Die monatliche Lohnabrechnung in Personio mit der DATEV-Integration

Beachten Sie, dass dieser Artikel nur f├╝r Sie relevant ist, wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat ­čçę­čç¬

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie die monatliche Lohnbuchhaltung einfach und automatisiert ├╝ber unsere DATEV-Integration mit LODAS und Lohn und Gehalt durchf├╝hren k├Ânnen.

 

Wie funktioniert die monatliche Lohnabrechnung mit der DATEV-Integration?

Haben Sie die DATEV-Integration aktiviert, k├Ânnen Sie nach Abschluss der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio Daten mit dem Lohnimportdatenservice nach DATEV ├╝bertragen und im Anschluss relevante Dokumente ├╝ber den Lohnauswertungsdatenservice nach Personio importieren. Folgende Daten k├Ânnen Sie ├╝ber die Integration ├╝bertragen:

DATEV Lohnprogramm

Lohnimportdatenservice Personio Ôćĺ DATEV

Lohnauswertungsdatenservice DATEV Ôćĺ Personio

LODAS
  • Stammdaten
  • Fixgeh├Ąlter
  • Arbeitgeberdokumente
  • Mitarbeiterdokumente
Lohn & Gehalt
  • Stammdaten
  • Arbeitgeberdokumente
  • Mitarbeiterdokumente

Weiterhin ben├Âtigt Ihr Lohnabrechner Informationen zu Gehaltskomponenten (etwa Fixgeh├Ąlter f├╝r Lohn & Gehalt, einmalige Verg├╝tungen oder Bonuszahlungen), Abwesenheiten, und Mitarbeiterdokumenten (etwa Krankschreibungen). Diese m├╝ssen dem Lohnabrechner ├╝ber einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zus├Ątzlich bereitgestellt und gesendet werden, damit er sie manuell in DATEV einpflegen kann. 

Tipp: Wir empfehlen, Ihrem Lohnabrechner ├╝ber ein Personio-Profil Zugriff auf die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu gew├Ąhren, damit er sich diese Daten selbst ziehen kann.

 

Ablauf einer monatlichen Lohnabrechnung mit der DATEV-Integration

  1. Daten pr├╝fen
    Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und w├Ąhlen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden). Pr├╝fen Sie die markierten Daten├Ąnderungen je Mitarbeiter in den Reitern Personaldaten, Gehalt und Abwesenheiten. Klicken Sie auf den betreffenden Mitarbeiter, um weitere Details zu Daten├Ąnderungen zu erhalten.

    Tipp: Rot markierte Validierungen unterst├╝tzen Sie bei der Korrektur vieler DATEV-Attribute. Auf allgemeine Attribut├Ąnderungen weisen orange Markierungen in der Lohntabelle hin.

  2. Abrechnung freigeben
    Klicken Sie auf Abrechnung freigeben und best├Ątigen Sie die Freigabe im Pop-up-Fenster. Die Lohnbuchhaltungstabelle wird eingefroren und ein Export Exceldatei im Format Payroll_MM_YYYY_Anzahl.xlsx mit allen zum Zeitpunkt vorhandenen Daten erstellt. payroll-approve_de.png
  3. DATEV-Export erstellen und an DATEV senden
    Klicken Sie auf Export generieren > LODAS/Lohn & Gehalt Datei exportieren. Ein ASCII-Export der Personaldaten aller Gesellschaften zum aktuellen Zeitpunkt im Format Payroll_MM_YYYY_LuG.txt wird erstellt. Nutzen Sie DATEV LODAS, sind zudem Fixgeh├Ąlter im Export enthalten. payroll-generate-datev-export_de.pngKlicken Sie im automatisch ge├Âffneten Fenster Dokumente auf An DATEV senden. Der Export wird an DATEV ├╝bermittelt und Ihr Lohnabrechner erh├Ąlt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Weitere Informationen: Export von Stammdaten ├╝ber den Lohnimportdatenservice
  4. Weitere Informationen an Lohnabrechner senden
    Laden Sie den in Schritt 2 erstellten Export Exceldatei unter Dokumente herunter und ├╝bermitteln Sie diesen gemeinsam mit weiteren abrechnungsrelevanten Dokumenten (etwa Krankschreibungen) an Ihren Lohnabrechner. 

    Tipp: Geben Sie die Abrechnung vor Ende der Abrechnungsperiode frei, enth├Ąlt die Exceldatei und der DATEV-Export noch nicht alle abrechnungsrelevanten Daten (etwa sp├Ąt genehmigte Abwesenheiten oder Arbeitsstunden). Um die aktuellen Daten an Ihren Lohnabrechner zu ├╝bermitteln, erstellen Sie eine weitere Exceldatei. Hat Ihr Lohnabrechner Zugriff auf Personio, kann er sich diese Daten selbst ziehen. Eine ├ťbersicht ├╝ber den Prozess von Seiten des Lohnabrechners finden Sie im entsprechenden Best Practice-Artikel.

  5. Abrechnung in DATEV beenden
    Ihr Lohnabrechner pflegt die n├Âtigen Informationen wie weitere Gehaltskomponenten und Abwesenheiten manuell in DATEV ein. Sobald die Lohnabrechnung in DATEV beendet und relevante Dokumente generiert sind, informiert Ihr Lohnabrechner Sie dar├╝ber. 
  6. Import und Pr├╝fen der Dokumente
    Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung und w├Ąhlen Sie eine Gesellschaft (falls vorhanden). Klicken Sie in der Lohntabelle auf Dokumente abrufen. payroll-receive_-documents_de.pngPr├╝fen Sie die Dokumente in der Vorschau, die Sie mit Klick auf Dokumente anzeigen, in der entsprechenden Mitarbeiterspalte aufrufen k├Ânnen. Die mitarbeiterbezogenen Dokumente werden den Mitarbeitern ├╝ber die DATEV-Personalnummer zugeordnet. Um alle Mitarbeiter- und Arbeitgeberdokumente gesammelt herunterzuladen, klicken Sie auf Dokumente. Weitere Informationen: Import von Dokumenten ├╝ber den Lohnauswertungsdatenservice
  7. Dokumente an Mitarbeiter verteilen
    Klicken Sie auf Dokumente verteilen, um die gepr├╝ften Dokumente in den Reiter Dokumente > Lohnbuchhaltung der Mitarbeiterprofile zu verteilen. 

 

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