In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Mitarbeitendendaten aktualisieren (oder mit anderen Worten, wie Sie ein Attribut unter dem Reiter Informationen im Mitarbeitendenprofil aktualisieren, sodass es einen anderen Wert enthält). Attribute von mitarbeitenden Personen müssen aktualisiert werden, wenn sich deren Adresse, Bankkonto oder Steuerkategorie ändert.

Bevor Sie beginnen

• Abhängig von den Berechtigungen der mitarbeitenden Person kann sie möglicherweise selbst neue Werte für ihre eigenen Attribute (oder für die Attribute anderer Mitarbeitender) eingeben und Ihnen zur Genehmigung senden. Um dies zu ermöglichen, müssen Sie ihr Berechtigungen für den entsprechenden Bereich unter dem Reiter Persönliche Informationen gewähren.

Ein Attribut über den Reiter Persönliche Informationen der mitarbeitenden Person aktualisieren

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und dessen Reiter Persönliche Informationen.
2. Klicken Sie unten im Bildschirm auf Bearbeiten.
3. Suchen Sie nach dem Attribut, das Sie aktualisieren möchten.
4. Wählen Sie je nach der Art des Attributs einen anderen Wert für das Attribut aus oder geben Sie den Wert ein.
5. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen und wählen Sie ein Datum aus, an dem der aktuelle Wert in den neuen Wert geändert werden soll:
   
   

   Wann	Aktion	Auswirkung	Beispiel
   Damit ein Attribut mit sofortiger Wirkung aktualisiert wird	Wählen Sie das aktuelle Datum aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeitenden angezeigt	Sie haben einen Mitarbeiter der heute seine Stelle wechselt
   Damit ein Attribut rückwirkend aktualisiert wird	Wählen Sie ein Datum in der Vergangenheit aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeiters angezeigt und die Aktualisierung wird im Reiter Historie des Mitarbeitendenprofils wiedergegeben.	Sie werden darüber informiert, dass eine mitarbeitende Person vor einigen Monaten an eine neue Adresse umgezogen ist
   Damit die Aktualisierung eines Attributs in Zukunft wirksam wird Mit Ausnahme der Attribute Austritt, Anstelldatum und Vertragsenddatum.	Wählen Sie ein Datum in der Zukunft aus	Der neue Wert wird wie geplant im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeiters angezeigt und um 03:00 Uhr an diesem Datum aktualisiert	Sie kennen bereits die neue Adresse eines Mitarbeiters der nächsten Monat umzieht
   Damit ein Attribut nur vorübergehend aktualisiert wird	Wählen Sie ein Datum in der Zukunft aus, aktivieren Sie die Option Als vorübergehende Änderung festlegen und wählen Sie ein Datum aus, an dem der neue Wert auf den alten Wert zurückgesetzt werden soll	Der neue Wert wird während eines bestimmten Zeitraums im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeiters angezeigt	Sie haben Werkstudierende, deren Arbeitszeiten sich regelmäßig ändern

6. Überprüfen Sie im selben Fenster sowohl den alten als auch den neuen Attributwert.
7. Klicken Sie auf Änderungen senden.
   

   Hinweis:
   Rückwirkende Änderungen werden übernommen, solange kein weiterer Änderungseintrag für ein späteres Wirksamkeitsdatum vorliegt. Wir raten auch davon ab, das Anstelldatum von Mitarbeitenden rückwirkend zu aktualisieren, da dies die Mitarbeitendendaten stark verändern kann.

Ein Attribut über die Personalliste ändern

1. Navigieren Sie zu Mitarbeiter > Personalliste.
2. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus, dessen Informationen Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie ein Attribut für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig aktualisieren möchten, wählen Sie alle relevanten Mitarbeitenden in der Liste aus.
3. Klicken Sie auf Aktionen > Profil bearbeiten.
4. Wählen Sie das Attribut, das Sie ändern möchten, und einen neuen Wert dafür aus.
5. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen und wählen Sie ein Datum aus, an dem der aktuelle Wert in den neuen Wert geändert werden soll:
   
   

   Wann	Aktion	Auswirkung	Beispiel
   Damit ein Attribut mit sofortiger Wirkung aktualisiert wird	Wählen Sie das aktuelle Datum aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeitenden angezeigt	Sie haben einen Mitarbeiter der heute seine Stelle wechselt
   Damit ein Attribut rückwirkend aktualisiert wird	Wählen Sie ein Datum in der Vergangenheit aus	Der neue Wert wird sofort im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeiters angezeigt und die Aktualisierung wird im Reiter Historie des Mitarbeitendenprofils wiedergegeben.	Sie werden darüber informiert, dass eine mitarbeitende Person vor einigen Monaten an eine neue Adresse umgezogen ist
   Damit die Aktualisierung eines Attributs in Zukunft wirksam wird Mit Ausnahme der Attribute Austritt, Anstelldatum und Vertragsenddatum.	Wählen Sie ein Datum in der Zukunft aus	Der neue Wert wird wie geplant im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeiters angezeigt und um 03:00 Uhr an diesem Datum aktualisiert	Sie kennen bereits die neue Adresse eines Mitarbeiters der nächsten Monat umzieht
   Damit ein Attribut nur vorübergehend aktualisiert wird	Wählen Sie ein Datum in der Zukunft aus, aktivieren Sie die Option Als vorübergehende Änderung festlegen und wählen Sie ein Datum aus, an dem der neue Wert auf den alten Wert zurückgesetzt werden soll	Der neue Wert wird während eines bestimmten Zeitraums im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeiters angezeigt	Sie haben Werkstudierende, deren Arbeitszeiten sich regelmäßig ändern

6. Klicken Sie auf Speichern.
   

   Hinweis:
   Rückwirkende Änderungen werden übernommen, solange kein weiterer Änderungseintrag für ein späteres Wirksamkeitsdatum vorliegt.

Ein Attribut rückwirkend über den Reiter Historie des Mitarbeitenden aktualisieren

1. Navigieren Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und dessen Reiter Historie.
2. Klicken Sie auf Detailansicht. Dadurch werden die folgenden Informationen aufgerufen: 
   • Attribut: Zeigt alle Änderungen an Attributen und Vergütungen einer mitarbeitenden Person an.
   • Gültigkeitsdatum: Zeigt an, wann die Attributänderung im Mitarbeitendenprofil vorgenommen wurde.
   • Bearbeitende Person: Listet alle Personen auf, die Änderungen bearbeitet haben.
   • Alter Wert: Der Wert vor der Änderung.
   • Neuer Wert: Der Wert nach der Änderung.
   • Anfrage von: Zeigt an, welche mitarbeitende Person die Attributänderung angefragt hat.
   • Genehmigt von: Zeigt an, welche mitarbeitende Person die Attributänderung genehmigt hat.
   • Erstelldatum: Zeigt das Datum an, an dem die Attributänderung veranlasst wurde.
3. Klicken Sie auf Eintrag zur Mitarbeitendenhistorie hinzufügen und suchen Sie nach dem Attribut, das Sie aktualisieren möchten. 
4. Wählen Sie im Pop-up-Fenster ein Datum in der Vergangenheit aus, an dem der aktuelle Wert in den neuen Wert geändert werden soll.
5. Wählen Sie im selben Fenster je nach der Art des Attributs einen anderen Wert aus oder geben Sie den neuen Wert ein.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Hinweis:
▶︎ Sie können Eintragungen in der Mitarbeitendenhistorie nicht löschen. Wenn Sie ein falsches Datum eingegeben haben, klicken Sie einfach auf Datum der Attributänderung editieren, um das Datum zu aktualisieren. Wenn Sie einen falschen Wert für das Attribut eingegeben haben, fügen Sie einfach einen neuen Eintrag für das gleiche Datum hinzu. Das System verwendet den zuletzt eingegebenen Wert.
▶︎ Änderungen an Attributen mit Auswirkung auf Berichte. Wenn beispielsweise das Attribut Abteilung einer mitarbeitenden Person verspätet geändert wird, erscheint diese Person in Berichten, die Daten nach Abteilung gruppieren, noch in ihrer alten Abteilung. Sie können diese rückwirkenden Änderungen beheben, indem Sie die Spalte Neuer Wert bearbeiten und das korrekte Datum für die Attributänderung eintragen.
▶︎ Beim Import des Fixgehalts und des Stundenlohns wird das Gültigkeitsdatum der Vergütungszahlung auf das Datum in der Spalte Gültigkeitsdatum gesetzt.

Attribut über andere Features aktualisieren

Alternativ können Sie Mitarbeitendendaten auch über andere Features und Funktionen aktualisieren:

Über den Mitarbeitendenimport

Über den Importbereich in Personio können Sie Mitarbeitendendaten für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig bearbeiten.

Über die Öffentliche API

Sie können Mitarbeitendendaten für mehrere Mitarbeitende über die Personio Personaldaten-API gleichzeitig bearbeiten.

Über die Onboarding-Aufgaben

Sie können Mitarbeitendendaten eingeben, während sie noch den Onboarding-Prozess durchlaufen, indem Sie einen zugehörigen Onboarding-Schritt hinzufügen.

Über das Recruiting-Modul bei der Einstellung eines neuen Bewerbenden

Sie können Mitarbeitendendaten eingeben, wenn Sie eine sich bewerbende Person in ihrem Bewerbendenprofil im Recruiting-Modul akzeptieren.

Die Änderung einer Mitarbeitendenposition bearbeiten

Wenn Mitarbeitende die Stelle innerhalb des Unternehmens wechseln, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und dessen Reiter Persönliche Informationen.
2. Klicken Sie unten im Bildschirm auf Bearbeiten.
3. Suchen Sie sowohl das Attribut Position als auch das Attribut Abteilung und geben Sie für diese Attribute neue Werte ein. Aktualisieren Sie bei Bedarf auch weitere Attribute wie Anstellungsart, Wochenstunden oder Abrechnungsart.
4. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen und wählen Sie ein Datum in der Vergangenheit aus.
5. Speichern Sie die Änderungen.
6. Navigieren Sie zur Mitarbeitendenhistorie, um das Wirksamkeitsdatum für den Stellenwechsel zu bestätigen.
7. Wenn sich mit der Position auch die Arbeitszeiten der mitarbeitenden Person ändern, bearbeiten Sie ihr Arbeitszeitmodell.
8. Wenn sich mit der Position auch die Vergütung der mitarbeitenden Person ändert, bearbeiten Sie ihr Fixgehalt.
9. Wenn sich mit der neuen Position auch der Kontostand der mitarbeitenden Person ändert, bearbeiten Sie ihre Kontingentregel.