In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Personio mithilfe von Personios Unterauftragnehmer Cronofy mit Ihrem Unternehmenskalender integrieren. Der Artikel erläutert die Vorteile einer Kalenderintegration und beschreibt den Setup-Prozess sowie die entsprechenden Anforderungen im Detail.
Wichtige Informationen für eine erfolgreiche Integration
Funktionen
Die Kalenderintegration mit Cronofy bietet je nach Bereich unterschiedliche Funktionalitäten.
| Bereich | Funktion |
| HR Management |
In Personio eingetragene Abwesenheiten werden automatisch in Ihren Unternehmenskalender übertragen. Erfahren Sie mehr über die Kalenderintegration für Abwesenheiten. |
| Recruiting |
|
Hinweise:
▶︎ Wenn Sie die Kalenderintegration aktivieren, erscheinen in Ihrem externen Unternehmenskalender nur die beantragten Abwesenheitszeiten und Recruiting-Interviews, die nach der Aktivierung stattfinden.
▶︎ Die Übertragung von Abwesenheitszeiten oder Recruiting-Interviews können Sie nicht separat aktivieren.
Für die Integration verfügbare Kalender
Personio unterstützt derzeit Integrationen zu drei verschiedenen Kalendern:
- Google Apps
- Microsoft Office 365 (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
- Microsoft Exchange (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
Anforderungen
Um Ihren Unternehmenskalender mit Personio zu integrieren, benötigen Sie die folgenden Rollen:
- Admin des Personio-Kontos: Um Cronofy als Subunternehmer zu akzeptieren und dem Admin des Unternehmenskalenders Zugriffsrechte auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zu erteilen.
- Admin des Unternehmenskalenders: Um auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zuzugreifen und die Einrichtung durchführen zu können.
Schritt 1: Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Checkbox aktiviert ist
Die Kalenderintegration von Personio integriert Software des Unterauftragnehmers Cronofy B.V. Um die Integration von Personio mit Ihrem Unternehmenskalender zu aktivieren, muss die Cronofy-Checkbox im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unter Einstellungen > Support > Abonnement und Abrechnung aktiviert sein. Weitere Informationen zu den Compliance- und Sicherheitsstandards der Integration über Cronofy finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.
Schritt 2: Verbinden Sie Ihren Unternehmenskalender
Nachdem Sie Cronofy als Subunternehmer akzeptiert haben, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und wählen Sie aus, welchen der folgenden Kalender Sie in Personio integrieren möchten: Google Kalender, Office 365 (via Graph-API), Office 365 (EWS) oder Microsoft Exchange.
Hinweis
Sie sollten dem Admin Ihres Unternehmenskalenders unter Zugriffsrechte > Kontokonfiguration > Kalender Zugriff auf die Integrationseinstellungen für Kalender gewähren.
Google Kalender
- Klicken Sie auf Google Kalender verbinden.
- Installieren Sie die Cronofy Google Workspace-App auf Ihrer GSuite-Domain. Sie können diese App hier herunterladen.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um zu bestätigen, dass Sie die Cronofy-App auf Ihrer Google-Workspace-Domain installiert haben.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um Cronofys Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Google Workspace Domain verknüpfen.
- Authentifizieren Sie sich mit Ihren Google-Admin-Anmeldedaten.
Weitere Informationen zur Verbindung Ihres Unternehmenskalenders mit GSuite finden Sie in der Cronofy-Dokumentation.
Office 365 (via Graph-API)
Für Office 365 gibt es zwei Möglichkeiten, die Integration einzurichten: via Graph API oder via EWS. Personio empfiehlt die Verwendung der Graph API. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Integrationen finden Sie unter Was sind die Unterschiede zwischen EWS und Graph API?
- Klicken Sie auf Office 365 verbinden.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Office-365-Konto verknüpfen.
- Authentifizieren Sie sich mit Office 365-Administrator-Anmeldedaten
Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office 365 (Graph API).
Office 365 (EWS)
Für Office 365 gibt es zwei Möglichkeiten, die Integration einzurichten: via Graph API oder via EWS. Personio empfiehlt die Verwendung der Graph API. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Integrationen finden Sie unter Was sind die Unterschiede zwischen EWS und Graph API?
1. Erstellen Sie ein Servicekonto (Admin des Unternehmenskalenders)
Um eine Verbindung mit Office 365 über EWS (Exchange Web Services) herzustellen, müssen Sie zunächst ein Servicekonto in Office 365 anlegen, mit dem Sie bei der Verwaltung von Events die Identität von Räumen oder Nutzenden übernehmen können. Erfahren Sie, wie Sie ein Servicekonto einrichten. Erfahren Sie, wie Sie ein Servicekonto einrichten.
Hinweise:
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine Mailbox zugewiesen sein, die keine gemeinsam genutzte Mailbox sein kann.
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine (vollständig bezahlte) Lizenz zugewiesen sein.
2. Weisen Sie dem Servicekonto die Rolle für den Identitätswechsel zu (Admin des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde, müssen Sie ihm die Rolle für den Identitätswechsel zuweisen.So können Events direkt im Kalender der nutzenden Person erstellt werden. Erfahren Sie, wie Sie für eine Anwendung den Identitätswechsel einrichten.
Hinweise:
▶ ︎Die Rolle für den Identitätswechsel erfordert vollen Zugriff auf die Kalender der Domain.
▶ ︎Diese Rolle muss dem Servicekonto zugewiesen sein.
3. Testen Sie die Konfiguration (Admin des Unternehmenskalenders)
Um zu bestätigen, dass die für die Integration erforderlichen Anmeldeinformationen und Konnektivität korrekt und verfügbar sind, testen Sie die Konfiguration, bevor Sie eine Verbindung zu Office 365 herstellen. Erfahren Sie, wie Sie die Konfiguration testen.
4. Verbinden Sie Office 365 (Admin des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde und ihm die Rolle für den Identitätswechsel korrekt zugewiesen wurde, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kalender zu verbinden:
- Klicken Sie auf Office 365 verbinden.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Exchange-Konto verknüpfen.
- Authentifizieren Sie sich mithilfe der E-Mail-Adresse des Servicekontos und des Passworts für das Servicekonto.
Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office 365.
Microsoft Exchange
1. Erstellen Sie ein Servicekonto (Admin des Unternehmenskalenders)
Um eine Verbindung mit Microsoft Exchange herzustellen, müssen Sie zunächst ein Servicekonto in Exchange erstellen, mit dem Sie beim Verwalten von Events die Identität von Räumen oder Nutzenden übernehmen können. Erfahren Sie, wie Sie ein Servicekonto einrichten.
Hinweise:
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine Mailbox zugewiesen sein, die keine gemeinsam genutzte Mailbox sein kann.
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine (vollständig bezahlte) Lizenz zugewiesen sein.
2. Weisen Sie dem Servicekonto die Rolle für den Identitätswechsel zu (Admin des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde, müssen Sie ihm die Rolle für den Identitätswechsel zuweisen.So können Events direkt im Kalender der nutzenden Person erstellt werden. Erfahren Sie, wie Sie für eine Anwendung den Identitätswechsel einrichten.
Hinweise:
▶ ︎Die Rolle für den Identitätswechsel erfordert vollen Zugriff auf die Kalender der Domain.
▶ ︎Diese Rolle muss dem Servicekonto zugewiesen sein.
3. Testen Sie die Konfiguration (Admin des Unternehmenskalenders)
Um zu bestätigen, dass die für die Integration erforderlichen Anmeldeinformationen und Konnektivität korrekt und verfügbar sind, testen Sie die Konfiguration, bevor Sie eine Verbindung zu Microsoft Exchange herstellen. Erfahren Sie, wie Sie die Konfiguration testen.
4. Verbinden Sie Microsoft Exchange (Admin des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde und ihm die Rolle für den Identitätswechsel korrekt zugewiesen wurde, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kalender zu verbinden:
- Klicken Sie auf Exchange verbinden.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Servicekontos und das Passwort für das Servicekonto ein.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie für den Identitätswechsel verwenden möchten (eine weitere E-Mail von derselben Domain, auf die das Servicekonto über die Rolle für den Identitätswechsel zugreifen kann).
- Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Exchange-Konto verknüpfen.
Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office365.
Schritt 3: Einstellungen abschließen
Im Bereich Interviewplanung können Sie die Checkbox für Titel privater Events der Mitarbeitenden unter der Funktion „Zeitblock im Kalender suchen“ anzeigen (optional) aktivieren. Dies ermöglicht es der organisierenden Person eines Interviews, die Details von Events zu sehen, die in den Kalendern der Mitarbeitenden, die er zum Interview einladen möchte, als privat gekennzeichnet sind.
Weitere Informationen zur Handhabung des Datenschutzes und zur DSGVO-Compliance finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.
Mitarbeitende und Räume synchronisieren
Bei der ersten Synchronisation mit dem Kalenderanbieter werden alle aktuellen Nutzenden und Meetingräume authentifiziert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob alle Mitarbeitenden und Räume erfolgreich synchronisiert wurden, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration.
Hinweis:
Wenn Sie Fehlermeldungen über eine fehlgeschlagene Synchronisierung von Mitarbeitenden sehen, werfen Sie einen Blick auf die Voraussetzungen für zu synchronisierende Mitarbeitende. Sehen Sie sich alternativ die verschiedenen Fehler und Lösungen in unserem Artikel zur Problembehandlung bei der Integration des Unternehmenskalenders an.
Voraussetzungen für die Synchronisation von Mitarbeitenden
Für eine erfolgreiche Synchronisation Ihrer Mitarbeitenden mit dem Unternehmenskalender und Personio sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
| Voraussetzung | Beispiel |
| Die E-Mail-Adresse der nutzenden Person muss sich bereits auf der authentifizierten Domäne befinden. |
Die Firma XY hat ihre Kalender auf ihrer Domain XY.com authentifiziert. Folglich werden alle Nutzenden in XY mit @xy.com-E-Mail-Adressen automatisch authentifiziert. Ein externes Recruiting mit der E-Mail-Adresse @hiringhelp.com würde allerdings nicht validiert werden. |
| Der Mitarbeitende muss bereits im Firmenkalender existieren bzw. über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügen. | Wird eine neue nutzende Person zu Personio hinzugefügt, bevor sein Konto im Kalenderprogramm angelegt wurde, erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall muss der Mitarbeitende erneut synchronisiert werden, nachdem er der Unternehmensdomäne hinzugefügt wurde. Siehe Mitarbeitende hinzufügen. |
| Nur E-Mails, die für einen Mitarbeitenden einzigartig sind, können verbunden werden. | Wenn ein Mitarbeitender eine gemeinsam genutzte Inbox verwendet, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Der Mitarbeitende muss eine für ihn einzigartige E-Mail-Adresse haben, damit er synchronisiert werden kann. |
Mitarbeitende hinzufügen
Wenn Sie Ihrer Firmendomain neue Mitarbeitende hinzufügen, werden diese automatisch bei Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Es gibt fünf verschiedene Synchronisationsstatus für Mitarbeitende:
| Status | Details | Angezeigter Tooltip |
| Authentifizierung läuft | Der Authentifizierungsprozess wurde gestartet. | Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf den Button „Alle Mitarbeitenden synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut auszuführen. |
| Ausstehend |
Die Authentifizierung wird überprüft.
|
Der Kalender des Mitarbeitenden wird noch synchronisiert. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf den Button „Alle Mitarbeitenden synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut auszuführen. |
| Authentifiziert | Der Mitarbeitende wurde erfolgreich authentifiziert und der Kalender des Mitarbeitenden wurde synchronisiert. |
- |
| Nicht verfügbar |
Die Authentifizierung war nicht erfolgreich und der Kalender des Mitarbeitenden konnte nicht synchronisiert werden. Wenn dieser Fehler auftritt, lesen Sie unseren Artikel Fehlerbehebung: Einrichtung der Integration des Unternehmenskalenders. |
Es wird eine Nachricht von Cronofy angezeigt. ODER Der Kalender des Mitarbeitenden konnte nicht synchronisiert werden. Bitte lesen Sie den Artikel zur Fehlerbehebung. |
| Fehler |
Nach einer erfolgreichen Autorisierung ist ein Problem aufgetreten. Bitte wenden Sie sich über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden an unser Support-Team. |
Etwas ist schief gelaufen. Bitte wenden Sie sich an den Customer Support. |
Um einen einzelnen Mitarbeitenden oder alle Mitarbeitende erneut in Personio zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration. Das erste Akkordeon enthält eine Liste von Mitarbeitenden, die nicht synchronisiert wurden. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um das Akkordeon zu öffnen.
- Um einen einzelnen Mitarbeitenden zu synchronisieren, klicken Sie auf das Loop-Symbol
rechts neben dem Namen des Mitarbeitenden.
- Um alle Mitarbeitende zu synchronisieren, klicken Sie oben rechts im Akkordeon auf Alle Mitarbeitende synchronisieren.
Neue Räume hinzufügen
Wenn Sie die Recruiting-Funktion von Personio nutzen, haben Sie auch die Möglichkeit, ganz einfach Meeting-Räume für die Interview-Planung hinzuzufügen. Die erfolgreiche Synchronisation der Räume wird Ihnen von einem Informationssymbol angezeigt. Wenn Sie unter der Domain Ihres Unternehmens neue Räume hinzufügen, müssen Sie diese manuell mit Personio synchronisieren.
Um neue Räume zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und klicken Sie auf Alle Räume synchronisieren.
Tipp:
Weitere Informationen und häufig gestellte Fragen finden Sie in Cronofys Leitfaden zum Verbinden von Unternehmenskalendern.
Häufig gestellte Fragen
Nachfolgend finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Kalenderintegration, insbesondere zur Handhabung des Datenschutzes und zur DSGVO-Compliance.
Tipp:
▶︎ Wenn es möglich ist, dass Ihre Mitarbeitenden vertrauliche oder private Informationen in ihren persönlichen Kalendern speichern (oder falls dies ausdrücklich autorisiert ist), empfehlen wir, sie darüber zu informieren, dass nach Aktivierung der Kalenderintegration Dritte und – je nach den Einstellungen – auch ausgewählte Mitarbeitende Ihres Unternehmens Zugriff auf alle Inhalte der Kalender haben.
▶︎ Alternativ empfehlen wir Ihnen, keine vertraulichen oder privaten Informationen/Termine in Ihren Kalendern zu speichern. Dies ist lediglich eine Empfehlung und stellt keine Rechtsberatung dar.
Hinweis:
Wenn Sie die Funktionen von Cronofy nutzen möchten, werden die für die Erbringung dieser Dienste erforderlichen Daten vom Unterauftragnehmer Cronofy B.V. verarbeitet. Sie können die Verarbeitung dieser Daten verhindern, indem Sie die Nutzung dieser Funktionen ablehnen.