encontrarás tanto las aprobaciones que están al día (llevan menos de 7 días pendientes) como las que están atrasadas (llevan más de 7 días pendientes).

De esta forma, puedes comprobar de un vistazo qué solicitudes de aprobación están atrasadas, y ponerte en contacto con el responsable para averiguar la causa del retraso.

El widget también te permite:

  • Acceder a una vista más detallada de todas las solicitudes de aprobación pendientes pulsando en Ver todas las aprobaciones o haciendo clic en la zona correspondiente del gráfico.
  • Acceder al área de ajustes para gestionar los conjuntos de reglas de aprobación haciendo clic en el icono del engranaje localizado en la esquina superior derecha (sólo disponible para administradores).

El widget de aprobaciones está incluido en todos los planes y complementos de Personio.

 

El widget de firmas activas

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A través del widget de firmas activas obtendrás una visión general de todas las solicitudes de firma electrónica activas (que aún no han expirado). Aquí se incluyen las firmas que ya se han efectuado, las que se han rechazado, las que todavía están pendientes y las que no se pudieron entregar a tiempo por no tener una dirección de correo electrónico válida.

De esta forma, puedes comprobar de un vistazo qué solicitudes de firma están atrasadas, y ponerte en contacto con el firmante para averiguar la causa del retraso. También podrás resolver rápidamente cualquier fallo que haya podido producirse en el proceso de solicitud de la firma.

El widget también te permite:

  • Acceder a una vista más detallada de todas las solicitudes de firma pendientes haciendo clic en Ver todas las firmas.
  • descarga el documento que contiene una firma activa haciendo clic en el nombre del documento.
  • ve al perfil de empleado del firmante haciendo clic en el nombre del firmante.
  • accede al área de ajustes para gestionar tus plantillas de documentos haciendo clic en el icono de engranaje situado en la esquina superior derecha (sólo disponible para administradores).
  • Hacer un mejor seguimiento de todas las firmas que incluye tu plan de Personio.

Solo podrás ver el widget de firmas si te has suscrito previamente al complemento Productivity Plus.

El widget Firmas activas es visible únicamente para administradores tanto en el Centro de workflows como en el widget Workflow del panel de control.

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