En este artículo se explica cómo crear workflows personalizados en el área Automatizaciones. Las plantillas prediseñadas y el generador de workflows sin código te ayudan a poner en marcha tu proceso de automatización.
Para obtener más información sobre los workflows en general, consulte Descripción de los workflows. Para crear workflows relacionados con el ciclo de vida del empleado, consulte los artículos correspondientes: onboarding, offboarding y aprobaciones.
Antes de empezar
Antes de empezar:
- Asegúrese de tener los permisos necesarios para crear workflows.
- Familiarízate con los componentes Workflow.
Crear un workflow a partir de una plantilla
Para crear un workflow a partir de una plantilla, sigue estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Crear un workflow.
- Seleccione la plantilla más adecuada de la galería para abrir el generador de workflows.
- El workflow prediseñado se muestra en una imagen similar a un diagrama de flujo. Seleccione un componente del workflow para modificarlo o eliminarlo según sus necesidades.
- Para incluir componentes adicionales, haga clic en Añadir un paso.
- Escoge activar el workflow o guardarlo como borrador.
Si el workflow no se guarda ni se activa, los pasos que requieren información adicional aparecen resaltados en rojo. Añade la información necesaria e inténtalo de nuevo.
Consejo:
Al seleccionar los destinatarios o las personas asignadas, puede escoger a una persona incluida en el workflow, un rol específico o personas específicas.
Crea un workflow desde cero
Para crear un workflow desde cero, sigue estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Crear un workflow.
- Haz clic en Empezar desde cero.
- Seleccione y defina un desencadenante y, a continuación, añada un paso para definir la acción resultante.
- Introduzca todos los componentes necesarios.
- Si lo desea, añada normas o condiciones.
- Haz clic en Crear.
- Repita los pasos 3 y 4 hasta completar el workflow.
-
Active el workflow o guárdelo como borrador.
Si el workflow no se guarda ni se activa, los pasos que requieren información adicional aparecen resaltados en rojo. Añade la información necesaria e inténtalo de nuevo.
Consulta a continuación una guía paso a paso sobre cómo crear un workflow desde cero.
Guardar y activar workflows
Guardar un workflow como borrador
Esto guarda el workflow, pero no lo activa. Permanece en un estado editable, así que puede realizar más ajustes según sea necesario. Esto es ideal para refinar tu workflow o para que un compañero lo revise antes de activarlo.
Activar un workflow
Al activar un workflow, tenga en cuenta lo siguiente:
- Los workflows activados comenzarán a ejecutarse en función del desencadenante. Una vez iniciados, no puede detener los workflows en curso, pero puede desactivarlos o eliminarlos para evitar futuras ejecuciones.
- Los workflows se activan una vez que se cumplen todas las condiciones, independientemente del estado o los permisos del empleado.
- Los empleados pueden recibir notificaciones o tareas para áreas a las que no pueden acceder. Asegúrese de que todas las personas incluidas en el workflow tengan los permisos necesarios antes de la activación.
- Es posible que los empleados que aún no se hayan invitado a Personio sigan recibiendo notificaciones, como correos electrónicos, relacionadas con un workflow. Activa un workflow solo si todos los empleados incluidos han sido invitados a Personio.
- Al probar los workflows, recomendamos incluir solo a los usuarios invitados, como los gerentes de RR. HH., para garantizar resultados precisos.
- Antes de realizar la activación, considera revisar tus workflows con un colega para detectar errores.
Consulta cómo activar un workflow o cómo editar un workflow.
Supervisar y modificar los workflows
Para supervisar el progreso de los workflows que has creado con el generador, ve a Automatizaciones > Actividad > Workflows. Descubre cómo supervisar y gestionar workflows y cómo editar un workflow.
Para supervisar los workflows del ciclo de vida de los empleados, como el onboarding, el offboarding, las firmas electrónicas y las solicitudes de aprobación, ve a Automatizaciones > Vista general y haz clic en Ver todo en la parte inferior del widget correspondiente.
Pasos siguientes
Más información sobre el área de Automatizaciones.