Recruiting-Kalender integrieren – Personio

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Ihren Unternehmenskalender in den Personio Recruiting-Kalender integrieren. Cronofy, ein Unterauftragnehmer von Personio, bietet diesen Service zur Kalenderintegration an. (Wenn Sie die Setup-Erfahrung nutzen, empfehlen wir Ihnen, stattdessen die dort beschriebenen Schritte zu befolgen.)

Durch diese Integration können Sie Recruiting-Events direkt in Personio planen. So können Sie beispielsweise für alle am Interview-Prozess beteiligten Mitarbeitenden ein passendes Zeitfenster finden. Sie können auch unsere intelligente Terminplanungsfunktion verwenden. Durch die Integration wird ein Interview-Event in den Kalendern der Mitarbeitenden erstellt. Beachten Sie, dass Interview-Events standardmäßig im Kalender angezeigt werden und nicht von Ihnen deaktiviert werden können.

Personio unterstützt Integrationen mit den folgenden drei Kalendern:

Google Apps
Microsoft Exchange (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
Microsoft Office 365 (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)

Bevor Sie beginnen

Um Ihren Unternehmenskalender mit Personio zu integrieren, benötigen Sie die folgenden Rollen:

Admin des Personio-Accounts: Um Cronofy als Unterauftragnehmer zu akzeptieren und dem Admin Ihres Unternehmenskalenders Zugriffsrechte für die Einstellungen zur Kalenderintegration zu erteilen.
Admin des Unternehmenskalenders: Um auf die Einstellungen zur Kalenderintegration zuzugreifen und die Einrichtung durchzuführen. Für den Admin Ihres Unternehmenskalenders können Sie eine bestehende Rolle auswählen oder eine neue erstellen – wir erläutern dies weiter unten.

Weitere Informationen zu den Compliance- und Sicherheitsstandards der Integration über Cronofy finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.

Voraussetzungen für die Synchronisation von Mitarbeitenden

Einer der Schritte in diesem Artikel besteht darin, die Kalender Ihrer Mitarbeitenden zu synchronisieren. Um Ihre Mitarbeitenden erfolgreich zu synchronisieren, stellen Sie zunächst Folgendes sicher:

Jeder Mitarbeiter hat eine Unternehmens-E-Mail-Adresse: Sie können nur Nutzende mit einer E-Mail-Adresse der Domain Ihres Unternehmens synchronisieren (z. B. @xy .com). Externe Adressen wie @hiringhelp.com funktionieren nicht.
In Ihrer Kalenderanwendung sind bereits neue Mitarbeitende vorhanden: Wenn Sie einen Mitarbeiter zu Personio hinzufügen, bevor Sie seinen Kalender-Account erstellt haben, funktioniert die Synchronisierung nicht. Fügen Sie sie zuerst Ihrem Kalender hinzu und versuchen Sie es dann erneut.
Jeder Mitarbeiter hat eine eindeutige E-Mail-Adresse: Jeder Mitarbeiter muss seine eigene persönliche E-Mail-Adresse haben, damit die Synchronisierung funktioniert. E-Mail-Adressen mit gemeinsam genutzten Postfächern funktionieren nicht.

Personio Admin

Cronofy aktivieren

Der Kalender von Personio kann mit dem Unterauftragnehmer Cronofy B.V. integriert werden. Sie müssen Cronofy in Personio aktivieren. Befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Account und Support auf Abonnement & Rechnung.
Klicken Sie auf den Reiter Informationen zur Datensicherheit.
Wählen Sie in der Liste der Unterauftragnehmer die Firma Cronofy B.V. aus.

Gewähren Sie dem Admin Ihres Unternehmenskalenders Zugriff auf die Einstellungen zur Kalenderintegration.

Sie müssen dem Admin Ihres Unternehmenskalenders Zugriff auf die Einstellungen zur Kalenderintegration gewähren. Befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, die dem Admin Ihres Unternehmenskalenders zugewiesen ist, oder erstellen Sie eine neue Rolle.
Klicken Sie im Reiter Berechtigungen auf Konto-Konfiguration.
Gewähren Sie im Kalender Bearbeitungsrechte.

Admin des Unternehmenskalenders

Unternehmenskalender verbinden

Sobald der Personio-Admin Cronofy als Unterauftragnehmer akzeptiert hat, verbinden Sie Ihren Unternehmenskalender folgendermaßen:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Recruiting auf Recruiting-Kalender.
Wählen Sie einen der folgenden Kalender zur Integration mit Personio:
▶︎ Google Calendar
▶︎ Office 365 (via Graph-API)
▶︎ Microsoft Exchange
Im Bereich Interviewplanung haben Sie die Möglichkeit, das Kontrollkästchen zu aktivieren. Mit dieser Funktion kann der Organisator eines Interviews die Titel privater Events in den Kalendern der Interviewteilnehmenden einsehen. Erfahren Sie mehr darüber, auf welche Daten Cronofy zugreifen kann.
▶︎ Hinweis: Wenn Sie diese Details lieber ausblenden möchten, können Kontoinhabende den Support kontaktieren, um diese Einstellung zu aktivieren. Nach der Aktivierung werden alle Titel von Events als „Beschäftigt“ angezeigt.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Mitarbeitende und Räume synchronisieren

Während der initialen Synchronisierung mit dem Kalenderanbieter authentifizieren Sie alle aktuellen Nutzenden und Meetingräume. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob alle Mitarbeitenden und Räume erfolgreich synchronisiert wurden, gehen Sie zu Integrationen > Recruiting-Kalender.

Wenn Fehlermeldungen zur fehlgeschlagenen Synchronisierung von Mitarbeitenden angezeigt werden, finden Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung bei der UnternehmenskalenderintegrationInformationen zu den verschiedenen Fehlern und Lösungen.

Neue Mitarbeitende hinzufügen

Um einen einzelnen Mitarbeiter oder alle Mitarbeitenden erneut in Personio zu synchronisieren:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Recruiting auf Recruiting-Kalender.
Öffnen Sie das Menü, um alle nicht synchronisierten Mitarbeitenden anzuzeigen.
Um einzelne Mitarbeitende zu synchronisieren, klicken Sie auf das Loop-Symbol rechts neben dem Namen des Mitarbeiters.
Um alle Mitarbeitenden zu synchronisieren, klicken Sie oben rechts in der Liste auf Alle Mitarbeitenden synchronisieren.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Wenn Sie neue Mitarbeitende zu Ihrer Unternehmensdomain hinzufügen, werden diese automatisch von Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Es gibt fünf verschiedene Synchronisationsstatus von Mitarbeitenden:

Status: Authentifizierung läuft
▶︎ Details: Der Authentifizierungsprozess wurde gestartet.
▶ ︎Tooltip wird in der Benutzeroberfläche angezeigt: „Dies kann einige Zeit dauern.“ Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf „Alle Mitarbeitenden synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut zu versuchen.
Status: Ausstehend
▶︎ Details: Die Authentifizierung steht noch aus
▶ ︎Tooltip wird in der Benutzeroberfläche angezeigt: „Der Kalender des Mitarbeiters wird noch synchronisiert. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf „Alle Mitarbeitenden synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut zu versuchen.
Status: Authentifiziert
▶︎ Details: Der Mitarbeiter wurde erfolgreich authentifiziert und der Kalender des Mitarbeiters wurde synchronisiert.
Status: Nicht verfügbar
▶︎ Details: Die Authentifizierung war nicht erfolgreich und der Kalender des Mitarbeiters kann nicht synchronisiert werden. Wenn dieser Fehler auftritt, werfen Sie einen Blick in unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei der Unternehmenskalenderintegration.
▶ ︎Tooltip wird in der Benutzeroberfläche angezeigt: Cronofy zeigt eine Meldung an oder den Text „Der Kalender des Mitarbeiters konnte nicht synchronisiert werden“. Bitte lesen Sie den Artikel zur Fehlerbehebung.“
Status: Fehler
▶︎ Details: Nach einer erfolgreichen Authentifizierung ist ein Problem aufgetreten. Nur Kontoinhabende können sich bezüglich dieses Problems an unseren Support wenden.
▶ ︎Tooltip wird in der Benutzeroberfläche angezeigt: „Etwas ist schiefgelaufen. Bitte wenden Sie sich an das Support-Team.“

Neue Räume hinzufügen

Wenn Sie die Recruiting-App in Personio nutzen, können Sie Meeting-Räume für die Planung von Interviews hinzufügen. Ein Informationssymbol bestätigt, dass die Meeting-Räume erfolgreich synchronisiert wurden.

Wenn Sie neue Räume unter der Domain Ihres Unternehmens hinzufügen, müssen Sie diese manuell mit Personio synchronisieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Recruiting auf Recruiting-Kalender.
Klicken Sie auf Alle Räume synchronisieren.

Nächster Schritt

Tipp:
Weitere Informationen und häufig gestellte Fragen finden Sie im Cronofy-Handbuch zum Verbinden von Unternehmenskalendern.

Sobald Sie den Recruiting-Kalender integriert haben, können Sie:

Wenn Sie Probleme mit der Integration des Recruiting-Kalenders haben, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung. Wir haben auch einen separaten Artikel zur Fehlerbehebung für die Planung von Interviews.

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