Dieser Artikel gibt einen Überblick über Ihre Implementierung von Personio. Ziel des Implementierungsprozesses ist es, Ihr Konto gemäß den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu konfigurieren und umfangreiche Kenntnisse aufzubauen, um Personio bestmöglich in Ihre alltägliche Arbeit zu integrieren.
Bevor Sie beginnen
Nachdem Sie sich für Personio entschieden haben, erhalten Sie von Ihrem Vertriebskontakt die ersten wichtigen Informationen zum Implementierungsprozess.
Vor dem offiziell vereinbarten Starttermin für die Implementierung haben Sie etwas Zeit, um sich auf Ihre Implementierung vorzubereiten.
- Melden Sie sich für unser Webinar Vorbereitung auf Ihre Implementierung an, um mehr über die wichtigsten Schritte zu erfahren, die Sie vor Beginn Ihrer Implementierung durchführen müssen.
- Sammeln Sie alle erforderlichen Daten wie Mitarbeiterdaten, Gehälter und Vergütungen, Anwesenheiten, Abwesenheiten, Abwesenheitskontostände und Bewerbungen, um die verschiedenen Importe vorzubereiten, die Sie während Ihrer Implementierung durchführen müssen. Sie können bereits mit dem Ausfüllen dieser Excel-Importe beginnen:
| Verpflichtend | Dieser Import stellt den ersten Schritt der initialen Einrichtung Ihres Personio-Kontos dar. Es ist sinnvoll, die Implementierung mit dem Import der Stammdaten Ihrer Mitarbeiter zu beginnen, da Sie dann Arbeitszeitmodelle und Kontingente für Abwesenheiten definieren können. | |
|
Verpflichtend |
Übertragen Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeiter, z. B. aktuelle und historische Fixgehälter und Stundenlöhne. Die importierten Daten können problemlos um weitere Vergütungen erweitert werden, beispielsweise ÖPNV-Zuschüsse. Zudem haben Sie die Möglichkeit, flexible Boni zu erfassen. |
|
|
Verpflichtend |
Importieren Sie diese historischen und künftigen Abwesenheiten aus Ihrem bestehenden System in Personio. Auf diese Weise gewährleistet Ihnen der Import von Abwesenheiten schließlich einen korrekten Kontostand. | |
| Import von Bewerberdaten | Optional |
Sie können auch Ihre vorhandenen Bewerberdaten in Personio importieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, Bewerber manuell in das System einzutragen. |
Darüber hinaus können Sie vorhandene Mitarbeiterdokumente entweder manuell oder über die Funktion Multi-Upload oder eine API-Integration in Personio importieren. Die komplette technische Dokumentation finden Sie in unserem Developer Hub.
Hinweis
Insbesondere der Import von Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten kann, je nach Art Ihrer vorliegenden Daten, bei der Datenakquise viel Zeit in Anspruch nehmen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alles vorbereitet haben, ehe Sie die Implementierung starten.
Tipp
Weitere Informationen zu Importen finden Sie in unseren Artikeln Wie führe ich einen Import durch? und Warum funktioniert mein Import nicht?
Ansprechpartner und zeitlicher Rahmen der Implementierung
Das Implementierungsteam setzt sich vor oder spätestens zu Beginn der Implementierung mit Ihnen in Verbindung, um Ihnen alle benötigten Informationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen.
Ihre Implementierungsmaterialien geben Ihnen einen konkreten Zeitplan für die Durchführung all Ihrer Einstellungen und Importe. Wir bitten Sie, ausreichend Zeit einzuplanen, um sicherzustellen, dass Ihre Implementierung innerhalb des angegebenen Zeitrahmens abgeschlossen ist.
Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die entsprechenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen verfügbar sind, die bei Bedarf am Implementierungsprozess teilnehmen können.
Vorbereitung
Sie können Ihr Konto unter meinkonto.personio.de aufrufen. Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wie Personio konfiguriert werden kann, enthält Ihr Konto bereits exemplarische Konfigurationen, Mitarbeiter und Vorlagen. Basierend auf diesen Einstellungen können Sie Ihr Konto an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Zum Vertragsstart wird Ihr Testkonto entsprechend dem von Ihnen gebuchten Funktionsumfang umgewandelt. Alle bis dahin getätigten Einstellungen werden übernommen.
Wenn Sie den Funktionsumfang Ihres gebuchten Pakets erweitern möchten, lesen Sie unseren Artikel Wie führe ich ein Upgrade durch?. Eine Übersicht unserer verschiedenen Pakete finden Sie auf unserer Website.
-
Einrichtungs-Prozess abschließen
Ehe Sie mit der Konfiguration Ihres Kontos beginnen, bitten wir Sie zunächst, den Einrichtungs-Prozess abzuschließen. Hierzu erscheint unter Einstellungen > Unternehmen ein entsprechender Hinweis. Der Einrichtungs-Prozess führt Sie in drei Schritten durch einige grundlegende Konfigurationen Ihres Kontos. Diese können nachträglich geändert werden.
Mit Abschluss des Einrichtungs-Prozesses werden alle Demo-Mitarbeiter gelöscht, so dass Sie mit der Konfiguration Ihres Kontos beginnen können.
-
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Personio ist gesetzlich verpflichtet, mit Ihnen einen AVV abzuschließen. Um den administrativen Aufwand für beide Seiten möglichst gering zu halten, bieten wir die Möglichkeit, den AVV direkt in Personio zu unterzeichnen.
Hinweis
Ohne einen unterzeichneten Auftragverarbeitungsvertrag (AVV) kann die Implementierung aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht beginnen. -
Kontoinhaber und Vertragsverantwortliche
Sie müssen Ihre Kontoinhaber und Vertragsverantwortlichen unter Einstellungen > Support > Support definieren. Kontoinhaber können sich bei technischen Fragen an den Customer Support wenden, während Vertragsverantwortliche bei Abonnementangelegenheiten mit Customer Growth in Kontakt treten. Diese Mitarbeiter sind auch berechtigt, Anweisungen im Rahmen der EU-DSGVO zu erteilen.
-
Support Zugriff für Personio
Personio-Mitarbeiter haben standardmäßig keinen Zugriff auf Ihren Account. Um Unterstützung bei der initialen Einrichtung Ihres Accounts zu erhalten, ist vorab eine Freigabe Ihres Accounts für Ihren Implementation Manager bzw. unsere Support-Mitarbeiter notwendig.
-
Zahlungsdaten
Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Ihre Zahlungsdaten unter Einstellungen > Support > Paket & Rechnung > Zahlungsdaten eingegeben wurden.
Implementierungsschritte
Während der Implementierung müssen Sie verschiedene Mitarbeiterdaten selbst konfigurieren und importieren. Unsere Lernmaterialien wie unsere Helpcenter-Artikel, interaktiven Touren und die Community stehen Ihnen bei diesem Prozess zur Verfügung.
Für jedes Modul finden Sie die Schritt-für-Schritt-Informationen zur Konfiguration Ihrer Einstellungen sowie einen Artikel zur Qualitätsprüfung mit einer Aufstellung der erforderlichen Aufgaben.
| Module für die Mitarbeiterverwaltung | |
| Grundlagen des Kontos | |
| Personalprofil | |
| Vergütungen und vorbereitende Lohnbuchhaltung |
▶︎ Vorbereitende Lohnbuchhaltung einrichten ▶ ︎Qualitätsprüfung: Gehaltsdaten und vorbereitende Lohnbuchhaltung |
| An- und Abwesenheiten |
▶︎ Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen ▶ ︎Qualitätsprüfung: Anwesenheiten ▶︎ Abwesenheitsarten erstellen ▶ ︎Kontingentregeln für Abwesenheitsarten erstellen |
| On- und Offboarding | |
| Dokumentvorlagen |
▶ ︎Dokumentkategorien und Vorlagen konfigurieren und verwalten |
| Mitarbeiterrollen und Genehmigungs-Workflows |
▶ ︎Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechte überprüfen |
Wenn Sie das Recruiting-Modul erworben haben, wird dieser Bereich unabhängig von der Mitarbeiterverwaltung eingerichtet.
| Recruiting-Module (falls zutreffend) | |
| Karriereseite und Stellen |
▶ ︎Optionen für die Einbindung Ihrer Karriereseite in Personio ▶ ︎Karriereseite anpassen und designen ▶ ︎Bewerbungskommunikation per E-Mail einrichten |
| Bewerbermanagement |
▶ ︎Recruiting-Phasen und -Kategorien einrichten ▶︎ Interview-Typen und Einladungen erstellen |
Einführungen in weitere Produktbereiche
Es gibt noch weitere Funktionen, die Sie später in Personio einrichten können. Weitere Informationen zu diesen Produktbereichen finden Sie in den folgenden Artikeln:
- Übersicht über den Bereich Performance und Entwicklung in Personio
- Überblick über Personio Conversations
- Übersicht über die erforderlichen Schritte zum Einrichten der DATEV-Integration und die verfügbaren Support-Ressourcen
Abschluss der Implementierung
Sobald Sie alle Einstellungen in Personio vorgenommen haben, wird Ihr Konto überprüft. Alle Einstellungen sollten korrekt konfiguriert sein, damit Ihre Implementierung abgeschlossen werden kann. Sie können die Artikel zur Qualitätsprüfung der einzelnen Module nutzen, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen vorgenommen wurden. Für weitere Informationen können Sie auch an unserem Qualitäts-Webinar teilnehmen.
Wenn Sie meinen, dass Sie Ihre Implementierung nicht rechtzeitig abschließen können, wenden Sie sich bitte über Antworten finden an das Implementierungsteam.
Die Implementierung ist abgeschlossen, sobald Sie nach der Prüfung Ihres Kontos grünes Licht erhalten. Dann können Sie Ihre Mitarbeiter zu Personio einladen.
Nach Abschluss der Implementierung übergibt Ihr Implementierungsteam Ihr Konto an unser Team im Customer Service. Sie können sich dann per E-Mail oder Telefon an diese Kollegen wenden, wenn Sie Fragen oder Probleme haben, für die Sie im Helpcenter oder in unserer Community keine Antworten gefunden haben.
So bekommen Sie Support
Nach der Implementierung können Sie weiterhin auf die Lernressourcen zugreifen, die Sie für die Einrichtung Ihres Kontos verwendet haben, z. B. unser Helpcenter und unsere interaktiven Touren. Außerdem finden Sie auch in unserer Community Support und Praxisbeispiele und können dort Fragen stellen. Wir empfehlen Ihnen, in unserem Bereich Antworten finden nach allen verfügbaren Ressourcen zu suchen.
Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, können sich Ihre benannten Kontoinhaber und Vertragsverantwortlichen über Antworten finden an unser Team im Customer Service wenden.