In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Vergütungen in Personio erstellen und verwalten.
Wiederkehrende Vergütungen ermöglichen es Ihnen, Vergütungsbestandteile zu hinterlegen, die regelmäßig (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) in gleichbleibender Höhe ausbezahlt werden, z. B. ÖPNV-Zuschüsse.
Zuerst müssen Sie in den Vergütungseinstellungen wiederkehrende Vergütungen erstellen. Weisen Sie sie anschließend über den Reiter Vergütung oder mithilfe eines Imports einem Mitarbeiter zu.
Hinweis:
Mitarbeitende können ihre wiederkehrende Vergütungen im Reiter Vergütung ihres Profils anzeigen. Dies gilt nur, wenn sie über Anzeigeberechtigungen für ihr Gehalt verfügen.
Bevor Sie beginnen
Um Gehaltsbestandteile in Personio zu verwalten oder anzuzeigen, benötigen Sie Berechtigungen für die Gehaltsinformationen des Mitarbeiters.
Wiederkehrende Vergütungen in den Einstellungen erstellen und verwalten
Wiederkehrende Vergütungen müssen in den Einstellungen erstellt werden, bevor Sie sie für einzelne Mitarbeitende hinzufügen oder importieren können. In den Einstellungen können Sie wiederkehrende Vergütungen auch umbenennen und löschen.
Tipp:
Verwenden Sie Filter und Sortierung, um Ihre Vergütungsarten zu verwalten. Sortieren oder filtern Sie nach Typ, Name oder Erstellungsdatum und verwenden Sie die Suchleiste, um schnell zu finden, was Sie brauchen.
Hinweis:
Um wiederkehrende Vergütungen in den Einstellungen erstellen, bearbeiten und löschen zu können, benötigen Sie entweder Admin-Rechte oder Bearbeitungsrechte für den Bereich Lohnbuchhaltung.
Wiederkehrende Vergütungen erstellen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine wiederkehrende Vergütung in den Einstellungen anzulegen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf Neue erstellen.
- Wählen Sie Individuell wiederkehrend aus.
- Wählen Sie die Zahlungsfrequenz Wiederkehrend.
- Speichern Sie Ihre Eingabe.
Wiederkehrende Vergütungen umbenennen
Wenn Sie eine wiederkehrende Vergütung umbenennen, wird der neue Name rückwirkend im gesamten Tool übernommen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf die wiederkehrende Vergütung, die Sie umbenennen möchten.
- Klicken Sie im Drawer auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Umbenennen aus.
- Geben Sie den neuen Namen ein und speichern Sie Ihre Änderungen.
Wiederkehrende Vergütungen löschen
Um eine wiederkehrende Vergütung zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf die wiederkehrende Vergütung, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie im Drawer auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Löschen aus.
- Bestätigen Sie die Löschung und klicken Sie erneut auf Löschen.
Hinweis:
Wenn Sie eine wiederkehrende Vergütung löschen, wird diese Änderung rückwirkend im gesamten Tool übernommen. Die Vergütungsart wird aus allen Mitarbeitendenprofilen entfernt. Die Historie aller Zahlungen im Rahmen dieser Vergütungsart wird rückwirkend entfernt, und die Vergütungsart kann nicht mehr ausbezahlt werden.
Wiederkehrende Vergütungen archivieren
Um eine wiederkehrende Vergütung zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Rufen Sie Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Vergütung auf.
- Klicken Sie auf die wiederkehrende Vergütung, die Sie archivieren möchten.
- Klicken Sie im Einschub auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Archivieren aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Die archivierte Vergütungsart ist jetzt standardmäßig aus den Vergütungseinstellungen ausgeblendet und steht für neue Zuweisungen nicht zur Verfügung. Vorhandene Zuweisungen bleiben hiervon unberührt.
Wiederkehrende Vergütungen im Mitarbeitendenprofil verwalten
Im Mitarbeitendenprofil können Sie wiederkehrende Vergütungen hinzufügen, bearbeiten und beenden.
Hinweis:
Um wiederkehrende Vergütungen manuell im Mitarbeitendenprofil anlegen und verwalten zu können, benötigen Sie entweder Admin-Berechtigungen oder Bearbeitungsrechte für die Vergütungsinformationen des Mitarbeiters.
Zahlungsfrequenzen verstehen
Wenn Sie eine wiederkehrend Vergütung einrichten, wählen Sie die Zahlungsfrequenz. Die Vergütung wird dann den zuvor definierten Zyklen entsprechend ausgezahlt, unabhängig vom ausgewählten Startdatum. Dies gewährleistet eine konsistente und planbare Zahlungsabwicklung, die auf Ihren Lohnbuchhaltungskalender abgestimmt ist.
Das System unterstützt folgende Zahlungsfrequenzen:
- Monatlich: Die Vergütung wird monatlich ausgezahlt.
- Quartalsweise: Die Vergütung wird im März, Juni, September und Dezember ausgezahlt.
- Halbjährlich: Die Vergütung wird im Juni und Dezember ausgezahlt.
- Jährlich: Die Vergütung wird in einem von Ihnen gewählten Monat ausgezahlt.
Beispiel:
Wenn Sie eine Vergütung einrichten, die am 1. April mit einer halbjährlichen Zahlungsfrequenz beginnt, erfolgt die erste Auszahlung im Juni (dem nächsten verfügbaren halbjährlichen Auszahlungsmonat), nicht im Oktober. Die Folgezahlungen erfolgen jeweils im Juni und Dezember eines jeden Jahres. Diese Frequenz ist dafür vorgesehen, Zahlungen mit vordefinierten Lohnabrechnungszyklen in Einklang zu bringen.
Wiederkehrende Vergütung hinzufügen
Um eine wiederkehrende Vergütung für einen Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeitenden Klicken Sie auf Vergütung.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie Wiederkehrende Vergütung.
- Wählen Sie die wiederkehrende Vergütung aus.
- Geben Sie die erforderlichen Daten ein und speichern Sie die Vergütung.
Bearbeiten Sie eine wiederkehrende Vergütung
Um eine wiederkehrende Vergütung zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeitenden Klicken Sie auf Vergütung.
- Klicken Sie im entsprechenden Widget für wiederkehrende Vergütung auf das Symbol mit den drei Punkten.
- Um die Vergütung zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten aus. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie sie. Wenn Sie ein Startdatum auswählen, das bereits für eine ältere Vergütung vorhanden ist, ersetzt die neue Vergütung die alte.
Tipp:
︎Sie können Währungen für einzelne Mitarbeitende auf der Vergütungsebene verwalten, Bei einem Standortwechsel wird die Vergütungswährung von Mitarbeitenden nicht automatisch angepasst, d. h. es wird nicht automatisch die Währung des neuen Standorts angewendet. Wenn die Vergütungswährung einer mitarbeitenden Person nicht mit der Währung des Standorts übereinstimmt, werden Sie durch eine Validierungsmeldung informiert.
Hinweis:
Wenn Sie den Zahlungsbetrag für eine Vergütungsart ändern, beachten Sie bitte Folgendes:
▶ Zahlungen innerhalb des Monats werden anteilig basierend auf der Konfiguration unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung berechnet.
Eine wiederkehrende Vergütung beenden
Um eine wiederkehrende Vergütung zu beenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeitenden Klicken Sie auf Vergütung.
- Klicken Sie im entsprechenden Widget für wiederkehrende Vergütung auf das Symbol mit den drei Punkten.
- Klicken Sie auf Beenden.
- Wählen Sie das Datum aus, bis zu dem die Vergütung in Kraft bleiben soll.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Hinweis:
Wenn Sie den Zahlungsbetrag für eine Vergütungsart stornieren, beachten Sie bitte Folgendes:
▶ Zahlungen innerhalb des Monats werden anteilig basierend auf der Konfiguration unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung berechnet.
Wiederkehrende Vergütungen über einen Import hinzufügen
Um den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe zu reduzieren, können Sie wiederkehrende Vergütungen über einen Import hochladen.
Eine Anleitung zum Import Ihrer wiederkehrenden Vergütungen finden Sie unter Wiederkehrende Vergütungen in unserem Artikel Gehälter importieren.