Der Teamkalender vereinfacht das Verwalten von Zeitplänen und Abwesenheiten, indem dieser Mitarbeitenden einen klaren Überblick über die Teamverfügbarkeit gibt. Es hilft Konflikte zu reduzieren und die Koordination zwischen Teams zu verbessern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Teamkalender in Personio einrichten und verwalten. Er behandelt den Unterschied zwischen ausgegrauten und farbigen Ansichten, wie Sie die Sichtbarkeit für einzelne Abwesenheitsarten steuern können und wie Sie Berechtigungen für Mitarbeitendenrollen zuweisen.

Ausgegraute und farbige Ansicht

Mit zwei Ansichtsebenen können Sie steuern, was Mitarbeitenden je nach ihrer Rolle angezeigt wird. Die ausgegraute Ansicht zeigt allgemeine Abwesenheitszeiträume, während die farbige Ansicht weitere Details wie Abwesenheitsarten enthält.

 Sie können für jede Abwesenheitsart separat entscheiden, ob sie in der ausgegrauten Ansicht oder in der farbigen Ansicht erscheinen soll. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Sichtbarkeit und den Datenschutz für jede Abwesenheitsart zu verwalten. 

Bevor Sie beginnen

Allgemeine Berechtigungen

• Um die in diesem Artikel beschriebene Einrichtung abzuschließen, benötigen Sie Admin Berechtigungen.
• Wenn Sie eine neue Art von Abwesenheit erstellen, wird diese nicht in der ausgegrauten Ansicht angezeigt. Sie müssen sie manuell hinzufügen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.
• Aus Datenschutzgründen empfehlen wir, der Rolle Alle Mitarbeitenden nur minimale Ansichtsrechte zu gewähren.
• Wenn eine Mitarbeitendenrolle Ansichtsberechtigungen für jede Abwesenheit > Abwesenheitsart für alle außer sich selbst hat, wird automatisch die farbige Ansicht angezeigt.
• Mitarbeitende sehen eine Basisversion ihres Team-Kalenders im Kalender-Widget auf ihrer Startseite. Was sie sehen, hängt von den Teamkalender-Berechtigungen ab, die Sie mithilfe der in diesem Artikel beschriebenen Schritte einrichten.

Abstimmung der Berechtigungen für die Abwesenheitsseite und den Teamkalender

Die Berechtigungen, die den Team-Kalender regeln, wirken sich auch auf die Seite Abwesenheit aus. Navigieren Sie zu Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen und überprüfen Sie für jede Rolle Folgendes:

• Berechtigungen > Abwesenheit gewährt Zugriff auf die Seite Abwesenheit sowie Abwesenheitszeiträume, Farben und Kontostände auf dieser Seite. Wenn ein Mitarbeitender Ansichtsberechtigungen für eine Abwesenheitsart hat, sieht er diese Abwesenheitsart auch auf der Seite Abwesenheit und im Teamkalender. Ohne Zugriff auf mindestens eine der Abwesenheitsarten kann ein Mitarbeitender den Reiter Abwesenheit eines anderen Mitarbeitenden nicht sehen, selbst wenn er über Kalenderberechtigungen verfügt.
• Kalender > Teamkalender > Abwesenheit gewährt Zugriff auf ausgegraute Zeiträume auf der Seite Abwesenheit. Außerdem müssen Sie unter Einstellungen > An- & Abwesenheit > Teamkalender die entsprechenden Abwesenheitsarten auswählen.
• Kalender > Abwesenheitsarten gewährt Zugriff auf Abwesenheitszeiträume und deren Farben auf der Seite Abwesenheit.
   

Abwesenheitsarten auswählen, die in der ausgegrauten Ansicht angezeigt werden

Bevor Sie die Ebene für jede Rolle auswählen, wählen Sie aus, welche Abwesenheitsarten in der ausgegrauten Ansicht angezeigt werden. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmenskalender.
2. Aktivieren Sie die Kästchen für die Abwesenheitsarten, die in der ausgegrauten Ansicht angezeigt werden sollen.
3. Übernehmen Sie die Änderungen.

Festlegen der Kalenderansichtsebene für Mitarbeitendenrollen 

Sie können nun die Zugriffsebene für jede Mitarbeitendenrolle im Kalender festlegen:

1. Rufen Sie Einstellungen > Mitarbeitendenrollen auf.
2. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, für die Sie den Kalenderzugriff einrichten möchten, und klicken Sie auf Kalender.
3. Wählen Sie unter iCal die in über den iCal-Link andere Kalender-Apps exportierten Events aus, auf die die Rolle Zugriff hat.
4. Wählen Sie unter Teamkalender > Abwesenheit die Gruppe von Mitarbeitenden aus, deren Abwesenheit ausgegraut erscheinen soll. Denken Sie daran: In dieser Ansicht werden nur die Abwesenheiten angezeigt, die Sie mit den obigen Schritten manuell aufgenommen haben.
5. Wählen Sie unter Abwesenheitsarten für jede Abwesenheitsart die Gruppe von Mitarbeitenden aus, deren Abwesenheit in Farbe erscheinen soll. Wenn die jeweilige Rolle keine Abwesenheit in Farbe sehen soll, belassen Sie alle Optionen auf Kein Zugriff.
6. Übernehmen Sie die Änderungen.

Überlappende Abwesenheit anzeigen

Wenn sie bezahlten Urlaub beantragen, können Ihre Mitarbeitenden sehen, ob für denselben Zeitraum Abwesenheiten für andere Mitarbeitende geplant sind. Beachten Sie Folgendes:

• Wenn ein Mitarbeitender eine Abwesenheitsart in Farbe sehen kann, kann er auch überlappende Anfragen für diese Abwesenheitsart sehen.
• Das System überprüft automatisch Mitarbeitende aus demselben Team (oder derselben Abteilung, wenn Sie keine Teams eingerichtet haben) und zeigt sie an.

Zugriff auf öffentliches Profil von Mitarbeitenden gewähren

Unabhängig von der Berechtigungsstufe, die mit den obigen Schritten festgelegt wurde, müssen Sie auch Mitarbeitendenrollen die Berechtigung für das öffentliche Profil anderer Mitarbeitenden erteilen, die sie in ihrem Kalender sehen sollen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Rufen Sie Einstellungen > Mitarbeitendenrollen auf.
2. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, für die Sie den Kalenderzugriff einrichten möchten.
3. Klicken Sie auf Berechtigungen > Personaldaten.
4. Geben Sie unter Öffentliches Profil denjenigen Mitarbeitenden Ansichtsrechte, die diese Mitarbeitendenrolle im Kalender sehen sollen. Sie können individuelle Mitarbeitendenfilter verwenden.
5. Überprüfen und speichern Sie die Änderungen. 

Best Practice: Teamkalender-Berechtigungen

Die folgende Tabelle gibt Ihnen ein Beispiel für praxiserprobte Zugriffsrechte auf den Team-Kalender. Es umfasst die gängigsten Mitarbeitendenrollen und Abwesenheitsarten.