Die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Personio mithilfe von Personios Unterauftragnehmer Cronofy mit Ihrem Unternehmenskalender integrieren. Der Artikel erläutert die Vorteile einer Kalenderintegration und beschreibt den Setup-Prozess sowie die entsprechenden Anforderungen im Detail. 

 

Wichtige Informationen für eine erfolgreiche Integration

 

Funktionen

Die Kalenderintegration mit Cronofy bietet je nach Bereich unterschiedliche Funktionalitäten.

Bereich Funktion
HR Management

Alle in Personio eingetragenen Abwesenheiten werden automatisch in Ihren Unternehmenskalender übertragen. Erfahren Sie mehr über die Kalenderintegration für Abwesenheiten.

Recruiting 
  • Sie können die Kalender Ihrer Mitarbeiter und die Kalender für Ihre Besprechungsräume mit Personio synchronisieren. So können Sie die Verfügbarkeit von Interviewteilnehmern direkt im Kalender sehen, wenn Sie ein Interview planen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen.
  • Sie können Ihre Verfügbarkeit für Interviews festlegen und Bewerbern Links für die Smarte Interviewplanung senden, mit denen diese aus verfügbaren Interviewterminen auswählen können. Erfahren Sie mehr über die Smarte Interviewplanung
  • Sie können auch Videokonferenzprodukte (wie Microsoft Teams, Zoom usw.) mit Personio integrieren, um Links für Videointerviews direkt in Personio zu erstellen. Erfahren Sie, wie Sie Interviews mithilfe des integrierten Kalenders planen.

Hinweis: Wenn Sie die Kalenderintegration aktivieren, werden alle beantragten Abwesenheitsperioden und Interviewtermine, die im Bereich Recruiting erstellt wurden, in Ihrem externen Unternehmenskalender angezeigt. Eine differenzierte Aktivierung ist nicht möglich.

 

Für die Integration verfügbare Kalender

Personio unterstützt derzeit Integrationen zu drei verschiedenen Kalendern:

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365 (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
  • Microsoft Exchange (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)

 

Anforderungen

Um Ihren Unternehmenskalender mit Personio zu integrieren, benötigen Sie die folgenden Rollen:

  • Administrator des Personio-Kontos: Um Cronofy als Subunternehmer zu akzeptieren und dem Administrator des Unternehmenskalenders Zugriffsrechte auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zu erteilen.
  • Administrator des Unternehmenskalenders: Um auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zuzugreifen und die Einrichtung durchführen zu können.

 

Schritt 1: Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Checkbox aktiviert ist

Die Kalenderintegration von Personio integriert Software des Unterauftragnehmers Cronofy B.V. Um die Integration von Personio mit Ihrem Unternehmenskalender zu aktivieren, muss die Cronofy-Checkbox in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) unter Einstellungen > Support > Paket & Rechnung aktiviert sein. Weitere Informationen zu den Compliance- und Sicherheitsstandards der Integration über Cronofy finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.

 

Schritt 2: Verbinden Sie Ihren Unternehmenskalender

Nachdem Sie Cronofy als Subunternehmer akzeptiert haben, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und wählen Sie aus, welchen der folgenden Kalender Sie in Personio integrieren möchten: Google Kalender, Office 365 (via Graph-API), Office 365 (EWS) oder Microsoft Exchange.

Hinweis
Sie sollten dem Administrator Ihres Unternehmenskalenders unter Zugriffsrechte > Kontokonfiguration > Kalender Zugriff auf die Integrationseinstellungen für Kalender gewähren.

Google Kalender

  1. Klicken Sie auf Google Kalender verbinden.
  2. Installieren Sie die Cronofy Google Workspace-App auf Ihrer GSuite-Domain. Sie können die App hier herunterladen.
  3. Aktivieren Sie die Checkbox, um zu bestätigen, dass Sie die Cronofy-App auf Ihrer Google-Workspace-Domain installiert haben.
  4. Aktivieren Sie die Checkbox, um Cronofys Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zuzustimmen.
  5. Klicken Sie auf Google Workspace Domain verknüpfen
  6. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Google-Admin-Zugriffsdaten.

Weitere Informationen zur Verbindung Ihres Unternehmenskalenders mit GSuite finden Sie in der Cronofy-Dokumentation

Office 365 (via Graph-API)

Für Office 365 gibt es zwei Möglichkeiten, die Integration einzurichten: via Graph API oder via EWS. Personio empfiehlt die Verwendung der Graph API. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Integrationen finden Sie unter Was sind die Unterschiede zwischen EWS und Graph API?

  1. Klicken Sie auf Office 365 verbinden.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen. 
  3. Klicken Sie auf Office-365-Konto verknüpfen.
  4. Authentifizieren Sie sich mit Office 365-Administrator-Zugriffsdaten

Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office 365 (Graph API).

Office 365 (EWS)

Für Office 365 gibt es zwei Möglichkeiten, die Integration einzurichten: via Graph API oder via EWS. Personio empfiehlt die Verwendung der Graph API. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Integrationen finden Sie unter Was sind die Unterschiede zwischen EWS und Graph API?

1. Erstellen Sie ein Servicekonto (Administrator des Unternehmenskalenders)

Um eine Verbindung mit Office 365 über EWS (Exchange Web Services) herzustellen, müssen Sie zunächst ein Servicekonto in Office 365 anlegen, mit dem Sie bei der Verwaltung von Events die Identität von Räumen oder Benutzern übernehmen können. Erfahren Sie, wie Sie ein Servicekonto einrichten.

Hinweise
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine Mailbox zugewiesen sein, die keine gemeinsam genutzte Mailbox sein kann.
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine (vollständig bezahlte) Lizenz zugewiesen sein.

 

2. Weisen Sie dem Servicekonto die Rolle für den Identitätswechsel zu (Administrator des Unternehmenskalenders)

Sobald das Servicekonto erstellt wurde, müssen Sie ihm die Rolle für den Identitätswechsel zuweisen. Auf diese Weise können Events direkt im Kalender des Benutzers erstellt werden. Erfahren Sie, wie Sie für eine Anwendung den Identitätswechsel einrichten.

Hinweise
▶ ︎Die Rolle für den Identitätswechsel erfordert vollen Zugriff auf die Kalender der Domain.
▶ ︎Diese Rolle muss dem Servicekonto zugewiesen sein.

 

3. Testen Sie die Konfiguration (Administrator des Unternehmenskalenders)

Um zu bestätigen, dass die für die Integration erforderlichen Anmeldeinformationen und Konnektivität korrekt und verfügbar sind, testen Sie die Konfiguration, bevor Sie eine Verbindung zu Office 365 herstellen. Erfahren Sie, wie Sie die Konfiguration testen.

 

4. Verbinden Sie Office 365 (Administrator des Unternehmenskalenders)

Sobald das Servicekonto erstellt wurde und ihm die Rolle für den Identitätswechsel korrekt zugewiesen wurde, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kalender zu verbinden:

  1. Klicken Sie auf Office 365 verbinden.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen. 
  3. Klicken Sie auf Exchange-Konto verknüpfen.
  4. Authentifizieren Sie sich mithilfe der E-Mail-Adresse des Servicekontos und des Passworts für das Servicekonto.

Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office 365.

Microsoft Exchange

1. Erstellen Sie ein Servicekonto (Administrator des Unternehmenskalenders)

Um eine Verbindung mit Microsoft Exchange herzustellen, müssen Sie zunächst ein Servicekonto in Office 365 erstellen, mit dem Sie beim Verwalten von Events die Identität von Räumen oder Benutzern übernehmen können. Erfahren Sie, wie Sie ein Servicekonto einrichten.

Hinweise
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine Mailbox zugewiesen sein, die keine gemeinsam genutzte Mailbox sein kann.
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine (vollständig bezahlte) Lizenz zugewiesen sein.

 

2. Weisen Sie dem Servicekonto die Rolle für den Identitätswechsel zu (Administrator des Unternehmenskalenders)

Sobald das Servicekonto erstellt wurde, müssen Sie ihm die Rolle für den Identitätswechsel zuweisen. Auf diese Weise können Events direkt im Kalender des Benutzers erstellt werden. Erfahren Sie, wie Sie für eine Anwendung den Identitätswechsel einrichten.

Hinweise
▶ ︎Die Rolle für den Identitätswechsel erfordert vollen Zugriff auf die Kalender der Domain.
▶ ︎Diese Rolle muss dem Servicekonto zugewiesen sein.

 

3. Testen Sie die Konfiguration (Administrator des Unternehmenskalenders)

Um zu bestätigen, dass die für die Integration erforderlichen Anmeldeinformationen und Konnektivität korrekt und verfügbar sind, testen Sie die Konfiguration, bevor Sie eine Verbindung zu Microsoft Exchange herstellen. Erfahren Sie, wie Sie die Konfiguration testen.

 

4. Verbinden Sie Microsoft Exchange (Administrator des Unternehmenskalenders)

Sobald das Servicekonto erstellt wurde und ihm die Rolle für den Identitätswechsel korrekt zugewiesen wurde, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kalender zu verbinden:

  1. Klicken Sie auf Exchange verbinden.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Servicekontos und das Passwort für das Servicekonto ein.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie für den Identitätswechsel verwenden möchten (eine weitere E-Mail von derselben Domain, auf die das Servicekonto über die Rolle für den Identitätswechsel zugreifen kann).
  4. Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen. 
  5. Klicken Sie auf Exchange-Konto verknüpfen.

Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office365.

 

Schritt 3: Einstellungen abschließen

Im Bereich Interviewplanung können Sie die Checkbox für Titel privater Events der Mitarbeiter unter der Funktion „Zeitblock im Kalender suchen“ anzeigen (optional) aktivieren. Dies ermöglicht es dem Organisator eines Interviews, die Details von Events zu sehen, die in den Kalendern der Mitarbeiter, die er zum Interview einladen möchte, als privat gekennzeichnet sind.

Weitere Informationen zur Handhabung des Datenschutzes und zur DSGVO-Compliance finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.

 

Mitarbeiter und Räume synchronisieren

Bei der ersten Synchronisation mit dem Kalenderanbieter werden alle aktuellen Benutzer und Meetingräume authentifiziert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter und Räume erfolgreich synchronisiert wurden, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration.

Hinweis
Wenn Sie Fehlermeldungen über eine fehlgeschlagene Synchronisierung von Mitarbeitern sehen, werfen Sie einen Blick auf die Voraussetzungen für zu synchronisierende Mitarbeiter. Sehen Sie sich alternativ die verschiedenen Fehler und Lösungen in unserem Artikel zur Problembehandlung bei der Integration des Unternehmenskalenders an.

 

Voraussetzungen für die Synchronisation von Mitarbeitern

Für eine erfolgreiche Synchronisation Ihrer Mitarbeiter mit dem Unternehmenskalender und Personio sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

Voraussetzung Beispiel
Die E-Mail-Adresse des Benutzers muss sich bereits auf der authentifizierten Domäne befinden.

Die Firma XY hat ihre Kalender auf ihrer Domain XY.com authentifiziert. Folglich werden alle Benutzer in XY mit @xy.com-E-Mail-Adressen automatisch authentifiziert. Ein externer Personalvermittler mit der E-Mail-Adresse @hiringhelp.com würde allerdings nicht validiert werden.

Der Mitarbeiter muss bereits im Firmenkalender existieren bzw. über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügen. Wird ein neuer Benutzer zu Personio hinzugefügt, bevor sein Konto im Kalenderprogramm angelegt wurde, erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall muss der Mitarbeiter erneut synchronisiert werden, nachdem er der Unternehmensdomäne hinzugefügt wurde. Siehe Mitarbeiter hinzufügen.
Nur E-Mails, die für einen Mitarbeiter einzigartig sind, können verbunden werden. Wenn ein Mitarbeiter eine gemeinsam genutzte Inbox verwendet, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Der Mitarbeiter muss eine für ihn einzigartige E-Mail-Adresse haben, damit er synchronisiert werden kann.

 

Mitarbeiter hinzufügen

Wenn Sie Ihrer Firmendomain neue Mitarbeiter hinzufügen, werden diese automatisch bei Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Es gibt fünf verschiedene Synchronisationsstatus für Mitarbeiter:

Status Details Angezeigter Tooltip
Authentifizierung läuft Der Authentifizierungsprozess wurde gestartet. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf den Button „Alle Mitarbeiter synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut auszuführen.
Ausstehend

Die Authentifizierung wird überprüft.

 

Der Kalender des Mitarbeiters wird noch synchronisiert. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf den Button „Alle Mitarbeiter synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut auszuführen.
Authentifiziert Der Mitarbeiter wurde erfolgreich authentifiziert und der Kalender des Mitarbeiters wurde synchronisiert.

-

Nicht verfügbar

Die Authentifizierung war nicht erfolgreich und der Kalender des Mitarbeiters konnte nicht synchronisiert werden. Wenn dieser Fehler auftritt, lesen Sie unseren Artikel Fehlerbehebung: Einrichtung der Integration des Unternehmenskalenders.

Es wird eine Nachricht von Cronofy angezeigt.

ODER

Der Kalender des Mitarbeiters konnte nicht synchronisiert werden. Bitte lesen Sie den Artikel zur Fehlerbehebung.

Fehler

Nach einer erfolgreichen Autorisierung ist ein Problem aufgetreten. Bitte wenden Sie sich über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden an unser Support-Team.

Etwas ist schief gelaufen. Bitte wenden Sie sich an den Customer Support.

 

Um einen einzelnen Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter erneut in Personio zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration. Das erste Akkordeon enthält eine Liste von Mitarbeitern, die nicht synchronisiert wurden. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um das Akkordeon zu öffnen.

  • Um einen einzelnen Mitarbeiter zu synchronisieren, klicken Sie auf das Loop-Symbol rechts neben dem Namen des Mitarbeiters.
  • Um alle Mitarbeiter zu synchronisieren, klicken Sie oben rechts im Akkordeon auf Alle Mitarbeiter synchronisieren.

 

Neue Räume hinzufügen

Wenn Sie die Recruiting-Funktion von Personio nutzen, haben Sie auch die Möglichkeit, ganz einfach Meeting-Räume für die Interview-Planung hinzuzufügen. Die erfolgreiche Synchronisation der Räume wird Ihnen von einem Informationssymbol angezeigt. Wenn Sie unter der Domain Ihres Unternehmens neue Räume hinzufügen, müssen Sie diese manuell mit Personio synchronisieren.

Um neue Räume zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und klicken Sie auf Alle Räume synchronisieren.

Tipp
Weitere Informationen und häufig gestellte Fragen finden Sie in Cronofys Leitfaden zum Verbinden von Unternehmenskalendern.

 

Häufig gestellte Fragen

Nachfolgend finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Kalenderintegration, insbesondere zur Handhabung des Datenschutzes und zur DSGVO-Compliance.

Was ist Cronofy?
Cronofy B.V. (Apollolaan 151, Amsterdam, 1077 AR, Niederlande) ist ein Unterauftragnehmer von Personio, der einen Dienst für die Synchronisierung von Kalendern anbietet. Mit Cronofys Service für die Kalendersynchronisierung können Sie Ihren Unternehmenskalender mit Personio integrieren.
Auf welche Daten wird zugegriffen?
Cronofy erhält Zugang zu allen Kalendern, Eintragungen und Inhalten. Dazu gehören insbesondere E-Mail-Adressen, Kalendereintragungen und -inhalte sowie Betreff, Ort, Zeit und Inhalt von Kalendereinladungen, die von Ihren Mitarbeitern über Personio erstellt werden.

Tipp
▶︎ Wenn es möglich ist, dass Ihre Mitarbeiter vertrauliche oder private Informationen in ihren persönlichen Kalendern speichern (oder falls dies ausdrücklich autorisiert ist), empfehlen wir, sie darüber zu informieren, dass nach Aktivierung der Kalenderintegration Dritte und – je nach den Einstellungen – auch ausgewählte Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff auf alle Inhalte der Kalender haben.
▶︎
Alternativ empfehlen wir Ihnen, keine vertraulichen oder privaten Informationen/Termine in Ihren Kalendern zu speichern. Dies ist lediglich eine Empfehlung und stellt keine Rechtsberatung dar.

Einhaltung der DS-GVO
Cronofy Amsterdam hat seinen Sitz in der EU und verarbeitet die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Das Unternehmen ist nach ISO 27001 zertifiziert und verfügt über einen SOC2-Bericht. Weitere Informationen über die Compliance und Sicherheit von Cronofy finden Sie in Cronofys Dokumentation über Datenschutz und Sicherheit.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Da Cronofy ein Unterauftragnehmer von Personio ist, ist kein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cronofy erforderlich. Cronofys Service kann im Rahmen des AVV mit Personio genutzt werden, solange Sie Cronofy B.V. als Unterauftragsverarbeiter von Personio akzeptieren. Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen > Support > Paket und Rechnung > Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Aktivieren Sie unter Weitere Vertragsbestandteile > Unterauftragnehmer die Checkbox neben Cronofy B.V.

Hinweis
Wenn Sie die Funktionen von Cronofy nutzen möchten, werden die für die Erbringung dieser Dienste erforderlichen Daten vom Unterauftragnehmer Cronofy B.V. verarbeitet. Sie können die Verarbeitung dieser Daten verhindern, indem Sie die Nutzung dieser Funktionen ablehnen.

Kann ich den Zugriff von Cronofy auf meine Daten einschränken? (mit Hilfe der Graph-API)
Cronofy benötigt vollen Zugriff auf Ihre Daten, um Events anlegen zu können. Die Graph-API hat jedoch weniger Berechtigungen und greift nur auf Kalenderdaten zu. Sie können den Zugriff weiter auf bestimmte Benutzergruppen begrenzen, indem Sie diese Dokumentation befolgen.
Kann ich den Zugriff von Cronofy auf meine Daten einschränken? (mit Hilfe des Servicekontos)
Cronofy benötigt den Schreibzugriff auf Ihre Daten, um Events anlegen zu können. Sie können jedoch:
Warum reicht Frei-/Belegt-Zugriff nicht aus?
Die Nutzung des Frei-/Belegt-Zugriffs verhindert, dass Personio Events direkt in Ihren Kalendern anlegt. Da dies (die direkte Erstellung von Interview-Events und Abwesenheiten in Outlook) den Kern unserer Funktion bildet, benötigen wir vollen Zugriff und können folglich den Zugriff nicht auf Frei/Belegt beschränken. Weitere Informationen zu den verschiedenen Zugriffsebenen finden Sie hier.
Werden Hybrid-Setups unterstützt?
Da nur ein Servicekonto mit Personio verbunden werden kann, können Hybrid-Setups in der Regel nicht unterstützt werden. Wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Inboxen in einer hybriden Umgebung hat (teilweise in Office 365 und der Rest auf einem lokalen Exchange-Server), ist die Integration mit Personio nicht möglich, da für dieses Hybrid-Setup mehr als ein Servicekonto erforderlich wäre.
Wie werden Abwesenheitsperioden in Kalendern angezeigt?
Alle Abwesenheitsperioden werden standardmäßig als Abwesend angezeigt. Alle Kalendereinträge werden als Privat angezeigt. Der Name der Abwesenheit wird nie angezeigt, da diese Daten nicht an Cronofy übertragen werden. An Cronofy werden lediglich Start- und Enddatum bzw. Start- und Endzeit einer Abwesenheit übermittelt.

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