Überblick über den Implementierungsprozess

Dieser Artikel vermittelt Ihnen einen Überblick über den Ablauf Ihres Personio Implementierungs-Prozesses. Ziel des Prozesses ist ein perfekt aufgesetzter Account für Ihre unternehmensspezifschen Bedürfnisse sowie umfangreiche Kenntnisse für Sie, um mit Personio optimal arbeiten zu können. 

Folgende Themen werden in diesem Artikel chronologisch erläutert: 

1. Erste Kontaktaufnahme

2. Ansprechpartner und zeitlicher Rahmen

3. Vorbereitung

4. Erster Login

5. Datenschutz 

6. Themen der Implementierung

7. Interner Review und finale Qualitätsprüfung

8. Einladen Ihrer Mitarbeiter zu Personio 

9. Upgrade Ihres Accounts

 

1. Erste Kontaktaufnahme

Nachdem Sie Ihren Abschluss-Call mit Ihrem Personio Sales-Ansprechpartner hatten, werden Sie von Ihrem zuständigen Implementation Manager kontaktiert. 

In unserer Willkommens-E-Mail finden Sie erste hilfreiche Informationen zu initial wichtigen Themen, wie z.B. 

  • Implementierungs-Start (Datum)
  • Implementierungs-Ende (Datum)
  • Link zu einem Überblick über den Prozess Ihrer Implementierung 
  • Anleitung zur initialen Zugriffsfreigabe für Personio Supportmitarbeiter
  • Link zu einem Fragebogen bezüglich Ihrer Unternehmensstruktur
  • Links zu unterstützenden Informationen, wie z.B. unserem Personio Helpcenter

Des weiteren bitten wir Sie um einen circa 30 minütigen Termin für eine erste Abstimmung. Für diesen müssen Sie nichts vorbereiten, es geht im Wesentlichen um ein erstes Kennenlernen und das Vorstellen des Prozesses. Natürlich können auch Sie Ihre Fragen stellen und relevante Themen ansprechen. 

 

2. Ansprechpartner und zeitlicher Rahmen

Implementierung

Für die 6 Wochen Ihrer Implementierung (im Enterprise Paket 8 Wochen) ist Ihr Implementation Manager Ihr Ansprechpartner in allen Belangen. Bei dem zeitlichen Rahmen handelt es sich um 30/bzw. 40 Werktage, die stetig und zusammenhängend ab Implementierungsstart laufen.

Hinsichtlich Ihrer Zeitplanung werden wir Sie bitten, bis zu Ihrem Implementierungsende ausreichend Zeit einzuplanen. Für gewöhnlich sind 2-3 einstündige Termine pro Woche, sowie einige zeitliche Kapazitäten für nachträgliche Konfigurationsarbeiten ein gutes Maß. Ihr Implementation Manager wird entsprechende Telefon-Termine mit Ihnen vereinbaren. 

Visuell werden die Telefon-Termine durch Screensharing, Helpcenter Artikel und Videos unterstützt. Nach, oder vor jedem Termin, stellen wir Ihnen wertvolles Material zur Verfügung, sodass Sie jederzeit das im Termin Besprochene nachvollziehen können. 

Sie erreichen uns via E-Mail an support@personio.de oder telefonisch unter +49 89 1250 1003. 

Nach abgeschlossener Implementierung

Nach abgeschlossener Implementierung übergibt Ihr Implementation Manager Ihren Account an unseren Customer Service Bereich. Für Sie ändert sich grundsätzlich nichts, denn Sie können weiterhin all Ihre Fragen via Email oder Telefon über die gleichen Kontaktdaten platzieren. Ihre Nachrichten/Anrufe werden intern direkt an unser Customer Service Team weitergeleitet. 

 

3. Vorbereitung

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, dass Sie mit der Sammlung Ihrer in Personio einzuspielenden Daten schon vor dem tatsächlichen Implementierungsstart beginnen. 

Sie haben in Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten, Gehälter, Anwesenheiten, Abwesenheitsperioden, Abwesenheitskontostände und Bewerber via Excel zu importieren. 

Sprechen Sie uns auf eine Datensammlung vor Implementierungsstart an. Für alle oben genannten Importe stellen wir Ihnen gerne entsprechende Excel-Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie in den entsprechenden Artikeln zu den ersten Schritten des Prozesses. 

 

4. Erster Login

Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wie Personio aufgesetzt aussehen kann, enthält Ihr Account bereits vor der Implementierung einige Konfigurationen, Beispiel-Mitarbeiter und Vorlagen. In diesem Umfeld können Sie, falls nicht bereits im Sales-Prozess geschehen, final testen und sich verschiedene Einstellungen anschauen. Ihr Testaccount geht mit Eintritt des Vertragsstarts nahtlos in Ihren tatsächlichen Account über. Alle bis dahin getätigten Einstellungen werden übernommen. 

Der Hostname ihres Accounts ist: https://meinaccount.personio.de/

Ihren Zugang erhalten Sie für gewöhnlich während des Salesprozesses oder von Ihrem Implementation Manager. Falls Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Zugangsdaten haben sollten, wenden Sie sich gerne an uns. 

Um mit der tatsächlichen Einrichtung Ihres Accounts zu beginnen, bitten wir Sie den Setup-Prozess abzuschließen. Hierzu erscheint unter Einstellungen > Unternehmen ein Hinweis mit einer entsprechenden Aufforderung:

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Der Setup-Prozess fragt in drei Schritten Basis-Informationen zu Ihrem Unternehmen ab. Die hier eingegebenen Daten können auch nachträglich noch geändert werden.

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Durch das Abschließen des Setup-Prozesses werden alle Beispiel-Mitarbeiter gelöscht, sodass Sie mit der Konfiguration Ihres Accounts und dem Import Ihrer Mitarbeiter beginnen können.

 

5. Datenschutz

Personio bietet Ihnen diverse Möglichkeiten die Daten Ihrer Mitarbeiter und Bewerber, entsprechend Ihren Anforderungen und zugleich EU-DSGVO konform, zu schützen.

Allgemeine Informationen zum Thema Datenschutz sowie unsere Whitepaper "EU-DSGVO bei Personio" sowie "AWS bei Personio" finden Sie auf unserer Webseite.

Um Ihre Personalverwaltung datenschutzkonform aufzustellen, nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor Implementierungsstart vor: 
 

Definition von Support- und Weisungsberechtigten

Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Support > Support- und Weisungsberechtigte bis zu sieben Mitarbeiter als supportberechtigt und entscheiden Sie zusätzlich, ob diese Mitarbeiter weisungsberechtigt i.S.d. EU-DSGVO sein sollen. Alle Informationen zu dem Hinterlegen von Support- und Weisungsberechtigten finden Sie hier.

Zugriffsbeschränkung auf Kundenaccounts

Ab Inkrafttreten der EU-DSGVO haben Personio-Mitarbeiter standardmäßig keinen Zugriff auf Ihren Account. Um Unterstützung bei der initialen Einrichtung Ihres Accounts zu erhalten, ist vorab eine Freigabe Ihres Accounts für Ihren Implementation Manager, bzw. unsere Support-Mitarbeiter notwendig. Alle Informationen zu der Zugriffsfreigabe für Personio-Mitarbeiter finden Sie hier.

Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV)

Ab dem 25. Mai 2018 ist Personio verpflichtet Ihnen einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung zu stellen und mit Ihnen abzuschließen. Um den administrativen Aufwand für beide Seiten möglichst gering zu halten, bieten wir die Möglichkeit, den AVV direkt in Personio zu schließen. Alle Informationen zum AVV finden Sie hier.

E-Mail Benachrichtigungen

Entscheiden Sie grundsätzlich ob Sie und Ihre Mitarbeiter System-Benachrichtigungen via E-Mail erhalten sollen. Navigieren Sie dazu in den Einstellungen zu Unternehmen > E-Mail Benachrichtigungen aktivieren. Alle Informationen zu E-Mail Benachrichtigungen von Personio finden Sie hier

Weitere datenschutzrelevante Themen, die ggf. während Ihrer Implementierung auftauchen können, finden Sie hier.

 

6. Themen der Implementierung

Grundsätzlich setzen Sie im Rahmen Ihrer Implementierung, je nach Wahl Ihres Pakets, zwei voneinander unabhängig funktionierende Bereiche in Personio auf. Dennoch empfehlen wir, den Bereich Personalverwaltung vor dem Bereich Recruiting zu konfigurieren, da manche Einstellungen im Recruiting besser greifbar sind, wenn Mitarbeiter in Ihrem Account hinterlegt sind. Finden Sie nachfolgend eine Auflistung aller zu erledigenden Schritte:

Konfiguration der Personalverwaltung

Die Einrichtung Ihrer Personalverwaltung umfasst 11 Schritte. Die einzelnen Schritte sollten in der dargestellten Reihenfolge durchgeführt werden. In den nachfolgenden Helpcenter-Artikeln finden Sie detaillierte Informationen sowie Tutorial-Videos, die das Setup beispielhaft erklären: 

  1. Import von Mitarbeiterdaten
  2. Konfiguration von Standorten und Abteilungen
  3. Import von Gehältern 
  4. Konfiguration und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen
  5. Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln
  6. Import von Abwesenheiten
  7. Überprüfung von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten
  8. Konfiguration von Genehmigungsprozessen
  9. Konfiguration von On- und Offboarding-Prozessen
  10. Konfiguration von Dokumentvorlagen
  11. Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Finden Sie hier alle Erklärvideos und Webinare zur Personalverwaltung im Überblick. 

Konfiguration des Recruitings

Die Einrichtung Ihres Recruiting-Bereichs umfasst sieben Schritte. Die einzelnen Schritte sollten in der dargestellten Reihenfolge durchgeführt werden. In den nachfolgenden Helpcenter-Artikeln finden Sie detaillierte Informationen sowie Tutorial-Videos, die das Setup beispielhaft erklären: 

  1. Konfiguration von Phasen und Kategorien
  2. Konfiguration der E-Mail Einstellungen
  3. Erstellung von Recruiting-Interviews
  4. Erstellung von Evalutionsbögen
  5. Definition von Recruiting-Rollen
  6. Einrichtung der Personio-Jobseite
  7. Anlegen von externen Kanälen

Finden Sie hier alle Erklärvideos und Webinare zum Recruiting im Überblick. 

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Ihren Recruiting-Bereich über interaktive In-App Touren zu erkunden und im gleichen Zuge die Grundeinstellungen vorzunehmen. Sie durchlaufen die Konfiguration der einzelnen Funktionen exemplarisch innerhalb der Touren und haben anschließend die Möglichkeit, das Gelernte bei der Einrichtung Ihres Accounts selbständig anzuwenden. 

Genauere Informationen zu den In-App Touren finden Sie hier. Wir aktivieren diese gerne für Ihren Account. 

Finden Sie hier eine Übersicht über unsere Best Practice Artikel zu bestimmten Themen. 

 

7. Interner Review und finale Qualitätsprüfung

Status Update zur Halbzeit Ihrer Implementierung

Zur Halbzeit Ihrer Implementierung gibt Ihnen Ihr Implementation Manager ein Status-Update. Konkret bedeutet dies einen Überblick über Ihren Fortschritt sowie eine Einschätzung des verbleibenden Workloads. Gegebenenfalls wird Sie Ihr Implementation Manager bitten, sich weiterhin genügend bzw. auch zusätzliche Kapazitäten für die Implementierung zu blocken. 

Sollten Sie Ihre Implementierung nicht in der angedachten Zeit abschließen können, besteht die Möglichkeit, diese kostenpflichtig zu verlängern. Fragen Sie uns gerne nach weiteren Informationen. 

 

Finale Qualitätsprüfung zum Ende Ihrer Implementierung

Nachdem Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Implementation Manager alle für Sie relevanten Einstellungen in Personio vorgenommen haben, erfolgt ein interner Review nach dem Vier-Augen-Prinzip. Ein bisher unbeteiligter Implementation Manager prüft Ihre Einstellungen. 

Sie bekommen die Resultate per Email, benutzergerecht aufgearbeitet und mit relevanten Artikeln versehen. In einem Abschluss-Call passen Sie alle ausstehenden sowie zu optimierenden Einstellungen mit Ihrem Implementation Manager an und besprechen offenen Punkte und Themen in welchen Sie ggf. noch etwas unsicher sind. 

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sich als Ihre Mitarbeiter einzuloggen und Personio aus deren Sicht zu sehen. Es empfiehlt sich, diese Möglichkeit zu nutzen und verschiedene Szenarien durchzuspielen. Sprechen Sie Ihren Implementation Manager darauf an, dieser hat sicherlich einige Tipps an der Hand, welche Szenarien sinnvoll zu testen sind. 

 

8. Einladen Ihrer Mitarbeiter zu Personio 

Bevor Sie Personio aktiv nutzen und in Ihren Arbeitsalltag integrieren können, müssen Sie natürlich noch Ihre Mitarbeiter zu Personio einladen. Sie haben hier grundsätzlich zwei Möglichkeiten: 

Ihre Mitarbeiter in Etappen einladen

Es kann sinnvoll sein, zuerst eine representative Auswahl einiger Mitarbeiter zu Personio einzuladen, bevor Sie all Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Personio geben. Diese können Ihre Einstellungen testen und falls nötig, kritisch hinterfragen. 

Alle Ihre Mitarbeiter gleichzeitig einladen

Natürlich können Sie auch all Ihre Mitarbeiter gesammelt zu Personio einladen und somit ggf. zeitaufwendige Schleifen umgehen.  

Systemseitig wird von Personio bei Einladung zum persönlichen Account eine Einladungs-Email versandt, die nicht angepasst werden kann. Folgender Screenshot zeigt den Inhalt der Einladungsmail: 

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Die Einladungsemail wird in der Sprache versendet, welche Sie unter Einstellungen > Unternehmen für Ihren Account festgelegt haben. Sollten Sie für einen Ihrer Mitarbeiter die Sprache in den persönlichen Einstellungen gegensätzlich zur Accountsprache hinterlegt haben, bekommt dieser die Einladungsemail in der für ihn persönlich definierten Sprache. 

 

Machen Sie sich nicht die Mühe und stellen relevante Informationen für Ihre Mitarbeiter zusammen, denn von uns bekommen Sie sehr gut ausgearbeitete Vorlagen.

Finden Sie in den folgenden Artikeln z.B. Power Point Präsentationen, ein Video und viele weitere hilfreiche Informationen: 

 

9. Upgrade Ihres Accounts 

Sollte während oder nach Ihrer Implementierung ein Upgrade auf eine höhere Paketgröße oder ein höheres Paketmodul anstehen, kommt es darauf an, für welche Zahlungsart Sie sich entschieden haben:

  • Sie zahlen jährlich per Überweisung
  • Sie zahlen monatlich per Kreditkarte

Zahlen Sie monatlich, können Sie Ihren Account selbst in Personio upgraden. Zahlen Sie jährlich, wenden Sie sich bitte an uns unter support@personio.de oder +49 89 1250 1003. 

Genauere Informationen zum Thema Upgrade finden Sie hier. Eine Auflistung verschiedener Produktvarianten und -preisen finden Sie auf unserer Webseite.

 

Ausführliche Informationen und Hilfestellungen zur Konfiguration und Implementierung Ihres Personio-Accounts können Sie zudem unserem Personio Helpcenter oder unserem Handbuch für Administratoren entnehmen.

 

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