Tipp:
Wenn Sie die Setup-Erfahrung verwenden, folgen Sie den in der Erfahrung beschriebenen Schritten, um die Einrichtung dort abzuschließen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Personio mit Hilfe von Personios Unterauftragnehmer Cronofy mit Ihrem Unternehmenskalender integrieren. 

Für die Integration verfügbare Kalender

Personio unterstützt Integrationen mit den folgenden drei Kalendern:

• Google Apps
• Microsoft Exchange (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
• Microsoft Office 365 (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)

Sie können Ihren Unternehmenskalender jetzt direkt mit den drei oben genannten Kalendern integrieren.

Anforderungen

Um Ihren Unternehmenskalender mit Personio zu integrieren, benötigen Sie die folgenden Rollen:

• Admin des Personio-Kontos: Um Cronofy als Subunternehmer zu akzeptieren und dem Admin des Unternehmenskalenders Zugriffsrechte auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zu erteilen.
• Admin des Unternehmenskalenders: Um auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zuzugreifen und die Einrichtung durchführen zu können.

Weitere Informationen zu den Compliance- und Sicherheitsstandards der Integration über Cronofy finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.

Personio-Admin

Cronofy aktivieren

Der Kalender von Personio ist mit dem Unterauftragnehmer Cronofy BV integriert. Sie müssen dies in den Personio-Einstellungen unter dem Reiter Datenschutzinformationen aktivieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Support > Abonnement & Rechnung.
2. Klicken Sie auf den Reiter Informationen zur Datensicherheit. Unter Weitere Vertragsbestandteile finden Sie die Liste der Unterauftragnehmer.
3. Vergewissern Sie sich, dass die Checkbox neben Cronofy B.V. aktiviert ist.

Kalender-Admins Zugriff auf die Einstellungen für die Kalenderintegration geben

Sie sollten der*dem Admin Ihres Unternehmenskalenders Zugriff auf die Einstellungen für die Kalenderintegration gewähren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte.
2. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, die Ihrem*Ihrer Kalender-Admin zugewiesen ist, oder erstellen Sie eine neue Rolle.
3. Scrollen Sie nach unten zur Konto-Konfiguration und klicken Sie darauf.
4. Wählen Sie neben Kalender und unter Bearbeiten die Option Alles.

Administrator Ihres Unternehmenskalenders

Unternehmenskalender verbinden

Sobald der*die Personio-Admin Cronofy als Unterauftragnehmer akzeptiert hat, verbinden Sie Ihren Unternehmenskalender folgendermaßen:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration.
2. Wählen Sie einen der folgenden Kalender für die Integration in Personio: Google-Kalender, Office 365 (via Graph API), Office 365 (EWS) oder Microsoft Exchange.
3. Im Bereich Interviewplanung können Sie die Checkbox Titel privater Events der Mitarbeitenden unter dem Feature „Zeitblock im Kalender suchen“ anzeigen (optional) aktivieren.
4. Klicken Sie auf Übernehmen. Dank dieses Features kann die Person, die ein Interview organisiert, die Details von Events sehen, die in den Kalendern der Mitarbeitenden, die zum Interview eingeladen werden sollen, als privat gekennzeichnet sind.

Mitarbeitende und Räume synchronisieren

Bei der ersten Synchronisation mit dem Kalenderanbieter werden alle aktuellen Nutzenden und Meetingräume authentifiziert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob alle Mitarbeitenden und Räume erfolgreich synchronisiert wurden, navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration.

Wenn Sie Fehlermeldungen über eine fehlgeschlagene Synchronisierung von Mitarbeitenden sehen, finden Sie die verschiedenen Fehler und ihre Lösungen in unserem Artikel zur Fehlerbehebung bei der Integration des Unternehmenskalenders.

Mitarbeitende hinzufügen

So synchronisieren Sie einzelne Mitarbeitende oder alle Mitarbeitenden erneut in Personio:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration. Das erste Akkordeon enthält eine Liste von Mitarbeitenden, die nicht synchronisiert wurden. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um das Akkordeon zu öffnen.
2. Um einzelne Mitarbeitende zu synchronisieren, klicken Sie auf das Loop-Symbol rechts neben dem Namen des*der Mitarbeitenden.
3. Um alle Mitarbeitenden zu synchronisieren, klicken Sie oben rechts im Akkordeon auf Alle Mitarbeitenden synchronisieren.

Wenn Sie Ihrer Firmendomain neue Mitarbeitende hinzufügen, werden diese automatisch bei Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Es gibt fünf verschiedene Synchronisationsstatus für Mitarbeitende:

Neue Räume hinzufügen

Wenn Sie das Recruiting-Feature in Personio nutzen, können Sie Meeting-Räume für die Planung von Interviews hinzufügen. Die erfolgreiche Synchronisation der Räume wird Ihnen von einem Informationssymbol angezeigt. Wenn Sie unter der Domain Ihres Unternehmens neue Räume hinzufügen, müssen Sie diese manuell mit Personio synchronisieren.

Gehen Sie hierfür zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und klicken Sie auf Alle Räume synchronisieren.

Tipp
Weitere Informationen und häufig gestellte Fragen finden Sie in Cronofys Leitfaden zum Verbinden von Unternehmenskalendern.