Mitarbeiterrollen anlegen und verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiterrollen in Personio konfigurieren. Für jede Rolle werden Einstellungen bezüglich Zugriffsrechte, Erinnerungen, Kalenderansichten sowie weitere Sicherheitseinstellungen vorgenommen. Häufig verwendete Mitarbeiterrollen sind beispielsweise HR Manager, Führungskräfte oder Werkstudenten


Systemrollen in Personio

In Personio sind die Rollen Alle Mitarbeiter und Administrator standardmäßig vordefiniert. Für die weitere Rollenkonfiguration ist das Verständnis für diese beiden Rollen essentiell. 

Die Rolle Alle Mitarbeiter umfasst obligatorisch all Ihre aktiven Mitarbeiter. Alle weiteren Rollen bauen auf dieser Rolle auf und beinhalten mindestens die Konfigurationen dieser Rolle.
Sie können keiner Rolle Zugriffsrechte wegnehmen, die die Alle Mitarbeiter Rolle beinhaltet. 


Der Gegenspieler zur Rolle Alle Mitarbeiter ist die Administrator Rolle oder jede Rolle, die über die Admin Rechte verfügt.

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Mitarbeiter in einer Admin-Rolle verfügen über einige Exklusivrechte, die keiner anderen Rolle zugewiesen werden können. Diese sind:

  • Das Zugriffsrecht auf die Importfunktion
  • Die Möglichkeit, sich als jegliche andere Mitarbeiter einzuloggen
  • Die Möglichkeit, jegliche Mitarbeiterrollen zuzuweisen und zu entfernen
  • Die Möglichkeit, Mitarbeiterprofile zu löschen
  • Das Recht, das Passwort sämtlicher Mitarbeiter zurückzusetzen oder zuzuweisen
  • Die Möglichkeit zu konfigurieren, ob Benachrichtigungen zu neuen Lohnabrechnungen erhalten werden sollen
  • Das Zugriffsrecht auf die Detailansicht in der Mitarbeiterhistorie
  • Das Recht, alle offenen Genehmigungsanfragen auf dem Dashboard einsehen zu können
  • Das Zugriffsrecht, die Personio-Abo-Verwaltung und Zahlungseinstellungen zu bearbeiten
  • Das Zugriffsrecht, den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie weitere Vertragsbestandteile direkt in der Applikation herunterzuladen
  • Das Bearbeitungsrecht, in den Einstellungen Performance Meetings zu erstellen

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter in einer Administratorrolle aufgrund der maximalen Zugriffsrechte Genehmigungsprozesse für Abwesenheiten umgehen können, wenn dies gewünscht ist.

 

So legen Sie Mitarbeiterrollen an

Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen. Dort sehen Sie exemplarisch voreingestellte Mitarbeiterrollen, die Sie nach Belieben anpassen können. Erstellen Sie über den Plus-Button weitere relevante Rollen. 

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Die in grau hinterlegte Zahl neben dem Rollentitel steht für die Anzahl aktiver Mitarbeiter, die sich in dieser Rolle befinden. Setzen Sie den Status eines Mitarbeiters auf inaktiv, wird dieser Mitarbeiter in der folgenden Ansicht nicht mehr berücksichtigt:

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So verwalten Sie Mitarbeiterrollen

Nun können Sie über die Auswahl der jeweiligen Rollen die Mitarbeiter bequem hinzufügen. Hierfür navigieren Sie zum Reiter Mitglieder und klicken dann auf die Mitarbeiter, um Sie einer Rolle zuzuordnen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern, bevor Sie die Ansicht verlassen. Achten Sie darauf, dass alle aktiven Mitarbeiter Ihres Unternehmens automatisch der Rolle Alle Mitarbeiter zugeordnet sind und Sie die Mitglieder nicht aus dieser Rolle entfernen können. 

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Am rechten oberen Bildschirmrand haben Sie die Möglichkeit Ihre Rollen nachträglich umzubenennen, einzelne Rollen zu duplizieren sowie Rollen zu löschen.

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Bevor Sie Mitarbeiterrollen löschen, müssen Sie zunächst alle Mitarbeiter aus der Rolle entfernen.

Nachdem alle erforderlichen Mitarbeiter der Rolle zugewiesen wurden, werden die Zugriffsrechte definiert. Wie bewährte Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechte aussehen können, erfahren Sie hier.

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Ihre tägliche Arbeit in Personio kann durch den Einsatz von Erinnerungen weiter vereinfacht werden. Für jede Rolle können Erinnerungen definiert werden, z.B das Ende der Probezeit von Mitarbeitern. Wie Sie Erinnerungen für Mitarbeiterrollen konfigurieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Für jede Mitarbeiterrolle kann ein individueller Zugriff auf den globalen Kalender bestimmt werden. Dabei wird nach den verschiedenen Kalenderkategorien sowie dem Umfang des Ansichtsrechts unterschieden. Weitere Details zu der Konfiguration des Kalenders finden Sie hier.

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Um die Sicherheit der in Personio hinterlegten Daten zusätzlich zu erhöhen, können Sie bei Bedarf für jede Mitarbeiterrolle die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Mitarbeiter, die so einer Rolle zugewiesen sind, benötigen für die Anmeldung in Personio neben ihrer Mail-Adresse und ihrem Passwort zusätzlich ein auf Ihrem Mobilgerät generiertes Token. Wie Sie die 2-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiterrollen aktivieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Für weitere Informationen zu der Konfiguration von Zugriffsrechten, ErinnerungenKalendereinstellungen sowie Best Practices orientieren Sie sich gerne an entsprechenden Helpcenter Artikeln. 

 

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