In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die monatliche Lohnbuchhaltung einfach und automatisiert über unsere DATEV-Integration mit LODAS und Lohn und Gehalt durchführen können. Lesen Sie auch unseren Artikel, um zu erfahren, wie die vorbereitende Lohnbuchhaltung für die Nutzung der DATEV-Integration funktioniert. 

Wie funktioniert die monatliche Lohnbuchhaltung mit der DATEV-Integration?

Haben Sie die DATEV-Integration aktiviert, können Sie nach Abschluss der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio Daten mit dem Lohnimportdatenservice nach DATEV übertragen und im Anschluss relevante Dokumente über den Lohnauswertungsdatenservice nach Personio importieren. Folgende Daten können Sie über die Integration übertragen:

Weiterhin benötigt Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person Informationen zu weiteren Gehaltskomponenten und Mitarbeitendendokumenten. Diese müssen der zuständigen Person über einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zusätzlich bereitgestellt und gesendet werden, damit diese sie manuell in DATEV einpflegen kann. 

Tipp
▶︎ Wir empfehlen, Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständige Person über ein Personio-Profil Zugriff auf die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu gewähren, damit diese sich diese Daten selbst ziehen kann.
▶︎ Wenn Sie ehemalige Mitarbeitende wieder einstellen, können Sie die Wiedereinstellungsfunktion nutzen und alle Mitarbeiterdaten aus dem inaktiven Mitarbeitendenprofil in das neue Profil übertragen. Lesen Sie, was bei der Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeitenden im Zusammenhang der DATEV-Integration zu beachten ist. 

Ablauf einer monatlichen Lohnbuchhaltung mit der DATEV-Integration

Schritt 1: Daten prüfen

Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden). Prüfen Sie die markierten Datenänderungen je Mitarbeiter in den Reitern Personen, Personaldaten, Gehalt, Abwesenheiten und Mitarbeitendenänderungen. Klicken Sie auf den betreffenden Mitarbeiter, um weitere Details zu Datenänderungen zu erhalten.

Tipp
Rot markierte Validierungen unterstützen Sie bei der Korrektur vieler DATEV-Attribute. Auf allgemeine Attributänderungen weisen orange Markierungen in der Lohntabelle hin.

Schritt 2: Abrechnung freigeben

Klicken Sie auf Abrechnung freigeben und bestätigen Sie die Freigabe im Pop-up-Fenster. Die Lohnbuchhaltungstabelle wird eingefroren und eine Export „Exceldatei“ mit allen zum Zeitpunkt vorhandenen Daten wird erstellt.

Schritt 3: DATEV-Export für Personaldaten, Fixgehälter und wiederkehrende Vergütungen erstellen und an DATEV senden

1. Klicken Sie auf Export generieren > LODAS/Lohn & Gehalt > Personaldaten, Fixgehälter, Wiederkehrende Vergütungen.
2. Bestätigen Sie den Export, indem Sie auf Export genieren klicken.
3. Im Reiter Dokumente haben Sie anschließend die Möglichkeit, den generierten Export an DATEV senden. Die Daten werden automatisch an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. 

Hinweise
▶︎ Wenn Sie Abrechnungsgruppen verwenden, müssen die DATEV-Exporte einzeln für jede Abrechnungsgruppe in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung exportiert und an DATEV übermittelt werden. Was hierbei zu beachten ist, finden Sie in unserem Artikel Nutzung von Abrechnungsgruppen mit der DATEV Integration. 
▶︎ Sobald bei Mitarbeitenden das Arbeitsverhältnis beendet wurde und sie somit terminiert sind, werden diese ab dem Abrechnungsmonat, auf dem der Austritt folgt, nicht im DATEV-Export berücksichtigt und nicht an DATEV übermittelt.

Tipp
▶︎ Wie Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person die Exportdatei in DATEV einspeisen kann, wird im DATEV Hilfe-Center für LODAS im Dokument LODAS ASCII-Import (Fenster) und für Lohn und Gehalt unter Datei aus dem Rechenzentrum zum Import auswählen erklärt.
▶︎ Sie haben die Möglichkeit, den Export auch noch nach Ablauf des Monats für den Vormonat zu erstellen (beispielsweise für April auch noch bis Mai). Damit ermöglichen wir insbesondere Kunden, deren Abrechnungsperiode dem Kalendermonat entspricht, mehr Flexibilität beim Abschluss der Lohnbuchhaltung. Diese Funktion ist für alle DATEV-Exporte möglich.

Schritt 4: DATEV-Export für Einmalige Vergütungen und Stundenlöhne erstellen und an DATEV senden

1. Klicken Sie auf Export generieren > LODAS/Lohn & Gehalt > Einmalige Vergütungen, Stundenlöhne.
2. Bestätigen Sie den Export, indem Sie auf Export genieren klicken.
3. Im Reiter Dokumente haben Sie anschließend die Möglichkeit, den generierten Export an DATEV senden. Die Daten werden automatisch an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.

Tipp
Auch hier haben Sie die Möglichkeit, den Export auch noch nach Ablauf des Monats für den Vormonat zu erstellen (beispielsweise für April auch noch bis Mai). Damit ermöglichen wir insbesondere Kunden, deren Abrechnungsperiode dem Kalendermonat entspricht, mehr Flexibilität beim Abschluss der Lohnbuchhaltung. Diese Funktion ist für alle DATEV-Exporte möglich.

Schritt 5: DATEV-Export für Abwesenheiten erstellen und an DATEV senden

1. Klicken Sie auf Export generieren > LODAS/Lohn & Gehalt > Abwesenheiten.
2. Bestätigen Sie den Export, indem Sie auf Export genieren klicken.
3. Im Reiter Dokumente haben Sie anschließend die Möglichkeit, den generierten Abwesenheitsexport an DATEV senden. Die Daten werden automatisch an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.

Schritt 6: Weitere Informationen an Lohnbuchhalter senden

Laden Sie den in Schritt 2 erstellten Export „Exceldatei“ unter Dokumente herunter und übermitteln Sie diesen gemeinsam mit weiteren abrechnungsrelevanten Dokumenten (etwa Krankschreibungen) an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person. 

Tipp
Geben Sie die Abrechnung vor Ende der Abrechnungsperiode frei, enthält die Exceldatei und der DATEV-Export noch nicht alle abrechnungsrelevanten Daten (etwa spät genehmigte Abwesenheiten oder Arbeitsstunden). Um die aktuellen Daten an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person zu übermitteln, erstellen Sie eine weitere Exceldatei und gegebenenfalls einen weiteren DATEV Export. Hat diese Zugriff auf Personio, kann diese sich diese Daten selbst ziehen. Eine Übersicht über den Prozess vonseiten der für die Lohnbuchhaltung zuständige Person finden Sie im entsprechenden Best Practice-Artikel.

Schritt 7: Abrechnung in DATEV beenden

Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person pflegt alle Informationen, die nicht von der Integration abgedeckt sind, in DATEV ein. Sobald die Lohnbuchhaltung in DATEV beendet und relevante Dokumente generiert sind, informiert Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person Sie darüber. 

Schritt 8: Import und Prüfen der Dokumente

1. Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls vorhanden).
2. Klicken Sie in der Lohntabelle auf den Reiter Dokumente. Hier können Sie die Dokumente abrufen. 
3. Die mitarbeiterbezogenen Dokumente werden den Mitarbeitenden über die DATEV-Personalnummer zugeordnet. Im Reiter Personaldaten können Sie per Klick auf die entsprechende Mitarbeitendenspalte sich die Vorschau der individuellen Dokumente Ihrer Mitarbeitenden anzeigen lassen und prüfen. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel zum Thema Import von Dokumenten über den Lohnauswertungsdatenservice.

Schritt 9: Dokumente an Mitarbeitende verteilen

Nach Prüfung der Dokumente können Sie im Reite Dokumente der Lohnbuchhaltung die importierten Dokumente aus DATEV an Ihre Mitarbeitenden verteilen. Diese sind dann unter Dokumente > Lohnbuchhaltung aufzufinden.