Nachdem Sie eine Stelle in Personio erstellt haben, können Sie alle Aspekte dieser Stelle über die Stellendetails verwalten. In diesem Artikel werden die Funktionen in den Stellendetails erläutert.

In den Stellendetails wird der Jobtitel immer oben auf der Seite angezeigt. Beispiel: „Technische Leitung“ Rechts neben dem Stellentitel sehen Sie den aktuellen Status der Stelle, beispielsweise ob diese veröffentlicht ist oder sich im Entwurf befindet.

In den jeweiligen Reitern der Stellendetails können Sie auf verschiedene Funktionen zugreifen. Weitere Informationen zu den einzelnen Reitern finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

 

Stellendetails aufrufen

Um eine Stelle und die zugehörigen Details aufzurufen, navigieren Sie zu Recruiting > Stellen, und klicken Sie auf den Titel der Stelle. 

Berechtigungen

Ihr Zugriff auf eine Stelle und ihre Details hängt von Ihren Berechtigungen ab:

• Admin-Zugriff auf die Recruiting-Einstellungen: Vollzugriff.
• Berechtigungen für die Recruiting-App (über Berechtigungen > Konfigurationen):
  ▶︎ Bearbeitungsrechte: Vollzugriff
  ▶︎ Ansichtsrechte: Kann alle offenen Stellen anzeigen. Kein Zugriff auf Berichte oder Funktion „Promoten“.
• Recruitingteam-Mitglieder: Zugriff auf eine gesamte Stelle über eine Recruitingrolle, mit Ansichts- oder Bearbeitungsrechten für verschiedene Aspekte der Stelle.

 

Der Reiter Übersicht

Der Reiter Übersicht bietet eine zentrale Übersicht über alle relevanten Informationen zu einer Stelle. Sie können Stellen erstellen und nachvollziehen, wie verschiedene Recruiting-Kanäle abschneiden.

Stellen

Im Bereich Stellen können Sie alle offenen Stellen erstellen und anzeigen. Sie können nach allen Stellen, aktuellen Stellen und besetzten Stellen filtern. Sie können das Datum der Schließung für jede Stellenausschreibung sowie den Status und den Jobtitel aufrufen.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Ecke, um Stellenausschreibungen zu bearbeiten, zu löschen und hinzuzufügen. Jede neu angelegte offene Stelle erhält automatisch den Status Offen. Sobald Sie eine sich bewerbende Person in Personio anstellen, ändert sich der Status der Stelle von Offen in Besetzt.

Wenn Sie eine freie Stelle aus einer veröffentlichten Stelle entfernen, ändert sich der Status der Stelle zu Entwurf. Die Stelle wird von Ihrer Karriereseite entfernt, und sich bewerbende Personen können keine Bewerbungen mehr einsenden. Wenn Sie diese Stelle auf Ihrer Karriereseite behalten möchten, müssen Sie eine neue Stellenausschreibung hinzufügen.

 

Kanal-Performance

In diesem Abschnitt können Sie die Wirksamkeit jedes Bewerbungskanals sehen. So können beispielsweise prüfen, ob sich bewerbende Personen aus bestimmten Kanälen weiter vorankommen als andere.

Das Kreisdiagramm zeigt Folgendes:

• Die Kanäle, die die höchste und die niedrigste Anzahl von Bewerbenden anziehen.
• Die Phase des Prozesses, in der sich diese Bewerbenden gerade befinden. Klicken Sie auf Phase, um auszuwählen, welche Recruiting-Phasen in Ihre Evaluation einbezogen werden sollen.

Personio erfasst automatisch Bewerbende, die über die Personio Karriereseite oder die Funktion „Promoten“ generiert wurden. Stellen Sie für alle externen Recruiting-Kanäle, die Sie nutzen, sicher, dass Sie Tracking-Links verwenden.

 

Recruitingteam

Im Recruitingteam können Sie die Mitarbeitenden anzeigen, die am Einstellungsprozess für die Stelle beteiligt sind. Hier können Sie auch deren Verantwortungsbereiche im Prozess anzeigen, zum Beispiel „Anstellende Führungskraft“ oder „Interviewer“.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Ecke, um Änderungen vorzunehmen. Sie können die Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters ändern, Mitarbeitende aus dem Recruitingteam entfernen oder neue Mitglieder zum Recruitingteam hinzufügen.

• Mitglieder des Recruitingteams können Benachrichtigungen, Aufgaben und Berechtigungen für die Bewerbungen in der Stelle erhalten. Dies hängt von der ihnen zugewiesenen Recruitingrolle ab.
• Über Recruitingrollen können Sie Mitarbeitenden außerdem Zugriff auf die Profile ausgewählter sich Bewerbender gewähren. Dies ist möglich, ohne dass Sie sie in das Recruitingteam für die Stelle aufnehmen müssen. Diese Personen werden in den Details der Stelle nicht angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Recruiting-Rollen zuweisen.

 

Der Reiter Beschreibung

Sie können die Stellenbeschreibung und alle Übersetzungen im Reiter Beschreibung verwalten:

• Stellenbeschreibungen hinzufügen
• Standardsprache für jede Stelle auswählen
• weitere Übersetzungen für andere Sprachen hinzufügen
• Füllen Sie alle erforderlichen Stellenbeschreibungsattribute aus, die Sie zuvor eingerichtet haben.

 

Stellenbeschreibungen hinzufügen und bearbeiten

Im Reiter Beschreibung können Sie die folgenden Änderungen vornehmen:

• So fügen Sie eine Beschreibung hinzu: Klicken Sie auf den entsprechenden Button und füllen Sie die Stellenbeschreibungsattribute aus.
• So bearbeiten Sie eine Beschreibung: Wählen Sie die Standardsprache aus und klicken Sie auf das Stiftsymbol. Nehmen Sie Ihre Änderungen in den Stellenbeschreibungsattributen vor.

Die Informationen in den Stellenbeschreibungsattributen werden auf Ihrer Personio Karriereseite und in externen Jobbörsen angezeigt. Wenn Sie optionale Felder leer lassen, werden sie nicht angezeigt.

Personio fügt jeder Stellenbeschreibung automatisch den Abschnitt Über uns in der jeweiligen Sprache hinzu. Sie können dies in den Einstellungenbearbeiten. Gehen Sie zu Recruiting > Karriereseiteund dann zu Beschreibungen und Übersetzungen. Lassen Sie diesen Abschnitt leer, wenn er nicht angezeigt werden soll.

 

Standardsprache und Übersetzungen

Sie können Stellenbeschreibungen für Ihre Stellen in verschiedenen europäischen Sprachen hinzufügen. Die erste Sprache, die Sie zu einer Stellenbeschreibung hinzufügen, ist die Standardsprache. Das bedeutet, dass die Stelle in dieser Sprache angezeigt wird, unabhängig von der Sprache der Personio Karriereseite. So ändern Sie die Standardsprache:

1. Klicken Sie auf Sprachen verwalten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Sprache.
2. Füllen Sie die Beschreibungsfelder aus.
3. Aktivieren Sie die Checkbox oben, um sie als Standard für die Stelle auf der Karriereseite festzulegen.

Bewerbende, die die Karriereseite besuchen, können zu einer anderen verfügbaren Übersetzung wechseln. Dies können Sie direkt auf der Seite der Stellenbeschreibung über ein Dropdown-Menü tun.

 

Der Reiter Promoten

Im Reiter Promoten können Sie Ihre Stelle in externen Jobbörsen bewerbenund Tracking-Links erstellen. Um als promotet angezeigt zu werden, muss die Stelle veröffentlicht sein und über aktive Postings verfügen.

 

Meine Postings

Sie können Stellen in verschiedenen Jobbörsen promoten, um mehr Bewerbende anzusprechen. Unter Meine Postings können Sie sehen, welche Postings aktiv sind, und neue Postings promoten.

• Um ein Live-Posting zu deaktivieren, klicken Sie auf den Beitrag. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Auslauf anfordernaus.
• Um ein abgelaufenes Posting erneut zu veröffentlichen, klicken Sie auf das Posting und dann auf Erneuern. Damit gelangen Sie direkt zur Vorschau des Postings.

Erfahren Sie mehr über das Promoten von Stellen in externen Jobbörsen.

 

Tracking-Links

Möglicherweise nutzen Sie externe Jobbörsen, die über die Funktion „Promoten“ von Personio nicht verfügbar sind. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie für jeden Kanal einen Tracking-Link erstellen, um die Antworten der sich bewerbenden Personen zu erfassen.

Personio generiert einen Tracking-Parameter für jeden Recruiting-Kanal aus der Kanal-ID. Dieser Parameter wird verwendet, um eingehende Bewerbungen zu erfassen. Den Tracking-Link sollten Sie innerhalb der Stellenanzeige, beispielsweise in einem externen Stellenportal, hinterlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die sich bewerbenden Personen direkt zu Ihrem Bewerbungsformular gelangen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zu Tracking-Links.

 

Links der Karriereseite

Personio generiert Tracking-Links für Ihre Bewerbungsformulare basierend auf den Bewerbungsformular-URLs.
In diesem Bereich können Sie die Links für Ihre unternehmenseigene Karriereseite und das Bewerbungsformular für die Stelle hinzufügen. Personio kann dann anhand dieser Parameter Tracking-Links generieren.

• Wenn Sie die Personio Karriereseite aktivieren: Sie müssen die Links zur Karriereseite nicht für jede Stelle bearbeiten. Personio fügt sie automatisch hinzu.
• Wenn Sie die Karriereseite Ihres eigenen Unternehmen verwenden: Sie müssen die Links zur Karriereseite und zum Bewerbungsformular eingeben. Tun Sie dies, bevor Sie neue Tracking-Links für die Stelle erstellen.

 

Der Reiter Bewerbungen

Im Reiter Bewerbungen können Sie alle Bewerbungen für die jeweilige Stelle anzeigen. Die allgemeine Bewerbungslistehingegen zeigt Ihnen sämtliche Bewerbungen für alle Stellen (auf die Sie Zugriff haben). Die stellenspezifischen und allgemeinen Bewerbungslisten weisen viele Gemeinsamkeiten und Funktionen auf. Sie sind jedoch nicht identisch und einige Funktionen gelten nur für die entsprechende Liste.

Wenn Sie Änderungen in der Haupt-Bewerbungsliste vornehmen, werden diese nicht in der stellenspezifischen Liste widergespiegelt.

 

Bewerbungsprozess

Oben in der Liste können Sie den Bewerbungsprozess anzeigen. Die Bewerbungsprozess ist in Recruitingphasen unterteilt. So können Sie auf einen Blick erkennen, wie viele Bewerbende sich in welcher Phase befinden. Klicken Sie auf ein Segment im Bewerbungsprozess, um alle Bewerbungen in der jeweiligen Phase anzuzeigen. Erfahren Sie mehr über Recruiting-Phasen.

 

Spalten

Das Design des Reiters mit stellenspezifischen Bewerbungen entspricht der Haupt-Bewerbungsliste. In beiden Listen können Sie die sich bewerbenden Personen spaltenweise anzeigen. Jede Spalte entspricht einem anderen Attribut, zum Beispiel Name, Bewerbungsdatum, Phaseusw.

Sie können die Bewerbungsliste anpassen, indem Sie Spalten hinzufügen, entfernen und neu anordnen. Klicken Sie auf Spalten, um die Liste der Attribute anzuzeigen, und verwenden Sie das Umschaltsymbol, um ein Attribut hinzuzufügen oder zu entfernen. Ordnen Sie die Spalten mithilfe des Drag-and-Drop-Symbols nach Ihren Wünschen an. Die erste Spalte ist standardmäßig eingefroren und bleibt sichtbar, wenn Sie durch die Liste scrollen. Daher empfehlen wir Ihnen, das Attribut Name als erste Spalte festzulegen.

Sie können die meisten Spalten auch alphabetisch oder chronologisch sortieren. Sie können beispielsweise die Spalte Erfahrung so sortieren, dass die sich bewerbenden Personen nach Jahren an Erfahrung aufgeführt werden. Klicken Sie auf den Namen der jeweiligen Spalte, um die Reihenfolge zu ändern.

In der Spalte Aktualisierungen finden Sie Aktionselemente für die jeweilige Bewerbung. Jedes Aktionselement wird durch ein Symbol dargestellt. Klicken Sie auf ein Symbol, um zum Aktionselement zu gelangen, beispielsweise um auf eine neue Nachricht zu antworten.

 

Filter

Mit dem Filter können Sie die Informationen basierend auf bestimmten System- und benutzerdefinierten Attributen eingrenzen. Es sind nur benutzerdefinierte Attribute verfügbar, die für die jeweilige Stelle relevant sind.

Sie können mehrere Filterregeln kombinieren, um die Informationen weiter einzugrenzen. Beispielsweise könnten Sie die Regeln „Kanal enthält LinkedIn“ und „Label enthalten 'Hohes Potenzial'“ kombinieren, um nur Bewerbungen anzuzeigen, die diesen Kriterien entsprechen.

 

Massenaktionen

Sie können viele Aufgaben direkt vom Reiter Bewerbungen aus ausführen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Aufgaben in großen Mengen ausführen müssen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Namen der entsprechenden Bewerbenden. Wählen Sie anschließend in der Menüleiste die Aufgabe aus, die Sie ausführen möchten, z. B. Bewerbenden absagen. Die Optionen in der stellenspezifischen Menüleiste sind dieselben wie in der allgemeinen Bewerbungsliste.

 

Standard- und benutzerdefinierte Ansichten

Klicken Sie oben links in der Liste auf Alle Bewerbungen, um Ihre Ansichtsoptionen zu öffnen. Die verfügbaren Standardansichten sind dieselben wie in der allgemeinen Bewerbungsliste. Die Standardansichten werden automatisch nach der jeweiligen Stelle gefiltert.

Sie können auch benutzerdefinierte Ansichtenerstellen, wie bei der allgemeinen Bewerbungsliste. Benutzerdefinierte Ansichten sind nur in der Bewerbung sichtbar, in der Sie sie ursprünglich erstellen.

 

Weitere Funktionen im Reiter „Bewerbungen“

• Neue Bewerbung erstellen: Klicken Sie oben rechts auf den Button, um eine neue Bewerbung für die jeweilige Stelle zu starten.
• Weitere Informationen von sich bewerbende Personen anzeigen: Klicken Sie auf den Namen einer sich bewerbenden Person, um deren Profil in einem Seitenbereich zu öffnen.
• Durchsuchen Sie die Liste: Um nach einer sich bewerbenden Person zu suchen, nutzen Sie die Suchleiste rechts oben rechts in der Liste.
• Layout-Persistenz: Wenn Sie die Spalten anpassen, bleibt Ihr bevorzugtes Layout erhalten, bis Sie es erneut ändern. Dieses Layout gilt auch für andere stellenspezifische Bewerbungslisten im Reiter „Bewerbungen“. Dies gilt nicht für das Layout der allgemeinen Bewerbungsliste.

 

Der Reiter Analyse-Ergebnisse

Im Reiter Berichte können Sie Berichte für die jeweilige Stelle anzeigen. Im Hauptreiter Berichte werden Ihnen hingegen die Berichte für alle Stellen angezeigt (auf die Sie Zugriff haben). Den allgemeinen Reiter Berichte finden Sie unter Recruiting > Berichte.

Im Reiter Analyse-Ergebnisse in den Stellendetails können Sie relevante Informationen in Bezug auf die Stelle anzeigen. Es gibt zwei Abschnitte, die wir unten beschreiben. Jeder Abschnitt enthält Diagramme, in denen Sie Ihre Daten visualisieren können.

Eingehende Bewerbungen

Dieser Abschnitt enthält ein Diagramm:

• Bewerbungen im Zeitverlauf: Dieses Diagramm gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie viele Bewerbungen Sie im Zeitverlauf auf Ihre Stelle erhalten haben.

 

Status des Bewerbungsprozesses

Dieser Abschnitt enthält zwei Diagramme:

• Weiterleitungsquoten Mithilfe dieses Diagramms können Sie die Konversionsraten zwischen den Recruiting-Phasen in Ihrem Bewerbungsprozess ermitteln. Erfahren Sie in unserem zugehörigen Artikel,wie Personio diese Konversionsraten berechnet. Außerdem finden Sie dort Beispiele und erfahren, warum die Prozentangaben manchmal über 100 % liegen.
• Zeit in Phase: Dieses Diagramm zeigt die durchschnittliche Zeit, die sich eine Bewerbung in der jeweiligen Phase befand. Hierzu gehören auch Ziele, die in der jeweiligen Phase hinterlegt wurden.

 

Weitere Funktionen

Weitere Funktionalitäten können Sie rechts oben in den Stellendetails abrufen. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Beschreibung dieser Buttons und ihrer Funktionen.

• Button „Bearbeiten“: Klicken Sie aufBearbeiten, um auf die Stellendetails zuzugreifen und diese zu bearbeiten.
• Button „Promoten“: (Diese Option ist nur sichtbar, wenn die Stelle veröffentlicht ist.) Promoten Sie Ihre Stellen in Personio und in externen Jobbörsen. Weitere Funktionen für das Promoten von Stellen finden Sie im Reiter Promoten.
• Veröffentlichen: (Diese Option ist nur sichtbar, wenn sich die Stelle im Entwurfsstatus befindet.) Veröffentlichen Sie die Stelle auf Ihrer Personio Karriereseite. Auf Ihrer Karriereseite sind nur veröffentlichte Stellen sichtbar. Sie müssen sie veröffentlichen, um Bewerbungen zu empfangen und den XML-Feed zu verwenden.
• Symbol mit den drei Punkten: Klicken Sie auf dieses Symbol, um die folgenden Funktionen zu nutzen:
  ▶︎ Duplizieren
  ▶︎ Fügen Sie einen internen Kommentar zur Stelle hinzu, z. B. das Vergütungsbudget.
  ▶︎ Laden Sie mehrere interne Dateien mit einer Dateigröße von maximal 20 MB hoch- und herunter. Zum Beispiel eine PDF-Beschreibung der Stelle. Diese Dokumente werden nicht veröffentlicht. Klicken Sie zum Verwalten auf Dokumente hinzufügen.
  ▶︎ Verbergen (wenn die Stelle derzeit veröffentlicht ist)
  ▶︎ Archivieren
  ▶︎ Löschen