In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Unternehmensstruktur in Personio abbilden, indem Sie sowohl Standorte als auch Gesellschaften hinzufügen und ihnen Mitarbeitende zuweisen. Das Hinzufügen von Standorten in Personio hilft, Mitarbeitende nach Standorten zu organisieren, und ermöglicht standortspezifische Berichte und Analysen. Darüber hinaus ermöglicht das Hinzufügen von Gesellschaften die Einhaltung der lokalen Gesetze und gewährleistet eine genaue Lohnbuchhaltung und Leistungsverwaltung.

Bevor Sie beginnen

• Wenn Sie Personio Payroll verwenden, ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Unternehmensstruktur korrekt einrichten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Unternehmensstruktur für Personio Payroll einrichten.

Standort einrichten

Sie müssen jeden Standort als eigenen Standort in Personio einrichten. Auf diese Weise können Sie Adresse, Währung, Zeitzone und, falls erforderlich, einen individuellen öffentlichen Feiertagskalender für jeden Standort konfigurieren.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Standort einzurichten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Standorte.
3. Klicken Sie auf Standort hinzufügen.
4. Nachdem Sie den neuen Standort hinzugefügt haben, können Sie die verschiedenen Felder ausfüllen:
   • (0): Wie viele aktive Mitarbeitende zugewiesen sind. Wenn keine Mitarbeitenden zugewiesen sind, können Sie den Standort löschen.
   • Name des Standorts: Der Name, den Sie gerade eingegeben haben.
   • Währung: Die am Standort geltende Währung. Diese wird in den Mitarbeitendenprofilen für Vergütung und Lohnbuchhaltung angezeigt.
   • Zeitzone: Die Zeitzone des Standorts. Diese ist für Importprozesse und E-Mail-Erinnerungen wichtig.
   • Adresse: Die Adresse des Standorts ist unerlässlich, wenn Sie Stellenportale nutzen möchten. 
   • Feiertage: Der Feiertagskalender des Standorts. Dieser ist nur relevant, wenn er vom Feiertagsmodell des Unternehmens abweicht. Er ist für die Berechnung von Abwesenheitskontoständen unerlässlich.

Hinweis:
Das Mitarbeitendenattribut Standort wird in der Regel automatisch angelegt, wenn Sie Mitarbeitendendaten in Personio importieren. Es ist jedoch eine gute Idee, diese Informationen anschließend manuell zu prüfen und zu aktualisieren.

Geofencing für Standorte aktivieren

Wenn Sie den Standort Ihrer Mitarbeitenden im Verhältnis zu ihren Standorten erfassen, müssen Sie Geofencing aktivieren. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Standorte.
3. Klicken Sie auf einen Standort und dann auf Bearbeiten.
4. Suchen Sie nach einer Adresse und ziehen Sie den Pin an die gewünschte Stelle, um den Standort zu verfeinern.
5. Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie die Geofence-Option.
6. Legen Sie einen Perimeter-Radius fest. Dieser Radius bestimmt, wie nah Ihre Mitarbeitenden am Unternehmensstandort sein sollten, wenn sie ihren Arbeitsbeginn oder ihr Arbeitsende erfassen.
7. Speichern Sie die Änderungen.

Gesellschaften einrichten

Richten Sie Gesellschaften ein, die die registrierten Unternehmen widerspiegeln, aus denen Ihre Organisation besteht. Beispielsweise haben Sie vielleicht unterschiedliche Tochtergesellschaften in unterschiedlichen Ländern. Wenn Sie sie als Teil Ihrer Organisationsstruktur definieren, schaffen Sie damit die Grundlage für Prozesse und Berichte in Personio.

Die folgende Tabelle zeigt, wie sich Gesellschaften auf Funktionen in Personio auswirken:

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Gesellschaft in Personio einzurichten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Gesellschaften.
3. Klicken Sie auf Neue hinzufügen.
4. Wählen Sie ein Land aus. 
5. Suchen Sie unter Suche: Gesellschaften nach dem vollständigen Namen der Gesellschaft und wählen Sie die richtige Gesellschaft aus. Personio füllt die Details automatisch aus. Alternativ können Sie die Details auch manuell hinzufügen. Beim korrekten Ausfüllen der Details helfen Ihnen die nachstehenden Richtlinien.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Gesellschaft.
 

Richtlinien für das Ausfüllen von Details zu Gesellschaften

Um Fehler beim Ausfüllen der Attribute für eine Gesellschaft zu vermeiden, beachten Sie die folgende Tabelle. Wenn Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist, können Sie sich auch diese Richtlinien zur Lohnbuchhaltung heranziehen.

Mitarbeitende einer Gesellschaft zuweisen

Um neue Mitarbeitende einer Gesellschaft zuzuweisen, führen Sie diese Schritte aus:

1. Neuen Mitarbeiter zur Personalliste hinzufügen.
2. Wählen Sie in den Einstellungsoptionen für das neue Mitarbeitendenprofil die Gesellschaft für diesen Mitarbeiter aus. Ihnen wird angezeigt, wie viele Mitarbeitende in den einzelnen Gesellschaften tätig sind.

So ändern Sie die Gesellschaft eines Mitarbeiters:

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, deren Informationen Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf Profil bearbeiten.
4. Wählen Sie Gesellschaft aus der Attributliste aus.
5. Wählen Sie eine neue Gesellschaft aus.
6. Wählen Sie aus, wann die Änderung wirksam wird.
7. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Gesellschaften verwalten

Details zur Gesellschaft bearbeiten

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Gesellschaft zu bearbeiten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Gesellschaften.
3. Wählen Sie die Gesellschaft aus, die Sie bearbeiten möchten. 
4. Aktualisieren Sie die Gesellschaft und speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweis:
Sie können das Land der Gesellschaft nicht ändern, wenn die Gesellschaft Personio Payroll oder DATEV verwendet.

Gesellschaft löschen

Das Löschen einer Gesellschaft ist dauerhaft. Sie können diese Aktion nicht rückgängig machen. Wenn Sie eine Gesellschaft löschen, verschwindet ihr Name aus der Mitarbeitendenhistorie und den Berichten. Die historischen Informationen bleiben an beiden Stellen erhalten, jedoch ohne den Namen der Gesellschaft. Wenn Sie den Namen für historische Zwecke beibehalten müssen, benennen Sie die Gesellschaft stattdessen die um.

So löschen Sie eine Gesellschaft:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Gesellschaften.
3. Wählen Sie die Gesellschaft aus, die Sie löschen möchten. Stellen Sie sicher, dass die Gesellschaft keine aktiven oder inaktiven Mitarbeitenden enthält.
4. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol.
5. Klicken Sie auf Löschen.
6. Bestätigen Sie die Löschung.

Hinweis:
Sie können keine Gesellschaft löschen, für die Personio Payroll aktiviert ist. 

Nächster Schritt

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• Arbeitszeitmodelle verwalten
• Abwesenheitsarten erstellen
• Abwesenheitsrichtlinien erstellen