Überblick über den Implementierungsprozess

Dieser Artikel vermittelt Ihnen einen Überblick über den Ablauf Ihrer Personio-Implementierung. Ziel des Implementierungsprozesses ist die Konfiguration Ihres Accounts gemäß Ihrer unternehmensspezifischen Bedürfnisse sowie das Erlangen umfangreicher Kenntnisse, um Personio bestmöglich in Ihre alltägliche Arbeit zu integrieren.

 

Erste Kontaktaufnahme

Nachdem Sie sich für Personio entschieden haben, erhalten Sie die ersten wichtigen Informationen zum Implementierungsprozess von Ihrem Sales-Ansprechpartner. Vor dem offiziell vereinbarten Startdatum der Implementierung haben Sie zwei Wochen Zeit, um alle relevanten Daten und Informationen zu sammeln.

Ihr zuständiger Implementation Manager kontaktiert Sie anschließend für die Vereinbarung eines Kick-Off Telefonats. In diesem Termin lernen Sie Ihren Implementation Manager kennen und besprechen gemeinsam den Projektplan für die Implementierung sowie die ersten Schritte. Natürlich können auch Sie auch all Ihre Fragen stellen und relevante Themen ansprechen.

 

Ansprechpartner und zeitlicher Rahmen

Je nach Unternehmensgröße und Umfang Ihres Personio-Pakets, steht Ihnen für 5 bis 8 Wochen Ihr Implementation Manager als persönlicher Ansprechpartner in allen Belangen zur Verfügung. Hinsichtlich Ihrer Zeitplanung bitten wir Sie, bis zum Abschluss der Implementierung ausreichend Zeit einzuplanen.

Erfahrungsgemäß sind zwei einstündige Telefontermine pro Woche, sowie zeitliche Kapazitäten für nachträgliche Konfigurationsarbeiten ein gutes Maß.

Visuell werden die Telefontermine durch Screen Sharing, Helpcenter Artikel, In-App Touren und Videos unterstützt. Vor- und/oder nachbereitend stellen wir Ihnen hilfreiches Material zur Verfügung, sodass Sie jederzeit alle Schritte nachvollziehen können. Sie erreichen uns via E-Mail unter support@personio.de oder telefonisch unter +49 89 1250 1003.

 

Vorbereitung

Sie können Ihren Account unter der URL https://meinaccount.personio.de/ aufrufen. Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wie Personio konfiguriert werden kann, enthält Ihr Account bereits exemplarische Konfigurationen, Mitarbeiter und Vorlagen. Basierend auf diesen Einstellungen, können Sie Ihren Account an Ihre Bedürfnisse anpassen. Zum Vertragsstart wird Ihr Test-Account entsprechend Ihres gebuchten Funktionsumfanges umgewandelt. Alle bis dahin getätigten Einstellungen werden übernommen.

Sollten Sie Ihren gebuchten Funktionsumfang erweitern wollen, finden Sie hier alle Informationen zum Upgrade Ihres Personio-Accounts. Eine Übersicht unserer verschiedenen Pakete finden Sie auf unserer Website.

Nutzen Sie die zwei Wochen vor dem Start der Implementierung für die Akquise aller notwendigen Daten. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Ihnen Ihre Mitarbeiterdaten noch nicht in elektronischer Form zur Verfügung stehen oder Sie Mitarbeiterdaten extern anfragen müssen. Sie haben in Personio die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten, Gehälter, Anwesenheitszeiten, Abwesenheitsperioden, Abwesenheitskontostände sowie Bewerber via Excel zu importieren. Für all diese Importe stellen wir Ihnen entsprechende Excel-Vorlagen zur Verfügung.

Um mit der Einrichtung Ihres Accounts zu beginnen, bitten wir Sie zunächst den Setup-Prozess abzuschließen. Hierzu erscheint unter Einstellungen > Unternehmen ein entsprechender Hinweis. Der Setup-Prozess führt Sie in drei Schritten durch vorzunehmende Basis-Konfigurationen in Ihrem Account; diese können nachträglich geändert werden.

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Mit Abschluss des Setup-Prozesses werden alle Beispiel-Mitarbeiter gelöscht, sodass Sie mit der Konfiguration Ihres Accounts beginnen können. Nehmen Sie zusätzlich bitte die folgenden Einstellungen zum Implementierungsstart vor:

  • Definition von Support- und Weisungsberechtigten: Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Support > Support- und Weisungsberechtigte bis zu sieben Mitarbeiter als supportberechtigt und entscheiden Sie zusätzlich, ob diese Mitarbeiter weisungsberechtigt i.S.d. EU-DSGVO sein sollen.
  • Zugriffsbeschränkung auf Kunden-Accounts: Personio-Mitarbeiter haben standardmäßig keinen Zugriff auf Ihren Account. Um Unterstützung bei der initialen Einrichtung Ihres Accounts zu erhalten, ist vorab eine Freigabe Ihres Accounts für Ihren Implementation Manager, bzw. unsere Support-Mitarbeiter notwendig.
  • Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV): Personio ist verpflichtet mit Ihnen einen AVV abzuschließen. Um den administrativen Aufwand für beide Seiten möglichst gering zu halten, bieten wir die Möglichkeit, den AVV direkt in Personio zu unterzeichnen.

Ohne einen unterzeichneten Auftragverarbeitungsvertrag (AVV) kann die Implementierung aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht beginnen.

Implementierungsschritte

Grundsätzlich setzen Sie im Rahmen Ihrer Implementierung, je nach Wahl des Funktionsumfanges, die Bereiche Personalverwaltung und Recruiting unabhängig voneinander auf. Dennoch empfehlen wir, den Bereich Personalverwaltung vor dem Recruiting zu konfigurieren. Die Implementierung ist in einzelne Module unterteilt, welche Sie in der gegebenen Reihenfolge durchführen sollten. Finden Sie nachfolgend detaillierte Informationen in Form von Helpcenter Artikeln und Tutorial-Videos, die die Einrichtung anhand praxisnaher Beispiele erläutern:

Konfiguration der Personalverwaltung

  1. Import von Mitarbeiterdaten
  2. Konfiguration von Standorten und Abteilungen
  3. Import von Gehältern
  4. Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung
  5. Konfiguration und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen
  6. Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln
  7. Import von Abwesenheiten
  8. Überprüfung von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten
  9. Konfiguration von Genehmigungsprozessen
  10. Konfiguration von On- und Offboarding-Prozessen
  11. Konfiguration von Dokumentvorlagen

Konfiguration des Recruitings

  1. Konfiguration von Phasen und Kategorien
  2. Konfiguration der E-Mail Einstellungen
  3. Erstellung von Recruiting-Interviews
  4. Erstellung von Evalutionsbögen
  5. Einrichtung der Personio-Jobseite
  6. Anlegen von externen Kanälen
  7. Definition von Recruiting-Rollen

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Ihren Personio-Account mithilfe von interaktiven In-App Touren kennenzulernen und im gleichen Zuge die Grundeinstellungen vorzunehmen. Weitere Informationen zu den In-App Touren finden Sie hier. Wir aktivieren diese gerne für Ihren Account.

Finden Sie zusätzlich hier eine Übersicht unserer Best Practices.

 

Abschluss der Implementierung

Nachdem Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Implementation Manager alle Einstellungen in Personio vorgenommen haben, erfolgt eine interne Account-Prüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip. Ein bisher unbeteiligter Implementation Manager prüft Ihre Einstellungen. Sie bekommen unser Feedback via E-Mail mit allen relevanten Informationen versehen. In einem abschließenden Telefonat passen Sie alle ausstehenden sowie zu optimierenden Einstellungen mit Ihrem Implementation Manager an und können letzte offene Punkte und Unsicherheiten besprechen.

Den Abschluss der Implementierung bildet standardmäßig das Einladen Ihrer Mitarbeiter zu Personio. Nach Abschluss der Implementierung übergibt Ihr Implementation Manager Ihren Account an unsere Customer Service Kollegen. Für Sie ändert sich jedoch nichts, denn Sie können weiterhin all Ihre Fragen via E-Mail oder Telefon über die gleichen Kontaktdaten stellen. Ihre Anfragen werden intern direkt an unser Customer Service Team weitergeleitet.

Sollten Sie Ihre Implementierung nicht in der angedachten Zeit abschließen können, besteht die Möglichkeit, diese kostenpflichtig zu verlängern.

Ausführliche Informationen und Hilfestellungen zur Konfiguration und Implementierung Ihres Personio-Accounts können Sie zudem unserem Personio Helpcenter sowie unserem Handbuch für Administratoren (Personalverwaltung) und unserem Handbuch für Administratoren (Recruiting) entnehmen.

 

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