Dieser Artikel erklärt, wie Sie Microsoft (MS) Teams mit Personio integrieren können. Nach erfolgter Einrichtung können Sie:

• Personio-Updates in MS Teams erhalten. Die Aktualisierungen umfassen Abwesenheiten, Geburtstage, Firmenjubiläen und neue Mitarbeitende.
• Abwesenheiten in MS Teams beantragen.

Verfügbare Funktionen

MS Teams ist ein Tool von Microsoft für die Kooperation zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitenden. Integrieren Sie MS Teams mit Personio, um Informationen in Teams-Kanälen für Abteilungen, Teams und Standorte zu teilen. Mit der Integration veröffentlicht MS Teams täglich Updates zu:

• Daten zu Abwesenheiten und Rückkehr von Mitarbeitenden
• Geburtstage
• Jubiläen im Unternehmen
• Neue Mitarbeitenden

Mitarbeitende können Abwesenheiten auch in MS Teams beantragen, indem sie Folgendes angeben:

• Art der Abwesenheit
• Umfang am ersten und letzten Tag (ganzer oder halber Tag)
• Vertretung während ihrer Abwesenheit
• Dauer der Abwesenheit

Die Integration berechnet die Rückkehrdaten für Abwesenheiten unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen und Feiertagen. So kann MS Teams genaue Rückkehrdaten anzeigen.

Hinweis:
Diese Integration unterstützt keine stundenweise erfassten Abwesenheiten.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration

Stellen Sie vor der Integration von MS Teams sicher, dass Folgendes der Fall ist:

• Sie haben eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte für den Marketplace in Personio:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen.

  3. Wählen Sie Zugriffsrechte.

  4. Navigieren Sie zu Konto-Konfiguration und Marketplace-Integration.

• Sie haben die Global-Administrator-Rolle in Microsoft. (Die MS-Teams-Administrator-Rolle reicht nicht aus.) 

• Aktivieren Sie die Checkbox für Tray.io, Inc. unter dem Reiter Datenschutzinformationen Ihres Accounts.

MS Teams verbinden und authentifizieren

Richten Sie die Integration von MS Teams im Personio Marketplace mit dem Konfigurationsassistenten ein. Hierfür müssen Sie Personio die Berechtigung erteilen, auf Ihren MS-Teams-Workspace zuzugreifen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zum Marketplace in Personio und suchen Sie nach der MS-Teams-Integration.
2. Klicken Sie auf Verbinden, um den Konfigurationsassistenten zu öffnen.
3. Klicken Sie auf MS Teams authentifizieren.
4. Gehen Sie zurück zum Konfigurationsassistenten in Personio und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Authentifizieren Sie Personio

In Schritt zwei müssen Sie MS Teams Zugriff auf die erforderlichen Personio-Daten gewähren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Überprüfen Sie die Berechtigungen, die MS Teams benötigt.
2. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Personio erlaubt der Integration mit MS Teams, die folgenden Systemattribute zu lesen:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Austrittsdatum
• Anstelldatum
• Position
• Status
• Standort
• Abteilung
• Team

Teams verwalten

In Schritt drei müssen Sie auswählen, für welche Teams Kanäle zugeordnet werden müssen.

1. Wählen Sie die Teams aus, für die Sie Kanäle zuordnen möchten.
2. Optional: Fügen Sie ein neues Attribut hinzu.
3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Kanal-Aktualisierungen verwalten

Im letzten Schritt müssen Sie die Einstellungen für Kanalupdates vornehmen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sprache der Aktualisierung die Sprache für die Kanalupdates aus.
2. Unter Zeit der Aktualisierung, wählen Sie die Zeit für die Kanalaktualisierungen. Events, die an einem Wochenende stattfinden, werden nicht an MS Teams übermittelt. 
3. Wählen Sie die Elemente, die in der täglichen Aktualisierungsnachricht enthalten sein sollen.
4. Wählen Sie unter MS-Teams-Kanal den entsprechenden Kanal in MS Teams aus. Um ein neues Attribut hinzuzufügen, klicken Sie auf Attribut hinzufügen.
5. Wählen Sie unter Personio die entsprechende Organisationseinheit aus (z. B. Abteilung oder Team).
   Bei der Zuordnung von Attributen können Sie in MS Teams entweder ein öffentliches oder ein privates Team auswählen. Tägliche Kanal-Aktualisierungen können nur an einen öffentlichen MS-Teams-Kanal gehen.
6. Um die Integration von MS Teams zu aktivieren, klicken Sie auf Fertig stellen.

Tipp:
Sie können zugeordnete Attribute bearbeiten oder die Integration im Marketplace deaktivieren. Um zu prüfen, ob es Probleme beim Senden von Nachrichten gibt, verwenden Sie den Reiter Beobachtung.

Abwesenheits-Workflows mit MS Teams

Tägliches Update von Personio im MS-Teams-Kanal

Lesen Sie das zuvor angelegte automatische Tagesupdate von Personio in einem MS-Teams-Kanal. Unter den einzelnen Themen (z. B. Heute abwesend) können Sie die zusammengefassten Mitarbeitendendaten auf einen Blick lesen.

Abwesenheit mit der Personio-App in MS Teams beantragen

Mitarbeitende können Tages-Abwesenheiten in MS Teams über die Personio-Anwendung beantragen. Die Funktion unterstützt nur tageweise erfasste Abwesenheiten. Anfragen für stundenweise erfasste Abwesenheiten sind nicht möglich. Um eine Tages-Abwesenheit zu beantragen:

1. Klicken Sie auf die Personio-Anwendung in MS Teams. 
2. Geben Sie request absence ein.
3. Füllen Sie das Formular aus und geben Sie die Art und Dauer der Abwesenheit an.
4. Klicken Sie auf Nächster Schritt.
5. Falls nötig, wählen Sie eine Vertretung aus.