Schritt 6: Import von Abwesenheiten

Nach dem Erstellen und Zuweisen von Abwesenheiten und Kontingenten, können Sie historische und zukünftige Abwesenheiten aus ihrem bestehenden System in Personio importieren. Wenn alle Urlaubs-Kontingentregeln korrekt definiert sowie vergeben wurden sowie alle Abwesenheiten lückenlos importiert wurden, sollte der Urlaubskontostand eines jeden Mitarbeiters mit dem Kontostand aus Ihrem alten System übereinstimmen. Ansonsten kann es möglich sein, dass noch eine manuelle Anpassung nötig ist.
Für die manuelle Anpassung der Urlaubskontostände Ihrer Mitarbeiter, bietet Ihnen Personio grundsätzlich zwei Möglichkeiten.

Abwesenheits-Zeiträume manuell eintragen

Unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheiten können Sie unten rechts Abwesenheiten hinzufügen und deren entsprechende Zeiträume eintragen. Sind für die Abwesenheiten beispielsweise Vertretungen aktiviert, kann hier auch ein Vertreter ausgewählt werden. Zudem kann festgelegt werden, ob der erste/letzte Tag des Zeitraums ein halber Tag ist, sofern dies in der Accountkonfiguration eingestellt wurde. Dies ist auch die Maske, über die Ihre Mitarbeiter zukünftig Urlaub beantragen oder Krankheiten eintragen können.

Tage, die im Arbeitszeitmodell als Abwesenheitstage hinterlegt sind sowie Feiertage, werden automatisch bei der Zählung der Abwesenheitstage ignoriert. Daher ist das Hinterlegen von Feiertagskalendern und Arbeitszeitmodellen von so großer Bedeutung.

 

Import der Abwesenheits-Zeiträume

Um den Prozess beim Aufsetzen des Accounts zu beschleunigen, gibt es die Möglichkeit die Abwesenheiten mit Hilfe einer Excel-Vorlage zu importieren. In der Excel-Vorlage müssen folgende Spalten angegeben werden:

  • Email Adresse des Mitarbeiters; genau so, wie sie in Personio hinterlegt ist
  • Abwesenheitsart; genau so, wie sie in Personio hinterlegt | auf Groß- und Kleinschreibung achten
  • Startdatum; im Format TT.MM.JJ
  • Enddatum; im Format TT.MM.JJ
  • Halber erster Tag; wenn der erste Tag als halber Tag genommen wurde (1 für ja, sonst leer lassen)
  • Halber letzter Tag; wenn der letzte Tag als halber Tag genommen wurde (1 für ja, sonst leer lassen)

Achten Sie bitte auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben.

 


Die Abwesenheits-Zeiträume können dann unter Import > Abwesenheits-Upload importiert werden. 

  1. Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio-Account unter dem Bereich Import die Datei hoch. Wählen Sie als Dateityp Abwesenheits-Upload.



  2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen, zugeordnet werden. Dafür ist es sinnvoll, wenn diese gleich oder zumindest ähnlich benannt sind.

  3. Vorschau des Imports: Im letzten Schritt wird Ihnen eine Vorschau des Imports angezeigt. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Exceltabelle zu beheben.

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Gerade ein Datencheck spart Ihnen viel Arbeit. Daher schreiben Sie gerne an support@personio.de, wenn Sie einen Import planen.

Etwaige einmalige Kontostandsanpassung

Für Abwesenheiten mit Kontingenten kann es nun sein, dass der Kontostand nicht exakt mit dem Kontostand aus Ihrem aktuellen System übereinstimmt. Dies kann mehrere Gründe haben. Beispielsweise, dass die Berechnung der Kontingente, durch die hinterlegten Regeln, minimal abweicht oder dass Abwesenheits-Zeiträume fehlen.

Um nun den exakten Kontostand aus Ihrem alten System abzubilden, muss eine einmalige manuelle Anpassung vorgenommen werden. Abhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen Resturlaub verfällt und wann bei Ihnen Kontingente vergeben werden (Jahresbeginn vs. Anstelldatum), muss diese Anpassung einen Tag vor Kontingentstichtag vorgenommen werden. Einzelfälle besprechen Sie am besten mit unserem Team unter support@personio.de.

 

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