Wiederkehrende Vergütungen erstellen und verwalten

 

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie wiederkehrende Vergütungen in Personio erstellen und verwalten.

 

Was sind wiederkehrende Vergütungen?

Wiederkehrende Vergütungen ermöglichen es Ihnen, Gehaltsbestandteile zu hinterlegen, die regelmäßig (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) in gleichbleibender Höhe ausbezahlt werden, z. B. ÖPNV-Zuschüsse. Der Übersichtlichkeit wegen wird jede Vergütungsart unter dem Reiter Gehalt im Mitarbeiterprofil in einer separaten Spalte aufgeführt

Beispiel einer einmaligen Vergütung, wie unter dem Reiter Gehalt eines Mitarbeiters angezeigt. 

Wiederkehrende Vergütungen müssen zunächst auf der Einstellungsseite Zusätzliche Vergütung angelegt werden. Sie können dort bearbeitet und für Mitarbeiter unter dem Reiter Gehalt im Mitarbeiterprofil oder über einen Import verwaltet werden.

Hinweis: Mitarbeiter, für die wiederkehrende Vergütungen hinzugefügt wurden, sehen diese unter dem Reiter Gehalt ihres Profils, sofern sie über Ansichtsrechte für ihre eigenen Gehaltsinformationen verfügen. Wiederkehrende Vergütungen werden nur für Mitarbeiter angezeigt, die sie erhalten.

 

Wiederkehrende Vergütungen in den Einstellungen anlegen und verwalten

Wiederkehrende Vergütungen müssen in den Einstellungen angelegt werden, bevor Sie sie für einzelne Mitarbeiter hinzufügen oder importieren können. In den Einstellungen können Sie wiederkehrende Vergütungen auch umbenennen und löschen.

Hinweis: Um wiederkehrende Vergütungen in den Einstellungen anlegen, bearbeiten und löschen zu können, benötigen Sie entweder Administratorrechte oder Bearbeitungsrechte für den Bereich Konto-Konfiguration > Lohnbuchhaltung.

 

Wiederkehrende Vergütungen anlegen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine wiederkehrende Vergütung in den Einstellungen anzulegen:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Zusätzliche Vergütung.
  2. Klicken Sie auf Neue erstellen und geben Sie einen Namen für die Vergütung ein.
  3. Wählen Sie die Auszahlungsfrequenz „Wiederkehrend“.
  4. Klicken Sie auf Bestätigen.

 

Wiederkehrende Vergütungen umbenennen

Wenn Sie eine wiederkehrende Vergütung umbenennen, wird der neue Name rückwirkend im gesamten Tool übernommen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Zusätzliche Vergütung.
  2. Klicken Sie auf die wiederkehrende Vergütung, die Sie umbenennen möchten.
  3. Klicken Sie in das Feld Name und geben Sie einen neuen Namen für die Vergütung ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

 

Wiederkehrende Vergütungen löschen

Um eine wiederkehrende Vergütung zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Zusätzliche Vergütung.
  2. Klicken Sie auf die wiederkehrende Vergütung, die Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie rechts oben auf Löschen.
  4. Klicken Sie auf Löschen, um zu bestätigen, dass Sie die Vergütung löschen möchten.

Hinweis: Wenn Sie eine wiederkehrende Vergütung löschen, wird diese Änderung rückwirkend im gesamten Tool übernommen. Die Vergütungsart wird aus allen Mitarbeiterprofilen entfernt. Die Historie aller Zahlungen im Rahmen dieser Vergütungsart wird rückwirkend entfernt, und die Vergütungsart kann nicht mehr ausbezahlt werden.

 

Wiederkehrende Vergütungen im Mitarbeiterprofil verwalten

Im Mitarbeiterprofil können Sie wiederkehrende Vergütungen hinzufügen, bearbeiten und beenden.

Hinweis: Um wiederkehrende Vergütungen manuell im Mitarbeiterprofil anlegen und verwalten zu können, benötigen Sie entweder Administratorrechte oder Bearbeitungsrechte für die Gehaltsinformationen des Mitarbeiters.

 

Wiederkehrende Vergütungen hinzufügen

Um eine wiederkehrende Vergütung für einen Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Mitarbeiterprofil > Gehalt.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Wiederkehrende Vergütung bearbeiten/hinzufügen.
  3. Wählen Sie hier die gewünschte Kompensationsart und hinterlegen Sie folgende Daten:

    ▶︎ Betrag: Geben Sie den Auszahlungsbetrag ein
    ▶ ︎Gültig ab: Geben Sie das Startdatum für die Zahlung ein
    Intervall: Legen Sie die Zahlungshäufigkeit fest (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich)

  4. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Vergütung zu speichern.

 

Wiederkehrende Vergütungen bearbeiten 

Um eine wiederkehrende Vergütung zu bearbeiten, die an einen Mitarbeiter ausbezahlt wird, müssen Sie dieselben Vergütungsart erneut mit den aktualisierten Daten eingeben. Der Vorgang ähnelt dem Hinzufügen einer neuen Vergütung. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu Mitarbeiterprofil > Gehalt.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten> Wiederkehrende Vergütung bearbeiten/hinzufügen.
  3. Wählen Sie die Vergütungsart aus, die Sie bearbeiten möchten, und geben Sie die folgenden Daten ein:

    ▶ ︎ Betrag: Geben Sie die Zahlung ein
    ▶ ︎ Gültig ab: Geben Sie das Startdatum für die Auszahlung ein
    ▶ ︎ Intervall: Definieren Sie die Zahlungshäufigkeit (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich)

     
  4. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Vergütung zu speichern.

 

Hinweis: Wenn Sie den Auszahlungsbetrag für eine Vergütungsart ändern, beachten Sie Folgendes:
▶︎ Zahlungen unter dem Monat werden anteilig berechnet; dies geschieht auf der Basis der unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt und Lohnbuchhaltung > Allgemein festgelegten Konfiguration.
▶ ︎Eine bearbeitete wiederkehrende Vergütung wird nur in der vorläufigen Gehaltsabrechnung unter dem Reiter Gehalt und in der Detailansichtsleiste angezeigt. Die Änderung wird in den Personaldaten in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung nicht angezeigt.

 

Wiederkehrende Vergütungen beenden

Um eine wiederkehrende Vergütung, die an einen Mitarbeiter ausbezahlt wird, zu beenden, müssen Sie dieselbe Vergütungsart erneut mit einem Auszahlungsbetrag von „0“ eingeben. Der Vorgang ähnelt dem Hinzufügen einer neuen Vergütung. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu Mitarbeiterprofil > Gehalt.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten> Wiederkehrende Vergütung bearbeiten/hinzufügen.
  3. Wählen Sie die Vergütungsart aus, die Sie beenden möchten, und geben Sie die folgenden Daten ein:

    Betrag: Geben Sie 0 ein
    ▶︎ Gültig ab: Geben Sie das Datum ein, ab dem die Auszahlung beendet werden soll
    ▶︎ Intervall: Wählen Sie die zuvor eingegebene Zahlungsfrequenz

  4. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Vergütung zu speichern.

Hinweis: Wenn Sie den Auszahlungsbetrag für eine Vergütungsart beenden, beachten Sie Folgendes:
▶︎ Zahlungen unter dem Monat werden anteilig berechnet; dies geschieht auf der Basis der unter Einstellungen > Gehalt und Lohnbuchhaltung > Allgemein festgelegten Konfiguration.
▶ ︎Eine beendete wiederkehrende Vergütung wird nur in der vorläufigen Gehaltsabrechnung unter dem Reiter Gehalt und in der Detailansichtsleiste angezeigt. Die Änderung wird in den Personaldaten in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung nicht angezeigt.

 

Wiederkehrende Vergütungen über einen Import hinzufügen

Um den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe zu reduzieren, können Sie wiederkehrende Vergütungen über einen Import hochladen.

Eine Anleitung zum Import Ihrer wiederkehrenden Vergütungen finden Sie unter „Wiederkehrende Vergütungen“ in unserem Artikel Schritt 3: Gehälter importieren.

 

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