Überblick über den Implementierungsprozess

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Dieser Artikel vermittelt Ihnen einen Überblick über den Ablauf Ihrer Personio-Implementierung. Ziel des Implementierungsprozesses ist die Konfiguration Ihres Accounts gemäß Ihrer unternehmensspezifischen Bedürfnisse sowie das Erlangen umfangreicher Kenntnisse, um Personio bestmöglich in Ihre alltägliche Arbeit zu integrieren.

 

Erste Kontaktaufnahme

Nachdem Sie sich für Personio entschieden haben, erhalten Sie die ersten wichtigen Informationen zum Implementierungsprozess von Ihrem Sales-Ansprechpartner.

Vor dem offiziell vereinbarten Startdatum der Implementierung haben Sie ausreichend Zeit, um alle für die Implementierung benötigten Daten und Informationen zu sammeln und an unserem Webinar “Vorbereitung auf die Implementierung” teilzunehmen. 

Das Implementation Team setzt sich vor oder spätestens zum Start der Implementierung mit Ihnen in Verbindung, um Sie mit allen erforderlichen Informationen bezüglich Ihrer Implementierung zu versorgen.

 

Ansprechpartner und zeitlicher Rahmen

Je nach Unternehmensgröße und Umfang Ihres Personio-Pakets, dauert die Implementierung zwischen 4 und 8 Wochen. Während dieser Zeit versorgen wir Sie mit allen benötigten Informationen und überwachen den Fortschritt Ihrer Implementierung.

Hinsichtlich Ihrer Zeitplanung bitten wir Sie, sich bis zum Abschluss der Implementierung ausreichend Zeit freizuhalten, um die Implementierung in der vorgesehenen Zeit abzuschließen. 

Planen Sie daher bitte genügend Zeit für die Konfiguration der einzelnen Schritte ein.

Während und natürlich auch nach der Implementierung stehen Ihnen all unsere (interaktiven) Lernmaterialien wie unser Helpcenter, interaktive Touren, Webinare sowie unsere Community zur Verfügung.

 

Vorbereitung

Sie können Ihren Account unter meinaccount.personio.de aufrufen. Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wie Personio konfiguriert werden kann, enthält Ihr Account bereits exemplarische Konfigurationen, Mitarbeiter und Vorlagen. Basierend auf diesen Einstellungen, können Sie Ihren Account an Ihre Bedürfnisse anpassen. Zum Vertragsstart wird Ihr Test-Account entsprechend Ihres gebuchten Funktionsumfanges umgewandelt. Alle bis dahin getätigten Einstellungen werden übernommen.

Sollten Sie Ihren gebuchten Funktionsumfang erweitern wollen, finden Sie hier alle Informationen zum Upgrade Ihres Personio-Accounts. Eine Übersicht unserer verschiedenen Pakete finden Sie auf unserer Website.

Nutzen Sie die Zeit bis zum Start der Implementierung für die Akquise aller notwendigen Daten. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Ihnen Ihre Mitarbeiterdaten noch nicht in elektronischer Form zur Verfügung stehen oder Sie Mitarbeiterdaten extern anfragen müssen (z.B. bei der DATEV-Integration mit Lodas bzw. Lohn & Gehalt). Sie haben in Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten, Gehälter, Anwesenheitszeiten, Abwesenheitsperioden, Abwesenheitskontostände sowie Bewerber via Excel zu importieren. Für all diese Importe stellen wir Ihnen entsprechende Excel-Vorlagen zur Verfügung.

Achten Sie als Kunde mit DATEV Lodas Integration bitte darauf, dass Sie die passende Importvorlage verwenden!

 

Setup-Prozess abschließen

Um mit der Einrichtung Ihres Accounts zu beginnen, bitten wir Sie zunächst den Setup-Prozess abzuschließen. Hierzu erscheint unter Einstellungen > Unternehmen ein entsprechender Hinweis. Der Setup-Prozess führt Sie in drei Schritten durch vorzunehmende Basis-Konfigurationen in Ihrem Account; diese können nachträglich geändert werden.

setup-process_de.png

Mit Abschluss des Setup-Prozesses werden alle Demo-Mitarbeiter gelöscht, sodass Sie mit der Konfiguration Ihres Accounts beginnen können. Nehmen Sie zusätzlich bitte die folgenden Einstellungen zum Implementierungsstart vor:

  • Definition von Support- und Weisungsberechtigten: Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Support > Support- und Weisungsberechtigte maximal zwei Mitarbeiter als supportberechtigt und entscheiden. Sie zusätzlich, ob diese Mitarbeiter weisungsberechtigt i.S.d. EU-DSGVO sein sollen.
  • Zugriffsbeschränkung auf Kunden-Accounts: Personio-Mitarbeiter haben standardmäßig keinen Zugriff auf Ihren Account. Um Unterstützung bei der initialen Einrichtung Ihres Accounts zu erhalten, ist vorab eine Freigabe Ihres Accounts für Ihren Implementation Manager, bzw. unsere Support-Mitarbeiter notwendig.
  • Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV): Personio ist verpflichtet mit Ihnen einen AVV abzuschließen. Um den administrativen Aufwand für beide Seiten möglichst gering zu halten, bieten wir die Möglichkeit, den AVV direkt in Personio zu unterzeichnen.

Ohne einen unterzeichneten Auftragverarbeitungsvertrag (AVV) kann die Implementierung aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht beginnen.

 

Implementierungsschritte

Grundsätzlich setzen Sie im Rahmen Ihrer Implementierung, je nach Wahl des Funktionsumfanges, die Bereiche Personalverwaltung und Recruiting unabhängig voneinander auf. Dennoch empfehlen wir, den Bereich Personalverwaltung vor dem Recruiting zu konfigurieren. Die Implementierung ist in einzelne Module unterteilt, welche Sie in der gegebenen Reihenfolge durchführen sollten. Finden Sie nachfolgend detaillierte Informationen in Form von Helpcenter Artikeln und Tutorial-Videos, die die Einrichtung anhand praxisnaher Beispiele erläutern:

Konfiguration der Personalverwaltung

  1. Import von Mitarbeiterdaten
  2. Konfiguration von Standorten und Abteilungen
  3. Import von Gehältern
  4. Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung
  5. Konfiguration und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen
  6. Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln
  7. Import von Abwesenheiten
  8. Überprüfung von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten
  9. Konfiguration von Genehmigungsprozessen
  10. On-/ Offboarding
  11. Dokumentvorlagen konfigurieren

Konfiguration des Recruitings

  1. Konfiguration von Phasen und Kategorien
  2. Konfiguration der E-Mail Einstellungen
  3. Erstellung von Recruiting-Interviews
  4. Erstellung von Evalutionsbögen
  5. Einrichtung der Personio-Jobseite
  6. Anlegen von externen Kanälen
  7. Definition von Recruiting-Rollen

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Ihren Personio-Account mithilfe von interaktiven In-App Touren kennenzulernen und im gleichen Zuge die Grundeinstellungen vorzunehmen. Weitere Informationen zu den In-App Touren finden Sie hier. Wir aktivieren diese gerne für Ihren Account.

 

Abschluss der Implementierung

Nachdem Sie alle Einstellungen in Personio vorgenommen haben, erfolgt eine Account-Prüfung. Auch hier unterstützen wir Sie mit zahlreichen Materialien wie Best Practice-Artikeln und Checklisten.

Sollten Sie Ihre Implementierung nicht in der angedachten Zeit abschließen können, besteht die Möglichkeit, diese kostenpflichtig zu verlängern.

Den Abschluss der Implementierung bildet standardmäßig das Einladen Ihrer Mitarbeiter zu Personio. Nach Abschluss der Implementierung übergibt das Implementation Team Ihren Account an unser Customer Service Team. Sie können sich dann bei Fragen oder Problemen, für die Sie im Helpcenter oder in der Community keine Antworten gefunden haben, gerne via E-Mail oder Telefon an unsere Kollegen wenden.

 

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