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Abwesenheiten importieren (Implementierung)

 

 

Dies ist Schritt 4 von 5 des Implementierungsmoduls Anwesenheiten und Abwesenheiten.

Nachdem Sie Ihre Abwesenheiten konfiguriert und Ihre Kontingentregeln eingerichtet haben, können Sie historische und geplante Abwesenheiten in Personio importieren. Hierfür können Sie Abwesenheitsperioden und -kontostände importieren.

 

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Bulk-Import von Abwesenheitsperioden

Wenn Sie Abwesenheitsperioden Ihrer Mitarbeiter importieren, stellen Sie Folgendes sicher:

  • HR hat einen klaren Überblick über historische und geplante Abwesenheiten aller Mitarbeiter. Mit vertrauenswürdigen Daten zu Abwesenheiten können Berichte analysiert werden, um aussagekräftige Erkenntnisse über Abwesenheiten in allen Teams und Abteilungen zu gewinnen.
  • Mitarbeiter haben direkt in ihrem Abwesenheitskalender einen Überblick über ihre historischen und geplanten Abwesenheiten.

Bulk-Import von Abwesenheitskontoständen

Nachdem Sie Ihren Mitarbeitern ihre Kontingentregeln zugewiesen haben, müssen Sie möglicherweise einige Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse 100 % korrekt sind. Diese Anpassung ermöglicht Ihnen Folgendes:

  • Sie stellen sicher, dass Übertragtage Ihrer Mitarbeiter aus dem Vorjahr korrekt sind. (Wir importieren den Abwesenheitskontostand beispielsweise am 31.12.2022, um die Gesamtzahl der aus diesem Jahr übertragenen Tage widerzuspiegeln.)
  • Sie stellen sicher, dass die Abwesenheitskontostände Ihrer Mitarbeiter zu einem bestimmten Stichtag korrekt sind. (Dies ist für Urlaubsansprüche erforderlich, die nicht am 1. Januar oder am Arbeitsjubiläum eines Mitarbeiters entstehen.)

 

 

Bulk-Import von Abwesenheitsperioden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie möchten, dass die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter im laufenden Jahr in ihren persönlichen Abwesenheitskalendern angezeigt werden.

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Import von Abwesenheitszeiträumen herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv und .xls), die allerdings dieselben acht Spalten enthalten muss: 

    ▶ ︎E-Mail-Adresse des Mitarbeiters: genau wie in Personio gespeichert
    ▶ ︎Abwesenheitsart: genau wie in Personio gespeichert (Groß-/Kleinschreibung beachten)
    ▶ ︎Startdatum: im Format TT.MM.JJJJ
    ▶ ︎Enddatum: im Format TT.MM.JJJJ
    ▶ ︎Startzeit: im Format HH:MM
    ▶ Endzeit: im Format HH:MM
    ▶ ︎Halbtag erster Tag: wenn der erste Tag als halbtägige Abwesenheit genommen wurde (1 für ja, andernfalls leer lassen)
    ▶ ︎Halbtag letzter Tag: wenn der letzte Tag als halbtägige Abwesenheit genommen wurde (1 für ja, andernfalls leer lassen)
  2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter aus. Wenn Ihr Import:
    ▶︎ eine ganztägige Abwesenheit betrifft, geben Sie für das Start- und Enddatum jeweils das gleiche Datum an.
    ▶︎ eine mehrstündige Abwesenheit im Laufe eines Tages betrifft, geben Sie als Start- und Enddatum dasselbe Datum ein; geben Sie aber auch die entsprechende Start- und Endzeit für diese Abwesenheit ein.
    ▶︎ eine halbtägige Abwesenheit betrifft, geben Sie einen Wert von 1 in der Spalte Halber Tag erster Tag für die zweite Tageshälfte oder in der Spalte Halber Tag letzter Tag für die erste Tageshälfte ein.

    Hinweise
    ▶︎ Die Start- und Endzeiten werden nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten benötigt (beispielsweise einen Arztbesuch von 10:00 bis 11:00 Uhr). Diese Spalten können für alle anderen Abwesenheiten ignoriert werden. 
    ▶︎     Wenn Sie die Daten in die Excel-Vorlage kopieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Format der beiden Spalten Startdatum/-zeit und Enddatum/-zeit anschließend in Text ändern ( Rechtsklick > Zellen formatieren > Kategorie > Text). Vergewissern Sie sich außerdem, dass diese Daten im Format TT.MM.JJJJ erscheinen.

  3. Navigieren Sie auf Importe > Import von Abwesenheiten und laden Sie die Excel-Datei hoch. Wählen Sie als Dateityp Import von Abwesenheiten.
  4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen zu. Vergewissern Sie sich, dass ihre Namen exakt übereinstimmen.
  5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

Tipp
Alternativ können Sie Abwesenheitszeiten auch manuell über Mitarbeiterprofil > Abwesenheit eingeben. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Wie kann ich Abwesenheiten für andere Mitarbeiter eingeben?

 

Bulk-Import von Abwesenheitskontoständen 

Wir führen derzeit ein neues System für die Berechnung von Abwesenheiten ein, das sich auf Abwesenheitskontostände auswirkt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Wenn Sie den Kontostand eines Mitarbeiters anpassen müssen, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Korrektur durch einen Import des Abwesenheitskontostands vorzunehmen:

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Import von Kontoständen herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv und .xls). die allerdings dieselben vier Spalten enthalten muss:
    ▶ ︎E-Mail-Adresse des Mitarbeiters: genau wie in Personio hinterlegt
    ▶ ︎Abwesenheitsart: genau wie in Personio hinterlegt (auf Groß- und Kleinschreibung achten)
    ▶ ︎Kontostand: im Format DD oder HH, abhängig von der für die Abwesenheitsart eingestellten Zeiteinheit. Wenn der Kontostand auch einen halben Tag oder eine halbe Stunde beinhaltet, muss er im Format TT,5 oder HH,5 eingegeben werden.
    ▶ ︎Datum des Kontostands (optional): im Format TT.MM.JJJJ.

  2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den Abwesenheitskontoständen Ihrer Mitarbeiter aus.
  3. Navigieren Sie auf Importe > Import von Abwesenheitskontoständen und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
  4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen zu. Vergewissern Sie sich, dass ihre Namen exakt übereinstimmen.
  5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

Hinweis
Bei der Anpassung von Abwesenheitskontoständen über Bulk-Import haben Sie nicht die Möglichkeit, die Art der Anpassung zu wählen. Der Kontostand wird automatisch auf einen bestimmten Wert gesetzt. Um diesen um einige Tagen anzupassen, lesen Sie unseren Artikel Abwesenheitskontostände anpassen.

Tipp
Wenn beim Import Fehler auftreten, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei Importen. Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen auch gerne behilflich. Wenn Sie einen Datenimport planen und unsere Hilfe brauchen, wenden Sie sich über den Bereich Antworten finden an unser Serviceteam; auf diesen greifen Sie in Personio über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden zu.

 

Nächster Schritt

Herzlichen Glückwunsch 🎉
Sie können jetzt mit der Einrichtung Ihres Unternehmenskalenders in Personio fortfahren.