Dieser Artikel erklärt, wie Sie Microsoft (MS) Teams mit Personio integrieren können. Nach erfolgter Einrichtung können Sie:
- Personio-Updates in MS Teams erhalten. Die Aktualisierungen umfassen Abwesenheiten, Geburtstage, Unternehmensjubiläen und neue Mitarbeitende.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie vor der Integration von MS Teams sicher, dass Folgendes der Fall ist:
- Sie verfügen über eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsberechtigungen für die Marketplace-Integration in Personio.
- Sie haben die Global-Administrator-Rolle in Microsoft. Die MS-Teams-Admin-Rolle reicht nicht aus.
Verfügbare Funktionen
MS Teams ist ein Tool von Microsoft für die Kooperation zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitenden. Integrieren Sie MS Teams mit Personio, um Informationen in Teams-Kanälen für Abteilungen, Teams und Standorte zu teilen. Mit der Integration veröffentlicht MS Teams täglich Updates zu:
- Abwesenheiten und Rückkehrdaten von Mitarbeitenden
- Geburtstage
- Jubiläen im Unternehmen
- Neuzugänge
Die Integration berechnet die Rückkehrdaten für Abwesenheiten anhand von Arbeitszeitmodellen und Feiertagen. So kann MS Teams genaue Rückkehrdaten anzeigen.
Hinweis:
Diese Integration unterstützt keine stundenweise erfasste Abwesenheit.
MS Teams verbinden und authentifizieren
Richten Sie die Integration von MS Teams im Personio Marketplace mit dem Konfigurationsassistenten ein. Hierfür müssen Sie Personio die Berechtigung erteilen, auf Ihren MS-Teams-Workspace zuzugreifen. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zum Marketplace in Personio und suchen Sie nach der MS-Teams-Integration.
- Klicken Sie auf Verbinden, um den Konfigurationsassistenten zu öffnen.
- Klicken Sie auf MS Teams authentifizieren.
- Kehren Sie zum Konfigurationsassistenten in Personio zurück und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Authentifizieren Sie Personio
In Schritt zwei müssen Sie MS Teams Zugriff auf die erforderlichen Personio-Daten gewähren. Befolgen Sie diese Schritte:
- Überprüfen Sie die Berechtigungen, die MS Teams benötigt.
- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Personio erlaubt der Integration mit MS Teams, die folgenden Systemattribute zu lesen:
- Vorname
- Nachname
- Austrittsdatum
- Anstelldatum
- Position
- Status
- Standort
- Abteilung
- Team
Teams verwalten
In Schritt drei müssen Sie auswählen, für welche Teams Kanäle zugeordnet werden müssen.
- Wählen Sie die Teams aus, für die Sie Kanäle zuordnen möchten.
- Optional: Fügen Sie ein neues Attribut hinzu.
- Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Kanal-Aktualisierungen verwalten
Im letzten Schritt müssen Sie die Einstellungen für Kanalupdates vornehmen. Befolgen Sie diese Schritte:
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Sprache der Aktualisierung die Sprache für die Kanalupdates aus.
- Unter Zeit der Aktualisierung, wählen Sie die Zeit für die Kanalaktualisierungen.
- Wählen Sie die Elemente, die in der täglichen Aktualisierungsnachricht enthalten sein sollen.
- Wählen Sie unter MS-Teams-Kanal den entsprechenden Kanal in MS Teams aus. Um ein neues Attribut hinzuzufügen, klicken Sie auf Attribut hinzufügen.
- Wählen Sie unter Personio die entsprechende Organisationseinheit aus (z. B. Abteilung oder Team). Bei der Zuordnung von Attributen können Sie in MS Teams entweder ein öffentliches oder ein privates Team auswählen. Tägliche Kanal-Aktualisierungen können nur an einen öffentlichen MS-Teams-Kanal gehen.
- Um die Integration von MS Teams zu aktivieren, klicken Sie auf Fertig stellen.
Benachrichtigungen zu Geburtstagen und Jahrestage der Betriebszugehörigkeit gelten für alle Mitarbeitenden in den Abteilungen, Teams und Standorten, die Ihren MS Teams-Kanälen zugeordnet sind. Einzelne Mitarbeitende können nicht von diesen Benachrichtigungen ausgenommen werden. Wenn Ihre Organisation für die Weitergabe von Geburtstagen oder Jahrestagen der Betriebszugehörigkeit von Mitarbeitenden deren Einwilligung benötigt, können Sie diese Ereignisarten für einzelne Kanäle deaktivieren. Dies gilt dann für den gesamten Kanal, nicht nur für einzelne Mitarbeitende.
Tipp:
Sie können zugeordnete Attribute bearbeiten oder die Integration im Marketplace deaktivieren. Um zu prüfen, ob es Probleme beim Senden von Nachrichten gibt, verwenden Sie den Reiter Beobachtung.
Abwesenheitsworkflows mit MS Teams
Tägliches Update von Personio im MS-Teams-Kanal
Lesen Sie das zuvor angelegte automatische Tagesupdate von Personio in einem MS-Teams-Kanal. Unter den einzelnen Themen (z. B. Heute abwesend) können Sie die zusammengefassten Mitarbeitendendaten auf einen Blick lesen.