Die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Personio mithilfe von Personios Subunternehmer Cronofy mit Ihrem Unternehmenskalender integrieren. Der Artikel erläutert die Vorteile einer Kalenderintegration und beschreibt die entsprechenden Anforderungen sowie die Konfiguration im Detail.

 

Wichtige Informationen für eine erfolgreiche Integration

 

Funktionen

Die Kalenderintegration mit Cronofy bietet je nach Bereich unterschiedliche Funktionalitäten.

Bereich Funktion
HR Management

Alle in Personio eingetragenen Abwesenheiten werden automatisch in Ihren Unternehmenskalender übertragen. Erfahren Sie mehr über die Kalenderintegration für Abwesenheiten.

Recruiting 
  • Sie können die Kalender Ihrer Mitarbeiter und Besprechungsräume mit Personio synchronisieren, so dass Sie bei der Planung von Interviews die Verfügbarkeit von Teilnehmern direkt einsehen können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen.
  • Sie können Ihre Verfügbarkeit für Interviews festlegen und Bewerbern Links für die smarte Interviewplanung senden, mit denen diese aus verfügbaren Interviewterminen auswählen können. Erfahren Sie mehr über die Smarte Interviewplanung
  • Außerdem können Sie auch Anbieter von Videokonferenzen (wie Microsoft Teams, Zoom usw.) mit Personio integrieren, um den Link für ein Videointerview direkt in Personio zu erstellen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen.

Hinweis: Wenn Sie die Kalenderintegration aktivieren, werden alle beantragten Abwesenheitsperioden und Interviewtermine, die im Bereich Recruiting erstellt wurden, in Ihrem externen Unternehmenskalender angezeigt. Eine differenzierte Aktivierung ist nicht möglich.

 

Für die Integration verfügbare Kalender

Personio unterstützt derzeit Integrationen zu drei verschiedenen Kalendern:

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Exchange

 

Anforderungen

Um Ihren Unternehmenskalender mit Personio zu integrieren, benötigen Sie die folgenden Rollen:

  • Administrator Ihres Personio-Kontos
  • Administrator Ihres Unternehmenskalenders
  • IT-Administrator (optional)

 

Schritt 1: Cronofy als Subunternehmer akzeptieren

Die Kalenderintegration von Personio integriert die Software des Subunternehmers Cronofy B.V.. Ehe Sie die Integration von Personio mit Ihrem Unternehmenskalender aktivieren können, müssen Sie zunächst akzeptieren, dass Cronofy die Daten verarbeiten darf, die für die Bereitstellung dieser Dienste benötigt werden. Sie können die Verarbeitung dieser Daten verhindern, indem Sie die Nutzung dieser Funktionen ablehnen.

Dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stimmen Sie folgendermaßen zu:

  1. Navigieren Sie auf Einstellungen > SUPPORT > Paket & Rechnung.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
  3. Aktivieren Sie unter Weitere Vertragsbestandteile > Subunternehmen die Checkbox neben Cronofy B.V. 

Settings-Plan_Billing-DPA-Cronofy_de.png

Weitere Informationen zu den Compliance- und Sicherheitsstandards der Integration über Cronofy finden Sie in unserem Artikel zu Datenschutz und Compliance bei Cronofy.

 

Schritt 2: Integration von Personio mit Ihrem Unternehmenskalender aktivieren

Gehen Sie wie folgt vor, um Personio mit einem der verfügbaren Unternehmenskalender zu integrieren:

  1. Gehen Sie in Personio zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Kalender > Kalender-Integration.
  2. (Optional) Aktivieren Sie im Bereich Interviews planen die Checkbox Details zu Events anzeigen, die als vertraulich gekennzeichnet wurden, damit ein Mitarbeiter, der ein Interview plant, die Kalenderdetails der Kollegen sehen kann, die er zum Interview einladen möchte.
  3. Klicken Sie dann auf Integration aktivieren.

Hinweis: Sie müssen Cronofy als Subunternehmer für die Auftragsdatenverarbeitung (wie in Schritt 1 beschrieben) akzeptieren, um die Integrationen aktivieren zu können.

Settings-Calendars-Calendar-Integration_de.png

 

Schritt 3: Ihren Unternehmenskalender verbinden

Nachdem Sie auf Integration aktivieren geklickt haben, können Sie auswählen, welche der folgenden Kalender Sie in Personio integrieren möchten: Google-Kalender, Office 365 oder Microsoft Exchange.

 

Google Kalender

  1. Nachdem Sie Integration aktivieren angeklickt haben, wählen Sie Google.
  2. Installieren Sie die Cronofy-App auf Ihrer GSuite-Domain. Sie können die App hier herunterladen.
  3. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Google-Admin-Zugriffsdaten.
  4. Aktivieren Sie die Checkbox, um zu bestätigen, dass Sie die Cronofy-App auf Ihrer Google-Workspace-Domain installiert haben.
  5. Aktivieren Sie die Checkbox, um Cronofys Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zuzustimmen.
  6. Klicken Sie auf Google Workspace Domain verknüpfen

calendar-integration-google-link_de.png

Weitere Informationen zur Verbindung Ihres Unternehmenskalenders mit GSuite finden Sie in der Cronofy-Dokumentation

 

Office 365

  1. Erstellen Sie in Office 365 ein Servicekonto, das verwendet wird, um Räume oder Benutzer mittels eines Identitätswechsels zu imitieren, wenn Sie Events verwalten.
  2. Weisen Sie die Rolle für den Identitätswechsel dem soeben erstellten Servicekonto zu. Damit Termine direkt im Kalender des Benutzers erstellt werden können, braucht die Rolle für den Identitätswechsel vollen Zugriff auf den Kalender des Benutzers.
  3. Wählen Sie in Personio, nachdem Sie die Schritte zur Aktivierung der Integration ausgeführt haben, Office 365 aus.
  4. Aktivieren Sie die Checkbox, um Cronofys Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zuzustimmen. 
  5. Klicken Sie auf Office-365-Konto verknüpfen.
  6. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Office-365-Servicekontos ein.
  7. Geben Sie das Passwort ein.

calendar-integration-office365-link_de.png

Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Help-Center-Artikel Enterprise Connect for Exchange and Office 365.

 

Microsoft Exchange

  1. Erstellen Sie in Office 365 ein Servicekonto, das verwendet wird, um Räume oder Benutzer mittels eines Identitätswechsels zu imitieren, wenn Sie Events verwalten.
  2. Weisen Sie die Rolle für den Identitätswechsel dem soeben erstellten Servicekonto zu. Damit Termine direkt im Kalender des Benutzers erstellt werden können, braucht die Rolle für den Identitätswechsel vollen Zugriff auf den Kalender des Benutzers.
  3. Wählen Sie in Personio, nachdem Sie die Schritte zur Aktivierung der Integration ausgeführt haben, Exchange aus.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Servicekontos und Ihr Passwort ein.
  5. Geben Sie die E-Mail ein, die Sie für den Identitätswechsel verwenden werden (eine andere E-Mail derselben Domain, auf die das Servicekonto über die Identitätswechsel-Rolle zugreifen kann).
  6. Klicken Sie auf Exchange-Konto verknüpfen.

calendar-integration-exchange-link_de.png

Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Help-Center-Artikel Enterprise Connect for Exchange and Office 365.

 

Mitarbeiter und Räume synchronisieren

Während der erstmaligen Synchronisation mit dem Anbieter des Kalenders werden alle aktuellen Benutzer und Räume authentifiziert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter und Räume erfolgreich synchronisiert wurden, navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Kalender > Kalender-Integration.

Hinweis: Wenn Sie Fehlermeldungen über eine fehlgeschlagene Synchronisierung von Mitarbeitern sehen, werfen Sie einen Blick auf die Voraussetzungen für zu synchronisierende Mitarbeiter. Sehen Sie sich alternativ die verschiedenen Fehler und Lösungen in unserem Artikel zur Problembehandlung bei der Integration des Unternehmenskalenders an.

 

Voraussetzungen für die Synchronisation von Mitarbeitern

Für eine erfolgreiche Synchronisation Ihrer Mitarbeiter mit dem Unternehmenskalender und Personio sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

Voraussetzung Beispiel
Die E-Mail-Adresse des Benutzers muss sich bereits auf der authentifizierten Domäne befinden.

Die Firma XY hat ihre Kalender auf ihrer Domain XY.com authentifiziert. Folglich werden alle Benutzer in XY mit @xy.com-E-Mail-Adressen automatisch authentifiziert. Sollte aber ein externer Personalvermittler mit der E-Mail-Adresse @hiringhelp.com existieren, würde dieser nicht validiert werden.

Der Mitarbeiter muss bereits im Firmenkalender existieren bzw. über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügen. Wird ein neuer Benutzer zu Personio hinzugefügt, bevor sein Konto im Kalenderprogramm angelegt wurde, erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall muss der Mitarbeiter erneut synchronisiert werden, nachdem er der Unternehmensdomäne hinzugefügt wurde. Siehe Mitarbeiter hinzufügen.

 

Mitarbeiter hinzufügen

Wenn Sie Ihrer Firmendomain neue Mitarbeiter hinzufügen, werden diese automatisch bei Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Um einen Mitarbeiter in Personio erneut zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Kalender > Kalender-Integration und klicken Sie auf Mitarbeiter synchronisieren.

calendar-integration-employees_de.png

 

Neue Räume hinzufügen

Wenn Sie die Recruiting-Funktion von Personio nutzen, haben Sie auch die Möglichkeit, ganz einfach Meeting-Räume für die Interview-Planung hinzuzufügen. Die erfolgreiche Synchronisation der Räume wird Ihnen von einem Informationssymbol angezeigt. Wenn Sie unter der Domain Ihres Unternehmens neue Räume hinzufügen, müssen Sie diese manuell mit Personio synchronisieren.

Um neue Räume zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Kalender > Kalender-Integration und klicken Sie auf Räume synchronisieren.

Weitere Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie in Cronofys Anleitung zum Verbinden von Organisationskalendern.

 

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