Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihre Unternehmensstruktur in Personio abbilden, indem Sie sowohl Standorte als auch Gesellschaften hinzufügen und diesen Mitarbeitende zuweisen. Das Hinzufügen von Standorten in Personio hilft, Mitarbeitende nach Standorten zu organisieren, und ermöglicht standortspezifische Berichte und Analysen. Darüber hinaus können Sie durch das Hinzufügen von Gesellschaften die Einhaltung lokaler Gesetze sowie eine korrekte Lohnbuchhaltung und Verwaltung von Zusatzleistungen sicherstellen.
Hinweis
Wenn Sie Personio Payroll nutzen, ist es unerlässlich, dass Ihre Unternehmensstruktur korrekt eingerichtet ist. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Unternehmensstruktur für Personio Payroll einrichten.
Standorte konfigurieren
Standort hinzufügen
Sie müssen jeden Standort in Personio separat anlegen. So können Sie für jeden Standort die Adresse, die Währung, die Zeitzone sowie gegebenenfalls einen individuellen Feiertagskalender konfigurieren.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Standort einzurichten:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Standorte.
- Geben Sie im Feld Neuer Standort... einen Namen ein und klicken Sie auf den Button +.
- Nachdem Sie den neuen Standort hinzugefügt haben, können Sie die verschiedenen Felder ausfüllen:
-
(0): Wie viele aktive Mitarbeitende zugewiesen sind. Wenn keine Mitarbeitenden zugewiesen sind, können Sie den Standort löschen.
-
Name des Standorts: Der eben eingegebene Name.
-
Währung: die Währung des Standorts. Diese wird in den Mitarbeitendenprofilen für die Vergütung und in der Lohnbuchhaltung angezeigt.
-
Zeitzone: die Zeitzone des Standorts. Diese ist für Importprozesse und E-Mail-Erinnerungen wichtig.
-
Adresse: Die Standort-Adresse ist unerlässlich, wenn Sie Jobbörsen nutzen möchten.
-
Feiertage: das Feiertagsmodell des Standorts. Dies ist nur relevant, wenn es vom Feiertagsmodell des Unternehmens abweicht. Es ist für die Berechnung von Abwesenheitskontoständen unerlässlich.
Hinweis:
Das Mitarbeitendenattribut Standort wird in der Regel automatisch angelegt, wenn Sie Mitarbeitendendaten in Personio importieren. Es ist jedoch eine gute Idee, diese Informationen anschließend manuell zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren.
Gesellschaften einrichten
Gesellschaften aktivieren
-
Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Gesellschaften aktivieren sollten. Die folgende Tabelle zeigt, wie sich Gesellschaften auf Funktionen in Personio auswirken:
| Funktion |
Auswirkung auf die Gesellschaft |
| Karriereseite |
Sie können für jede Gesellschaft eine eigene Karriereseite erstellen und Jobs bestimmten Gesellschaften zuweisen. Erfahren Sie mehr über das Branding von Gesellschaften im Recruiting.
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| DATEV |
Sie können die DATEV-Integration für verschiedene Gesellschaften einrichten.
Wenn Sie Gesellschaften aktivieren, werden jedoch die DATEV-Arbeitgebereinstellungen gelöscht und die Berechtigung wird widerrufen. So stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für die einzelnen Gesellschaften korrekt sind und keine Daten an den falschen Empfänger gesendet werden.
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| Nach Attribut filtern |
Sie können das Attribut Gesellschaft für jeden in Personio verfügbaren Filter auswählen. Sie können es beispielsweise verwenden, um einer bestimmten Gesellschaft Zugriffsrechte zu gewähren. Mitarbeitende mit Zugriffsrechten auf eine bestimmte Gesellschaft können nur auf Daten für diese Gesellschaft zugreifen. Erfahren Sie mehr über Mitarbeitendenrollen und Zugriffsrechte (Implementierung).
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| Orgchart |
Sie können jede Gesellschaft und ihre Mitarbeitenden im Orgchart anzeigen, indem Sie nach Gesellschaft filtern.
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| Lohnbuchhaltung |
Sie können für jede Gesellschaft separate Exporte der Lohnbuchhaltung erstellen. Die Aufgliederung Ihrer Gesellschaften in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erfolgt automatisch. Erfahren Sie mehr über den Prozess der monatlichen Lohnbuchhaltung in Personio.
Wenn Sie jedoch zusätzliche Gesellschaften aktivieren, werden die zuvor genehmigten Abrechnungsperioden nicht mehr freigegeben und zuvor generierte Exporte sind nicht mehr zugänglich.
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| Berichte |
Sie können separate Berichte erstellen, indem Sie Gruppen anlegen oder für einzelne Gesellschaften Filter hinzufügen.
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- Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen.
- Klicken Sie neben Unternehmensinformationen auf Bearbeiten.
- Aktivieren Sie die Checkbox für Funktionen von Gesellschaften aktiviert und klicken Sie auf Speichern.
Gesellschaften hinzufügen
- Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Gesellschaften.
- Klicken Sie auf Neue hinzufügen.
- Wählen Sie ein Land aus, und suchen Sie unter Suche: Gesellschaften nach dem vollständigen Namen der Gesellschaft. Achten Sie darauf, die richtige Gesellschaft auszuwählen. Die Details werden automatisch befüllt. Alternativ können Sie diese auch manuell ausfüllen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wiederholen Sie den Vorgang für jede Gesellschaft, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie mehrere Gesellschaften hinzufügen, wählen Sie die Gesellschaft aus, die Sie als Ihre Hauptgesellschaft haben möchten, und klicken Sie auf Als Hauptgesellschaft festlegen.
Wenn beim Ausfüllen der Attribute für eine Gesellschaft Fehler auftreten, sehen Sie sich die folgenden Tabellen an (und auch diese Tabelle zur Lohnbuchhaltung, wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat):
Allgemeine Angaben
| Attribut |
Auslöser für Validierungsfehler ▶︎ |
| Name |
- Der Wert ist < 3 Zeichen lang.
- Das erste Zeichen ist eines der folgenden: Leerzeichen, Unterstrich, Minuszeichen, Pluszeichen, Komma, Semikolon, Doppelpunkt, Stern, Punkt, Hashtag.
-
Der Wert ist die Betriebsnummer.
Hinweis
Die Art des Unternehmens (GmbH, AG usw.) muss separat am Ende stehen; Groß- und Kleinschreibung muss beachtet werden.
Beispiele:
▶︎ PERSONIO GROUP SE
▶︎ Personio SE & Co KG
Fehler treten auf, wenn:
▶︎ ein Wort fehlt: PERSONIO SE
▶ ︎die Reihenfolge falsch ist: PERSONIO SE Group
▶︎ Schreibfehler vorliegen: PERSONIO GRUOP SE
|
| Betriebsnummer |
- Der Wert besteht nicht aus genau 8 Zeichen.
- Die ersten drei Ziffern der Betriebsnummer sind eine der folgenden Kombinationen: 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 009, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 996, 997.
Hinweis
Erfahren Sie mehr über die Handelsregisternummer für in Deutschland niedergelassene Gesellschaften.
|
| E-Mail |
- Der Wert ist > 70 Zeichen lang.
- Das @-Zeichen kommt mehr als einmal vor.
- Die Zeichen @, <, > oder ein Apostroph stehen am Anfang oder am Ende des Werts.
- Der Wert enthält etwas anderes als:
| Ausrufezeichen ! |
Et-Zeichen & |
| Anführungszeichen " |
Apostroph ' |
| Doppelkreuz/Hash # |
Runde Klammer, offen oder geschlossen () |
| Dollar $ |
Sternchen * |
| Prozent % |
Plus + |
| Komma , |
Bindestrich - |
| Punkt . |
Schrägstrich / |
| Ziffern 0-9 |
Doppelpunkt : |
| Semikolon ; |
weniger als < |
| gleich = |
größer als > |
| Fragezeichen ? |
Paragraf § |
| @ |
Großbuchstaben A-Z, Ä, Ö, Ü |
| Zirkumflex-Akzent ^ |
Kleinbuchstaben a–z, ä, ö, ü |
| Gravis-Akzent ` |
Unterstrich _ |
|
| Telefon |
-
Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
- Der Wert enthält etwas anderes als: Ziffern, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern, Leerzeichen, Pluszeichen.
- Ein Pluszeichen steht an einer anderen Stelle als der ersten.
- Das erste Zeichen ist kein Pluszeichen, keine Null oder keine offene runde Klammer.
- Der Wert enthält ein Plus gefolgt von einer Null.
- Der Wert besteht nur aus Nullen.
|
Wohnort
| Attribut |
Auslöser für Validierungsfehler ▶︎ |
| Straßenname |
- Der Wert ist > 33 Zeichen, < 2 Zeichen
▶︎ Ausnahme: Darf 1 Großbuchstabe lang sein. ✅ab | ✅ A | ❌ a
- Sie haben etwas anderes als die folgenden Zeichen eingegeben: Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkte, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche, Apostrophe, runde Klammern, Et-Zeichen, Anführungszeichen.
-
Ein Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Apostrophe, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommt mehr als einmal hintereinander vor
▶︎ Beispiel: Straßenname,,
- Der Wert beginnt mit drei identischen Buchstaben.
▶︎ Ausnahme 1: Er beginnt mit „III.“ und weitere Zeichen folgen.
▶︎ Ausnahme 2: Er beginnt mit „MMM-Str“.
- Der Wert beginnt mit etwas anderem als Buchstaben, Ziffern, Apostroph oder Anführungszeichen.
- Der Wert beginnt mit einer Reihe von Ziffern, auf die kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen oder Bindestrich folgt.
- Der Wert enthält eine Reihe von Ziffern, auf die kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen, Bindestrich, Schrägstrich oder Komma folgt.
- Der Wert enthält einen Punkt, der nicht unmittelbar auf einen Buchstaben oder eine Ziffer folgt.
- Der Wert endet mit einem Leerzeichen oder einem Bindestrich.
|
| Hausnummer |
- Der Wert ist > 9 Zeichen lang.
- Der Wert enthält etwas anderes als: Buchstaben, Ziffern, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche, Punkte.
- Das erste und das letzte Zeichen sind keine Buchstaben oder Ziffern.
- Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
▶︎ Beispiel: Charlottenhaus 151*
|
| Stadt |
- Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
- Der Wert enthält etwas anderes als: Buchstaben, Punkte, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern.
- Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
▶︎ Beispiel: München,,
- Der Wert beginnt mit drei identischen Buchstaben.
- Der Wert beginnt nicht mit einem Großbuchstaben.
- Nach etwas, das kein Buchstabe ist, erscheint ein Punkt.
- Das letzte Zeichen ist kein Buchstabe, kein Punkt und keine geschlossene runde Klammer.
|
| Postleitzahl |
- Der Wert liegt außerhalb des Bereichs (Beispiel: für in Deutschland niedergelassene Gesellschaften außerhalb von 01000 bis 99999).
|
| Bundesstaat |
Hinweis
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie Deutschland als Land der Gesellschaft auswählen.
|
Postanschrift
| Attribut |
Auslöser für Validierungsfehler ▶︎ |
| Name |
- Das erste Zeichen ist ein Leerzeichen.
|
| Postfachnummer |
- Der Wert ist > 10 Zeichen lang.
Hinweis
Dieses Feld ist nur ein Pflichtfeld, wenn Sie als Adressart Postfach auswählen. Wenn Sie Internationale Postanschrift oder Standard-Postanschrift auswählen, kann das Feld leer gelassen werden.
|
| Straßenname |
- Der Wert ist > 33 Zeichen, < 2 Zeichen
▶︎ Ausnahme: Darf 1 Großbuchstabe lang sein. ✅ab | ✅ A | ❌ a
- Sie haben etwas anderes als die folgenden Zeichen eingegeben: Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkte, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche, Apostrophe, runde Klammern, Et-Zeichen, Anführungszeichen.
-
Ein Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Apostrophe, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommt mehr als einmal hintereinander vor
▶︎ Beispiel: Straßenname,,
- Der Wert beginnt mit drei identischen Buchstaben.
▶︎ Ausnahme 1: Er beginnt mit „III.“ und weitere Zeichen folgen.
▶︎ Ausnahme 2: Er beginnt mit „MMM-Str“.
- Der Wert beginnt mit etwas anderem als Buchstaben, Ziffern, Apostroph oder Anführungszeichen.
- Der Wert beginnt mit einer Reihe von Ziffern, auf die kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen oder Bindestrich folgt.
- Der Wert enthält eine Reihe von Ziffern, auf die kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen, Bindestrich, Schrägstrich oder Komma folgt.
- Der Wert enthält einen Punkt, der nicht unmittelbar auf einen Buchstaben oder eine Ziffer folgt.
-
Der Wert endet mit einem Leerzeichen oder einem Bindestrich.
Hinweis
Dieses Feld ist nur ein Pflichtfeld, wenn Sie als Adressart Standard-Postanschrift auswählen. Wenn Sie Internationale Postanschrift oder Postfach auswählen, kann das Feld leer gelassen werden.
|
| Hausnummer |
- Der Wert ist > 9 Zeichen lang.
- Der Wert enthält etwas anderes als: Buchstaben, Ziffern, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche, Punkte.
- Das erste und das letzte Zeichen sind keine Buchstaben oder Ziffern.
- Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
▶︎ Beispiel: Charlottenhaus 151*
|
| Postleitzahl |
- Als Land ist Deutschland eingestellt und der Wert liegt außerhalb des Bereichs 01000 bis 99999.
- Das Land ist auf einen der unten aufgeführten Werte eingestellt und der Wert stimmt nicht mit dem dazu passenden Format überein.
| Land |
Ziffern |
Zugelassene Zeichen
N = Zahl, A = Großbuchstabe
|
| Österreich |
4 |
NNNN |
| Belgien |
4 |
NNNN |
| Kanada |
7 |
ANA NAN |
| Schweiz |
4 |
NNNN |
| Dänemark |
4 |
NNNN |
| Frankreich |
5 |
NNNNN |
| Niederlande |
7 |
NNNN AA |
| Polen |
6 |
NN-NNN |
| Tschechien |
6 |
NNN NN |
| Luxemburg |
4 |
NNNN |
| Bulgarien |
4 |
NNNN |
| Estland |
5 |
NNNNN |
| Griechenland |
6 |
NNN NN |
| Spanien |
5 |
NNNNN |
| Kroatien |
5 |
NNNNN |
| Italien |
5 |
NNNNN |
| Zypern |
4 |
NNNN |
| Lettland |
4 |
NNNN |
| Litauen |
5 |
NNNNN |
| Ungarn |
4 |
NNNN |
| Malta |
8 |
AAA NNNN |
| Portugal |
8 |
NNNN-NNN |
| Rumänien |
6 |
NNNNNNN |
| Slowenien |
4 |
NNNN |
| Slowakei |
6 |
NNN NN |
| Finnland |
5 |
NNNNN |
| Schweden |
6 |
NNN NN |
|
| Stadt |
- Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
- Der Wert enthält etwas anderes als: Buchstaben, Punkte, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern.
- Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
▶︎ Beispiel: München,,
- Der Wert beginnt mit drei identischen Buchstaben.
- Der Wert beginnt nicht mit einem Großbuchstaben.
- Nach etwas, das kein Buchstabe ist, erscheint ein Punkt.
- Das letzte Zeichen ist kein Buchstabe, kein Punkt und keine geschlossene runde Klammer.
|
| Bundesstaat |
Hinweis
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie Deutschland als Land der Gesellschaft auswählen.
|
| Land |
- Als Land wird das gleiche wie das der Gesellschaft ausgewählt.
Hinweis
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie als Adressart Internationale Postanschrift auswählen.
|
Ansprechpartner
| Attribut |
Auslöser für Validierungsfehler ▶︎ |
| Vollständiger Name |
- Der Wert ist > 34 Zeichen lang.
|
| Telefon |
- Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
- Der Wert enthält etwas anderes als die folgenden Zeichen: Ziffern, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern, Leerzeichen, Pluszeichen.
- Ein Pluszeichen steht an einer anderen Stelle als der ersten.
- Das erste Zeichen ist etwas anderes als ein Pluszeichen, eine Null oder eine offene runde Klammer.
- Der Wert enthält ein Plus gefolgt von einer Null.
-
Der Wert enthält nur Nullen.
|
| E-Mail |
- Der Wert ist > 70 Zeichen lang.
- Das @-Zeichen kommt mehr als einmal vor.
- Die Zeichen @, <, > oder ein Apostroph stehen am Anfang oder am Ende des Werts.
- Der Wert enthält etwas anderes als:
| Ausrufezeichen ! |
Et-Zeichen & |
| Anführungszeichen " |
Apostroph ' |
| Doppelkreuz/Hash # |
Runde Klammer, offen oder geschlossen () |
| Dollar $ |
Sternchen * |
| Prozent % |
Plus + |
| Komma , |
Bindestrich - |
| Punkt . |
Schrägstrich / |
| Ziffern 0-9 |
Doppelpunkt : |
| Semikolon ; |
weniger als < |
| gleich = |
größer als > |
| Fragezeichen ? |
Paragraf § |
| @ |
Großbuchstaben A-Z, Ä, Ö, Ü |
| Zirkumflex-Akzent ^ |
Kleinbuchstaben a–z, ä, ö, ü |
| Akzent ` |
Unterstrich _ |
|
Mitarbeitende einer Gesellschaft zuweisen
Um einer Gesellschaft neue Mitarbeitende zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
-
Fügen Sie der Mitarbeitendenliste einen neuen Mitarbeiter hinzu.
- Wählen Sie die Gesellschaft für den betreffenden Mitarbeiter in den neuen Einrichtungsoptionen für das Mitarbeitendenprofil aus.
So ändern Sie die Gesellschaft eines Mitarbeitenden:
- Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Mitarbeitendenliste.
- Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, deren Informationen Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf Aktionen > Profil bearbeiten.
-
Wählen Sie aus der Attributliste die Option Gesellschaft.
- Wählen Sie eine neue Gesellschaft aus.
- Optional: Wählen Sie aus, wann diese Funktion wirksam werden soll.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie können die Zahl der Mitarbeitenden, die einer Gesellschaft zugewiesen sind, unter Einstellungen > Unternehmen > Gesellschaften sehen.
Löschen Sie eine Gesellschaft
Um eine Gesellschaft zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Gesellschaften.
- Wählen Sie die Gesellschaft aus, die Sie löschen möchten. Stellen Sie sicher, dass die Gesellschaft keine aktiven oder inaktiven Mitarbeitenden enthält.
- Klicken Sie oben rechts auf das Menü mit den drei Punkten.
- Klicken Sie auf Löschen.
- Ein Bestätigungsfenster informiert Sie darüber, dass Sie die Gesellschaft löschen werden. Klicken Sie auf Löschen , um fortzufahren.