In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Mitarbeitendendaten aktualisieren (oder mit anderen Worten, wie Sie ein Attribut unter dem Reiter Informationen im Mitarbeitendenprofil aktualisieren, sodass es einen anderen Wert enthält). Attribute von mitarbeitenden Personen müssen aktualisiert werden, wenn sich deren Adresse, Bankkonto oder Steuerkategorie ändert.

Hinweis
Abhängig von den Zugriffsrechten der mitarbeitenden Person kann sie möglicherweise selbst neue Werte für ihre eigenen Attribute (oder für die Attribute anderer Mitarbeitender) eingeben und Ihnen zur Freigabe senden. Um dies zu ermöglichen, müssen Sie ihr Zugriffsrechte für den entsprechenden Bereich unter dem Reiter Informationen gewähren.

Attribut über den Reiter Informationen der mitarbeitenden Person aktualisieren

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und dort zum Reiter Informationen .
2. Klicken Sie unten auf der Seite auf Bearbeiten.
3. Suchen Sie das Attribut, das Sie aktualisieren möchten.
4. Wählen Sie je nach der Art des Attributs einen anderen Wert für das Attribut oder geben Sie den Wert ein.
5. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen und wählen Sie ein Datum aus, ab dem der aktuelle Wert auf den neuen Wert geändert werden soll:
   
   

   Wann	Aktion	Auswirkung	Beispiel
   Damit ein Attribut mit sofortiger Wirkung aktualisiert wird	Wählen Sie das aktuelle Datum aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Informationen des Mitarbeiters angezeigt	Sie haben heute einen Mitarbeiter, der seine Stellenrolle ändert
   Für ein Attribut, das rückwirkend aktualisiert werden soll	Wählen Sie ein Datum in der Vergangenheit aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Informationen des Mitarbeitenden angezeigt und die Aktualisierung wird im Reiter Historie des Mitarbeitendenprofilsangezeigt	Sie werden informiert, dass ein Mitarbeiter vor einigen Monaten an eine neue Adresse umgezogen ist
   Damit ein Attribut aktualisiert werden kann, um künftig wirksam zu werden Mit Ausnahme von Austrittsdatum, Stellendatum und Vertragsende.	Wählen Sie ein Datum in der Zukunft	Der neue Wert wird wie geplant im Reiter Informationen vom Mitarbeiter angezeigt und um 03:00 Uhr dieses Datums aktualisiert	Sie kennen bereits die neue Adresse eines Mitarbeiters, der im nächsten Monat umzieht
   Für ein Attribut, das nur vorübergehend aktualisiert werden soll	Wählen Sie ein beliebiges Datum aus, aber aktivieren Sie auch die Option Als vorübergehende Änderung festlegen und wählen Sie ein Datum, an dem der neue Wert auf den alten Wert zurückgesetzt werden soll	Der neue Wert wird während eines bestimmten Zeitraums in den Informationen des Mitarbeiters angezeigt	Du hast eine Werkstudierende, deren Arbeitszeiten sich regelmäßig ändern

6. Klicken Sie im selben Fenster auf die Beurteilung der alten und neuen Attributwerte.
7. Klicken Sie auf Änderungen senden.
   

   Hinweis
   Rückwirkende Änderungen werden übernommen, solange kein weiterer Änderungseintrag für einen späteren Stichtag vorliegt. Wir raten auch davon ab, das Anstelldatum von Mitarbeitenden rückwirkend zu aktualisieren, da dies die Mitarbeitendendaten stark verändern kann.

ein Attribut über die Mitarbeitendenliste aktualisieren

1. Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Mitarbeitendenliste.
2. Wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter aus, dessen Informationen Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie ein Attribut für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig aktualisieren möchten, wählen Sie alle entsprechenden Mitarbeitenden in der Liste aus.
3. Klicken Sie auf den angezeigten Aktions -Button und wählen Sie Profil bearbeiten.
4. Wählen Sie das Attribut, das Sie ändern möchten, und einen neuen Wert dafür aus.
5. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen und wählen Sie ein Datum aus, ab dem der aktuelle Wert auf den neuen Wert geändert werden soll:
   
   

   Wann	Aktion	Auswirkung	Beispiel
   Damit ein Attribut mit sofortiger Wirkung aktualisiert wird	Wählen Sie das aktuelle Datum aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Informationen des Mitarbeiters angezeigt	Sie haben heute einen Mitarbeiter, der seine Stellenrolle ändert
   Für ein Attribut, das rückwirkend aktualisiert werden soll	Wählen Sie ein Datum in der Vergangenheit aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Informationen des Mitarbeiters angezeigt und die Aktualisierung wird im Reiter Historie des Mitarbeitendenprofils angezeigt.	Sie werden informiert, dass ein Mitarbeiter vor einigen Monaten an eine neue Adresse umgezogen ist
   Damit ein Attribut aktualisiert werden kann, um künftig wirksam zu werden Mit Ausnahme von Austrittsdatum, Stellendatum und Vertragsende.	Wählen Sie ein Datum in der Zukunft	Der neue Wert wird wie geplant im Reiter Informationen vom Mitarbeiter angezeigt und um 03:00 Uhr dieses Datums aktualisiert	Sie kennen bereits die neue Adresse eines Mitarbeiters, der im nächsten Monat umzieht
   Für ein Attribut, das nur vorübergehend aktualisiert werden soll	Wählen Sie ein beliebiges Datum aus, aber aktivieren Sie auch die Option Als vorübergehende Änderung festlegen und wählen Sie ein Datum, an dem der neue Wert auf den alten Wert zurückgesetzt werden soll	Der neue Wert wird während eines bestimmten Zeitraums in den Informationen des Mitarbeiters angezeigt	Du hast eine Werkstudierende, deren Arbeitszeiten sich regelmäßig ändern

6. Klicken Sie auf Speichern.

   Hinweis
   Rückwirkende Änderungen werden übernommen, solange kein weiterer Änderungseintrag zu einem späteren Wirksamkeitsdatum vorliegt.

ein Attribut rückwirkend über den Reiter Historie des Mitarbeiters aktualisieren

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und dessen Historie.
2. Klicken Sie auf Detailansicht. Dies ruft die folgenden Informationen auf: 
   • Attribute: Zeigt alle Änderungen an Attributen und Vergütungen einer mitarbeitenden Person an.
   • Bewerbungsdatum: Zeigt an, wann die Attributänderung im Mitarbeitendenprofil vorgenommen wurde.
   • Änderung durch: Listet alle Personen auf, die Änderungen bearbeitet haben.
   • Alter Wert: Wert vor der Änderung.
   • Neuer Wert: Wert nach der Änderung.
   • Anfrage von: Zeigt an, welcher Mitarbeiter die Attributänderung angefragt hat.
   • Genehmigt: Zeigt an, welcher Mitarbeiter die Attributänderung genehmigt hat.
   • Änderung am: Zeigt das Datum, an dem die Attributänderung veranlasst wurde.
3. Klicken Sie auf Eintrag zur Historie hinzufügen und suchen Sie nach dem Attribut, das Sie aktualisieren möchten. 
4. Wählen Sie im Pop-up-Fenster ein Datum in der Vergangenheit aus, ab dem der aktuelle Wert auf den neuen Wert geändert werden soll.
5. Wählen Sie im selben Fenster je nach der Art des Attributs einen anderen Wert aus oder geben Sie den neuen Wert ein.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Hinweis
▶︎ Eintragungen in der Historie können Sie nicht löschen. Wenn Sie ein falsches Datum eingegeben haben, klicken Sie einfach auf Datum der Attributänderung editieren, um das Datum zu aktualisieren. Wenn Sie einen falschen Wert für das Attribut eingegeben haben, fügen Sie einfach einen neuen Eintrag für das gleiche Datum hinzu. Das System verwendet den zuletzt eingegebenen Wert.
▶︎ Änderungen an Attributen mit Auswirkung auf Berichte. Wenn beispielsweise das Attribut Abteilung einer mitarbeitenden Person verspätet geändert wird, erscheint diese Person in Berichten, die Daten nach Abteilung gruppieren, noch in ihrer alten Abteilung. Sie können diese rückwirkenden Änderungen beheben, indem Sie die Spalte Neuer Wert editieren und das korrekte Datum für die Attributänderung eintragen.
▶︎ Beim Import des Fixgehalts und des Stundenlohns wird das Gültigkeitsdatum der Vergütungszahlung auf das Datum in der Spalte Gültigkeitsdatum gesetzt.

Attribut über andere Features aktualisieren

Alternativ können Sie Mitarbeitendendaten auch über andere Features und Funktionen aktualisieren:

Über den Mitarbeitendenimport

Über den Importbereich in Personio können Sie Mitarbeitendendaten für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig bearbeiten.

Über die öffentliche API

Über die Personio Personaldaten- API können Sie Mitarbeitendendaten für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig bearbeiten.

Über die Onboarding-Aufgabe

Sie können Mitarbeitendendaten eingeben, während sie den Onboarding Prozess durchlaufen, indem Sie einen speziellen Onboarding Schritthinzufügen

Über das Recruiting-Modul bei der Einstellung einer neuen sich bewerbenden Person

Sie können Mitarbeitendendaten hinterlegen, wenn Sie eine sich bewerbende Person in deren Bewerbendenprofil im Recruiting-Bereich akzeptieren.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin bekommt eine neue Position im Unternehmen

Wenn Mitarbeitende die Stelle innerhalb des Unternehmens wechseln, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und dort zum Reiter Informationen .
2. Klicken Sie unten auf der Seite auf Bearbeiten.
3. Suchen Sie sowohl das Attribut Position als auch das Attribut Abteilung und geben Sie für diese Attribute neue Werte ein. Aktualisieren Sie bei Bedarf auch weitere Attribute wie Anstellungsart, Wochenstunden oder Abrechnungsart.
4. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen und wählen Sie ein Datum in der Vergangenheit aus.
5. Speichern Sie die Änderungen.
6. Navigieren Sie zur Mitarbeitendenhistorie, um das Wirksamkeitsdatum für den Stellenwechsel zu bestätigen.
7. Wenn sich mit der Position auch die Arbeitszeiten der mitarbeitenden Person ändern, bearbeiten Sie ihr Arbeitszeitmodell.
8. Wenn sich mit der Position auch die Vergütung der mitarbeitenden Person ändert, bearbeiten Sie ihr Fixgehalt.
9. Wenn sich mit der Position auch der Abwesenheitskontostand der mitarbeitenden Person ändert, bearbeiten Sie ihre Kontingentregel.