Der folgende Artikel beantwortet häufig gestellte Fragen bezüglich der DATEV-Integration.

An wen kann ich mich mit Fragen zur Einrichtung und Nutzung der DATEV-Integration wenden?

Bei Fragen und Problemen bei der Einrichtung und Nutzung der DATEV-Integration unterstützen Sie für Ihre Lohnbuchhaltung zuständige Person, oder der Personio Support. Eine detaillierte Auflistung, an wen Sie sich jeweils wenden können, finden Sie unseren Artikel: Ich habe Fragen zur DATEV-Integration – An wen kann ich mich wenden?.

Ist die Schnittstelle mit allen Lohnprogrammen von DATEV kompatibel?

Die Schnittstelle von Personio zu DATEV ist mit den Lohnprogrammen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt kompatibel.

Erfolgt die Übertragung der Daten von Personio zu DATEV verschlüsselt?

Für DATEV und Personio hat das Thema Datenschutz absolute Priorität. Die Übertragung der Daten ist mit TLS nach aktuellen Standards (A+ Rating) verschlüsselt und beide Anbieter führen regelmäßige technische Prüfungen dieser Schnittstelle durch.

Ersetzt die Aktivierung von DATEV-Lohnprogrammen in Personio den regulären Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung im .xls-Format?

Bei Aktivierung des DATEV-Exports ist das Herunterladen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung im regulären .xls-Format weiterhin möglich. Da der DATEV-Export nicht den vollen Informationsgehalt der vorbereitenden Lohnbuchhaltung umfasst, löst dieser den Excel Export nicht vollständig ab.

Welche Daten werden über die Integration zu DATEV übertragen?

Über die Integration werden folgende Daten übertragen:

Weiterhin benötigt Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person Informationen zu Gehaltskomponenten (Bonuszahlungen) und Mitarbeitendendokumenten. Diese müssen Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person über einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zusätzlich bereitgestellt und gesendet werden, damit er sie manuell in DATEV einpflegen kann. 

Tipp
Wir empfehlen, Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person über ein Personio-Profil Zugriff auf die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu gewähren, damit er sich diese Daten selbst ziehen kann.

Den Funktionsumfang der DATEV-Integration erweitert Personio kontinuierlich um weitere Bestandteile wie Gehälter und zusätzliche Auswertungen und Dokumente aus DATEV. Gehen Sie zum Bereich Hilfe & Feedback und kontaktieren Sie unser Growth & Success Team für weitere Informationen.

Wie können Attribute vom DATEV-Export ausgeschlossen werden?

Um Attribute von der Berücksichtigung im DATEV-Export auszuschließen, navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS/Lohn & Gehalt Integration zum Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen. Deaktivieren Sie die Attribute, die Sie nicht berücksichtigen möchten, und klicken Sie auf Speichern. Sollten die Attribute zu einem späteren Zeitpunkt doch benötigt werden, kann die Einstellung an dieser Stelle erneut angepasst werden.

Hinweis
Beachten Sie, dass für vom DATEV-Export ausgeschlossene Attribute keine Validierungsregeln auf die Attributswerte angewandt werden. Eventuelle Fehler werden dann in der Lohnbuchhaltungstabelle und im Mitarbeitendenprofil nicht markiert.

Ist es möglich, Attribute, die nicht im DATEV-Export berücksichtigt werden, aus Personio zu löschen?

Attribute, die an den DATEV-Export gekoppelt sind, können systemseitig nicht gelöscht werden. Um diese vor den Mitarbeitenden zu verbergen, können Sie das jeweilige Attribut unter Einstellungen > Personen > Mitarbeitendeninformationen in den Abschnitt DATEV LODAS/DATEV Lohn und Gehalt verschieben und für diese über die Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen jegliche Ansichtsrechte entnehmen.

Ein für den DATEV-Export zur Verfügung stehendes Attribut ist in der Export-Datei nicht enthalten. Was sind mögliche Gründe?

Bitte überprüfen Sie folgende Optionen:

• Ist das Attribut unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS/Lohn & Gehalt Integration im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen ausgeschlossen? Nur die hier aktivierten Attribute werden vom Export erfasst.
• Wird das Attribut unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV-Integration > im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen aufgeführt? Um das Attribut mit der DATEV-Integration zu übertragen, ist es notwendig, dieses für die Datenübertragung auszuwählen. 
• Sind für dieses Attribut in Personio Werte gepflegt? „Leere“ Werte werden vom Export nicht berücksichtigt.
• Sind die für das Attribut hinterlegten Werte korrekt formatiert? Eine Aufstellung der nötigen Formate finden Sie im Artikel Validierungen von Attributwerten für die Datenübertragung mit DATEV.

Trifft keiner dieser Gründe zu, gehen Sie zum Bereich Hilfe & Feedback und kontaktieren Sie unser Support-Team.

Ich habe im DATEV Lohnprogramm Werte gepflegt, diese aber noch nicht in Personio übertragen. Überschreibt der DATEV-Export die Informationen in DATEV mit den leeren Werten aus Personio?

Nein, enthält ein Attribut in Personio keinen Inhalt, so werden die bestehenden Werte in DATEV nicht überschrieben. Beachten Sie dabei, dass bereits ein Leerzeichen als Wert gerechnet wird und die Daten in DATEV überschreiben würde. Pflegen Sie ein Attribut für keinen Ihrer Mitarbeitenden, ist es daher empfehlenswert, dieses unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS/Lohn & Gehalt Integration im Bereich Mitarbeitendenstammdaten & Validierungen von der Übertragung auszuschließen. 

Wie können Mitarbeitendendokumente aus einem DATEV Lohnprogramm, z. B. A1-Bescheinigungen oder Steuerbescheinigungen, in Personio hochgeladen werden?

Nutzen Sie den Lohnauswertungsdatenservice, um Dokumente aus einem DATEV Lohnprogramm in Personio abzuspeichern und den Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Wie können elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) mit der DATEV-Integration abgerufen werden?

Wenn ein Mitarbeiter eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für eine Abwesenheit erhält, übermittelt die gesetzliche Krankenversicherung diesen automatisch an DATEV. Über die Integration von Personio mit DATEV werden die eAUs dann automatisch abgerufen und im jeweiligen Abwesenheitszeitraum Ihres Mitarbeiters gespeichert. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichtung der DATEV-Integration.

Wir möchten das Lohnprogramm wechseln, von LODAS auf Lohn und Gehalt oder umgekehrt. Wie können wir vorgehen?

Haben Sie sich entschieden, von einem Lohnprogramm auf das andere zu wechseln, muss auch Ihre DATEV-Integration mit Personio angepasst werden. Beispielsweise müssen die DATEV-Attribute in Ihrem Account auf das neue Lohnprogramm geändert und die DATEV-Integration aktiviert werden. Nehmen Sie für eine solche Änderung bitte Kontakt mit Ihrem zuständigen Account Manager über Hilfe & Feedback auf. 

Ist es möglich, die Integration mit LODAS und Lohn und Gehalt im gleichen Personio-Konto nutzen?

Für Ihr Personio-Konto können Sie die Integration entweder mit LODAS oder Lohn und Gehalt einrichten und nutzen. Eine Integration mit beiden Lohnabrechnungsprogramme gleichzeitig ist nicht möglich.

Werden im Lohnimportdatenservice nur die Änderungen der Stammdaten an DATEV übermittelt?

Es werden im monatlichen Lohnimportdatenservice immer alle übertragbaren Informationen an DATEV übermittelt. Die Daten, die Sie in den Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt ausgewählt haben, sind in dem DATEV Export (ASCII Datei) enthalten. Auch wenn es keine Änderungen dieser Stammdaten gab, werden dennoch alle Informationen übermittelt. Weitere Informationen über den Lohnimportdatenservice erhalten Sie in unserem Artikel Export von Stammdaten über den Lohnimportdatenservice. 

Meine abgerufenen Dokumente sind aus den Mitarbeitendenprofilen verschwunden. Was kann ich tun?

Stellt Personio im jeweiligen Abrechnungsmonat fest, dass ein für die Zuweisung der mitarbeitendebezogenen Dokumente relevantes Attribut geändert wurde, werden die Verteilung und Vorschau der Dokumente zurückgesetzt. Eine Fehlermeldung weist über der Lohnbuchhaltungstabelle darauf hin. Weitere Details zur Lösung finden Sie in unserem Artikel zur Problembehebung.