Die monatliche Lohnabrechnung in Personio mit der DATEV-Integration

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie die monatliche Lohnbuchhaltung einfach und automatisiert über unsere DATEV-Integration mit LODAS und Lohn und Gehalt durchführen können.

Wie funktioniert die monatliche Lohnabrechnung mit der DATEV-Integration?

Haben Sie die DATEV-Integration aktiviert, können Sie nach Abschluss der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio Daten mit dem Lohnimportdatenservice nach DATEV übertragen und im Anschluss relevante Dokumente über den Lohnauswertungsdatenservice nach Personio importieren. Folgende Daten können Sie über die Integration übertragen:

Weiterhin benötigt Ihr Lohnabrechner Informationen zu Gehaltskomponenten (etwa Fixgehälter für Lohn & Gehalt, einmalige Vergütungen oder Bonuszahlungen), Abwesenheiten, und Mitarbeiterdokumenten (etwa Krankschreibungen). Diese müssen dem Lohnabrechner über einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zusätzlich bereitgestellt und gesendet werden, damit er sie manuell in DATEV einpflegen kann. 

Tipp: Wir empfehlen, Ihrem Lohnabrechner über ein Personio-Profil Zugriff auf die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu gewähren, damit er sich diese Daten selbst ziehen kann.

Ablauf einer monatlichen Lohnabrechnung mit der DATEV-Integration

1. Daten prüfen
   Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden). Prüfen Sie die markierten Datenänderungen je Mitarbeiter in den Reitern Personaldaten, Gehalt und Abwesenheiten. Klicken Sie auf den betreffenden Mitarbeiter, um weitere Details zu Datenänderungen zu erhalten.
   
   

   Tipp: Rot markierte Validierungen unterstützen Sie bei der Korrektur vieler DATEV-Attribute. Auf allgemeine Attributänderungen weisen orange Markierungen in der Lohntabelle hin.

2. Abrechnung freigeben
   Klicken Sie auf Abrechnung freigeben und bestätigen Sie die Freigabe im Pop-up-Fenster. Die Lohnbuchhaltungstabelle wird eingefroren und ein Export Exceldatei im Format Payroll_MM_YYYY_Anzahl.xlsx mit allen zum Zeitpunkt vorhandenen Daten erstellt.
3. DATEV-Export erstellen und an DATEV senden
   Klicken Sie auf Export generieren > LODAS/Lohn & Gehalt Datei exportieren. Ein ASCII-Export der Personaldaten aller Gesellschaften zum aktuellen Zeitpunkt im Format Payroll_MM_YYYY_LuG.txt wird erstellt. Nutzen Sie DATEV LODAS, sind zudem Fixgehälter im Export enthalten. Klicken Sie im automatisch geöffneten Fenster Dokumente auf An DATEV senden. Der Export wird an DATEV übermittelt und Ihr Lohnabrechner erhält eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Weitere Informationen: Export von Stammdaten über den Lohnimportdatenservice
4. Weitere Informationen an Lohnabrechner senden
   Laden Sie den in Schritt 2 erstellten Export Exceldatei unter Dokumente herunter und übermitteln Sie diesen gemeinsam mit weiteren abrechnungsrelevanten Dokumenten (etwa Krankschreibungen) an Ihren Lohnabrechner. 
   
   

   Tipp: Geben Sie die Abrechnung vor Ende der Abrechnungsperiode frei, enthält die Exceldatei und der DATEV-Export noch nicht alle abrechnungsrelevanten Daten (etwa spät genehmigte Abwesenheiten oder Arbeitsstunden). Um die aktuellen Daten an Ihren Lohnabrechner zu übermitteln, erstellen Sie eine weitere Exceldatei. Hat Ihr Lohnabrechner Zugriff auf Personio, kann er sich diese Daten selbst ziehen. Eine Übersicht über den Prozess von Seiten des Lohnabrechners finden Sie im entsprechenden Best Practice-Artikel.

5. Abrechnung in DATEV beenden
   Ihr Lohnabrechner pflegt die nötigen Informationen wie weitere Gehaltskomponenten und Abwesenheiten manuell in DATEV ein. Sobald die Lohnabrechnung in DATEV beendet und relevante Dokumente generiert sind, informiert Ihr Lohnabrechner Sie darüber. 
6. Import und Prüfen der Dokumente
   Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden). Klicken Sie in der Lohntabelle auf Dokumente abrufen. Prüfen Sie die Dokumente in der Vorschau, die Sie mit Klick auf Dokumente anzeigen, in der entsprechenden Mitarbeiterspalte aufrufen können. Die mitarbeiterbezogenen Dokumente werden den Mitarbeitern über die DATEV-Personalnummer zugeordnet. Um alle Mitarbeiter- und Arbeitgeberdokumente gesammelt herunterzuladen, klicken Sie auf Dokumente. Weitere Informationen: Import von Dokumenten über den Lohnauswertungsdatenservice
7. Dokumente an Mitarbeiter verteilen
   Klicken Sie auf Dokumente verteilen, um die geprüften Dokumente in den Reiter Dokumente > Lohnbuchhaltung der Mitarbeiterprofile zu verteilen.