In diesem Artikel werden Mitarbeitendenrollen erklärt. Sie erfahren außerdem, wie Sie Mitarbeitende zu individuellen und vordefinierten Mitarbeitendenrollen hinzufügen und daraus entfernen. Für jede Mitarbeitendenrolle müssen Sie auch Zugriffsrechte, Kalender-Zugriffsrechte und andere Sicherheitseinstellungen einrichten. 

Arten von Mitarbeitendenrollen

In Personio gibt es zwei Arten von Mitarbeitendenrollen: vordefinierte Mitarbeitendenrollen und individuelle Mitarbeitendenrollen.

Vordefinierte Mitarbeitendenrollen

Vordefinierte Mitarbeitendenrollen sind mit weiteren Funktionen in Personio verknüpft. Sie können diese nicht in vollem Umfang bearbeiten.

• Rolle Alle Mitarbeitende: Diese Rolle umfasst alle aktiven Mitarbeitenden. Alle neuen Mitarbeitenden werden automatisch dieser Rolle hinzugefügt. Daher ist es nicht möglich, Mitarbeitende manuell zu dieser Rolle hinzuzufügen oder sie daraus zu entfernen. Sie können diese Rolle auch nicht umbenennen oder löschen.
• Admin-Rolle (oder jede Rolle mit Admin-Rechten): Dieser Rolle werden keine Mitarbeitenden automatisch hinzugefügt. Sie fügen sie manuell hinzu oder entfernen sie manuell. Sie können diese Rolle umbenennen, jedoch nicht löschen, da ihr immer eine mitarbeitende Person zugewiesen sein muss. 
  
  

Individuelle Mitarbeitendenrollen

Individuelle Mitarbeitendenrollen sind nicht mit anderen Funktionen in Personio verknüpft. Sie können diese Rollen frei bearbeiten. Sie können so viele individuelle Mitarbeitendenrollen erstellen, wie Sie benötigen. Einige Beispiele sind die Rollen „HR-Management“, „Management“ oder "Praktikant*in". 

Individuelle Mitarbeitendenrollen müssen nicht allen Stellen in Ihrem Unternehmen entsprechen. Sie dienen dazu, Zugriffsrechte auf verschiedene Bereiche von Personio zu gewähren.

Mitarbeitende zu einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen

So fügen Sie Mitarbeitende zu einer individuellen Mitarbeitendenrolle (oder zur vordefinierten Admin-Rolle) hinzu:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen.
3. Klicken Sie auf eine vorhandene Mitarbeitendenrolle.
4. Optional: Erstellen Sie eine neue individuelle Mitarbeitendenrolle. 
5. Wählen Sie unter dem Reiter Mitglieder aus der Spalte Verfügbare Mitarbeitende Personen aus, um sie zur Rolle hinzuzufügen. Die Die Spalte Hinzugefügte Mitarbeitende zeigt alle Mitarbeitenden mit dieser Rolle an. Beim Erstellen einer neuen individuellen Rolle werden in dieser Spalte null Mitarbeitende angezeigt, solange Sie noch niemanden hinzugefügt haben. 
6. Optional: Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Namen der Mitarbeitendenrolle, um sie umzubenennen.
7. Optional: Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte, um eine Rolle zu kopieren oder eine individuelle Mitarbeitendenrolle zu löschen. Entfernen Sie alle Mitarbeitenden aus einer individuellen Rolle, bevor Sie diese löschen.
8. Speichern Sie Ihre Änderungen. 

Hinweis
Setzen Sie den Status einer mitarbeitenden Person auf Inaktiv, erscheint diese in der Rolle nicht mehr als Hinzugefügt oder Verfügbar.

Mitarbeitende automatisch zu einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen

Hinweis
Falls diese Funktion nicht für Sie verfügbar ist, melden Sie bitte Ihr Interesse auf unserer Early-Access-Seite an.

Sie können Mitarbeitende automatisch zu Rollen hinzufügen, indem Sie Bedingungen basierend auf System- und individuellen Attributen festlegen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen.
3. Klicken Sie auf eine vorhandene Mitarbeitendenrolle.
4. Optional: Erstellen Sie eine neue individuelle Mitarbeitendenrolle. 
5. Klicken Sie unter dem Reiter Mitglieder auf Automatisch, um automatisierte Rollenmitgliedschaften zu aktivieren.
6. Legen Sie Bedingungen fest, um Mitarbeitende automatisch zu einer Rolle hinzuzufügen und Mitarbeitende, die diese Bedingungen nicht erfüllen, automatisch zu entfernen.
7. Optional: Schließen Sie bestimmte Personen unabhängig von den Bedingungen ein- oder aus.
8. Optional: Zeigen Sie eine Vorschau der Mitarbeitenden an, die zur Rolle hinzugefügt und aus ihr entfernt wurden.
9. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Die folgenden Attribute können Sie für die Festlegung von Bedingungen verwenden:

• Abteilung
• Team
• Anstellungsart
• Gesellschaft
• Standort
• Status
• Führungskraft-Status (mit diesem Attribut können Sie alle Führungskräfte zu einer Rolle hinzufügen).

Mitarbeitende aus einer Mitarbeitendenrolle entfernen

So entfernen Sie Mitarbeitende aus einer Mitarbeitendenrolle:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen.
3. Klicken Sie auf eine vorhandene Mitarbeitendenrolle.
4. Klicken Sie unter dem Reiter Mitglieder auf eine Person unter Hinzugefügte Mitarbeitende, um sie aus der Rolle zu entfernen. Die Person erscheint nun rot umrandet unter Verfügbare Mitarbeitende.

Zugriffsrechte einrichten

Wenn Sie allen Mitarbeitenden ihre entsprechenden Rollen zuweisen, können Sie für jede Rolle Zugriffsrechte einrichten.  Erfahren Sie mehr über Best Practices für Mitarbeitendenrollen.

Um leere Zugriffsrechte auszublenden, klicken Sie auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke des Reiters Zugriffsrechte und wählen Sie Nur gewährte Berechtigungen anzeigen. Sie können mehrere Zugriffsrechte hinzufügen, indem Sie die Checkboxen in den einzelnen Abschnitten aktivieren. So sparen Sie Zeit.

Kalenderrechte einrichten

Sie können für jede Mitarbeitendenrolle den Zugriff auf den Abwesenheitskalender einrichten.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren

Sie können für jede Mitarbeitendenrolle die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren. Mitarbeitende in dieser Rolle benötigen für die Anmeldung ein Token von ihrem Mobilgerät, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. 

Erinnerungen einrichten

Sie können für jede Rolle Erinnerungen einrichten, um Ihre Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Beispielsweise können Sie eine Erinnerung an das Ende der Probezeit von Mitarbeitenden einrichten. Erfahren Sie mehr zu Best Practices: Rollen-spezifische Erinnerungen einrichten.