Dies ist Schritt 2 von 2 des Implementierungsmoduls Gehälter und vorbereitende Lohnbuchhaltung.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung konfigurieren, um Mitarbeiterinformationen zu verwalten und mit Ihrem Lohnbuchhalter zusammenzuarbeiten.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Die Einrichtung Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Verwalten Sie Ihre monatliche vorbereitende Lohnbuchhaltung: Prüfen und genehmigen Sie für jeden Mitarbeiter und jede Abrechnungsperiode persönliche Daten, die für die Lohnbuchhaltung relevant sind, die Gehaltsdaten für alle Vergütungsarten und Abwesenheitszeiten. 
• Behalten Sie die Übersicht über Datenänderungen: Datenänderungen werden markiert, so dass Sie nur Änderungen überprüfen müssen, die für jede Abrechnungsperiode relevant sind, und keine wichtigen Details verpassen.
• Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung exportieren: Generieren Sie jederzeit Exporte im Excel-Format und senden Sie diese an Ihren Lohnbuchhalter, der dann die Lohnbuchhaltung abschließen kann.

Schritt 1: Vorbereitende Lohnbuchhaltung konfigurieren

Die allgemeinen Einstellungen für Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung legen fest, wie und welche Lohnbuchhaltungsdaten angezeigt werden, und definieren die Zeitleiste für Ihre monatliche Lohnbuchhaltung. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung einzurichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein. 
2.  Wählen Sie alle Attribute und persönlichen Vergütungsarten aus, die in Ihre Lohnbuchhaltungstabelle aufgenommen werden sollen. Sehen Sie sich unsere Übersicht der verfügbaren Lohnbuchhaltungsattribute und unsere Praxisbeispiele an.
3. Wählen Sie aus, ob die Gehaltsdaten in der Lohnbuchhaltungstabelle unter einem separaten Reiter angezeigt werden sollen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Gehaltsdaten nicht in einem separaten Reiter anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass Sie in Schritt 2 alle relevanten Gehaltsattribute hinzugefügt haben, damit sie in der Lohnbuchhaltungstabelle angezeigt werden.
4. Fügen Sie unter dem Reiter Abwesenheiten der Lohnbuchhaltungstabelle die Abwesenheitsarten hinzu, die Sie überprüfen möchten.
5. Legen Sie fest, ob die anteilige Gehaltsberechnung basierend auf 30 Tagen oder basierend auf den Tagen des Monats vorgenommen werden soll.
6. Definieren Sie, an welchem Tag des Monats Mitarbeiter mit Administratorrechten erinnert werden sollen, dass sie die Lohnbuchhaltungsinformationen prüfen müssen. Stellen Sie auch sicher, dass Administratoren die Benachrichtigung für die Prüfung der Lohnbuchhaltung in ihren persönlichen Einstellungen aktiviert haben.
7. Definieren Sie ein Attribut, nach dem Abrechnungsgruppen erstellt werden. Sie können ein beliebiges Attribut vom Typ Auswahlliste wählen. 

   Hinweis
   Stellen Sie sicher, dass für jedes für die Abrechnungsgruppen gewählte Attribut für jeden Mitarbeiter ein Wert vorhanden ist. Beispiel: Wenn Sie sich entscheiden, Abrechnungsgruppen nach Standorten zu erstellen, stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter einem Standort zugewiesen ist.

8. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 2: Abrechnungsperioden hinzufügen

Abrechnungsperioden basieren auf den Abrechnungsgruppen, die Sie zuvor in den allgemeinen Einstellungen ausgewählt haben. Sie definieren den Zeitraum, über den die erfassten Stunden und Urlaubsperioden summiert werden, sofern Sie diese als zu exportierende Attribute hinzugefügt haben. Sie können pro Abrechnungsgruppe eine Abrechnungsperiode festlegen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies einzurichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Abrechnungsperioden. 
2. Wählen Sie eine Abrechnungsgruppe aus und klicken Sie auf Abrechnungsperiode hinzufügen.
3. Wählen Sie den Zeitraum für die Abrechnungsperiode aus den Drop-down-Menüs aus.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Der Abrechnungszeitraum ist dann ab dem folgenden Monat festgelegt.

Schritt 3: Benachrichtigungen für Administratoren aktivieren

Wenn Sie für Administratoren eine monatliche Benachrichtigung eingerichtet haben, die sie daran erinnert, die Lohnbuchhaltungsinformationen zu überprüfen, müssen diese die Benachrichtigung für ihre Konten aktivieren. Um dies zu tun, müssen sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Navigieren Sie zu Ihrem Avatar > Persönliche Einstellungen. 
2. Wählen Sie Benachrichtigungen aus. 
3. Aktivieren Sie unter Überprüfung der Abrechnungen die Benachrichtigung für das Dashboard und, falls aktiviert, auch die per E-Mail.
4. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis
Prüfen Sie unter Qualitätsprüfung: Gehaltsdaten und vorbereitende Lohnbuchhaltung, ob alles korrekt eingerichtet ist, bevor Sie mit dem nächsten Schritt weitermachen.