Überblick über den Implementierungsprozess

Dieser Artikel vermittelt Ihnen einen Überblick über den Ablauf Ihrer Personio-Implementierung. Ziel des Prozesses ist die Konfiguration Ihres Accounts gemäß Ihrer unternehmensspezifschen Bedürfnisse sowie das Erlangen umfangreicher Kenntnisse, um Personio bestmöglich in Ihre alltägliche Arbeit zu integrieren. 

Erste Kontaktaufnahme

Nachdem Sie sich für Personio entschieden haben, werden Sie von Ihrem zuständigen Implementation Manager via E-Mail kontaktiert. In dieser finden Sie hilfreiche Informationen, wie:

  • Implementierungszeitraum
  • Link zu einem Überblick über den Prozess Ihrer Implementierung 
  • Anleitung zur initialen Zugriffsfreigabe für Personio Support-Mitarbeiter
  • Link zu einem Fragebogen bezüglich Ihrer Unternehmensstruktur
  • Links zu unterstützenden Informationen, wie z.B. unserem Personio Helpcenter

Die erste Abstimmung erfolgt anschließend in einem circa 30 minütigen Telefonat. Für diesen Termin müssen Sie nichts vorbereiten; es geht im Wesentlichen um ein erstes Kennenlernen und das weitere Vorgehen. Natürlich können auch Sie Ihre Fragen stellen und relevante Themen ansprechen. 

 

Ansprechpartner und zeitlicher Rahmen

Implementierung

Für die 6 Wochen Ihrer Implementierung (im Enterprise Paket 8 Wochen) ist Ihr Implementation Manager Ihr persönlicher Ansprechpartner in allen Belangen. Bei dem zeitlichen Rahmen handelt es sich um 30 bzw. 40 Werktage, die zusammenhängend ab Implementierungsstart laufen.

Hinsichtlich Ihrer Zeitplanung bitten wir Sie, bis zum Abschluss der Implementierung ausreichend Zeit einzuplanen. Für gewöhnlich sind zwei einstündige Termine pro Woche, sowie einige zeitliche Kapazitäten für nachträgliche Konfigurationsarbeiten ein gutes Maß. Ihr Implementation Manager wird entsprechende Telefontermine mit Ihnen vereinbaren. 

Visuell werden die Telefontermine durch Screen Sharing, Helpcenter-Artikel und Videos unterstützt. Vor- und/oder nachbereitend stellen wir Ihnen hilfreiches Material zur Verfügung, sodass Sie jederzeit alle Schritte nachvollziehen können. 

Sie erreichen uns via E-Mail unter support@personio.de oder telefonisch unter +49 89 1250 1003. 

Abschluss der Implementierung

Nach Abschluss der Implementierung übergibt Ihr Implementation Manager Ihren Account an unsere Customer Service Kollegen. Für Sie ändert sich jedoch nichts, denn Sie können weiterhin all Ihre Fragen via E-Mail oder Telefon über die gleichen Kontaktdaten platzieren. Ihre Anfragen werden intern direkt an unser Customer Service Team weitergeleitet. 

 

Vorbereitung

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, dass Sie mit der Akquise aller notwendigen Daten bereits vor Beginn der Implementierung starten. 

Sie haben in Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten, Gehälter, Anwesenheitszeiten, Abwesenheitsperioden, Abwesenheitskontostände und Bewerber via Excel zu importieren. 

Sprechen Sie uns auf eine Datensammlung vor Implementierungsstart an. Für alle oben genannten Importe stellen wir Ihnen gerne entsprechende Excel-Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie in den entsprechenden Artikeln zu den ersten Schritten des Prozesses. 

 

Erster Login

Sie können Ihren Account unter https://meinaccount.personio.de/ aufrufen. Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wie Personio aufgesetzt aussehen kann, enthält Ihr Account bereits vor der Implementierung exemplarische Konfigurationen, Mitarbeiter und Vorlagen. Basierend auf diesen Einstellungen, können Sie Ihren Account an Ihre Bedürfnisse anpassen. Mit Eintritt des Vertragsstarts wird Ihr Test-Account entsprechend Ihres gebuchten Funktionsumfanges umgewandelt. Alle bis dahin getätigten Einstellungen werden übernommen. 

Um mit der Einrichtung Ihres Accounts zu beginnen, bitten wir Sie zunächst den Setup-Prozess abzuschließen. Hierzu erscheint unter Einstellungen > Unternehmen ein Hinweis mit einer entsprechenden Aufforderung:

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Der Setup-Prozess führt Sie in drei Schritten durch vorzunehmende Basis-Konfigurationen in Ihrem Account. Die hier eingegebenen Daten, bzw. vorgenommenen Einstellungen können auch nachträglich noch geändert werden.

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Durch das Abschließen des Setup-Prozesses werden alle Beispiel-Mitarbeiter gelöscht, sodass Sie mit der Konfiguration Ihres Accounts und dem Import Ihrer Mitarbeiter beginnen können.

 

Datenschutz

Personio bietet Ihnen diverse Möglichkeiten die Daten Ihrer Mitarbeiter und Bewerber, entsprechend Ihren Anforderungen und zugleich EU-DSGVO konform, zu schützen. Allgemeine Informationen zum Thema Datenschutz sowie unsere Whitepaper "EU-DSGVO bei Personio" sowie "AWS bei Personio" finden Sie auf unserer Webseite.

Um Ihre Personalverwaltung datenschutzkonform aufzustellen, nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor Implementierungsstart vor: 
 

Definition von Support- und Weisungsberechtigten

Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Support > Support- und Weisungsberechtigte bis zu sieben Mitarbeiter als supportberechtigt und entscheiden Sie zusätzlich, ob diese Mitarbeiter weisungsberechtigt i.S.d. EU-DSGVO sein sollen. Alle Informationen zu dem Hinterlegen von Support- und Weisungsberechtigten finden Sie hier.

Zugriffsbeschränkung auf Kundenaccounts

Ab Inkrafttreten der EU-DSGVO haben Personio-Mitarbeiter standardmäßig keinen Zugriff auf Ihren Account. Um Unterstützung bei der initialen Einrichtung Ihres Accounts zu erhalten, ist vorab eine Freigabe Ihres Accounts für Ihren Implementation Manager, bzw. unsere Support-Mitarbeiter notwendig. Alle Informationen zu der Zugriffsfreigabe für Personio-Mitarbeiter finden Sie hier.

Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV)

Personio ist verpflichtet mit Ihnen einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) abzuschließen. Um den administrativen Aufwand für beide Seiten möglichst gering zu halten, bieten wir die Möglichkeit, den AVV direkt in Personio zu unterzeichnen. Alle Informationen finden Sie hier.

E-Mail-Benachrichtigungen

Entscheiden Sie grundsätzlich, ob Sie und Ihre Mitarbeiter System-Benachrichtigungen via E-Mail erhalten sollen. Navigieren Sie dazu in den Einstellungen zu Unternehmen > E-Mail Benachrichtigungen aktivieren. Alle Informationen zu E-Mail-Benachrichtigungen von Personio finden Sie hier

Weitere datenschutzrelevante Themen, die ggf. während Ihrer Implementierung auftauchen können, finden Sie hier.

 

Implementierungsschritte

Grundsätzlich setzen Sie im Rahmen Ihrer Implementierung, je nach Wahl Ihres Pakets, zwei voneinander unabhängig funktionierende Bereiche in Personio auf. Dennoch empfehlen wir, den Bereich Personalverwaltung vor dem Bereich Recruiting zu konfigurieren, da einige Einstellungen im Recruiting besser greifbar sind, wenn Mitarbeiter in Ihrem Account hinterlegt sind. Finden Sie nachfolgend eine Auflistung aller zu erledigenden Schritte:

Konfiguration der Personalverwaltung

Die Einrichtung Ihrer Personalverwaltung umfasst 11 Schritte. Die einzelnen Schritte sollten in der dargestellten Reihenfolge durchgeführt werden. In den nachfolgenden Helpcenter-Artikeln finden Sie detaillierte Informationen sowie Tutorial-Videos, die das Setup beispielhaft erklären: 

  1. Import von Mitarbeiterdaten
  2. Konfiguration von Standorten und Abteilungen
  3. Import von Gehältern 
  4. Konfiguration und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen
  5. Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln
  6. Import von Abwesenheiten
  7. Überprüfung von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten
  8. Konfiguration von Genehmigungsprozessen
  9. Konfiguration von On- und Offboarding-Prozessen
  10. Konfiguration von Dokumentvorlagen
  11. Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Finden Sie hier alle Erklärvideos und Webinare zur Personalverwaltung im Überblick. 

Konfiguration des Recruitings

Die Einrichtung Ihres Recruiting-Bereichs umfasst sieben Schritte. Die einzelnen Schritte sollten in der dargestellten Reihenfolge durchgeführt werden. In den nachfolgenden Helpcenter-Artikeln finden Sie detaillierte Informationen sowie Tutorial-Videos, die das Setup beispielhaft erklären: 

  1. Konfiguration von Phasen und Kategorien
  2. Konfiguration der E-Mail Einstellungen
  3. Erstellung von Recruiting-Interviews
  4. Erstellung von Evalutionsbögen
  5. Definition von Recruiting-Rollen
  6. Einrichtung der Personio-Jobseite
  7. Anlegen von externen Kanälen

Finden Sie hier alle Erklärvideos und Webinare zum Recruiting im Überblick. 

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Ihren Recruiting-Bereich über interaktive In-App Touren zu erkunden und im gleichen Zuge die Grundeinstellungen vorzunehmen. Sie durchlaufen die Konfiguration der einzelnen Funktionen exemplarisch innerhalb der Touren und haben anschließend die Möglichkeit, das Gelernte bei der Einrichtung Ihres Accounts selbständig anzuwenden. 

Genauere Informationen zu den In-App Touren finden Sie hier. Wir aktivieren diese gerne für Ihren Account. 

Finden Sie hier eine Übersicht über unsere Best Practice Artikel zu bestimmten Themen. 

 

Interner Review und finale Qualitätsprüfung

Status Update zur Halbzeit Ihrer Implementierung

Zur Halbzeit Ihrer Implementierung gibt Ihnen Ihr Implementation Manager ein Status-Update. Konkret bedeutet dies einen Überblick über Ihren Fortschritt sowie eine Einschätzung des verbleibenden Workloads. Gegebenenfalls wird Sie Ihr Implementation Manager bitten, sich weiterhin genügend bzw. auch zusätzliche Kapazitäten für die Implementierung zu blocken. 

Sollten Sie Ihre Implementierung nicht in der angedachten Zeit abschließen können, besteht die Möglichkeit, diese kostenpflichtig zu verlängern. Fragen Sie uns gerne nach weiteren Informationen. 

 

Finale Qualitätsprüfung zum Ende Ihrer Implementierung

Nachdem Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Implementation Manager alle für Sie relevanten Einstellungen in Personio vorgenommen haben, erfolgt ein interner Review nach dem Vier-Augen-Prinzip. Ein bisher unbeteiligter Implementation Manager prüft Ihre Einstellungen. 

Sie bekommen die Resultate per E-Mail, benutzergerecht aufgearbeitet und mit relevanten Artikeln versehen. In einem Abschluss-Call passen Sie alle ausstehenden sowie zu optimierenden Einstellungen mit Ihrem Implementation Manager an und besprechen offene Punkte und Themen in welchen Sie ggf. noch etwas unsicher sind. 

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sich als Ihre Mitarbeiter einzuloggen und Personio aus deren Sicht zu sehen. Es empfiehlt sich, diese Möglichkeit zu nutzen und verschiedene Szenarien durchzuspielen. Sprechen Sie Ihren Implementation Manager darauf an, dieser hat sicherlich einige Tipps an der Hand, welche Szenarien sinnvoll zu testen sind. 

 

Einladen Ihrer Mitarbeiter zu Personio 

Den Abschluss der Implementierung bildet das Einladen Ihrer Mitarbeiter zu Personio, sodass jeder Mitarbeiter einen individuellen Login erhält. Sie haben hier grundsätzlich zwei Möglichkeiten: 

Ihre Mitarbeiter in Etappen einladen

Es kann sinnvoll sein, zuerst eine representative Auswahl einiger Mitarbeiter zu Personio einzuladen, bevor Sie all Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Personio geben. Diese können Ihre Einstellungen testen und falls nötig, kritisch hinterfragen. 

Alle Ihre Mitarbeiter gleichzeitig einladen

Natürlich können Sie auch all Ihre Mitarbeiter gesammelt zu Personio einladen und somit ggf. zeitaufwendige Schleifen umgehen.  

Systemseitig wird von Personio bei Einladung zum persönlichen Account eine Einladungs-E-Mail versandt, die nicht angepasst werden kann. Folgender Screenshot zeigt den Inhalt der Einladungsmail: 

Screenshot.png

Die Einladungs-E-Mail wird in der Sprache versendet, welche Sie unter Einstellungen > Unternehmen für Ihren Account festgelegt haben. Sollten Sie für einen Ihrer Mitarbeiter die Sprache in den persönlichen Einstellungen gegensätzlich zur Account-Sprache hinterlegt haben, bekommt dieser die Einladungs-E-Mail in der für ihn persönlich definierten Sprache. 

Machen Sie sich nicht die Mühe und stellen relevante Informationen für Ihre Mitarbeiter zusammen, denn von uns bekommen Sie sehr gut ausgearbeitete Vorlagen.

Finden Sie in den folgenden Artikeln z.B. Power Point Präsentationen, ein Video und viele weitere hilfreiche Informationen: 

 

Upgrade Ihres Accounts 

Sollte während oder nach Ihrer Implementierung ein Upgrade auf eine höhere Paketgröße oder ein höheres Paketmodul anstehen, kommt es darauf an, für welche Zahlungsart Sie sich entschieden haben:

  • Sie zahlen jährlich per Überweisung
  • Sie zahlen monatlich per Kreditkarte

Zahlen Sie monatlich, können Sie Ihren Account selbst in Personio upgraden. Zahlen Sie jährlich, wenden Sie sich bitte an uns unter support@personio.de oder +49 89 1250 1003. 

Genauere Informationen zum Thema Upgrade finden Sie hier. Eine Auflistung verschiedener Produktvarianten und -preisen finden Sie auf unserer Webseite.

 

Ausführliche Informationen und Hilfestellungen zur Konfiguration und Implementierung Ihres Personio-Accounts können Sie zudem unserem Personio Helpcenter oder unserem Handbuch für Administratoren entnehmen.

 

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