Interviews mithilfe der Kalender-Integration planen

 

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie über die Kalenderintegration in Personio Interview-Termine erstellen können. Stellen Sie sicher, dass die Synchronisierung Ihres Unternehmenskalenders durch Ihren Admin aktiviert wurde, um Personios integrierten Kalender nutzen zu können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten.

 

Interview erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Interview mit dem integrierten Kalender zu erstellen:

  1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
  2. Gehen Sie zur Bewerbung und klicken Sie auf den Reiter Interviews.
  3. Klicken Sie auf Neues Interview und wählen Sie einen Interview-Typ aus.
    Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interview-Typen konfigurieren.
  4. Wählen Sie die Teilnehmer aus (Interviewer und Veranstalter). Wenn Sie als Veranstalter das geplante Interview auch in Ihrem Kalender sehen möchten, fügen Sie sich bitte selbst als Teilnehmer hinzu.

    Tipp:
    Der Veranstalter muss nicht unbedingt selbst am Interview teilnehmen, muss aber für die Stelle bereits als verantwortliche Person definiert sein. Allen Teilnehmern muss eine Recruiting-Rolle zugewiesen werden, um die Rechte zu definieren, die sie mit der Einladung zum Interview erhalten. Erfahren Sie mehr über Schritt 7: Recruiting-Rollen definieren
    .
  5. Klicken Sie jetzt auf Zeitblock im Kalender suchen, um das Interview über den integrierten Kalender in Personio zu planen. Erfahren Sie mehr über die Kalenderansicht.


    Hinweis: Mindestens ein Teilnehmer muss ausgewählt sein, bevor die Schaltfläche aktiv wird. 

  6. Im Kalender können Sie zwischen einer Wochen- und einer Tagesansicht wechseln, um mehr Details zu belegten Kalendern zu erhalten. Wählen Sie dann eine Zeit per Drag-and-Drop aus, wählen Sie ggf. einen Raum, und klicken Sie auf Zeit auswählen.

    Hinweis: Wenn der Kalender eines Interviewers nicht synchronisiert ist, sehen Sie neben dem Namen des Interviewers ein ⚠️.
  7. Unter Interview-Methode können Sie auswählen, ob das Interview persönlich, per Telefon oder über einen integrierten Videokonferenzanbieter (Google Meet, Zoom, MS Teams oder GoToMeeting) stattfinden soll. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Videokonferenzen für Interviews einrichten.

    Hinweise:
    ▶︎ Videokonferenzoptionen werden nur verfügbar, wenn der ausgewählte Interview-Host ein authentifizierter Benutzer des Videokonferenzanbieters ist.
    ▶︎ Ein Benutzer kann nicht mehr als eine Videokonferenz gleichzeitig hosten.
  8. Wenn Sie Evaluationsbögen konfiguriert haben, können Sie einen Bogen aus dem Dropdown-Menü auswählen und Erinnerungen für die Interviewer einrichten, damit sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, um sie an diese Aufgabe zu erinnern. Weitere Informationen finden Sie unter Schritt 4: Evaluationsbögen anlegen.
  9. Wählen Sie dann Interviewer einladen aus.
    Über Personios Kalender-API wird im Kalender aller Interviewer ein Interview-Ereignis angelegt. Dabei wird gleichzeitig der ausgewählte Raum gebucht. Alle dem Interview in Personio hinzugefügten Notizen werden ebenfalls zum Kalenderereignis hinzugefügt. Wenn Sie ein Videointerview erstellt haben, enthält das Kalenderereignis einen Link zur Videokonferenz.

Sobald das Interview geplant ist, können Sie dem Bewerber die Einladung senden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Recruiting-Nachrichten senden.

Tipp: Wenn Sie lieber möchten, dass Bewerber für das Interview ihr eigenes Datum und ihre eigene Uhrzeit aus einer Liste von Optionen auswählen, können Sie ihnen einen Link für die smarte Interviewplanung senden. Erfahren Sie mehr über die Smarte Interviewplanung.

 

Die Kalenderansicht in Personio verstehen

Innerhalb der Kalenderansicht werden Ihnen die eingetragenen Ereignisse der ausgewählten Mitarbeiter und Räume angezeigt. Farbige Markierungen kennzeichnen, welchen Mitarbeitenden oder Räumen die Ereignisse zugeordnet sind.

Recruiting-Interview-Scheduling-Calendar_de.png

Folgende Markierungen helfen Ihnen bei der Navigation: 

  • Abwesenheiten von Mitarbeitern werden als Personio Abwesenheit angezeigt. Die Art der Abwesenheit wird dabei nicht genannt.
  • Zudem werden Feiertage oberhalb des Kalenders angezeigt. 
  • Ereignisse, welche länger als 24 Stunden dauern, erscheinen ganz oben innerhalb des Tages.
  • Der heutige Tag ist im Kalender oben mit einer blauen Linie gekennzeichnet; eine weitere blaue Linie zeigt die aktuelle Uhrzeit an.
  • Wenn der Kalender eines Interviewers nicht integriert ist, sehen Sie ein ⚠️ neben seinem Namen.

 

Die Kalenderansicht ermöglicht Ihnen folgende Funktionalitäten:

  • Klicken Sie auf diese Pfeile < >, um zwischen den Wochen (oder Tagen, wenn Sie sich in der Tagesansicht befinden) zu navigieren.
  • Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Raum aus.
  • Klicken Sie auf Tag, um einen besseren Überblick über geeignete Zeitfenster zu erhalten.
  • Um einen neuen Termin einzutragen, klicken Sie auf die gewünschte Uhrzeit und wählen Sie die passende Zeitspanne im Kalender aus, indem Sie die Maus auf die Endzeit des Termins ziehen.
  • Die nun ausgewählte Zeit- und Raumauswahl wird anschließend zum geplanten Interview hinzugefügt.

 

Interview-Status

Das geplante Interview wird unter dem Reiter Interview mit dem Status Geplant, Abgeschlossen oder Abgesagt angezeigt. Die Interviewmethode (Zoom, Google Meet usw.) wird durch ein Symbol angezeigt. Die Uhrzeit des Interviews richtet sich nach der Zeitzone des Hosts, die in Klammern daneben angegeben ist. Wenn Sie eine Videokonferenz erstellt haben, wird der Link zum Zugriff auf die Videokonferenz angezeigt. Um das Interview abzusagen, klicken Sie auf Dieses Interview absagen. Interviewer und Bewerber werden über die Absage des Interviews informiert.

recruiting-interview-scheduled_de.png

Sobald ein Interview erstellt wurde, können die folgenden Statusmeldungen sowohl im geplanten Interview als auch im Unternehmenskalender angezeigt werden:

Status Notiz
Anwesend Der Interviewer/Bewerber hat die Einladung angenommen.
Hinweis: Dies wird nur angezeigt, wenn die Einladung über die Option E-Mail-Einladung an Bewerber versendet wurde.
Abgelehnt Der Interviewer/Bewerber hat die Einladung abgelehnt.
Vielleicht Der Interviewer/Bewerber hat die Einladung vorläufig angenommen.
Warte auf Antwort Der Interviewer/Bewerber hat noch nicht auf die Einladung geantwortet.
E-Mail gesendet Die Einladung wurde dem Bewerber geschickt. 
Hinweis: Dies wird nur angezeigt, wenn die Einladung über die Option E-Mail-Einladung an Bewerber versendet wurde.

 

Welche Kalenderinformationen werden in Personio angezeigt?

In Personio werden die Daten aus den Kalendern der Interviewteilnehmer angezeigt, wenn die Funktion Zeitblock im Kalender suchen verwendet wird.

  • Alle öffentlichen Ereignisse werden mit Details angezeigt. Individuelle Zugriffsrechte in den Kalendereinstellungen werden von der Integration nicht berücksichtigt.
  • Dabei werden alle privaten Events im Kalender eines Mitarbeiters als Beschäftigt dargestellt.

    Hinweis
    In der Kalenderintegration können Sie die Checkbox für Details privater Events anzeigen aktivieren. Dann wird der Name des Ereignisses angezeigt. Gehen Sie hierfür zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und aktivieren Sie die Checkbox unter Interviewplanung.

Weitere Informationen zur Kalenderintegration, zur Handhabung des Datenschutzes und zur DSGVO-Compliance finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.

 

Welche Interviewinformationen werden im Unternehmenskalender angezeigt?

Hinweis
Sobald ein Interview geplant ist, werden zwei separate Kalender-Events erstellt: Ein internes Event wird im Unternehmenskalender für die internen Teilnehmer erstellt, die das Interview organisieren, und ein separates Event wird im persönlichen Kalender des Bewerbers erstellt, bei dem der Bewerber der einzige Teilnehmer ist.

Alle erstellten Interviews sind privat. Das bedeutet, dass nur interne Teilnehmer am Interview die Details in ihren Kalendern sehen können. Andere Kollegen aus dem Unternehmen können keine Informationen sehen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht darüber, welche Kalenderelemente für wen sichtbar sind.

Google Kalender

1. Der Organisator des Interviews kann Folgendes sehen:

  • Name, Uhrzeit und Datum des Events
  • vollständige Details zum Event
  • interne Teilnehmer
  • Link zur Bewerbung des Bewerbers in Personio
  • Link zur Videokonferenz

2. Ein interner Teilnehmer kann Folgendes sehen:

  • Name, Uhrzeit und Datum des Events
  • vollständige Details zum Event
  • interne Teilnehmer
  • Link zur Bewerbung des Bewerbers in Personio
  • Link zur Videokonferenz

3. In seinem persönlichen Kalender kann der Bewerber Folgendes sehen:

  • Name, Uhrzeit und Datum des Events
  • die Recruiting-Nachricht, die bei der Erstellung des Interviews in Personio verwendet wurde
  • Link zur Videokonferenz

4. Andere Kollegen, die nicht am Interview teilnehmen, können keine Informationen sehen. Der Name des Events wird als Beschäftigt angezeigt.

Outlook

1. Der Organisator des Interviews kann Folgendes sehen:

  • Name, Uhrzeit und Datum des Events
  • vollständige Details zum Event
  • interne Teilnehmer
  • Link zur Bewerbung des Bewerbers in Personio
  • Link zur Videokonferenz

2. Ein interner Teilnehmer kann Folgendes sehen:

  • Name, Uhrzeit und Datum des Events
  • vollständige Details zum Event
  • interne Teilnehmer
  • Link zur Bewerbung des Bewerbers in Personio
  • Link zur Videokonferenz

3. Andere Kollegen, die nicht am Interview teilnehmen, können keine Informationen sehen. Der Name des Events wird als Beschäftigt angezeigt.

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