Tipp:
Wenn Sie die Setup-Erfahrung verwenden, folgen Sie den in der Erfahrung beschriebenen Schritten, um die Einrichtung dort abzuschließen.
Abwesenheitsrichtlinien bestimmen, wie Mitarbeitende Abwesenheiten beantragen und ansammeln können. Für jede von Ihnen erstellte Anwesenheitsart kann es mehrere Abwesenheitsrichtlinien geben. So können Sie unterschiedliche marktspezifische Anforderungen innerhalb einer einzigen Abwesenheitsart verwalten. Sie können eine unserer länderspezifischen Vorlagen verwenden, um den Erstellungsprozess zu erleichtern. Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile:
- Weniger Komplexität: Minimieren Sie administrative Aufgaben, indem Sie die Anzahl der zu verwaltenden Abwesenheitsarten verringern.
- Flexibilität: Passen Sie sich den lokalen Vorschriften an und stellen Sie so die Einhaltung der Anforderungen des Meldewesens in verschiedenen Märkten sicher.
- Effizienz: Optimieren Sie den Prozess Ihres Abwesenheitsmanagements und machen Sie ihn für Ihr Unternehmen effektiver.
Lesen Sie mehr über den Übergang zum neuen System für Abwesenheitsrichtlinien.
Bevor Sie beginnen
- Um Abwesenheitsrichtlinien zu erstellen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für den Abschnitt Konto-Konfiguration > Abwesenheit.
- Sie können verschiedenen Mitarbeitenden unterschiedliche Abwesenheitsrichtlinien zuweisen, aber für einzelne Personen kann zum jeweiligen Zeitpunkt nur eine Abwesenheitsrichtlinie pro Abwesenheitsart gelten.
Neue Abwesenheitsrichtlinie erstellen
Um eine neue Abwesenheitsrichtlinie zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Abwesenheit.
- Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, für den Sie eine Richtlinie erstellen möchten.
- Klicken Sie auf Richtlinie hinzufügen, um die Erstellungsansicht zu öffnen.
- Wählen Sie eine Vorlage aus oder scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Blankoformular , um eine Richtlinie neu einzurichten. Wenn Sie eine Richtlinie für bezahlte Abwesenheit für Deutschland oder die Niederlande erstellen, verwenden Sie die entsprechende landesspezifische Vorlage, da sie spezielle Regeln für diese Länder enthält, die sonst nicht verfügbar sind.
- Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie hinzu. Die Beschreibung ist zwar nur für Admins sichtbar, wir empfehlen aber dennoch, ihr keine vertraulichen Informationen hinzuzufügen.
- Füllen Sie jeden der unten beschriebenen Abschnitte in der Ansicht aus und überprüfen Sie ihn.
- Überprüfen Sie die Zusammenfassung der endgültigen Richtlinie und bestätigen Sie sie.
Wenn Sie von einer bestehenden Richtlinie ausgehen und einige ihrer Einstellungen optimieren möchten, erstellen Sie stattdessen eine Kopie davon und bearbeiten Sie das Duplikat.
Allgemeine Einstellungen
| Einstellungen | Beschreibung und Hinweise |
| Gültig für |
Definiert, wie viele Tage das System vom Kontostand abzieht, wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt:
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| Anfragen für halbe Tage erlauben | Nur relevant für in Tagen gemessene Abwesenheitsarten. |
| Ist ein Nachweis erforderlich? |
Entscheiden Sie, ob und nach wie vielen Abwesenheitstagen Mitarbeitende einen Nachweis hochladen müssen. Das System berechnet die Dauer entsprechend der oben angegebenen Gültigkeitseinstellung und sendet eine Nachweisanforderung an den Mitarbeiter. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, müssen Sie Ihren Mitarbeitenden ein Vorschlagsrecht für ihren eigenen Dokumentenbereich erteilen. Wenn sich Ihr Unternehmen in Deutschland befindet, müssen Ihre Mitarbeitenden, die gesetzlich oder auf sonstige Art nicht-privatrechtlich krankenversichert sind, keine Nachweise manuell hochladen. Stattdessen müssen Sie die Nachweise abrufen. |
| Ist eine Vertretung erforderlich? |
Entscheiden Sie, ob Mitarbeitende eine Vertretung für ihre Abwesenheit auswählen müssen. Das System überträgt während der Vertretung keine Berechtigungen und Genehmigungs-Workflows. Für Letztere können Sie Abwesenheitsgenehmigungen delegieren. |
| Kann eine Vertretung diese Abwesenheitsart für den Vertretungszeitraum beantragen? |
Wenn Sie dies auf Nein setzen, kann eine genehmigte Vertretung diese Abwesenheitsart während der laufenden Vertretung nicht beantragen. Wir empfehlen, diese Option für geplante Abwesenheiten wie Urlaub zu deaktivieren und für ungeplante Abwesenheiten wie Krankheitstage zu aktivieren. |
| Welche Art von Anspruch sieht diese Regel vor? |
Mit dieser Einstellung entscheiden Sie, ob diese Regel eine begrenzte Menge an Abwesenheit vorsieht. Wenn Sie einen unbegrenzten Anspruch gewähren, können die zugewiesenen Mitarbeitenden unbefristete Abwesenheitszeiträume beantragen. Das ist nützlich, wenn die Dauer der Auszeit ungewiss ist. Beispielsweise kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter eine längere Abwesenheit wegen Krankenstand, Elternzeit oder rechtlichen Verpflichtungen wie Geschworenen-Dienst benötigt. |
Vergabe
Nur relevant, wenn die Regel einen eingeschränkten Anspruch vorsieht. Entscheiden Sie, wie viele Tage oder Stunden Sie gewähren und wann und wie Sie sie gewähren:
| Einstellung | Beschreibung |
| Jährlicher Anspruch | Die Anzahl der Stunden/Tage, die innerhalb eines Jahres gewährt werden. |
| Beginn des Anspruchsjahres | Der Tag, an dem das Urlaubsjahr beginnt und Mitarbeitende den Anspruch erhalten. Übertragsregeln gelten ab diesem Datum. |
| Vergabemethode |
Wie Mitarbeitende den Anspruch erhalten:
Wenn Sie die monatliche Option wählen, legen Sie fest, ob Mitarbeitende den Anspruch ´zu Beginn jedes Monats oder am Ende jedes voll gearbeiteten Monats erhalten sollen. Dies gilt sowohl für tageweise als auch für stundenweise erfasste Abwesenheiten. |
| Wartezeit zum Anfang des Arbeitsverhältnisses anwenden? | Mit dieser Option können Sie den gewährten Anspruch am Anfang eines neuen Beschäftigungsverhältnisses begrenzen. Wählen Sie, für wie viele Monate diese Regel gelten soll und wie viele Tage oder Stunden Sie pro Monat gewähren möchten. Mit Ablauf dieses Zeitraums tritt die Standardvergabe in Kraft. |
Kürzung
Nur relevant, wenn die Regel einen eingeschränkten Anspruch vorsieht. Über diese Einstellungen können Sie entscheiden, ob und in welchem Umfang Sie den Anspruch von Mitarbeitenden basierend auf ihrer Arbeitszeit oder dem Zeitpunkt ihres Ein- oder Austritts inmitten eines Zeitraums anteilig reduzieren möchten. Diese Optionen sind sowohl für tageweise als auch für stundenweise erfasste Abwesenheiten verfügbar.
| Einstellung | Beschreibung |
| Anteilige Berechnung am Anfang/Ende des Beschäftigungsverhältnisses |
Wenn Mitarbeitende mitten in einem Zeitraum ins Unternehmen eintreten oder es verlassen, haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen:
Zum Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einem jährlichen Anspruch von 24 Tagen tritt am 10. Mai ins Unternehmen ein. Sie entscheiden sich für eine anteilige Berechnung.
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| Anteilige Berechnung für Mitarbeitende in Teilzeit |
Wenn Mitarbeitende eine reduzierte Anzahl von Tagen oder Stunden arbeiten, haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen:
Das System berechnet ebenfalls nach dieser Regel. Zum Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet 15 Stunden an 3 Tagen der Woche. Sie weisen ihm eine Abwesenheitsrichtlinie mit einem Anspruch von 24 Tagen zu und beschließen, diesen anteilig zu berechnen.
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| Regel zum Auf-/Abrunden | Eine Regel zum Auf-/Abrunden gilt für jährliche Vergabezeiträume, wenn der jährliche Anspruch keine ganze Zahl ist. Die Rundungsregel gilt nicht für monatliche Ansprüche. |
Übertrag
Nur relevant, wenn die Regel einen eingeschränkten Anspruch vorsieht. Entscheiden Sie, ob Mitarbeitende ungenutzte Ansprüche auf die folgenden Jahre übertragen können. Wenn ja, können Sie die Anzahl der Tage oder Stunden, die sie übertragen können, begrenzen und eine Ausschlussfrist festlegen, die in Monaten gemessen wird.
Bevor Sie die Übertragseinstellungen einer bereits bestehenden Richtlinie ändern, lesen Sie unseren diesbezüglichen Artikel.
Auf Betriebszugehörigkeit basierende Regeln
Entscheiden Sie, ob Sie Mitarbeitende ab einer gewissen Betriebszugehörigkeit mit dauerhaften Zusatzansprüchen belohnen möchten. Sie können zwischen einmaligen oder wiederkehrenden Belohnungen wählen:
- Legen Sie für einmalige Belohnungen fest, wie viele Tage oder Stunden der zusätzliche Anspruch umfasst und nach wie vielen Jahren er gewährt werden soll. Klicken Sie auf Regel hinzufügen, um weitere Zusatzansprüche hinzuzufügen.
- Legen Sie bei wiederkehrenden Belohnungen fest, wie viele Tage oder Stunden sie umfassen sollen, und bestimmen Sie die Häufigkeit der Belohnung in Jahren.
Mitarbeitenden die Abwesenheitsrichtlinie zuweisen
Diese Anweisungen gelten, wenn Sie Mitarbeitenden zum ersten Mal eine Abwesenheitsrichtlinie zuweisen. Um stattdessen eine Richtlinie zu ändern, die Mitarbeitenden zugewiesen ist, folgen Sie diesen Schritten hier.
Bevor Sie fortfahren und den Mitarbeitenden eine neue Abwesenheitsrichtlinie zuweisen, vergewissern Sie sich, dass die Einstellungen der Abwesenheitsrichtlinie Ihren Wünschen entsprechen. Wenn sie den Mitarbeitenden zugewiesen wurde, können Sie sie nicht mehr bearbeiten.
Einem einzelnen Mitarbeiter eine Richtlinie zuweisen
Um einem einzelnen Mitarbeiter eine Abwesenheitsrichtlinie zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zum jeweiligen Mitarbeitendenprofil >Abwesenheit.
- Gehen Sie zu Abwesenheitskonten auf der rechten Seite.
- Klicken Sie entweder im Reiter Zugewiesen oder im Reiter Nicht zugewiesen auf die entsprechende Abwesenheitsart.
- Gehen Sie im Fenster Abwesenheitsart zu Richtlinien.
- Klicken Sie auf Richtlinie zuweisen und wählen Sie die Abwesenheitsrichtlinie aus, die Sie zuweisen möchten.
- Wählen Sie unter Gültig ab eine der in der folgenden Tabelle aufgeführten Optionen aus. Diese Optionen gelten sowohl für Richtlinien mit als auch für Richtlinien ohne Anspruchsbeschränkungen.
Anstelldatum Das System ordnet die neue Richtlinie rückwirkend ab dem Anstelldatum des Mitarbeiters zu. Das kann dazu führen, dass alle zu einem früheren Zeitpunkt zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinien überschrieben werden. Bestimmtes Datum Das System weist die neue Richtlinie ab einem bestimmten Datum Ihrer Wahl zu.
- Sie können ein zukünftiges Datum auswählen (unbegrenzt).
- Sie können rückwirkende Daten ab dem Beginn des vorangegangenen Kalenderjahres auswählen. Beispiel: Wenn heute der 18.08.25 ist, können Sie Daten ab dem 01.01.24 auswählen.
Mit dieser Option können Sie eine Lücke zwischen dem Anstelldatum eines Mitarbeiters und seiner ersten Richtlinienzuweisung lassen. Hier sind einige Beispiele für Situationen, in denen das hilfreich sein kann:
- Sie fügen eine neue Abwesenheitsart hinzu, müssen aber vorerst weiterhin die alte verwenden. In diesem Fall sollten Sie nicht ab dem Anstelldatum des Mitarbeiters beginnen, da dessen Mitarbeitendenhistorie im alten System gespeichert ist.
- Sie sind Neukunde und haben sich entschieden, die Mitarbeitendenhistorie Ihrer Mitarbeitenden nicht aus Ihrem bisherigen System zu übertragen. In diesem Fall könnte es für Sie sinnvoll sein, mit einem bestimmten Datum zu starten und nicht mit dem Anstelldatum Ihrer Mitarbeitenden.
- Weisen Sie die Richtlinie zu.
Alle Abwesenheitsarten, für die nur eine Richtlinie gilt, automatisch zuweisen
Wenn Sie dem Mitarbeiter noch keine Richtlinie zugewiesen haben, gehen Sie zu dessen Reiter Abwesenheit und klicken Sie auf Schnell zuweisen. Dadurch werden dem Mitarbeiter automatisch alle Abwesenheitsrichtlinien für alle Abwesenheitsarten mit nur einer Richtlinie zugewiesen. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie neuen Mitarbeitenden Richtlinien zuweisen möchten.
Mehrere Richtlinien auf einmal zuweisen (per Personalliste)
Um die Abwesenheitsrichtlinie mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
- Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
- Aktivieren Sie die Checkbox links neben den Namen der entsprechenden Mitarbeitenden.
- Klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten > Abwesenheitsrichtlinie ändern.
- Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart und die Abwesenheitsrichtlinie aus, die Sie zuweisen möchten.
- Beachten Sie bezüglich Gültig ab Folgendes:
▶︎ Für Richtlinien mit unbeschränktem Anspruch gilt: Sie können die Richtlinie ab dem Anstelldatum oder einem bestimmten Datum zuweisen.
▶︎ Für Richtlinien mit beschränktem Anspruch gilt: Sie können die Richtlinie ab einer der Optionen zuweisen, die in der folgenden Tabelle aufgeführt sind:
| Anstelldatum |
Das System ordnet die neue Richtlinie rückwirkend ab dem Anstelldatum des Mitarbeiters zu. Das kann dazu führen, dass alle zu einem früheren Zeitpunkt zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinien überschrieben werden. |
| Beginn der aktuellen Anspruchsbildung | Das System weist die neue Richtlinie ab dem aktuellen Zeitraum zu, beginnend mit dem in den Vergaberegeln angegebenen Beginn des Anspruchsjahres. |
| Nächste Kontingentbildung | Das System weist die neue Richtlinie ab dem nächsten Zeitraum zu, beginnend mit dem in den Vergaberegeln angegebenen Beginn des Anspruchsjahres. |
| Bestimmtes Datum |
Das System weist die neue Richtlinie ab einem bestimmten Datum Ihrer Wahl zu.
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- Klicken Sie auf Richtlinie ändern, um die Änderungen vorzunehmen.
Bei Abwesenheiten mit Anspruchsbeschränkung wird die Urlaubszeit dann automatisch anhand der zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinie berechnet. Das Gültigkeitsdatum wird deutlich angezeigt, sobald Sie Ihre bevorzugte Anwendungsoption ausgewählt haben.
Mehrere Richtlinien auf einmal zuweisen (per Importieren)
Sie können per Import auch mehrere Abwesenheitsrichtlinien auf einmal zuweisen. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie vielen Mitarbeitenden und Abwesenheitsarten eine Richtlinie zuweisen müssen. Mit dem Import brauchen Sie diese nicht einzeln einzurichten.
Sie führen den Import über Einstellungen > Unternehmen > Importe durch. Erfahren Sie mehr in unserem Artikel zum Thema.