In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte Sie als Steuerkanzlei zum Aufsetzen und Autorisieren der DATEV-Integration für Ihre Mandanten durchführen müssen und erhalten eine beispielhafte Prozessbeschreibung für die monatliche Abrechnung. 

Tipp:
Für Fragen und Unterstützung bei der Bestellung und der Einrichtung der Lohnprogramme ermöglicht DATEV, zeitnah einen Termin mit dem DATEV-Partner-Onboarding-Team zu buchen.

Bevor Sie loslegen

Sobald Ihr Mandant die Integration bei Personio bestellt hat, führen Sie die folgenden Schritte durch, um die entsprechenden Services für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt zu buchen und die Integration einzurichten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Rechte auf die abrechnungsrelevanten Bereiche in Personio verfügen:

Schritt 1: DATEV Produktbestellung

1. Mandantenübersicht in DATEV öffnen.
2. MyDATEV Mandantenregistrierung starten.
3. Login via SmartCard oder SmartLogin.
4. Produkt: Lohnimportdatenservice bestellen.
5. Produkt: Lohnauswertungsdatenservice bestellen.
6. Produkt (optional): DATEV eAU-Abrufservice bestellen für die Nutzung des automatischen eAU-Abrufs. Weitere Informationen: DATEV Developer-Dokumentation (eAU API).
7. Mandanten registrieren oder neuen Mandanten anlegen.
8. Bestellung abschließen.

Detaillierte Anleitungen zum Vorgang in DATEV finden Sie in diesem Artikel im DATEV Hilfe-Center: DATEV-Cloud-Lösungen für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen und einrichten

Schritt 2: Freischaltung von Kanzlei-Rechten

1. Rechteverwaltung online aufrufen
2. Registerkarte Mitarbeiter öffnen

3. Mitarbeiter und SmartCard auswählen

   Hinweis:
   Sofern Sie den Lohnimportdatenservice einrichten möchten, müssen bei Nutzung eines Kommunikationsservers (DFÜ-Profil im Netzbetrieb) zusätzliche Rechte auf den DATEV-Benutzer freigeschaltet werden.

4. Lohnimportdatenservice und Lohnauswertungsdatenservice auswählen und Datenfreigabe hinzufügen
5. Berater- und Mandantennummer hinterlegen

Detaillierte Anleitungen zum Vorgang in DATEV finden Sie in diesen Artikeln im DATEV Hilfe-Center:

• Lohnimportdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen
• Lohnauswertungsdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen
• Informationen zur Rechtevergabe für die Nutzung des Lohnauswertungsdatenservice
• DATEV-Cloud-Lösungen für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen und einrichten

Schritt 3: Autorisierung in Personio (Aufgabe des Mandanten)

Dieser Schritt ist von Ihrem Mandanten durchzuführen. Stellen Sie Ihrem Mandanten hierzu die Berater- und Mandantennummer zur Verfügung. Außerdem benötigt der Mandant eine SmartCard oder ein Smartlogin. Das genaue Vorgehen der Autorisierung erklärt der Artikel Einrichtung der DATEV-Integration. 

Schritt 4: Einrichtung des externen Accountzugriffs

Im Idealfall legt Ihr Mandant Sie als externer Mitarbeiter in Personio an und vergibt Ihnen gemäß dem Artikel Wie lege ich ein externes Profil für einen Steuerberater in Personio an? die entsprechenden Rechte auf die abrechnungsrelevanten Bereiche in Personio. Den Umfang Ihrer Berechtigungen können Sie mit Ihrem Mandanten besprechen und einrichten lassen. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit untermonatig Daten zu überprüfen und wenn nötig und gewünscht direkt Anpassungen durchzuführen, Dokumente einzusehen oder Exporte zu generieren.

Schritt 5: Unterstützung beim Datenabgleich

Voraussetzung für einen reibungslosen Abrechnungsprozess von Anfang an ist eine saubere Datenqualität in Personio. Mit der Nutzung der DATEV-Schnittstelle wird Personio zum führenden System für Datenaktualität, wofür der Mandant die Verantwortung trägt. Helfen Sie Ihrem Mandanten daher, die Daten zwischen DATEV und Personio initial zu harmonisieren (zum Beispiel mit dem DALY Export).

Tipp:
Falls es sich bei dem Mandanten um einen Selbstbucher handelt, finden Sie weitere Informationen zu den nötigen Voraussetzungen und Schritten in diesem Artikel DATEV Hilfe-Center MyDATEV Mandantenregistrierung für Unternehmen: DATEV-Cloud-Anwendungen selbst in Betrieb nehmen.

Abrechnung mit DATEV und Personio

Im Folgenden finden Sie einen groben Ablauf der monatlichen Abrechnung mit DATEV und Personio. Weitere Details und einzelne Schritte innerhalb Personios finden Sie im Artikel zur monatlichen Lohnbuchhaltung in Personio mit der DATEV-Integration.

Hinweis:
Falls am Ende des Set-ups noch kein Datenabgleich zwischen DATEV und Personio stattgefunden hat, gleichen Sie gemeinsam mit Ihrem Mandanten vor dem ersten Abrechnungsmonat die Daten beider Systeme ab und aktualisieren diese gegebenenfalls im jeweiligen System.

Datenübertragung und Vorbereitung der Lohnabrechnung

Personalstammdaten, Abwesenheiten, Fixgehälter, Stundenlöhne, einmalige und wiederkehrende Vergütungen werden über den Lohnimportdatenservice direkt aus Personio an das DATEV Rechenzentrum als ASCII-Datei übertragen und anschließend von Ihnen in DATEV hochgeladen. Weitere abrechnungsrelevante Daten entnehmen Sie der vorbereitenden Lohnbuchhaltung direkt in Personio und/oder dem Excel-Export und pflegen die Datenänderungen in DATEV ein.

Tipp
Wie Sie die übertragenen Daten im DATEV Rechenzentrum abrufen und in Ihr Lohn-System einspeisen können, wird im DATEV Hilfe-Center beschrieben.

Durchführung der Abrechnung

Führen Sie die Abrechnung wie gewohnt in DATEV durch.

Hochladen der abrechnungsrelevanten Dokumente

Sobald die Lohnabrechnung in DATEV abgeschlossen ist und die Entgeltabrechnungen, sowie alle weiteren abrechnungsrelevanten Dokumente verfügbar sind (ggf. nach einer Sperrzeit von fünf Tagen), kann Ihr Mandant diese Dokumente mithilfe des Lohnauswertungsdatenservice direkt von DATEV nach Personio importieren und in die jeweiligen Profile der Mitarbeitenden übertragen.

Ablauf und Aufgaben im Überblick

Zusätzliche Attribute aus Personio herunterladen

Abrechnungsrelevante Attribute, die nicht über den Export an DATEV übermittelt werden können, können Sie nachträglich manuell aus Personio exportieren und in DATEV hochladen. Sie können diese der Lohntabelle im Bereich Lohnbuchhaltung entnehmen.

Dokumente von Mitarbeitenden herunterladen

Alle Mitarbeitenden verfügen über eine eigene Dokumentenablage. Hier landen, nach dem Import der Dokumente über den Lohnaustauschdatenservice und der anschließenden Verteilung der Dokumente, die Auswertungen (wie die Entgeltabrechnungen). Um Dokumente eines bestimmten Mitarbeitenden, wie beispielsweise Arbeitsverträge, herunterzuladen, gehen Sie auf dessen Profil und klicken Sie auf den Reiter Dokumente. Hier finden Sie die verschiedenen Dokumente in Kategorien verteilt und können neben dem gewünschten Dokument auf Herunterladen klicken.

Hinweis:
Für das Herunterladen von Dokumenten benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für Dokumente.