Testen Sie unsere neue Funktion für Überschneidungen von Abwesenheiten, indem Sie sie mithilfe des Schalters aktivieren. Mehr dazu erfahren Sie unten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Unternehmenskalender einrichten. Ihre Mitarbeitenden nutzen den Kalender, um Abwesenheiten und Arbeitstage anderer Mitarbeitender zu sehen und um eigene Abwesenheiten zu beantragen.

Festlegen, welche Abwesenheiten im Kalender erscheinen sollen

Nutzende mit entsprechenden Zugriffsrechten (Konto-Konfiguration > Kalender-Zugriffsrechte) können festlegen, welche Abwesenheiten im Kalender erscheinen sollen. Der Kalender zeigt diese nur als generische Abwesenheiten, also ohne die Art der Abwesenheit, an. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Unternehmenskalender.
2. Aktivieren Sie die Checkboxen für die Abwesenheitsarten, die im Kalender dargestellt werden sollen.
3. Übernehmen Sie die Änderungen.

Wenn Sie detailliertere Informationen anzeigen möchten, gewähren Sie zusätzliche Rechte für Abwesenheitsarten, wie in Schritt 3 unten beschrieben.

Wenn Sie eine neue Abwesenheitsart erstellen, wird diese nicht im Abwesenheitskalender angezeigt. Sie müssen sie manuell hinzufügen, indem Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen.

Mitarbeitenden Zugriff auf den Abwesenheitskalender gewähren

Standardmäßig haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf die Ich-Ansicht des Abwesenheitskalenders. Damit sie auch die Abwesenheiten anderer Mitarbeitender im Kalender sehen können, gehen Sie wie folgt vor.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen.
2. Wählen Sie die entsprechende Mitarbeitendenrolle aus und gehen Sie zum Reiter Kalender. Aus Datenschutzgründen empfehlen wir, der Rolle Alle Mitarbeitende minimale Zugriffsrechte auf den Abwesenheitskalender zu gewähren.
3. Wählen Sie in jedem Drop-down-Menü einen Zugriffsbereich aus. Dies legt fest, welche Abwesenheiten Mitarbeitende im Kalender für die jeweilige Rolle sehen. Die verfügbaren Abschnitte sind:
   
   1. iCal-Abonnement: Events, die über einen iCal-Link in andere Kalender-Apps exportiert werden. 
   2. Abwesenheitskalender (Abwesenheiten): Allgemeine Abwesenheitsinformationen, wie im vorherigen Abschnitt eingerichtet.
   3. Abwesenheitsarten: Detailliertere Informationen zur Abwesenheit, einschließlich der Abwesenheitsart und nicht genehmigter Abwesenheiten. In diesem Abschnitt werden alle vorhandenen Abwesenheitsarten aufgeführt.
4. Übernehmen Sie die Änderungen.

Kalenderzugriffsrechte wirken sich nur auf den Abwesenheitskalender aus, nicht auf die Abwesenheitsreiter einzelner Mitarbeitender. Die hier eingestellten Zugriffsrechte überschreiben gegebenenfalls Ansichtsberechtigungen unter dem Reiter Zugriffsrechte.

Best Practice: Rechte für Abwesenheitskalender

Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel bewährter Zugriffsrechte auf den Abwesenheitskalender. Es beinhaltet die häufigsten Mitarbeitendenrollen und Abwesenheitsarten.

Überschneidungen von Abwesenheiten anzeigen (NEU)

Bei Anfragen für bezahlten Urlaub können Ihre Mitarbeitenden jetzt sehen, ob Kolleg*innen für dieselben Daten, die sie beantragen, Abwesenheiten geplant haben.

• Das System prüft automatisch Mitarbeitende aus demselben Team (oder aus derselben Abteilung, wenn Sie keine Teams eingerichtet haben) und zeigt diese an.
• Es gelten die gleichen Zugriffsrechte wie für den Abwesenheitskalender. Wenn Mitarbeitende unter Abwesenheitskalender > Abwesenheiten oder unter Abwesenheitsarten über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können sie die Abwesenheitszeiten von Mitarbeitenden innerhalb ihres Teams (oder ihrer Abteilung) einsehen.