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Probleme bei der Personalverwaltung beheben

Dieser Artikel behandelt Probleme, die beim Verwalten von Mitarbeitendenprofilen und -daten auftreten:

Bevor Sie beginnen

  • Um Mitarbeitenden-Attribute Im Reiter Persönliche Informationen zu bearbeiten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für Personendaten > Persönliche Daten.
  • Um die Mitarbeitendenhistorie zu bearbeiten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für Mitarbeitendenhistorie > Detailansicht.
  • Um die Funktion für Gesellschaften zu aktivieren, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für Konto-Konfiguration > Unternehmen.
  • Um Gesellschaften zu bearbeiten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für Konto-Konfiguration > Gesellschaften.
     

Mitarbeitende können anderen Mitarbeitenden im Onboarding-Status nicht angezeigt werden

Problem:

Mitarbeitende können anderen Mitarbeitenden im Onboarding-Status nicht angezeigt werden.

Mögliche Lösung:

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden Ansichtsrechte für den Abschnitt mit dem Attribut Status haben. Dann können ihnen Mitarbeitende im Onboarding-Status angezeigt werden.

  1. Rufen Sie die Mitarbeitendenrolle auf, der Sie Ansichtsrechte zuweisen möchten.
  2. Klicken Sie auf Berechtigungen.
  3. Gewähren Sie Ansichtsrechte für den Abschnitt, in dem sich das Attribut Status befindet.

Sie können Mitarbeitenden-Attribute aufgrund widersprüchlicher Daten nicht aktualisieren

Problem:

Sie versuchen, ein Mitarbeitenden-Attribut mit einem neuen Wirksamkeitsdatum zu aktualisieren, aber es funktioniert nicht. Sie erhalten eine Fehlermeldung, die besagt, dass das System Ihre Bearbeitung aufgezeichnet hat, aber der aktuelle Wert bleibt unverändert. Dieser Fehler tritt auf, wenn die Mitarbeitendenhistorie des Mitarbeiters widersprüchliche Daten für dieselben Informationen enthält. 

Mögliche Lösung:

Sie müssen die Daten in der Mitarbeitendenhistorie korrigieren:

  1.  Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeitenden
  2. Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeitendenhistorie.
  3. Suchen Sie das Attribut, das den Datumskonflikt verursacht.
  4. Aktualisieren Sie das Attribut noch einmal.

Sie haben versehentlich einen Austritt eingetragen oder müssen einen geplanten Austritt stornieren

Problem:

Sie haben versehentlich ein Austrittsdatum eingegeben, oder ein geplanter Austritt findet doch nicht statt. Der Mitarbeiter ist möglicherweise bereits Inaktiv, falls das Austrittsdatum verstrichen ist, oder immer noch Aktiv mit einem geplanten Austritt, falls dies nicht der Fall ist.

Mögliche Lösung:

Hinweis:
Verwenden Sie diese Lösung nur, wenn Sie den Austritt versehentlich eingegeben haben und der Mitarbeiter das Unternehmen nicht wirklich verlassen hat. Wenn der Mitarbeiter wirklich gegangen ist und jetzt zurückkehrt, verwenden Sie stattdessen die Funktion Wiedereinstellung.

Prüfen Sie zunächst, ob das von Ihnen eingegebene Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt. Wenn ja, hat das System zum Zeitpunkt des Austritts möglicherweise bereits die folgenden Änderungen vorgenommen:

  • Alle Abwesenheitszeiträume nach dem Austrittsdatum wurden gelöscht. Sie können diese Aufzeichnungen nicht wiederherstellen.
  • Der Abwesenheitsanspruch des Mitarbeiters wurde auf Grundlage der Einstellungen zur anteiligen Berechnung in seiner Abwesenheitsrichtlinie neu berechnet.

Durch das Entfernen des Austritts werden diese Änderungen nicht automatisch rückgängig gemacht. Prüfen Sie die Auswirkungen auf die Abwesenheitsaufzeichnungen des Mitarbeiters, bevor Sie fortfahren, und korrigieren Sie Abwesenheitskontostände bei Bedarf manuell.

Wenn Sie dies überprüft haben, gehen Sie wie folgt vor, um den Austritt zu entfernen:

  1. Öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters.
  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  3. ︎Wählen Sie Arbeitsverhältnis beenden aus.
  4. Klicken Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster auf Geplanten Austritt entfernen.

Der Status des Mitarbeiters lautet nun wieder Aktiv, und Personio behält Profilhistorie, Dokumente und Daten der Person bei. Wenn Abwesenheitszeiträume gelöscht wurden oder der Anspruch neu berechnet wurde, überprüfen Sie nach der Wiederherstellung des Mitarbeitendenstatus den Reiter Abwesenheit, und passen Sie Kontostände bei Bedarf manuell an.

Sie können sich nicht als anderer Mitarbeiter einloggen

Problem:

Sie können die Funktion Als Mitarbeiter einloggen nicht verwenden.

Mögliche Lösung:

Überprüfen Sie diese Anforderungen, um sich als Mitarbeiter einzuloggen:

  • Sie müssen Admin sein.
  • Der Mitarbeiter muss über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen.
  • Sie dürfen sich nur in einen Personio Account einloggen, nicht in mehrere gleichzeitig.

Sie sehen nach dem Ändern des Anstelldatums falsche Daten in den Mitarbeitendenberichten und der Mitarbeitendenhistorie

Problem:

Wenn Sie das Anstelldatum eines Mitarbeiters ändern, wirkt sich das auf die Art und Weise aus, wie Personio historische Daten berechnet und Berichte erstellt. So entstehen Unstimmigkeiten in der Mitarbeitendenhistorie und Berichte können unzuverlässig werden.

Mögliche Lösung:

Ändern Sie das Anstelldatum wieder auf das ursprüngliche Datum:

  1. Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeitenden
  2. Klicken Sie auf den Reiter Persönliche Informationen.
  3. Ändern Sie das Anstelldatum wieder auf das korrekte ursprüngliche Datum.
  4. Speichern Sie die Änderungen.

Es kann bis zum nächsten Tag dauern, bis die Berichte wieder die richtigen Daten anzeigen. Wenn Sie einen ehemaligen Mitarbeiter wieder einstellen möchten, verwenden Sie die Funktion Wiederanstellung, anstatt das ursprüngliche Anstelldatum zu ändern. 

Sie können die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters nicht ändern (Fehler: E-Mail-Adresse gehört bereits einer anderen Person)

Problem:

Wenn Sie versuchen, die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters zu aktualisieren, erhalten Sie eine Fehlernachricht, dass die E-Mail-Adresse bereits einer anderen Person gehört, auch wenn kein anderer Mitarbeiter genau diese E-Mail-Adresse verwendet. Das kann passieren, wenn die E-Mail-Adresse Sonderzeichen (diakritische Zeichen) wie ñ, ü oder ä enthält.

Mögliche Lösung:

In einigen Fällen behandelt Personio bestimmte Zeichen mit Diakritika bei der Überprüfung auf doppelte E-Mail-Adressen möglicherweise wie die entsprechenden Grundbuchstaben (z. B. ñ und n). Das kann einen Fehler triggern, der besagt, dass die E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist, auch wenn kein anderer Mitarbeiter dieselbe E-Mail-Adresse zu verwenden scheint.

  1. Ändern Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in eine völlig andere, unbenutzte Adresse (z. B. 
    temporary@example.com).
  2. Speichern Sie Ihre Änderungen.
  3. Bearbeiten Sie das Mitarbeitendenprofil erneut und ändern Sie die E-Mail-Adresse wieder in die gewünschte E-Mail-Adresse. 
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Gesellschaften werden beim Zuweisen von Mitarbeitenden nicht angezeigt

Problem:

Sie haben Gesellschaften erstellt, können diese jedoch nicht anzeigen oder auswählen, wenn Sie einem Mitarbeiter eine Gesellschaft zuweisen.

Mögliche Lösung:

Ein inaktiver Mitarbeiter wird weiterhin im Orgchart angezeigt

Problem:

Nach dem Beenden des Arbeitsverhältnisses mit einem Mitarbeiter wird dieser weiterhin im Orgchart angezeigt.

Mögliche Lösung:

Dies geschieht, wenn aktive Mitarbeitende den inaktiven Mitarbeiter weiterhin als ihre Führungskraft verzeichnet haben. Das Orgchart zeigt die Mitarbeitenden basierend auf dem Attribut Führungskraft an. Um den inaktiven Mitarbeiter aus dem Orgchart zu entfernen, aktualisieren Sie die Führungskraft für die direkt Unterstellten.

  1. Identifizieren Sie jeden Mitarbeiter, der dem inaktiven Mitarbeiter unterstellt ist.
  2. Weisen Sie den Personen eine neue Führungskraft zu.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Mitarbeitende können in der Personalliste inaktive, im Onboarding oder in Auszeit befindliche Mitarbeitende finden, die sie nicht finden sollten

Problem:

Mitarbeitende mit der Rolle „Alle Mitarbeitenden“ können Teammitglieder mit dem Status Inaktiv, Auszeit oder Onboarding in der Personalliste finden, obwohl sie nur aktive Mitarbeitende finden sollten.

Mögliche Lösung:

Das Status-Attribut kann sich in einem Abschnitt befinden, auf den die Rolle „Alle Mitarbeitenden“ uneingeschränkten Lesezugriff hat (z. B. im Abschnitt „Öffentliche Informationen“). Standardmäßig können Mitarbeitende in der Personalliste nur Teammitglieder mit dem Status Aktiv anzeigen. Befindet sich das Status-Attribut jedoch in einem Bereich, den Mitarbeitende aufrufen können, können sie unabhängig vom Status alle Mitarbeitendenprofile anzeigen.

Um dies zu beheben, verschieben Sie das Status-Attribut in einen Bereich mit eingeschränktem Zugriff. Erfahren Sie, wie Sie Attribute zwischen Abschnitten verschieben können.

Nach der Umbenennung eines Attributs der Optionsliste werden in Berichten oder Exporten unterschiedliche Werte angezeigt

Problem:

Sie benennen eine Option in einem Attribut der Optionsliste um. Die neue Bezeichnung wird im Mitarbeitendenprofil und in der Personalliste angezeigt, in Berichten und Exporten wird jedoch weiterhin der alte Wert angezeigt.

Mögliche Lösung:

Wenn Sie eine Option für ein Attribut einer Optionsliste erstellen, speichert Personio den von Ihnen eingegebenen Namen als Datenbankwert. Dieser wird in Berichten und Exporten angezeigt. Wenn Sie die Option später umbenennen, aktualisiert sich lediglich die Anzeige in der Benutzeroberfläche. Der Datenbankwert bleibt derselbe und lässt sich nicht ändern.

Die richtige Lösung hängt davon ab, ob sich die Bedeutung der Option geändert hat:

  • Die Bedeutung ist dieselbe, aber die Bezeichnung muss aktualisiert werden (zum Beispiel, um einen Tippfehler zu korrigieren): Benennen Sie die Option um. Sie müssen nichts weiter tun. In Berichten und Exporten wird weiterhin der ursprüngliche Datenbankwert angezeigt, in der Benutzeroberfläche jedoch die neue Bezeichnung.
  • Die Bedeutung hat sich geändert (zum Beispiel steht die Option nun für etwas anderes): Erstellen Sie eine neue Option mit dem richtigen Namen. Der Name, den Sie zuerst eingeben, wird zum neuen Datenbankwert. Weisen Sie die betroffenen Mitarbeitenden der neuen Option erneut zu. Wenn Sie die alte Option nicht mehr benötigen, löschen Sie sie. Gelöschte Optionen können Mitarbeitenden nicht mehr zugewiesen werden, bleiben jedoch in den Mitarbeitendenhistorien erhalten und können weiterhin zum Filtern verwendet werden, beispielsweise in Berichten.

Geburtstage oder Jahrestage der Betriebszugehörigkeit werden auf der Startseite nicht angezeigt

Problem:

Die Karte „Anlässe zum Feiern“ ist auf der Startseite vorhanden, es werden jedoch keine Geburtstage oder Jubiläen angezeigt, obwohl Sie die Daten eingegeben haben und die Einstellungen korrekt zu sein scheinen.

Mögliche Lösung:

  • Gehen Sie zu den Einstellungen der Startseite, öffnen Sie die Optionen der Karte Anlässe zum Feiern, und überprüfen Sie, ob der Schalter für Geburtstage aktiviert ist. 
  • Vergewissern Sie sich, dass Mitarbeitende über die richtigen Berechtigungen und den richtigen Kalenderzugriff verfügen.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie zum Anzeigen von Geburtstagen kein individuelles Attribut verwenden. Die Karte Anlässe zum Feiern liest nur das voreingestellte Attribut Geburtsdatum aus. Ein benutzerdefiniertes Attribut funktioniert für diese Karte nicht, auch wenn Sie es „Geburtstag“ nennen und es mit Datumsdaten füllen.

Wenn die Karte „Anlässe zum Feiern“ aktiviert ist und die Berechtigungen korrekt zu sein erscheinen, aber Geburtstage dennoch nicht angezeigt werden, ist das Systemattribut Geburtsdatum aufgrund des Abschnitts, in dem es sich befindet, möglicherweise nicht für Mitarbeitende sichtbar. Wenn Sie keine individuellen Sichtbarkeitsregeln für das Attribut Geburtsdatum eingerichtet haben, verschieben Sie es in das öffentliche Profil. Da das öffentliche Profil bereits für alle Mitarbeitenden zugänglich ist, müssen Sie keine weiteren Berechtigungsänderungen vornehmen. Eine alternative Option besteht darin, der gewünschten Mitarbeitendenrolle Lesezugriff auf den Abschnitt zu gewähren, der das Attribut Geburtsdatum enthält. Beachten Sie, dass bei diesem Ansatz alle Attribute in diesem Abschnitt angezeigt werden, nicht nur das Attribut Geburtsdatum.

Eine Funktion oder Schaltfläche funktioniert nicht richtig, obwohl Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen

Problem:

Eine Funktion, ein Bereich oder eine Schaltfläche in Personio funktioniert nicht richtig, und Sie haben bereits überprüft, dass die Rolle über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Zum Beispiel:

  • Eine Schaltfläche im Mitarbeitendenprofil ist ausgegraut oder nicht anklickbar, beispielsweise beim Bearbeiten von Daten oder beim Export von Datensätzen.
  • Ein Abschnitt oder eine Option ist aus den Einstellungen für Rollen und Berechtigungen verschwunden, obwohl keine Änderungen vorgenommen wurden.
  • Ihre Ansicht der Mitarbeitendendaten oder des Orgcharts unterscheidet sich von der eines Teammitglieds mit derselben Rolle und denselben Berechtigungen.

Mögliche Lösung:

Hinweis:
Diese Schritte dienen der Behebung von browserbedingten Darstellungsproblemen in Personio. Probieren Sie diese erst aus, nachdem Sie ein Problem mit der Konfiguration oder den Einstellungen ausgeschlossen haben.

Bevor Sie diese Schritte ausführen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Rolle über die erforderlichen Berechtigungen für die betroffene Funktion verfügt. Falls Sie die Berechtigungen noch nicht überprüft haben, fangen Sie damit an. Befolgen Sie diese Schritte nur, wenn die Berechtigungen als richtig bestätigt wurden und das Problem weiterhin besteht.

  1. Löschen Sie den Cache und die Cookies Ihres Browsers. 
  2. Laden Sie die Seite neu. Auf dem Mac drücken Sie die Befehlstaste + Umschalt + R. Unter Windows drücken Sie Strg + Umschalt + R.
  3. Schließen Sie Ihren Browser, öffnen Sie ihn erneut und loggen Sie sich wieder bei Personio ein. Wenn die Funktion nun verfügbar ist, lag das Problem am Browser-Cache.
  4. Sollte das Problem dadurch nicht behoben werden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die neueste Version Ihres Browsers verwenden, oder versuchen Sie, Personio in einem anderen Browser aufzurufen. Personio bietet Unterstützung für die neuesten Versionen von Google Chrome, Microsoft Edge und Mozilla Firefox.
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