Zum Hauptinhalt gehen

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen

Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen einrichten

Dieser Artikel erklärt, wie Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen eingerichtet werden. Beides ist in Personio eng miteinander verknüpft, da Berechtigungen nicht direkt an Personen erteilt werden können – sie werden immer über Mitarbeitendenrollen verwaltet.

Tipp:
Wenn Sie Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen neu einrichten möchten, lesen Sie zunächst den Artikel Übersicht über Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen. Er behandelt die Grundlagen der Berechtigungen und wie Mitarbeitendenrollen funktionieren.

Bevor Sie beginnen

  • Berechtigungen: Sie müssen eine Admin-Rolle haben, um Berechtigungen einrichten zu können.

Berechtigungen der Mitarbeitendenrolle einrichten 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Berechtigungen für eine Mitarbeitendenrolle einzurichten:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
  3. Erstellen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle oder wählen Sie eine vorhandene aus.
  4. Richten Sie im Reiter Berechtigungen die erforderlichen Berechtigungen ein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeitendenrollen in Ihrem Unternehmen empfohlen werden, raten wir Ihnen, die folgenden Artikel zu lesen:
    - Berechtigungen für alltägliche Aufgaben in Personio erteilen
    - Übersicht über die gängigsten Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen
    - Übersicht von Berechtigungen
  5. Nachdem Sie die Berechtigungen eingerichtet haben, können Sie überprüfen, ob die dieser Rolle zugewiesenen Mitarbeitenden über die richtigen Berechtigungen verfügen. Öffnen Sie das Profil eines Mitarbeitenden und loggen Sie sich als diese Person ein. Dadurch können Sie genau sehen, was der Mitarbeitende sieht, sodass Sie überprüfen können, ob der Zugriff korrekt ist.

Mitarbeitende manuell einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen

So fügen Sie Mitarbeitende zu einer individuellen Mitarbeitendenrolle (oder zur vordefinierten Admin-Rolle) hinzu:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
  3. Erstellen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle oder wählen Sie eine vorhandene aus.
  4. Klicken Sie im Reiter Personen auf Mitglieder bearbeiten.
  5. Wählen Sie im Reiter Personen hinzufügen unter Mitglieder auswählen die Mitarbeitenden aus, denen diese Rolle zugewiesen werden soll, und klicken Sie auf deren Namen. Sie werden in der Vorschau Mitglieder angezeigt.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Mitarbeitende automatisch einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen

Sie können Mitarbeitende automatisch zu Rollen hinzufügen, indem Sie Bedingungen basierend auf System- und individuellen Attributen festlegen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
  3. Erstellen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle oder wählen Sie eine vorhandene aus.
  4. Klicken Sie im Reiter Personen auf Mitglieder bearbeiten.
  5. Klicken Sie im Reiter Personen hinzufügen unter Hinzugefügte Personen auf Basis der Bedingungen auf + Regel hinzufügen, um ein Attribut hinzuzufügen und Mitarbeitende automatisch zu filtern, die diesen Kriterien entsprechen. Wenn Sie beispielsweise „Standort ist Barcelona“ hinzufügen, werden automatisch sowohl neue als auch bestehende Mitarbeitende mit Sitz in Barcelona dieser Rolle mit ihren Berechtigungen zugewiesen.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Tipp:
Sie können automatisch Mitarbeitende zu einer Rolle hinzufügen und gleichzeitig bestimmte ausschließen, indem Sie diese im Reiter Personen ausschließen auswählen. Wenn Sie einen Mitarbeitenden als ausgeschlossen auswählen und dann der Rolle hinzufügen, wird der Ausschluss überschrieben.

Sie können die folgenden vordefinierten Attribute verwenden, um Bedingungen festzulegen:

  • Abteilung
  • Team
  • Anstellungsart
  • Gesellschaft
  • Standort
  • Status
  • Status der Führungskraft (mit diesem Attribut können Sie jeder Führungskraft automatisch eine Rolle zuweisen).
  • Anstelldatum
  • Austrittsdatum

Sie können auch individuelle Attribute verwenden, die einen einzelnen Auswahl-, Datums- oder Zahlenattributtyp haben.

Hinweis:
Wenn Sie eine Bedingung wie „Attribut A ist nicht Option 1“ festlegen, sind die folgenden Mitarbeitenden eingeschlossen:
▶︎ Alle Mitarbeitenden, die einen anderen Optionswert haben, zum Beispiel Option 2, Option 3 usw.
▶︎ Alle Mitarbeitenden ohne zugewiesenen Wert für dieses Attribut.

Mitarbeitende aus einer Mitarbeitendenrolle entfernen

So entfernen Sie Mitarbeitende aus einer Mitarbeitendenrolle:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
  3. Erstellen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle oder wählen Sie eine vorhandene aus.
  4. Klicken Sie im Reiter Personen auf Mitglieder bearbeiten.
  5. Wählen Sie im Reiter Personen hinzufügen unter Mitglieder auswählen die Mitarbeitenden aus, die Sie aus dieser Rolle entfernen möchten, und klicken Sie auf deren Namen. Sie werden in der Vorschau Änderungen angezeigt.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Mitarbeitendenrolle löschen

Sie können Mitarbeitendenrollen löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Das Löschen einer Mitarbeitendenrolle kann nicht rückgängig gemacht werden. Mitarbeiter in der gelöschten Rolle verlieren die Berechtigungen, die ihnen aufgrund der Rolle zugewiesen wurden.

So löschen Sie eine Mitarbeitendenrolle:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
  3. Klicken Sie auf die Rolle, die Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol.
  5. Klicken Sie auf Rolle löschen.
  6. Bestätigen Sie die Löschung.

Nächster Schritt

Nachdem Sie Mitarbeitende zu einer Rolle hinzugefügt und Berechtigungen festgelegt haben, können Sie: 

Helfen Sie uns, uns zu verbessern. Ist diese Seite hilfreich?