Der folgende Artikel gibt Antworten auf häufig gestellte Fragen zur DATEV-Integration.

Support

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur Einrichtung und Nutzung der DATEV-Integration habe?

Sollten Sie Fragen oder Probleme bei der Einrichtung und Nutzung der DATEV-Integration haben, wenden Sie sich bitte an die für Ihre Lohnbuchhaltung zuständigen Personen oder an den Personio Support. Eine ausführliche Liste der Ansprechpersonen in den einzelnen Fällen finden Sie in unserem Artikel: Ich habe Fragen zur DATEV-Integration, an wen kann ich mich wenden?

Einrichtung und Kompatibilität 

Ist die Schnittstelle mit allen DATEV-Lohnbuchhaltungsanwendungen kompatibel?

Die Schnittstelle zwischen Personio und DATEV ist mit den Lohnbuchhaltungsprogrammen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt kompatibel.

Wir möchten unsere Software für die Lohnbuchhaltung von LODAS auf Lohn & Gehalt umstellen oder umgekehrt. Wie können wir das bewerkstelligen?

Wenn Sie sich entschieden haben, von einer Lohnbuchhaltungsanwendung zu einer anderen zu wechseln, müssen Sie auch Ihre DATEV-Integration mit Personio anpassen. Beispielsweise müssen die DATEV-Attribute in Ihrem Account auf die neue Lohnbuchhaltungsanwendung umgestellt und die DATEV-Integration aktiviert werden. Um eine solche Änderung vorzunehmen, wenden Sie sich bitte über den Support an Ihre lokale Kundenbetreuung. 

Kann ich die Integration mit LODAS und Lohn und Gehalt im selben Personio Account nutzen?

Sie können die Integration in Ihrem Personio Account entweder mit LODAS oder mit Lohn und Gehalt einrichten und nutzen. Sie können die Integration nicht gleichzeitig mit beiden Lohnbuchhaltungsprogrammen nutzen.

Datenübertragung und Sicherheit

Werden die Daten bei der Übertragung zwischen Personio und DATEV verschlüsselt?

Sowohl DATEV als auch Personio messen der Datensicherheit höchste Priorität bei. Die Daten werden bei der Übertragung gemäß den aktuellen Standards über TLS verschlüsselt (A+-Bewertung), und beide Anbieter führen regelmäßig technische Tests ihrer Schnittstelle durch.

Welche Daten werden über die Integration an DATEV übermittelt?

Über die Integration werden folgende Daten übermittelt:

Ihre Lohnbuchhaltung benötigt außerdem Angaben zu den Gehaltsbestandteilen (Bonuszahlungen) und zu den Mitarbeitendendokumenten. Diese müssen ebenfalls bereitgestellt und per Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung an Ihre Lohnbuchhaltung gesendet werden, damit diese sie manuell in DATEV eingeben kann. 

Tipp:
Wir empfehlen Ihnen, Ihrer Lohnbuchhaltung über ein Personio Profil Zugriff auf Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung zu gewähren, damit sie diese Daten selbst abrufen kann.

Personio erweitert das Angebot an DATEV-Integrationsfunktionen kontinuierlich um weitere Komponenten wie Gehälter, zusätzliche Berichte und Dokumente aus DATEV. Gehen Sie zum Bereich Support, und wenden Sie sich an unsere Growth & Success-Teams, um weitere Informationen zu erhalten.

Werden im Rahmen des Lohnimportdatenservice nur die Änderungen an den Stammdaten an DATEV übermittelt?
 

Alle übertragbaren Daten werden stets im Rahmen des monatlichen Lohnimportdatenservices an DATEV übermittelt. Die Daten, die Sie unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt erfassen, werden in den DATEV-Export (ASCII-Datei) übernommen. Auch wenn an diesen Stammdaten keine Änderungen vorgenommen wurden, werden alle weiterhin nachverfolgt und die Informationen übermittelt. Weitere Informationen zum Lohnimportdatenservice finden Sie in unserem Artikel Stammdaten über den Lohnimportdatenservice exportieren. 

Ersetzt die Aktivierung der DATEV-Lohnbuchhaltungsprogramme in Personio den regulären Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung im .xls-Format?

Wenn der DATEV-Export aktiviert ist, wird die vorbereitete Lohnbuchhaltung im regulären .xls-Format exportiert. Da der DATEV-Export nicht den gesamten Informationsumfang der vorbereitenden Lohnbuchhaltung umfasst, ersetzt er den Excel-Export nicht vollständig.

Wie kann ich Aktivitäten im Zusammenhang mit der DATEV-Integration nachverfolgen?

Personio protokolliert automatisch alle wichtigen Aktionen im Zusammenhang mit der DATEV-Integration in Audit-Protokollen. Anhand dieser Audit-Protokolle können Sie nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat oder welche Datei exportiert, übertragen oder abgerufen wurde. Auf diese Weise können Sie ein Höchstmaß an Transparenz gewährleisten und Fehler oder unbefugte Änderungen schnell erkennen. Weitere Informationen zur Verwendung der Audit-Protokolle finden Sie in den entsprechenden Artikeln im Help Center.

Attribute

Wie können Attribute aus dem DATEV-Export ausgeschlossen werden?

Um Attribute aus dem DATEV-Export auszuschließen, navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohnbuchhaltung und dort zum Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen. Deaktivieren Sie die Attribute, die Sie aus dem Export ausschließen möchten, und klicken Sie auf Speichern. Sollten Sie später entscheiden, dass Sie die Attribute doch wieder einblenden möchten, können Sie diese Einstellungen jederzeit ändern.

Hinweis:
Beachten Sie, dass für Attribute, die aus dem DATEV-Export ausgeschlossen sind, keine Validierungsregeln auf die Attributwerte angewendet werden. Fehler werden dann weder in der Lohnbuchhaltungstabelle noch im Mitarbeitendenprofil markiert.

Können Attribute, die aus dem DATEV-Export ausgeschlossen wurden, in Personio gelöscht werden?

Attribute, die mit dem DATEV-Export verknüpft sind, können nicht aus dem System gelöscht werden. Um sie für Mitarbeitende zu verbergen, können Sie das entsprechende Attribut unter Einstellungen > Personen > Zur Person im Abschnitt DATEV LODAS/DATEV Lohn und Gehalt verwenden und ihnen über Einstellungen > Unternehmen > Mitarbeitendenrollen die entsprechenden Zugriffsrechte entziehen.

Ein für den DATEV-Export verfügbares Attribut ist in der exportierten Datei nicht enthalten. Was könnten die Gründe dafür sein?

Überprüfen Sie Folgendes:

• Ist das Attribut unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohnbuchhaltung im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen ausgeschlossen? Nur die in diesem Abschnitt aktivierten Attribute werden in den Export einbezogen.
• Ist das Attribut unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen aufgeführt? Wenn das Attribut in die DATEV-Integration einbezogen werden soll, muss es zur Übertragung ausgewählt werden. 
• Sind in Personio Werte für dieses Attribut gespeichert? „Leere“ Werte werden bei Exporten nicht berücksichtigt.
• Sind die für das Attribut gespeicherten Werte korrekt formatiert? Eine Liste der erforderlichen Formate finden Sie im Artikel Validierung von Attributwerten für die Datenübertragung mit DATEV.

Wenn keiner dieser Gründe zutrifft, gehen Sie zu Support, und wenden Sie sich an unser Support-Team.

Ein Attributwert wird im Mitarbeitendenprofil und in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung als ungültig gekennzeichnet. Warum gelten diese Einschränkungen?

Da bestimmte Felder in DATEV einer Validierung unterliegen und bestimmte Werte nicht akzeptiert werden, wurden diese auch in Personio eingeführt, um Fehler bei der Datenübertragung im späteren Schritt zu vermeiden. Typische Beispiele sind die maximale Länge der Bezeichnung für die Position (30 Zeichen) und das Format der Postleitzahlen. Um die Fehler zu beheben, ändern Sie den Wert für die betroffenen Mitarbeitenden in einen gültigen Wert. Weitere Informationen zu Validierungen sowie eine Übersicht über die hinterlegten Regeln finden Sie in unserem Artikel Validierungen von Attributwerten für die Datenübertragung mit DATEV.

Ich habe die Werte im DATEV-Lohnbuchhaltungsprogramm gepflegt, sie aber noch nicht an Personio übertragen. Überschreibt der DATEV-Export die Daten in DATEV mit den leeren Werten aus Personio?

Nein. Wenn ein Attribut in Personio leer ist, werden die vorhandenen Werte in DATEV nicht überschrieben. Beachten Sie, dass bereits ein einzelnes Leerzeichen als Wert gilt und den Wert in DATEV überschreiben würde. Wenn Sie für einzelne Mitarbeitende kein Attribut gespeichert haben, empfiehlt es sich daher, es unter Lohnbuchhaltung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohnbuchhaltung im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen aus der Übertragung einzugeben. 

Dokumente und Nachweise

Wie können Mitarbeitendendokumente aus einem DATEV-Lohnbuchhaltungsprogramm, beispielsweise A1-Bescheinigungen oder Steuernachweise, in Personio hochgeladen werden?

Nutzen Sie den Lohnauswertungsdatenservice, um Dokumente aus einem DATEV-Lohnbuchhaltungsprogramm in Personio zu speichern und den Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Wie können elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAUs) über die DATEV-Integration abgerufen werden?

Erhält ein Mitarbeiter für eine Abwesenheit eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), leitet die gesetzliche Krankenkasse diese automatisch an DATEV weiter. Durch die Integration von Personio mit DATEV können eAUs automatisch abgerufen und im entsprechenden Abwesenheitszeitraum des jeweiligen Mitarbeiters gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter DATEV-Integration einrichten.

Die von mir abgerufenen Dokumente sind aus den Mitarbeitendenprofilen verschwunden. Was kann ich tun?

Wenn Personio feststellt, dass ein für die Zuweisung von Dokumenten relevantes Attribut in einem Abrechnungsmonat geändert wurde, werden die Zuweisung der Dokumente und die Vorschau zurückgesetzt. Dies wird oberhalb der Lohnbuchhaltungstabelle durch eine Fehlermeldung angegeben. Details zu diesem Fehler finden Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung.

Warum lassen sich Dokumente in Personio nicht abrufen?

Wenn Dokumente in Personio nicht abgerufen werden können, überprüfen Sie bitte die folgenden Punkte:

1. DATEV-Autorisierung: Stellen Sie sicher, dass Sie über eine DATEV-Autorisierung verfügen.
2. Dokumentauswahl: Überprüfen Sie, ob Sie die entsprechenden Dokumente ausgewählt haben, die an DATEV übermittelt werden sollen.
3. Abruf in Personio: Rufen Sie die in DATEV bereitgestellten Dokumente im Reiter Dokumente der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio auf.

Sollten Sie die Dokumente nach Überprüfung aller Punkte immer noch nicht abrufen können, empfehlen wir Ihnen, sich an Ihr Finanzamt zu wenden.

Korrekturen

Warum werden die Gehälter nicht an Mitarbeitende gesendet?

Um sicherzustellen, dass die Vergütungen korrekt an die Mitarbeiter gesendet werden, stellen Sie bitte sicher, dass die Personalnummern der Mitarbeitenden in Personio hinterlegt sind. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Daten zwischen Personio und DATEV übereinstimmen und reibungslos abgeglichen werden können. Einen Überblick über die obligatorischen Attribute finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Warum werden falsche Gehaltsdaten an DATEV übermittelt, wenn sich die Wochenstunden ändern?

Die Wochenstunden, die Personio an DATEV übermittelt, basieren nicht auf dem Attribut Wochenstunden im Mitarbeitendenprofil, sondern auf dem hinterlegten Arbeitszeitmodell. 

Vergewissern Sie sich, dass das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters in Personio nach jeder Änderung der Wochenstunden (z. B. beim Wechsel von Teilzeit zu Vollzeit) korrekt angepasst wird. Nur so können die richtigen Werte an DATEV übermittelt werden.

Warum wird das Gehalt während einer Abwesenheit (z. B. Elternzeit) weiterhin an DATEV übermittelt?

Wenn Sie Elternzeit nur im Abwesenheitskalender eintragen, hat dies keine automatischen Auswirkungen auf das Gehalt, und es wird nicht automatisch ausgesetzt. Das Gehalt wird weiterhin wie gewohnt ausgezahlt. Damit das Gehalt für diesen Zeitraum ordnungsgemäß ausgesetzt wird, muss das Beschäftigungsverhältnis unterbrochen werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Help-Center-Artikel zum Thema. 

Bestimmte Daten sind noch nicht bei DATEV eingegangen. Was kann ich tun?

Falls bestimmte Daten noch nicht bei DATEV eingegangen sind, überprüfen Sie bitte folgende Punkte:

1. Sind die relevanten Attribute, Abwesenheiten oder Gehälter unter Lohnabrechnung > Verwaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt aktiviert und korrekt zugewiesen?
2. Wurde der erforderliche Export in der Lohnbuchhaltung erstellt und an DATEV gesendet?
3. Hat das Finanzamt den Export in die Buchhaltungssoftware von DATEV importiert?

Wenn keiner dieser Gründe zutrifft, gehen Sie zu Support, und wenden Sie sich an unser Support-Team.

eAU

Wann erfolgt der Abruf der eAU?

Personio leitet den eAU-Abrufvorgang automatisch für jede Abwesenheitsanfrage in der Kategorie Krankenstand ein, die auch die übrigen Bedingungen erfüllt, unabhängig von der Dauer der Abwesenheit. eAUs werden somit auch für einen Krankenstand von nur einem Tag angefordert. Wenn eine eAU vorliegt, wird diese automatisch in der Abwesenheit gespeichert.

Was passiert, wenn keine eAU verfügbar ist?

Wenn für eine Abwesenheit keine eAU vorliegt, wird eine Benachrichtigung versendet. Liegt die Abwesenheitsanfrage unter der für einen Nachweis erforderlichen Dauer, ist kein Nachweis erforderlich, und es wird keine Benachrichtigung versendet. Wenn Sie wissen, dass eine eAU verfügbar ist, können Sie die Abwesenheit neu anlegen, um die eAU-Anfrage erneut zu stellen. 

Tipp:
Falls keine eAU vorliegt, empfehlen wir, den Mitarbeiter zu fragen, ob er eine Arztpraxis aufgesucht hat und ob eine eAU vorliegen sollte.

Was passiert, wenn das Datum der Abwesenheit nicht mit dem in der eAU übereinstimmt?

Beispiel: Die eAU deckt nicht die gesamte Abwesenheit ab
Es wurde eine Abwesenheitsanfrage mit 10 Krankheitstagen gestellt, aber die eAU wurde nur für 7 Krankheitstage ausgestellt.

▶︎ Personio sendet über DATEV eine neue eAU-Anfrage an die gesetzliche Krankenkasse, um zu prüfen, ob eine weitere eAU eingegangen ist. Es wird eine Benachrichtigung an die genehmigende Person des letzten Genehmigungsschritts gesendet (siehe Benachrichtigungen).

Was passiert, wenn mehrere aufeinanderfolgende Abwesenheitsanfragen gestellt werden?

Werden mehrere aufeinanderfolgende Abwesenheitsanfragen gestellt, wird für jede einzelne eine separate eAU angefordert.

Beispiel 1: Mehrere Abwesenheitszeiträume
Der Mitarbeiter stellt zunächst eine Abwesenheitsanfrage für drei Tage und beantragt dann am dritten Tag separat zwei weitere Tage. Für beide Abwesenheitsanfragen wird die eAU abgerufen.

▶︎ Wenn der Mitarbeiter nur einmal in der Arztpraxis war und ein Attest über (mindestens) fünf Tage erhalten hat, wird dieselbe eAU auf beide Abwesenheitsanfragen übertragen.
▶︎ Wenn der Mitarbeiter die Praxis ein zweites Mal aufgesucht hat, um das ursprüngliche Attest von drei auf fünf Tage verlängern zu lassen, liegen zwei eAUs vor. Jede eAU wird dann auf die entsprechende Abwesenheitsanfrage übertragen.

Beispiel 2: Verlängerung der Abwesenheit
Der Mitarbeiter stellt zunächst eine Abwesenheitsanfrage für drei Tage und verlängert diese am dritten Tag auf insgesamt fünf Tage. Wenn die ursprüngliche Abwesenheitsanfrage verlängert wird, wird die eAU erneut abgerufen.

▶︎ Wenn der Mitarbeiter nur einmal in der Arztpraxis war und ein Attest über (mindestens) fünf Tage erhalten hat, wird diese eAU auf beide Abwesenheitsanfragen übertragen.
▶︎ Wenn der Mitarbeiter die Praxis ein zweites Mal aufgesucht hat, um das ursprüngliche Attest von drei auf fünf Tage verlängern zu lassen, liegen zwei eAUs vor. Beide eAUs werden auf dieselbe Abwesenheitsanfrage übertragen.

Wie lange dauert es, bis die eAU im Reiter Abwesenheit in Personio angezeigt wird?

In der Regel laden Arztpraxen die eAU unmittelbar nach dem Termin des Mitarbeiters in der Praxis auf den Server der gesetzlichen Krankenkasse hoch. In diesem Fall wäre die eAU normalerweise am nächsten Tag in Personio verfügbar. Es kann jedoch aus verschiedenen Gründen zu Verzögerungen kommen.

Können eAUs auch nachträglich abgerufen werden?

Um eine eAU nachträglich abzurufen, müssen Sie die Abwesenheit in Personio neu anlegen.

Funktioniert der automatische Abruf der eAU auch, wenn Abwesenheiten über eine API importiert oder übertragen werden?

Jede über eine API erstellte Abwesenheitsanfrage triggert einen eAU-Abruf. Das Importieren von Abwesenheitsanfragen triggert keinen eAU-Abruf.