Dieser Artikel behandelt die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema Personalmanagement.

Wie kann ich das Geburtsjahr vor allen Mitarbeitenden verbergen?

Sie können das Geburtsjahr vor allen Mitarbeitenden verbergen. Mitarbeitende mit reinem Lesezugriff auf den Abschnitt mit dem Geburtsdatum sehen nur den Tag und den Monat. Admins und Mitarbeitende mit Bearbeitungs- oder Vorschlagsberechtigung sehen immer das vollständige Geburtsdatum einschließlich des Jahres, unabhängig davon, ob Sie die Option Jahr nur Benutzenden mit Bearbeitungs- oder Vorschlagsberechtigung anzeigen aktivieren.

Um das Geburtsjahr auszublenden, wählen Sie für das Attribut Geburtsdatum unter Einstellungen > Organisation > Personen > Persönliche Informationen die Option Jahr nur Nutzenden mit Bearbeitungs- oder Vorschlagsberechtigungen anzeigen.

Mitarbeitende mit der Berechtigung zur Berichterstellung sehen das vollständige Geburtsdatum einschließlich des Jahres.

Auf der Karte Jubiläen und Geburtstage auf der Startseite werden immer nur der Tag und der Monat angezeigt. Die Einstellung zur Anzeige des Jahres hat keinen Einfluss auf Karte mit Jubiläen und Geburtstagen, d. h. Mitarbeitende sehen dort nie das Jahr.

Wie kann ich nur die Geburtstage von Mitarbeitenden anzeigen, die ihre Einwilligung dazu gegeben haben?

Sie können die Sichtbarkeit von Geburtstagen steuern, indem Sie ein individuelles Attribut für die Zustimmung erstellen und über bedingte Anzeigerechte die Geburtstagsinformationen nur von den Mitarbeitern anzeigen, die damit einverstanden sind.

1. Erstellen Sie ein neues Attribut für die Einzelauswahl mit zwei Optionen: „Ja“ und „Nein“. Dies ist das Zustimmungsattribut, mit dem Mitarbeitende ihre Zustimmung protokollieren.
2. Erstellen Sie einen neuen Abschnitt mit diesem Zustimmungsattribut, und verschieben Sie das voreingestellte Attribut Geburtsdatum in diesen Abschnitt. 
3. Gewähren Sie den Mitarbeitenden Vorschlagsrechte in diesem Abschnitt, damit sie ihre Zustimmung protokollieren können. Die Mitarbeitenden wählen „Ja“, damit Teammitglieder ihren Geburtstag sehen können, oder „Nein“, damit ihr Geburtstag vor Teammitgliedern verborgen bleibt.
4. Legen Sie für den neuen Abschnitt bedingte Anzeigerechte fest, sodass das Attribut Geburtsdatum nur dann sichtbar ist, wenn der Wert des Zustimmungsattributs „Ja“ lautet.
5. Legen Sie bedingte Anzeigerechte für den Geburtstagskalender fest, sodass dort nur die Geburtstage von Mitarbeitenden angezeigt werden, die ihre Zustimmung erteilt haben.

Wie kann ich das Geburtsdatum eines bestimmten Mitarbeitenden ausblenden?

Sie können das Geburtsdatum eines bestimmten Mitarbeitenden ausblenden, indem Sie das Attribut Geburtsdatum in einen neuen Abschnitt verschieben und bedingte Anzeigerechte verwenden.

1. Verschieben Sie das Attribut Geburtsdatum in einen neuen Abschnitt. Benennen Sie den neuen Abschnitt beispielsweise „Geburtstag“.
2. Öffnen Sie die Rolle Alle Mitarbeitenden und wechseln Sie zur Registerkarte Berechtigungen.
3. Unter Persönliche Daten finden Sie den neuen Abschnitt. Stellen Sie dort die Ansicht auf Eigene und Individuell ein.
4. Legen Sie die individuelle Bedingung auf Name, ist nicht fest und geben Sie den Namen des Mitarbeitenden ein, dessen Geburtsdatum nicht sichtbar sein soll. 

Wie kann ich Teammitgliedern ermöglichen, Geburtstage auf der Karte Jubiläen und Geburtstage sowie im Teamkalender abzurufen?

Damit Teammitglieder Geburtstage auf der Karte Jubiläen und Geburtstage sowie im Teamkalender abrufen können:

1. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle in den Einstellungen für Rollen & Berechtigungen aus (z. B. Alle Mitarbeitenden).
2. Gewähren Sie Zugriff zum Anzeigen auf Mitarbeitendenprofil > Öffentliches Profil > Alle.
3. Gewähren Sie Zugriff zum Anzeigen auf den Abschnitt im Mitarbeitendenprofil, der das Attribut Geburtsdatum enthält.
4. Gewähren Sie Zugriff zum Anzeigen auf Teamkalender > Sichtbarkeit des Geburtstags.
5. Gehen Sie zu den Einstellungen der Startseite, öffnen Sie die Optionen der Karte Jubiläen und Geburtstage, und aktivieren Sie Geburtstage.

Die Karte Jubiläen und Geburtstage liest nur das voreingestellte Attribut Geburtsdatum aus. Ein benutzerdefiniertes Attribut funktioniert für diese Karte nicht, auch wenn Sie es „Geburtstag“ nennen und es mit Datumsdaten füllen.

Wie kann ich in der Personalliste nur Mitarbeitende mit einem bestimmten Status anzeigen?

Um nur Mitarbeitende mit einem bestimmten Status anzuzeigen, fügen Sie die Spalte Status zu Ihrer Ansicht hinzu, und verwenden Sie den Reiter Filter, um eine Regel für die Spalte Status hinzuzufügen. Um beispielsweise nur aktive Mitarbeitende anzuzeigen, fügen Sie eine Regel hinzu, dass der Status auf Aktiv festgelegt sein soll.

Um Mitarbeitende mit einem anderen Status als Aktiv anzuzeigen, benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen für den Profilbereich, der das Attribut Status enthält. Erfahren Sie mehr über die Anzeige von Mitarbeitenden nach Status.

Warum werden mir die Beziehungsarten Zusätzliche Führungskraft oder Person beim Erstellen eines neuen Attributs nicht angezeigt?

Die Beziehungsattributarten Zusätzliche Führungskraft und Person erfordern ein Core Pro-Abonnement und sind im Core-Plan nicht verfügbar. Wenn Sie Core Pro nutzen, richten Sie das Attribut wie folgt ein.

Wenn Sie Core nutzen, können Sie ein benutzerdefiniertes Attribut mit Einzelauswahl verwenden, um die Namen zusätzlicher Führungskräfte manuell zu erfassen. Fügen Sie den Namen jeder Führungskraft als Option im Attribut hinzu, und weisen Sie dann in jedem Mitarbeitendenprofil den entsprechenden Wert zu. Beachten Sie, dass bei Verwendung eines Attributs mit Einzelauswahl auf diese Weise nur der Name als Wert gespeichert wird. Es wird keine Verknüpfung zum Orgchart, zu Genehmigungs-Workflows oder zum Zugriff auf die Berichtslinie hergestellt, wie es bei den Beziehungsarten Zusätzliche Führungskraft oder Person der Fall ist.

Wie kann ich ein falsches Austrittsdatum korrigieren oder einen versehentlichen Austritt rückgängig machen?

Die richtige Vorgehensweise hängt davon ab, ob der Mitarbeiter tatsächlich ausscheidet.

Wenn das Austrittsdatum falsch ist, der Mitarbeiter aber tatsächlich ausscheidet:

1. Öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
3. ︎Wählen Sie Arbeitsverhältnis beenden aus.
4. Aktualisieren Sie das Austrittsdatum mit dem korrekten Wert.
5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Arbeitsverhältnis beenden.

Falls der Austritt irrtümlich erfolgte und der Mitarbeiter das Unternehmen nicht verlässt, befolgen Sie die Schritte zur Fehlerbehebung, um einen versehentlichen Austritt rückgängig zu machen.

Wenn das falsche Datum in der Vergangenheit liegt, hat das System möglicherweise bereits die nach diesem Datum angefallenen Abwesenheitszeitträume gelöscht und die Ansprüche auf Grundlage der Einstellungen zur anteiligen Berechnung neu berechnet. Diese Änderungen werden nicht automatisch rückgängig gemacht, wenn Sie das Austrittsdatum korrigieren oder entfernen. Überprüfen Sie anschließend den Reiter Abwesenheit des Mitarbeiters, und passen Sie Kontostände bei Bedarf manuell an.

Kann ich einen Mitarbeiter von Inaktiv wieder auf Aktiv setzen, ohne ein neues Profil zu erstellen?

Das hängt davon ab, warum der Mitarbeiter Inaktiv ist. Falls ein geplanter Austritt storniert wurde oder Sie den Austritt versehentlich eingegeben haben, befolgen Sie diese Schritte zur Fehlerbehebung, um den Mitarbeiter im selben Profil wieder in den Status Aktiv zu versetzen, ohne ein neues Profil erstellen zu müssen.

Wenn der Mitarbeiter tatsächlich Inaktiv war und das Unternehmen verlassen hat, nun aber zurückkehrt, verwenden Sie die Funktion Wiedereinstellung, um ein neues aktives Profil zu erstellen, während das ursprüngliche Profil als historische Aufzeichnung erhalten bleibt.

Ein Mitarbeiter, den ich in Personio hinzugefügt habe, hat die Stelle nie angetreten. Kann ich sein Profil löschen?

Die Vorgehensweise hängt davon ab, ob der Mitarbeiter in eine Abrechnung involviert war.

Wenn der Mitarbeiter nicht in eine Abrechnung involviert war, löschen Sie das Profil. Dadurch wird das Mitarbeitendenprofil entfernt und eine irreführende Aufzeichnung zum Austritt vermieden. Diese Aktion ist unumkehrbar und löscht sämtliche Profildaten und Dokumente. Sie sollten alle relevanten Dokumente exportieren, bevor Sie ein Profil löschen. So löschen Sie das Profil:

1. Öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
3. Wählen Sie Profil löschen aus.
4. Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme müssen Sie zur Bestätigung des Löschvorgangs außerdem LÖSCHEN eingeben.

Wenn der Mitarbeiter in eine Abrechnung involviert war, beenden Sie das Arbeitsverhältnis, anstatt das Profil zu löschen. Verwenden Sie dazu das Anstelldatum als Austrittsdatum. Das Profil wird auf Inaktiv gesetzt und erscheint nicht mehr in den Listen der aktiven Mitarbeitenden, aber Personio behält alle Daten bei. So beenden Sie das Arbeitsverhältnis:

1. Öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
3. ︎Wählen Sie Arbeitsverhältnis beenden aus.
4. Geben Sie das Anstelldatum als Austrittsdatum an.
5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Arbeitsverhältnis beenden.
6. Optional: Fügen Sie im Reiter Notizen eine Notiz hinzu, um festzuhalten, dass der Mitarbeiter die Stelle nie angetreten hat.

Kann ich zur Austrittsart individuelle Kündigungsgründe hinzufügen?

Personio definiert die Optionen für die Austrittsart, und Sie können diese nicht anpassen. Es ist auch nicht möglich, ein benutzerdefiniertes Attribut hinzuzufügen, das in dieser Optionsliste angezeigt wird. Um einen konkreten Kündigungsgrund zu dokumentieren, verwenden Sie das Freitextfeld Grund, wenn Sie das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters beenden.

Wie kann ich das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters aussetzen oder eine langfristige Auszeit für ihn einrichten?

In Personio umfasst die Funktion für langfristige Auszeiten auch längere Abwesenheiten wie Elternzeit, Sabbaticals oder längere Krankenstände. Dies umfasst Situationen, in denen Sie den aktiven Status eines Mitarbeiters vorübergehend aussetzen müssen. Erfahren Sie, wie Sie eine langfristige Auszeit planen.

Kann ich einen Mitarbeiter nach seinem letzten Arbeitstag für Teammitglieder ausblenden, ihn aber bis zum Austrittsdatum in Berichte einbeziehen?

Es gibt keine Einstellung im Mitarbeitendenprofil, um eine Person für andere Teammitglieder in Personio auszublenden, solange der Status Aktiv lautet, selbst nach dem letzten Arbeitstag. Die einfachste Möglichkeit, einen Mitarbeiter aus der für Teammitglieder abrufbaren Liste der aktiven Mitarbeitenden zu entfernen und ihm den Personio Zugriff zu entziehen, besteht darin, sein Arbeitsverhältnis zu beenden. Der Status ändert sich am Tag nach dem Austrittsdatum zu Inaktiv. Durch die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses bleiben die historischen Daten des Mitarbeiters erhalten. Die Person taucht zwar weiterhin in historischen Berichten auf, ist aber in der Liste der aktiven Mitarbeitenden nicht mehr zu finden.

Eine alternative Vorgehensweise besteht darin, individuelle Zugriffsrechte in den Mitarbeitendenrollen zu verwenden und die Bedingung so festzulegen, dass der jeweilige Mitarbeiter ausgeschlossen wird. Diese Vorgehensweise ist eine vorübergehende Lösung für einen Mitarbeiter, der zwar seinen letzten Arbeitstag hatte, aber noch angestellt ist, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter bis zum Ende der Kündigungsfrist von der Arbeit freigestellt ist. Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitendenfilter verwenden, um individuelle Berechtigungen zu gewähren.

Kann ein Mitarbeiter nach seinem Austritt für eine begrenzte Zeit weiterhin Zugriff auf Personio haben?

Nein. Der Zugriff auf Personio hängt vom Status des Mitarbeiters ab. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, endet sein Zugriff am Tag nach dem Austrittsdatum. Zu diesem Zeitpunkt ändert sich der Status zu Inaktiv, und die Person kann sich nicht mehr einloggen. Der Zugriff eines inaktiven Mitarbeiters kann nicht aktiv gehalten werden.

Ein ehemaliger Mitarbeiter kann sich nicht bei Personio einloggen. Wie kann ich Mitarbeitenden nach dem Austritt ihre Dokumente aushändigen?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ändert sich sein Status am Tag nach dem Austrittsdatum zu Inaktiv. Ein ehemaliger Mitarbeiter mit dem Status Inaktiv kann sich nicht bei Personio einloggen und hat daher keinen Zugriff auf die Dokumente in seinem alten Profil. Das Ändern der Login-E-Mail-Adresse oder das Zurücksetzen des Passworts ändert daran nichts.

Sie müssen den ehemaligen Mitarbeiter nicht erneut einstellen, um ihm seine Dokumente auszuhändigen. Wählen Sie eine dieser Optionen:

Falls Sie bestimmte Dokumente benötigen:

1. Gehen Sie zum Profil des ehemaligen Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf den Reiter Dokumente.
3. Wählen Sie die Kategorie aus, und laden Sie dann die Dokumente herunter.
4. Teilen Sie die Dokumente mit dem ehemaligen Mitarbeiter auf eine Weise, die den Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Falls Sie alle Dokumente des ehemaligen Mitarbeiters benötigen:

1. Exportieren Sie Ihre Unternehmensdaten. Der Export enthält für jeden Mitarbeiter einen Ordner mit allen seinen Dokumenten.
2. Teilen Sie den Ordner mit dem ehemaligen Mitarbeiter auf eine Weise, die den Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich versuche, einen ehemaligen Mitarbeiter erneut einzustellen?

Wenn Personio beim Versuch, einen ehemaligen Mitarbeiter erneut einzustellen, eine Fehlermeldung anzeigt, hat Ihr Account möglicherweise die maximale Anzahl an Mitarbeitendenzugängen erreicht. Die Netzwerktools Ihres Browsers zeigen möglicherweise den Fehler „429 Zu viele Anfragen“ an. In einigen Fällen tritt dieser Fehler auf, weil Ihr Account die maximale Anzahl an Zugängen erreicht hat, und nicht, weil Sie zu viele Anfragen gesendet haben. Wenn die Zugangsbegrenzung die Ursache ist, wird Abwarten und erneutes Versuchen das Problem nicht beheben.

Bei einer Wiedereinstellung wird ein neues aktiv Profil erstellt, und jedes aktive Mitarbeitendenprofil belegt einen Zugang. Inaktive Profile werden nicht auf die Obergrenze angerechnet. Prüfen Sie unter Einstellungen > Account & Support > Abonnement & Rechnung, ob Ihr Account die maximale Anzahl an Mitarbeitendenzugängen erreicht hat. Falls Sie mehr Zugänge benötigen, fügen Sie Ihrem Plan Mitarbeitendenzugänge hinzu, und nehmen Sie die Wiedereinstellung erneut vor.

Warum fehlt die Option „Diese Person erneut anstellen“ im Profil eines ehemaligen Mitarbeiters?

Die Option Diese Person erneut anstellen wird in folgenden Fällen nicht im Profil angezeigt:

• Das Profil ist noch nicht Inaktiv. Eine Wiedereinstellung ist nur über ein Profil möglich, das Inaktiv ist und dessen Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt.
• Sie haben den Mitarbeiter über dieses Profil bereits wieder eingestellt. Das neue Profil ist mit dem alten verknüpft, und Sie können mithilfe des Dropdown-Menüs in der Profilüberschrift zwischen ihnen wechseln.

Ein Mitarbeiter hat einen neuen Vertrag abgeschlossen, und wir haben ein neues Profil erstellt. Wie kann der Mitarbeiter auf die Daten und Dokumente aus dem alten Profil zugreifen?

Wenn ein Mitarbeiter ein neues Profil erhält, kann er nur auf das neue, aktive Profil zugreifen. Er kann weder auf das alte, inaktive Profil noch auf die darin enthaltenen Dokumente zugreifen. Die Daten gehen nicht verloren, da das alte Profil in Personio erhalten bleibt und Admins darauf zugreifen können.

Während des Wiedereinstellungsprozesses können Sie Daten aus dem alten Profil in das neue Profil übertragen, indem Sie Alle übrigen Details in neues Profil kopieren auswählen. Hierbei werden nur die Mitarbeitendendaten aus dem Reiter Persönliche Informationen übertragen. Dies ist anschließend für das neue Profil nicht mehr möglich.

Die Daten in den anderen Reitern, z. B. Dokumente, werden nicht übertragen. Um diese Daten zu übertragen, müssen Sie sie entweder manuell zum neuen Profil hinzufügen oder importieren. Um dem Mitarbeiter seine Dokumente zukommen zu lassen, laden Sie diese aus dem Reiter Dokumente des alten Profils herunter, und laden Sie sie anschließend in das neue Profil hoch. Dies müssen Sie für jedes Dokument einzeln durchführen, da Sie Dokumente nicht gesammelt zwischen Profilen übertragen können.

Um dem Mitarbeiter seine persönlichen Informationen aus dem alten Profil zukommen zu lassen, exportieren Sie diese aus der Personalliste.

Ein Mitarbeiter erhielt die Benachrichtigung „Ihre Stammdaten wurden aktualisiert“. Wie kann ich herausfinden, was geändert wurde und von wem?

Nutzen Sie das Audit-Protokoll, um herauszufinden, was sich geändert hat und wer die Änderungen vorgenommen hat. Die Benachrichtigung kann aus einem Workflow stammen, der eine Benachrichtigung oder E-Mail versendet, wenn sich Mitarbeitendendaten ändern (nicht aus einem Genehmigungs-Workflow). Unter Automatisierungen > Workflows finden Sie eine Liste all Ihrer Workflows sowie Informationen zu jedem einzelnen. Um zu erfahren, welcher Workflow für den Mitarbeiter ausgeführt wurde, gehen Sie zu Automatisierungen > Aktivität.

Warum kann ich keine weiteren Mitarbeitenden hinzufügen, obwohl ich weniger aktive Mitarbeitende habe, als mein Plan beinhaltet?

Die Mitarbeitendenplätze in Ihrem Plan decken alle Profile ab, die nicht Inaktiv sind, nicht nur die, die als Aktiv angezeigt werden. Profile mit dem Status Onboarding oder Auszeit belegen ebenfalls einen Platz, da diese Mitarbeitenden erwartungsgemäß irgendwann aktiv werden. Nur inaktive Profile werden nicht auf die Obergrenze angerechnet.

So schaffen Sie freie Plätze:

• Beenden Sie das Arbeitsverhältnis für Profile, die Sie nicht mehr benötigen, z. B. Testprofile oder Duplikate.
• Falls Sie mehr Plätze benötigen, hinzufügen Ihrem Plan weitere Plätze hinzu.