Schritt 3: Import von Gehältern

 

 

Nach dem Import der Mitarbeiterdaten und der Konfiguration der Standorte und Abteilungen können Sie im nächsten Schritt die Gehaltsdaten importieren.

Aktuelle wie auch historische Mitarbeitergehälter lassen sich in Personio problemlos mittels eines gesammelten Excel-Imports importieren. Überlegen Sie dazu zunächst, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf Basis eines Stundenlohns oder eines Festgehaltes vergütet werden.

Hinweis: Damit Importe von Gehältern funktionieren, muss die Sprache der Import-Datei mit der Sprache des Personio-Kontos, das für den Import verwendet wird, übereinstimmen. Weitere Informationen über die Änderung der Sprache Ihres Kontos finden Sie in unserem Artikel Wie ändere ich die Sprache meines Personio-Kontos?

 

Importdateien vorbereiten

Löhne & Gehälter 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Gehaltsdaten Upload im Download-Bereich rechts unten auf dieser Seite herunter. Hinweis: Wir empfehlen, dass Sie vor jedem neuen Import die Excel-Vorlage direkt aus diesem Artikel erneut herunterladen, um die Verwendung einer veralteten Version der Excel-Vorlage zu vermeiden.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter ein.
  3. Füllen Sie in der Spalte Fixgehalt das aktuell gültige Bruttomonatsgehalt oder -jahresgehalt aus oder verwenden Sie die Spalte Stundenlohn, um den aktuell gültigen Stundenlohn einzugeben.
  4. Verwenden Sie die Spalte Intervall, um die Häufigkeit der betreffenden Zahlung anzugeben. Sie haben zwei Möglichkeiten: Monatlich oder Jährlich. Hinweis: Die Spalte Intervall ist nur auf Fixgehälter anwendbar. Ein in dieser Spalte eventuell eingegebener Wert wird ignoriert, wenn Sie einen Stundenlohn eingeben.
  5. Fügen Sie für jeden Mitarbeiter das Datum hinzu, seit dem das aktuelle Gehalt gültig ist (i.d.R. das Anstellungsdatum bzw. Datum der letzten Gehaltserhöhung).
  6. Geben Sie für jeden Mitarbeiter die Wochenstunden ein. Hinweis: Wenn dieser Wert leer bleibt, werden standardmäßig die wöchentlichen Arbeitsstunden der Abteilung des Mitarbeiters angewendet.
  7. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

 

Historische Löhne und Gehälter und Wochenarbeitszeiten hinzufügen (optional)

Falls zusätzlich zum aktuell gültigen Gehalt auch vergangene Gehälter und Wochenarbeitszeiten in Personio erfasst werden sollen, fügen Sie für den entsprechenden Mitarbeiter in der Excel-Vorlage einfach weitere Gehaltseinträge hinzu und setzen Sie das entsprechende Datum unter Gültig ab in die Vergangenheit. Wichtig ist hierbei, dass das aktuelle Gehalt an unterster Stelle in der Liste steht. Dies ermöglicht Ihnen die Erfassung der gesamten Gehaltshistorie Ihrer Mitarbeiter und die mühelose Nachverfolgung von Gehaltsänderungen.

 

Was ist beim Import von Löhnen und Gehältern zu berücksichtigen?

  • Das Gehalt bei Teilzeitmitarbeitern muss in der tatsächlich ausgezahlten Höhe angegeben werden (eine Hochrechnung auf 100 % ist nicht notwendig)
  • Einem Mitarbeiter kann zeitgleich entweder nur ein Stundenlohn oder nur ein Festgehalt zugewiesen werden.
  • Mitarbeiter, deren Gehalt nicht importiert werden soll (z. B. ehemalige Mitarbeiter), müssen in den Excel-Vorlagen nicht berücksichtigt werden.
  • Achten Sie bei der Zellenformatierung darauf, dass Gehälter in den Excel-Vorlagen nicht mehr als zwei Nachkommastellen haben dürfen.
  • Performancebasierte Bonusgehälter können für jeden Mitarbeiter gesondert eingerichtet werden.

 

Wiederkehrende Vergütungen

Es ist möglich, für jeden Mitarbeiter zusätzliche Gehaltskomponenten einzugeben (z.B. ÖPNV-Zuschuss). Diese können ebenso wie Gehälter hochgeladen werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Wiederkehrende Verguetungen Upload im Download-Bereich rechts unten auf dieser Seite herunter.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adresse der einzelnen Mitarbeiter sowie alle bestehenden wiederkehrenden Vergütungen ein.
  3. Geben Sie hier die Art der Vergütung an, legen Sie das Auszahlungsintervall fest und bestimmen Sie ab wann die Vergütung gültig ist. Tragen Sie optional das Datum ein, an dem die Vergütung endet. Zum erfassten Stichtag wird die entsprechende Kompensation genullt. 
  4. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

template_recurring_compensations_de.png

Hinweis: Bevor Sie nun die Excel-Datei importieren können, müssen zunächst die zusätzlichen Vergütungsarten in Personio hinterlegt werden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Wiederkehrende Vergütungsarten.
  3. Klicken Sie ins Feld Neue Art anlegen, geben Sie einen Namen für Ihre wiederkehrende Vergütungsart ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die Vergütungsart anzulegen.

Weitere Informationen über wiederkehrende Vergütungen finden Sie in unserem Artikel Wiederkehrende Vergütungen verwalten.

 

Flexible Boni

Sie haben auch die Möglichkeit, flexible Boni zu importieren. Diese können ebenso wie Gehälter hochgeladen werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Flexible Boni Upload im Download-Bereich rechts unten auf dieser Seite herunter.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter ein.
  3. Geben Sie den flexiblen Bonus ein und legen Sie fest, ab wann diese Vergütung jeweils gelten soll.
  4. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

bonus-import_de.png

Ehe Sie die Excel-Datei importieren können, müssen die Boni als Gehaltskomponenten der jeweiligen Mitarbeiter angelegt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um für einen Mitarbeiter einen flexiblen Bonus anzulegen:

  1. Navigieren Sie im Mitarbeiterprofil auf den Reiter Gehalt.
  2. Klicken Sie unter Gehaltsbestandteile auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Bonus bearbeiten/hinzufügen und wählen Sie Flexibler Bonus.
  4. Wählen Sie den Bonuszeitraum und das Datum, ab dem die Änderung wirksam sein soll.

employee-profile-salary-add-custom-bonus_de.png

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Bonuszahlungen finden Sie in unserem Artikel Verwaltung von Bonuszahlungen.

 

Einmalige Vergütungen

Sie können auch Einmalige Vergütungen zuweisen. Diese können ebenso wie Gehälter importiert werden, indem Sie für den Upload-Dateityp die Option „Upload einer einmaligen Vergütung“ wählen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten: 

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Einmalige Verguetungen Upload im Download-Bereich rechts unten auf dieser Seite herunter.
  2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter ein.
  3. Geben Sie die Vergütungsart und den Betrag, eine optionale Bemerkung sowie Monat und Jahr der Zahlung ein.
  4. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

salaries-one-time-compensation-import_de.png

Sie brauchen die einmaligen Vergütungen nicht schon zuvor in Personio anlegen, da sie beim Import automatisch angelegt werden. Achten Sie deshalb auf eine richtige Schreibweise, um doppelte Einträge zu vermeiden.

Weitere Informationen zu einmaligen Vergütungen sowie eine detaillierte Anleitung für den Import finden Sie in unserem Artikel Einmalige Vergütungen hinzufügen.

 

Gehaltsberechnungen konfigurieren

Ehe Sie Gehälter importieren, müssen Sie die Berechnung anteiliger Gehälter konfigurieren.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung.
  2. Im Bereich Lohnbuchhaltung können Sie unter dem Reiter Allgemein die Anteilige Gehaltsberechnung anpassen.
  3. Ihnen stehen hierfür die Optionen Basierend auf 30 Tagen und Basierend auf den Tagen des Monats zur Verfügung.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

salary-and-payroll-settings-general_de.png

Detaillierte Informationen zur anteiligen Gehaltsberechnung finden Sie in unserem Artikel Anteilige Gehaltsberechnung.

 

Gehaltsdaten importieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Gehaltsdaten und andere Vergütungsarten in Personio zu importieren:

  1. Datei hochladen: Navigieren Sie zum Bereich Importe. Wählen Sie für Gehälter, wiederkehrende Vergütungen und flexible Boni den Upload-Dateityp „Upload von Gehältern“. Für den Import einmaliger Vergütungen, wählen Sie „Upload einer einmaligen Vergütung“. Klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie Ihre Datei hoch. Klicken Sie auf Weiter.

    import-salary_de.png

  2. Spalten konfigurieren: Weisen Sie die Spalten Ihrer Excel-Datei ggf. manuell den entsprechenden Attributen in Personio zu. Klicken Sie auf Weiter.

    import-salary-action_de.png

  3. Import-Vorschau: Prüfen Sie Ihre Importdaten in der Vorschau des Imports. Wenn Sie Fehler bemerken, können Sie den Import einfach abbrechen, die Fehler in der Excel-Tabelle korrigieren und wieder mit Schritt 1 anfangen. Wenn die Daten korrekt sind, klicken Sie auf Import.

Weitere Informationen zum Import von Mitarbeiterdaten finden Sie in unserem Artikel Wie führe ich einen Import durch?

Tipp: Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Wenn Sie einen Datenimport planen und unsere Hilfe brauchen, wenden Sie sich an unser Serviceteam über den Bereich Antworten finden; diesen erreichen Sie in Personio über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden.

 

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