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Standorte und Gesellschaften einrichten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Unternehmensstruktur in Personio abbilden, indem Sie sowohl Standorte als auch Gesellschaften hinzufügen und ihnen Mitarbeitende zuweisen. Das Hinzufügen von Standorten in Personio hilft, Mitarbeitende nach Standorten zu organisieren, und ermöglicht standortspezifische Berichte und Analysen. Darüber hinaus ermöglicht das Hinzufügen von Gesellschaften die Einhaltung der lokalen Gesetze und gewährleistet eine genaue Lohnbuchhaltung und Leistungsverwaltung.

Hinweis:
Wenn Sie Personio Payroll verwenden, ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Unternehmensstruktur korrekt einrichten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Unternehmensstruktur für Personio Payroll einrichten.


Standorte einrichten

 

Standort hinzufügen

Sie müssen jeden Bürostandort als eigenen Standort in Personio einrichten. Auf diese Weise können Sie die Adresse, die Währung, die Zeitzone und, falls erforderlich, einen individuellen öffentlichen Feiertagskalender für jeden Standort konfigurieren.

Um einen Standort einzurichten, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Standorte.
  2. Geben Sie im Feld Neuer Standort ... einen Namen ein und klicken Sie auf den Button +.
  3. Nachdem Sie den neuen Standort hinzugefügt haben, können Sie die verschiedenen Felder ausfüllen:
  • (0): Wie viele aktive Mitarbeitende zugewiesen sind. Wenn keine Mitarbeitenden zugewiesen sind, können Sie den Standort löschen.
  • Name des Standorts: Der Name, den Sie gerade eingegeben haben.
  • Währung: Die Währung des Standorts. Diese wird in den Mitarbeitendenprofilen für Vergütung und Lohnbuchhaltung angezeigt.
  • Zeitzone: Die Zeitzone des Standorts. Diese ist für Importprozesse und E-Mail-Erinnerungen wichtig.
  • Adresse: Die Adresse des Standorts ist unerlässlich, wenn Sie Stellenportale nutzen möchten. 
  • Feiertage: Das Feiertagsmodell des Standorts. Dies ist nur relevant, wenn es vom Feiertagsmodell des Unternehmens abweicht. Es ist für die Berechnung von Abwesenheitskontoständen unerlässlich.

Hinweis:
Das Mitarbeitendenattribut Standort wird in der Regel automatisch angelegt, wenn Sie Mitarbeitendendaten in Personio importieren. Es ist jedoch eine gute Idee, diese Informationen anschließend manuell zu prüfen und zu aktualisieren.

 

Geofencing aktivieren

Wenn Sie den Standort Ihrer Mitarbeitenden im Verhältnis zu ihren Standorten erfassen, müssen Sie Geofencing aktivieren. Führen Sie diese Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Standorte.
  2. Klicken Sie auf einen Standort und dann auf Bearbeiten.
  3. Suchen Sie nach einer Adresse und ziehen Sie den Pin an die gewünschte Stelle, um den Standort zu verfeinern.
  4. Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie die Geofence-Option.
  5. Legen Sie einen Perimeterradius fest. Dieser Radius bestimmt, wie nah Ihre Mitarbeitenden am Unternehmensstandort sein sollten, wenn sie ihren Arbeitsbeginn oder ihr Arbeitsende erfassen.
  6. Speichern Sie die Änderungen.

 

Gesellschaften einrichten 

 

Gesellschaften aktivieren 

  1. Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Gesellschaften aktivieren sollten. Die folgende Tabelle zeigt, wie sich Gesellschaften auf die Funktionalität der Features in Personio auswirken:

    Feature Auswirkungen der Gesellschaft
    Karriereseite

    Sie können für jede Gesellschaft eine eigene Karriereseite erstellen und Stellen bestimmten Gesellschaften zuweisen. Erfahren Sie mehr über das Branding von Gesellschaften im Recruiting.
    DATEV

    Sie können die DATEV-Integration für verschiedene Gesellschaften einrichten.

    Wenn Sie jedoch Gesellschaften aktivieren, werden die DATEV-Arbeitgebereinstellungen gelöscht und die Autorisierung wird widerrufen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Einstellungen für jede Gesellschaft korrekt sind und keine Daten an den falschen Empfänger gesendet werden.
    Nach Attribut filtern

    Sie können das Attribut „Gesellschaft“ für jeden in Personio verfügbaren Filter auswählen. Sie können es beispielsweise verwenden, um einer bestimmten Gesellschaft Zugriffsrechte zu erteilen. Mitarbeitende mit Zugriffsrechten für eine bestimmte Gesellschaft können nur auf Daten dieser Gesellschaft zugreifen. Erfahren Sie mehr über Mitarbeitendenrollen und Zugriffsrechte (Implementierung).
    Orgchart

    Sie können jede Gesellschaft und ihre Mitarbeitenden im Orgchart anzeigen, indem Sie nach Gesellschaft filtern.
    Lohnbuchhaltung

    Sie können für jede Gesellschaft separate Exporte der Lohnbuchhaltung vornehmen. Gesellschaften werden in vorbereitenden Lohnbuchhaltungsprozessen automatisch getrennt. Erfahren Sie mehr über den monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess in Personio.

    Wenn Sie jedoch zusätzliche Gesellschaften aktivieren, wird die Freigabe zuvor genehmigter Abrechnungszeiträume aufgehoben und zuvor generierte Exporte sind nicht mehr zugänglich.
    Berichte

    Sie können separate Berichte erstellen, indem Sie Gruppen erstellen oder Filter für bestimmte Gesellschaften hinzufügen.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen.
  3. Klicken Sie neben den Unternehmensinformationen auf Bearbeiten.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Funktionen für Gesellschaften aktiviert und klicken Sie auf Senden. 

Gesellschaften hinzufügen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Gesellschaften.
  2. Klicken Sie auf Neue hinzufügen.
  3. Wählen Sie ein Land aus , suchen Sie unter Suche: Gesellschaften nach dem vollständigen Namen der Gesellschaft und wählen Sie die richtige Gesellschaft aus. Die Details werden automatisch ausgefüllt. Alternativ können Sie diese auch manuell ausfüllen. 
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  5. Wiederholen Sie den Vorgang für jede Gesellschaft, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie mehrere Gesellschaften hinzufügen, wählen Sie die Gesellschaft aus, die Sie als Ihre Hauptgesellschaft haben möchten, und klicken Sie auf Als Hauptgesellschaft festlegen.

Wenn beim Ausfüllen der Attribute für eine Gesellschaft Fehler auftreten, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Tabellen (und auch auf diese Tabelle in Bezug auf die Lohnbuchhaltung, wenn Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist):


Allgemeine Informationen

Attribut Validierungsregeln ▶︎ Fehler wird ausgelöst, wenn …
Name
  • Der Wert weniger als 3 Zeichen lang ist.
  • Das erste Zeichen eines der folgenden ist: Leerzeichen, Unterstrich, Minuszeichen, Pluszeichen, Komma, Semikolon, Doppelpunkt, Stern, Punkt, Hashtag.
  • Der Wert ist die Betriebsnummer.

Hinweis:
Die Art des Unternehmens (GmbH, AG usw.) muss am Ende für sich stehen und Groß- und Kleinschreibung beachten.
Beispiele:
▶︎ PERSONIO GROUP SE
▶︎ Personio SE & Co KG

Fehler werden angezeigt, wenn:
▶︎ Ein Wort fehlt: PERSONIO SE
▶︎ Eine falsche Reihenfolge vorliegt: PERSONIO SE GROUP
▶︎ Ein Rechtschreibfehler vorliegt: PERSONIO GRUOP SE
Betriebsnummer
  • Der Wert ist nicht genau acht Zeichen lang.
  • Die ersten drei Ziffern der Registriernummer beginnen mit einer der folgenden Kombinationen: 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 009, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 996, 997.

Hinweis:
Erfahren Sie mehr über die Handelsregisternummer für in Deutschland niedergelassene Gesellschaften.
E-Mail
  • Der Wert ist > 70 Zeichen lang.
  • Das Zeichen @ erscheint mehr als einmal.
  • Die Zeichen @, <, > oder ein Apostroph erscheinen am Anfang oder Ende des Werts.
  • Der Wert enthält etwas anderes als das Folgende:
Ausrufezeichen ! Und-Zeichen &
Anführungszeichen " Apostroph '
Nummernzeichen # Runde Klammer offen oder geschlossen ()
US-Dollar $ Sternchen *
Prozent % Plus +
Komma , Bindestrich -
Punkt . Schrägstrich /
Ziffern 0-9 Doppelpunkt :
Semikolon ; weniger als <
gleich zu = größer als >
Fragezeichen ? Paragraf §
@ Großbuchstaben A-Z, Ä, Ö, Ü
Zirkumflex-Akzent ^ Kleinbuchstaben a–z, ä, ö, ü
Accent grave ` Unterstrich _ 
Telefon
  • Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
  • Der Wert enthält etwas anderes als die folgenden Zeichen: Ziffern, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern, Leerzeichen, Pluszeichen.
  • Ein Pluszeichen ist an einer beliebigen Stelle außer dem ersten Zeichen enthalten.
  • Das erste Zeichen ist alles außer einem Pluszeichen, einer Null oder einer öffnenden Klammer.
  • Der Wert enthält ein Plus gefolgt von einer Null.
  • Der Wert enthält nur Nullen.

 

Adresse

Attribut Auslöser für Validierungsfehler ▶︎
Straßenname
  • Der Wert umfasst mehr als 33 Zeichen oder weniger als 2 Zeichen.
    ▶︎ Ausnahme: Kann 1 Großbuchstabe lang sein. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
  • Sie verwenden andere Zeichen als die folgenden: Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkte, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche, Apostrophe, Klammern, Und-Zeichen, Anführungszeichen.
  • Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Apostrophe, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehrmals hintereinander vor.
    ▶︎ Beispiel: Straßenname,,
  • Der Wert beginnt mit drei identischen Buchstaben.
    ▶︎ Ausnahme 1: Der Wert beginnt mit „III.“ und hat danach zusätzliche Zeichen.
    ▶︎ Ausnahme 2: Der Wert beginnt mit „MMM-Str“.
  • Der Wert beginnt mit einem Zeichen, das kein Buchstabe, keine Ziffer, kein Apostroph oder Anführungszeichen ist.
  • Der Wert beginnt mit einer Ziffernfolge, der kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen oder Bindestrich folgt.
  • Ein Wert enthält eine Ziffernfolge, der kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen, Bindestrich, Schrägstrich oder Komma folgt.
  • Der Wert enthält einen Punkt, dem nicht unmittelbar ein Buchstabe oder eine Zahl folgt.
  • Der Wert endet mit einem Leerzeichen oder Bindestrich.
Straßenadresse Nummer
  • Der Wert mehr als 9 Zeichen lang ist.
  • Der Wert enthält andere Zeichen als die Folgenden: Buchstaben, Zahlen, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte.
  • Das erste und das letzte Zeichen enthalten etwas anderes als Buchstaben oder Zahlen.
  • Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
    ▶︎ Beispiel: Shaftesbury House 151*
Stadt
  • Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
  • Der Wert enthält andere Zeichen als die Folgenden: Buchstaben, Punkte, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern.
  • Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
    ▶︎ Beispiel: München,,
  • der Wert mit drei identischen Buchstaben beginnt.
  • der Wert nicht mit einem Großbuchstaben beginnt.
  • Hinter allem, was kein Buchstabe ist, erscheint ein Punkt.
  • Das letzte Zeichen ist kein Buchstabe, kein Punkt und keine geschlossene runde Klammer.
Postleitzahl
  • Der Wert liegt außerhalb des Bereichs (Beispiel: für in Deutschland niedergelassene Gesellschaften außerhalb von 01000 bis 99999).
Bundesstaat

Hinweis:
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie Deutschland als Land der Gesellschaft auswählen.

 

Postanschrift

Attribut Auslöser für Validierungsfehler ▶︎
Name
  • Der Wert enthält ein Leerzeichen als erstes Zeichen.
Postfachnummer
  • der Wert mehr als 10 Zeichen umfasst.

Hinweis:
Dieses Feld ist nur dann erforderlich, wenn Sie als Adresstyp Postfach auswählen. Wenn Sie Internationale Postanschrift oder Standard-Postanschrift auswählen, kann das Feld leer gelassen werden.
Straßenname
  • Der Wert umfasst mehr als 33 Zeichen oder weniger als 2 Zeichen.
    ▶︎ Ausnahme: Kann 1 Großbuchstabe lang sein. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
  • Sie haben etwas anderes als die folgenden Zeichen eingegeben: Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkte, Kommas, Bindestriche, Schrägstriche, Apostrophe, runde Klammern, Et-Zeichen, Anführungszeichen.
  • Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Apostrophe, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehrmals hintereinander vor.
    ▶︎ Beispiel: Straßenname,,
  • Der Wert beginnt mit drei identischen Buchstaben.
    ▶︎ Ausnahme 1: Der Wert beginnt mit „III.“ und hat danach zusätzliche Zeichen.
    ▶︎ Ausnahme 2: Der Wert beginnt mit „MMM-Str“.
  • Der Wert beginnt mit einem Zeichen, das kein Buchstabe, keine Ziffer, kein Apostroph oder Anführungszeichen ist.
  • Der Wert beginnt mit einer Ziffernfolge, der kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen oder Bindestrich folgt.
  • Ein Wert enthält eine Ziffernfolge, der kein Buchstabe, Punkt, Leerzeichen, Bindestrich, Schrägstrich oder Komma folgt.
  • Der Wert enthält einen Punkt, dem nicht unmittelbar ein Buchstabe oder eine Zahl folgt.
  • Der Wert endet mit einem Leerzeichen oder Bindestrich.

Hinweis:
Dieses Feld ist nur dann erforderlich, wenn Sie als Adresstyp Standard-Postanschrift auswählen. Wenn Sie Internationale Postanschrift oder Postfach auswählen, kann das Feld leer gelassen werden.
Straßenadresse Nummer
  • Der Wert mehr als 9 Zeichen lang ist.
  • Der Wert enthält andere Zeichen als die Folgenden: Buchstaben, Zahlen, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte.
  • Das erste und das letzte Zeichen enthalten etwas anderes als Buchstaben oder Zahlen.
  • Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
    ▶︎ Beispiel: Shaftesbury House 151*
Postleitzahl
  • Das ausgewählte Land ist Deutschland, und der Wert liegt außerhalb von 01000 bis 99999.
  • Das ausgewählte Land ist einer der nachstehend aufgeführten Werte, und der Wert stimmt nicht mit der entsprechenden Struktur in der Liste überein.
Land Ziffern Erlaubte Zeichen 
N = Zahl, A = Großbuchstabe
Österreich 4 NNNN
Belgien 4 NNNN
Kanada 7 ANA NAN
Schweiz 4 NNNN
Dänemark 4 NNNN
Frankreich  5 NNNNN
Niederlande 7 NNNN AA
Polen 6 NN-NNN
Tschechische Republik 6 NNN NN
Luxemburg 4 NNNN
Bulgarien 4 NNNN
Estland 5 NNNNN
Griechenland 6 NNN NN
Spanien 5 NNNNN
Kroatien 5 NNNNN
Italien 5 NNNNN
Zypern 4 NNNN
Lettland 4 NNNN
Litauen 5 NNNNN
Ungarn 4 NNNN
Malta 8 AAA NNNN
Portugal 8 NNNN-NNN
Rumänien 6 NNNNNN
Slowenien 4 NNNN
Slowakei 6 NNN NN
Finnland 5 NNNNN
Schweden 6 NNN NN
Stadt
  • Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
  • Der Wert enthält andere Zeichen als die Folgenden: Buchstaben, Punkte, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern.
  • Sonderzeichen (Leerzeichen, Kommas, Leerzeichen, Bindestriche, Schrägstriche und Punkte) kommen mehr als einmal hintereinander vor.
    ▶︎ Beispiel: München,,
  • der Wert mit drei identischen Buchstaben beginnt.
  • der Wert nicht mit einem Großbuchstaben beginnt.
  • Hinter allem, was kein Buchstabe ist, erscheint ein Punkt.
  • Das letzte Zeichen ist kein Buchstabe, kein Punkt und keine geschlossene runde Klammer.
Bundesstaat

Hinweis:
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie Deutschland als Land der Gesellschaft auswählen.
Land
  • Dasselbe Land wird als Land der Gesellschaft ausgewählt.

Hinweis:
Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Internationale Postanschrift als Adresstyp auswählen.

 

Kontaktperson

Attribut Validierungsregeln ▶︎ Fehler wird ausgelöst, wenn …
Vollständiger Name
  • Der Wert ist > 34 Zeichen lang.
Telefon
  • Der Wert ist > 20 Zeichen oder < 7 Zeichen lang.
  • Der Wert enthält etwas anderes als die folgenden Zeichen: Ziffern, Bindestriche, Schrägstriche, runde Klammern, Leerzeichen, Pluszeichen.
  • Ein Pluszeichen ist an einer beliebigen Stelle außer dem ersten Zeichen enthalten.
  • Das erste Zeichen ist alles außer einem Pluszeichen, einer Null oder einer öffnenden Klammer.
  • Der Wert enthält ein Plus gefolgt von einer Null.
  • Der Wert enthält nur Nullen.
E-Mail
  • Der Wert ist > 70 Zeichen lang.
  • Das Zeichen @ erscheint mehr als einmal.
  • Die Zeichen @, <, > oder ein Apostroph erscheinen am Anfang oder Ende des Werts.
  • Der Wert enthält etwas anderes als das Folgende:
Ausrufezeichen ! Und-Zeichen &
Anführungszeichen " Apostroph '
Nummernzeichen # Runde Klammer offen oder geschlossen ()
US-Dollar $ Sternchen *
Prozent % Plus +
Komma , Bindestrich -
Punkt . Schrägstrich /
Ziffern 0-9 Doppelpunkt :
Semikolon ; weniger als <
gleich zu = größer als >
Fragezeichen ? Paragraf §
@ Großbuchstaben A-Z, Ä, Ö, Ü
Zirkumflex-Akzent ^ Kleinbuchstaben a–z, ä, ö, ü
Akzent ` Unterstrich _ 

 

Mitarbeitende einer Gesellschaft zuweisen

Um neue Mitarbeitende einer Gesellschaft zuzuweisen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Fügen Sie der Mitarbeitendenliste einen neuen Mitarbeiter hinzu.
  2. Wählen Sie in den Einstellungsoptionen für das neue Mitarbeitendenprofil die Gesellschaft für diesen Mitarbeiter aus.

So ändern Sie die Gesellschaft eines Mitarbeiters:

  1. Navigieren Sie zu Mitarbeitende > Mitarbeitendenliste.
  2. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, deren Informationen Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf Aktionen > Profil bearbeiten.
  4. Wählen Sie Gesellschaft aus der Attributliste aus.
  5. Wählen Sie eine neue Gesellschaft aus.
  6. Optional: Wählen Sie aus, wann diese Änderung in Kraft treten soll.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können die Anzahl der Mitarbeitenden, die einer Gesellschaft zugewiesen sind, prüfen, indem Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Gesellschaften navigieren.

Gesellschaft löschen

Um eine Gesellschaft zu löschen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Gesellschaften.
  2. Wählen Sie die Gesellschaft aus, die Sie löschen möchten. Stellen Sie sicher, dass die Gesellschaft keine aktiven oder inaktiven Mitarbeitenden enthält.
  3. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
  4. Klicken Sie auf Löschen.
  5. In einem Bestätigungsfenster werden Sie darüber informiert, dass Sie dabei sind, die Gesellschaft zu löschen. Klicken Sie auf Löschen, um fortzufahren.
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