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Gehaltsdaten importieren (Implementierung)

 

 

Dies ist Schritt 1 von 2 des Implementierungsmoduls Vergütungen und vorbereitende Lohnbuchhaltung.

Nachdem Sie Abteilungen und Standorte konfiguriert und Ihre Mitarbeiterdaten importiert haben, können Sie nun Gehaltsdaten importieren. Aktuelle wie auch historische Mitarbeitergehälter lassen sich in Personio problemlos mittels eines gesammelten Excel-Imports importieren.

 

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Der Import Ihrer Gehaltsdaten in Personio ist wichtig, da er die Basis für Folgendes darstellt:

  • Speichern Sie alle Gehaltsdaten Ihrer Mitarbeiter fehlerfrei und zentral.
  • Erstellen Sie eine zentrale Datenbank für alle Ihre Gehaltsdaten, damit jeder weiß, welche Informationen gespeichert sind und wo sie zu finden sind.
  • Schaffen Sie Transparenz und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie direkte Einblicke in Gehaltsanpassungen, Boni und einmalige Vergütungen bieten.
  • Übertragen Sie automatisch alle gehaltsrelevanten Daten in die vorbereitende Lohnbuchhaltung, damit HR sie lediglich überprüfen und genehmigen muss.

 

 

Schritt 1: Gehaltsberechnung einrichten

Ehe Sie Gehälter importieren, müssen Sie hinterlegen, wie anteilige Gehälter berechnet werden sollen.

Hier legen Sie fest, ob das anteilige Gehalt eines Mitarbeiters, der Mitte des Monats anfängt, auf der Grundlage der tatsächlichen Tage des Monats oder immer auf der Basis von 30 Tagen berechnet werden soll. Dadurch wird sichergestellt, dass die hochgeladenen Gehaltsdaten korrekt berechnet werden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Gehaltsberechnung zu konfigurieren:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung.
  2. Gehen Sie zum Reiter Allgemein.
  3. Gehen Sie im Abschnitt Lohnbuchhaltung zu Anteilige Gehaltsberechnung.
  4. Ihnen stehen hierfür die Optionen Basierend auf 30 Tagen und Basierend auf den Tagen des Monats zur Verfügung.
  5. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Detaillierte Informationen zur anteiligen Gehaltsberechnung finden Sie in unserem Artikel Anteilige Gehaltsberechnung.

 

Schritt 2: Importdateien vorbereiten

Sobald Sie Ihre anteiligen Gehaltsberechnungen konfiguriert haben, können Sie mit der Vorbereitung der verschiedenen Importdateien beginnen. Es gibt vier verschiedene Importdateien: Gehaltsdaten, Wiederkehrende Vergütungen, Flexible Boni und Einmalige Vergütungen. Sie können die Dateien in verschiedenen Sprachen im Download-Bereich rechts unten auf dieser Seite herunterladen.

Hinweis
Die Sprache der Import-Datei muss mit der Sprache des Personio-Kontos übereinstimmen. Ansonsten funktioniert der Import-Prozess nicht. Wie Sie die Sprache Ihres Kontos ändern können, erfahren Sie hier.

 

Löhne & Gehälter 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Gehalts-Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage Import von Gehaltsdaten im Download-Bereich herunter.

    Hinweis: Wir empfehlen, dass Sie vor jedem Import die Excel-Vorlage direkt aus diesem Artikel erneut herunterladen, um die Verwendung einer veralteten Version der Vorlage zu vermeiden.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter ein.
  3. Füllen Sie in der Spalte Fixgehalt das aktuell gültige monatliche oder jährliche Bruttogehalt aus oder verwenden Sie die Spalte Stundenlohn, um die aktuell gültigen Stundenlöhne einzugeben.

    Hinweis: Füllen Sie nicht beide Spalten aus, da sich die jeweiligen Berechnungen gegenseitig stören.

  4. Verwenden Sie die Spalte Intervall, um die Häufigkeit der Zahlung anzugeben. Sie haben zwei Möglichkeiten: Monatlich oder Jährlich.
    Hinweis: Die Spalte Intervall ist nur auf Fixgehälter anwendbar. Ein in dieser Spalte eventuell eingegebener Wert wird ignoriert, wenn Sie einen Stundenlohn eingeben.

  5. Fügen Sie für jeden Mitarbeiter das Datum hinzu, seit dem das aktuelle Gehalt gültig ist (i.d.R. das Anstellungsdatum bzw. Datum der letzten Gehaltserhöhung).
  6. Geben Sie für jeden Mitarbeiter die Wochenstunden ein.

    Hinweis: Wenn dieser Wert leer bleibt, werden standardmäßig die wöchentlichen Arbeitsstunden der Abteilung des Mitarbeiters angewendet.

  7. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

Hinweise für Gehaltsimporte
▶︎ Das Gehalt für Teilzeitmitarbeiter muss als der Betrag angegeben werden, den sie tatsächlich erhalten.
Beispiel: Carla erhält 80 Prozent des Vollzeitgehalts, was 3000 € entspricht: Dies ist der Betrag, der in die Excel-Datei eingegeben werden sollte.
▶ ︎Mitarbeiter, deren Gehalt nicht importiert werden soll (z. B. ehemalige Mitarbeiter), können in der Excel-Datei weggelassen werden.
Achten Sie bei der Zellenformatierung darauf, dass Gehälter in den Excel-Vorlagen nicht mehr als zwei Nachkommastellen haben dürfen.▶︎ Performancebasierte Boni können für jeden Mitarbeiter gesondert eingerichtet werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Performance-Ziele konfigurieren.

 

Historische Löhne und Gehälter und Wochenarbeitszeiten hinzufügen (optional)

Falls zusätzlich zu den aktuell gültigen Gehältern auch vergangene Gehälter und Wochenarbeitszeiten in Personio erfasst werden sollen, fügen Sie für den entsprechenden Mitarbeiter in der Excel-Vorlage einfach weitere Gehaltseinträge hinzu und setzen Sie das entsprechende Datum unter Gültig ab in die Vergangenheit. Wichtig ist hierbei, dass das aktuelle Gehalt an unterster Stelle in der Liste steht. Dies ermöglicht Ihnen die Erfassung der gesamten Gehaltshistorie Ihrer Mitarbeiter und die mühelose Nachverfolgung von Gehaltsänderungen.

Wiederkehrende Vergütungen

Es ist möglich, für jeden Mitarbeiter zusätzliche wiederkehrende Gehaltskomponenten einzugeben (z. B. Zuschüsse zum ÖPNV, zur Verpflegung, zu Fitnessstudios, zu Internet-Flatrates usw.). Diese können ebenso wie Gehälter hochgeladen werden. 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage Import wiederkehrender Vergütungen im Download-Bereich herunter.

    Hinweis: Wir empfehlen, dass Sie vor jedem Import die Excel-Vorlage direkt aus diesem Artikel erneut herunterladen, um die Verwendung einer veralteten Version der Vorlage zu vermeiden.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter ein.
  3. Erstellen Sie für jede wiederkehrende Vergütungsart, die für Sie relevant ist, eine Spalte.

    Hinweise
    ▶ ︎Benennen Sie die einzelnen Spalten wie folgt: Gehalt/Beschreibung der Art der wiederkehrenden Vergütung.
    ▶ ︎Jede wiederkehrende Vergütungsart, die Sie importieren möchten, muss bereits in Personio erstellt sein.

  4. Geben Sie dann für jede Vergütungsart den jeweiligen Betrag ein.

    Hinweis: Um Abzüge wie Rentenbeiträge zu handhaben, können Sie negative Beträge verwenden. Setzen Sie einfach ein Minus vor den Betrag (zum Beispiel -700,00).

  5. Definieren Sie in der Spalte Intervall eine Auszahlungsfrequenz: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
  6. Geben Sie nun unter Gültig ab das Startdatum ein, ab dem die Vergütung ausgezahlt wird. Tragen Sie optional unter Gültig bis das Datum ein, an dem die Vergütung endet. Zum erfassten Stichtag wird die entsprechende Vergütung genullt. 

  7. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

Hinweis
Bevor Sie nun die Excel-Datei importieren können, müssen zunächst die zusätzlichen Gehaltskomponenten in Personio hinterlegt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um zusätzliche Gehaltskomponenten in Personio zu speichern:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Zusätzliche Vergütung.
  2. Klicken Sie auf Neue erstellen und geben Sie einen Namen für die Vergütung ein.
  3. Wählen Sie die Auszahlungsfrequenz Wiederkehrend.
  4. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Wiederkehrende Vergütungen verwalten.

Flexible Boni

Sie haben auch die Möglichkeit, flexible Boni zu importieren. Diese können ebenso wie Gehälter hochgeladen werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage Import flexibler Boni im Download-Bereich herunter.

    Hinweis: Wir empfehlen, dass Sie vor jedem Import die Excel-Vorlage direkt aus diesem Artikel erneut herunterladen, um die Verwendung einer veralteten Version der Vorlage zu vermeiden.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter ein.
  3. Geben Sie unter Flexibler Bonus den entsprechenden Betrag ein.
  4. Geben Sie nun unter Gültig ab das Startdatum ein, ab dem die Vergütung ausgezahlt wird.
  5. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

Hinweis
Ehe Sie die Excel-Datei importieren können, müssen die Boni als Gehaltskomponenten der jeweiligen Mitarbeiter angelegt werden. 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um für einen Mitarbeiter einen flexiblen Bonus anzulegen:

  1. Gehen Sie zum Mitarbeiterprofil und klicken Sie auf den Reiter Gehalt.
  2. Klicken Sie unter Gehaltsbestandteile auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Bonus bearbeiten/hinzufügen und wählen Sie Flexibler Bonus.
  4. Wählen Sie den Bonuszeitraum und das Datum, ab dem die Änderung wirksam sein soll.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bonuszahlungen verwalten.

Einmalige Vergütungen

Sie können auch Einmalige Vergütungen zuweisen. Vor dem Import müssen Sie Einmalige Vergütungsarten erstellen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage Import einmaliger Vergütungen im Download-Bereich herunter.

    Hinweis: Wir empfehlen, dass Sie vor jedem Import die Excel-Vorlage direkt aus diesem Artikel erneut herunterladen, um die Verwendung einer veralteten Version der Vorlage zu vermeiden.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter ein.
  3. Geben Sie die Art der einmaligen Vergütung und den Betrag, einen optionalen Kommentar sowie Monat und Jahr der Zahlung ein.
  4. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

salaries-one-time-compensation-import_de.png

Hinweis
Spalten, die Zahlen enthalten, sollten immer als Text formatiert sein, damit sie korrekt in Personio importiert werden.

Erfahren Sie mehr über Einmalige Vergütungen.

 

Schritt 3: Gehaltsdaten importieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Gehaltsdaten und andere Vergütungsarten in Personio zu importieren:

  1. Datei hochladen: Navigieren Sie in der Seitenleiste zm Bereich Importe.
    ▶︎ Wählen Sie für Gehälter, wiederkehrende Vergütungen und flexible Boni den Import-Dateityp Import von Gehältern.
    ▶︎ Für den Import einmaliger Vergütungen wählen Sie Import einmaliger Vergütungen.
    Klicken Sie dann auf Datei auswählen, laden Sie Ihre Datei hoch und klicken Sie auf Weiter.
  2. Spalten konfigurieren: Weisen Sie die Spalten Ihrer Excel-Datei ggf. manuell den entsprechenden Attributen in Personio zu. Klicken Sie dann auf Weiter.



  3. Import-Vorschau: Prüfen Sie Ihre Importdaten in der Vorschau des Imports. Wenn Sie Fehler bemerken, können Sie den Import einfach abbrechen, die Fehler in der Excel-Tabelle korrigieren und wieder mit Schritt 1 anfangen. Wenn die Daten korrekt sind, klicken Sie auf Import.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen Import durchführen.

Tipp
Wenn beim Import Fehler auftreten, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei Importen im Helpcenter.

Nächster Schritt

 

Herzlichen Glückwunsch🎉
Sie können jetzt mit der Einrichtung Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung fortfahren.