In diesem Artikel werden die zwei verschiedenen Arten von Mitarbeiterrollen in Personio erklärt. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitende zu individuellen und vordefinierten Mitarbeiterrollen hinzufügen und daraus entfernen. Für die einzelnen Mitarbeiterrollen müssen Sie auch allgemeine Zugriffsrechte, Zugriffsrechte auf den Kalender und andere Sicherheitseinstellungen konfigurieren. 

Arten von Mitarbeiterrollen

In Ihrem Personio-Konto sind standardmäßig zwei Arten von Mitarbeiterrollen konfiguriert:

Vordefinierte Mitarbeiterrollen

Diese Rollen sind mit anderen Funktionen in Personio verknüpft und können daher nur teilweise bearbeitet werden.

• • • • • ▶ ︎Rolle Alle Mitarbeiter: Diese Rolle umfasst alle Ihre aktiven Mitarbeiter. Alle neuen Mitarbeiter werden automatisch zu dieser Rolle hinzugefügt, d. h. Sie können Mitarbeiter nicht manuell zu dieser Rolle hinzufügen oder sie davon entfernen. Diese Rolle kann weder umbenannt noch gelöscht werden.
          
          ▶︎ Administratorrolle (oder jede Rolle mit Administratorrechten): Diese Rolle ist das Gegenstück zur Rolle Alle Mitarbeiter, und ihr werden keine Mitarbeiter automatisch hinzugefügt. Sie können Mitarbeiter daher manuell zu dieser Rolle hinzufügen oder sie davon entfernen. Diese Rolle kann umbenannt, aber nicht gelöscht werden (weil ihr immer mindestens ein Mitarbeiter hinzugefügt bleiben muss). 
          
          

Individuelle Mitarbeiterrollen

Diese Rollen sind nicht mit anderen Funktionen in Personio verknüpft und können daher frei bearbeitet werden.

Sie können außerdem so viele individuelle Mitarbeiterrollen erstellen, wie Sie benötigen. Einige Beispiele individueller Mitarbeiterrollen sind die Rolle HR-Manager, die Rolle Management oder die Rolle Praktikant. 

Hinweis
Individuelle Mitarbeiterrollen in Personio müssen nicht allen Stellen entsprechen, die es in Ihrem Unternehmen gibt.

Mitarbeiterrollen sind in Personio einfach eine Möglichkeit, Zugriffs- und Ansichtsrechte auf die verschiedenen Bereiche von Personio zu gewähren, d. h. Sie können mithilfe einer angelegten Mitarbeiterrolle (z. B. Geschäftsführung) verschiedene Stellen in Ihrem Unternehmen abdecken.

Mitarbeitende zu einer Mitarbeiterrolle hinzufügen

Um Mitarbeiter zu einer individuellen Mitarbeiterrolle (oder zur vordefinierten Administratorrolle) hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
2. Klicken Sie entweder unter Mitarbeiterrollen auf eine vorhandene Mitarbeiterrolle, oder klicken Sie auf Neue Rolle erstellen, um eine neue individuelle Mitarbeiterrolle anzulegen. (Geben Sie in diesem Fall auch einen Namen für die neue individuelle Mitarbeiterrolle ein und klicken Sie auf Rolle erstellen).
3. Die Spalte Hinzugefügte Mitarbeiter zeigt alle Mitarbeiter an, die derzeit zur Rolle hinzugefügt sind. Wenn Sie eine neue individuelle Mitarbeiterrolle erstellen, werden in dieser Spalte 0 Mitarbeiter angezeigt, da noch keine Mitarbeiter hinzugefügt wurden. 
4. Klicken Sie unter Verfügbare Mitarbeiter auf einen Mitarbeiter, um diesen zur Mitarbeiterrolle hinzuzufügen. Der Mitarbeiter wechselt die Spalten und erscheint nun unter Hinzugefügte Mitarbeiter mit einem blauen Rand. 
5. Klicken Sie bei Bedarf auf das Stiftsymbol neben dem Namen der Mitarbeiterrolle, um sie umzubenennen.
6. Klicken Sie bei Bedarf auf das Symbol mit den drei Punkten unter Neue Rolle erstellen, um entweder die Mitarbeiterrolle zu kopieren (ein Duplikat zu erstellen) oder sie zu löschen (nur für individuelle Mitarbeiterrollen). Um eine individuelle Mitarbeiterrolle zu löschen, müssen Sie zunächst alle Mitarbeiter aus der Rolle entfernen.
7. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen. 

Hinweis:
Wenn Sie den Status eines Mitarbeiters auf Inaktiv setzen, erscheint dieser Mitarbeiter nicht mehr als Verfügbarer Mitarbeiter oder als Hinzugefügter Mitarbeiter in der Mitarbeiterrolle.

Mitarbeitende aus einer Mitarbeiterrolle entfernen

Sie können Mitarbeitende entweder in den Einstellungen oder direkt aus ihrem Profil aus Mitarbeiterrollen entfernen. Folgen Sie diesen Schritten:

Mitarbeitende mit Hilfe der Einstellungen entfernen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
2. Klicken Sie unter Mitarbeiterrollen auf eine vorhandene Mitarbeiterrolle.
3. Die Spalte Hinzugefügte Mitarbeiter zeigt alle Mitarbeitenden an, die derzeit zur Rolle hinzugefügt sind. Klicken Sie unter Hinzugefügte Mitarbeiter auf einen Mitarbeitenden, um ihn aus der Rolle zu entfernen. Der Mitarbeitende erscheint nun rot umrandet unter Verfügbare Mitarbeiter.

Mitarbeitende über ihr Mitarbeiterprofil entfernen

1. Gehen Sie zu Mein Profil > Rollen.
2. In der Spalte Zugeordnet werden alle Rollen angezeigt, denen der Mitarbeitende derzeit zugewiesen ist.
3. Klicken Sie auf die Rolle, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Nächste Schritte für Mitarbeiterrollen

Zugriffsrechte einrichten

Wenn Sie allen Mitarbeitenden ihre entsprechenden Rollen zuweisen, können Sie für jede Rolle spezifische Zugriffsrechte konfigurieren. 

Hinweis
Um leere Zugriffsrechte auszublenden, können Sie die Checkbox Nur gewährte Berechtigungen anzeigen in der oberen rechten Ecke des Reiters Zugriffsrechte aktivieren.

Kalenderrechte einrichten

Sie können auch für jede Mitarbeiterrolle spezifische Zugriffsrechte auf den Unternehmenskalender konfigurieren.

2-Faktoren-Authentifizierung aktivieren

Optional können Sie für jede Mitarbeiterrolle die 2-Faktoren-Authentifizierung aktivieren, um die Sicherheit der in Personio gespeicherten Daten noch zu erhöhen. Mitarbeiter, die der Rolle zugewiesen sind, benötigen dann für die Anmeldung in Personio neben ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort zusätzlich ein auf ihrem Mobilgerät generiertes Token.

Erinnerungen einrichten

Außerdem können Sie für jede Rolle separate Erinnerungen konfigurieren, um Ihre Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Beispielsweise können Sie eine Erinnerung an das Ende der Probezeit eines Mitarbeitenden einrichten. 

Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen von Erinnerungen finden Sie im Artikel Erinnerungen anlegen.

Beispiele für Rollen-Erinnerungen finden Sie im Artikel Best Practice: Erinnerungen bei der Verwaltung von Mitarbeitern.