Schritt 3: Import von Gehältern

 

Nach dem Import der Mitarbeiterdaten und der Konfiguration der Standorte und Abteilungen, können Sie im nächsten Schritt die Gehaltsdaten importieren.

Das Zuweisen von aktuellen sowie historischen Mitarbeitergehältern lässt sich in Personio problemlos mittels eines gesammelten Excel-Importes durchführen. Überlegen Sie dazu zunächst, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf Basis eines Stundenlohns oder eines Festgehaltes vergütet werden.

Damit Importe von Gehältern funktionieren, müssen die Sprache der Import-Datei sowie die Sprache des Personio-Accounts, welcher für den Import verwendet wird, übereinstimmen. Wie Sie die Accountsprache ändern können, erfahren Sie hier

Erfassung der Mitarbeitergehälter

  1. Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage DE Gehaltsdaten Upload.xlsx rechts im Download-Bereich herunter.
  2. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter die E-Mail-Adresse sowie entweder das aktuell gültige Brutto-Monatsgehalt oder den aktuell gültigen Stundenlohn in die Tabelle ein.
  3. Fügen Sie für jeden Mitarbeiter das Datum hinzu, seit dem das aktuelle Gehalt gültig ist (i.d.R. das Anstellungsdatum bzw. Datum der letzten Gehaltserhöhung).
  4. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter die Wochenarbeitsstunden ein.
  5. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

import-salaries-standard_de.png

 

Erfassung historischer Gehälter und Wochenstunden (optional)

Falls, zusätzlich zum aktuell gültigen Gehalt, auch vergangene Gehälter und Wochenarbeitsstunden in Personio erfasst werden sollen, fügen Sie für den entsprechenden Mitarbeiter einfach weitere Gehaltseinträge zu der Excel-Vorlage hinzu und setzen Sie das entsprechende Datum unter Gültig ab in die Vergangenheit. Wichtig ist hierbei, dass das aktuelle Gehalt an unterster Stelle in der Liste steht. Dies ermöglicht Ihnen die Erfassung der gesamten Gehaltshistorie Ihrer Mitarbeiter und die mühelose Nachverfolgung von Gehaltsänderungen.

 

Was gilt es zu beachten?

  • Das Gehalt bei Teilzeitmitarbeitern muss in der tatsächlich ausgezahlten Höhe angegeben werden (eine Hochrechnung auf 100 % ist nicht notwendig)
  • Einem Mitarbeiter kann zeitgleich entweder nur ein Stundenlohn oder nur ein Festgehalt zugewiesen werden.
  • Mitarbeiter, deren Gehalt nicht importiert werden soll (z. B. ehemalige Mitarbeiter), müssen in den Excel-Vorlagen nicht berücksichtigt werden.
  • Achten Sie bei der Zellenformatierung darauf, dass Gehälter in den Excel-Vorlagen nicht mehr als zwei Nachkommastellen haben dürfen.
  • Performancebasierte Bonusgehälter können für jeden Mitarbeiter gesondert eingerichtet werden.


Erfassung weiterer Gehaltskomponenten 

Sie haben auch die Möglichkeit weitere, individuelle monatliche Gehaltskomponenten zu erfassen (z. B. "ÖPNV Zuschuss"). Laden Sie hierfür die Excel-Vorlage für DE Wiederkehrende Verguetungen Upload.xlsx herunter und tragen Sie alle anfallenden wiederkehrenden Vergütungen ein. Geben Sie hier die Art der Vergütung an, legen Sie das Auszahlungsintervall fest und bestimmen Sie ab wann die Vergütung gültig ist. Tragen Sie optional das Datum ein, an dem die Vergütung endet. Zum erfassten Stichtag wird die entsprechende Kompensation genullt. 

recurring-compensations-import_de.png

Bevor Sie nun die Excel-Tabelle importieren können, müssen zunächst die zusätzlichen Vergütungsarten in Personio hinterlegt werden. Navigieren Sie hierzu auf Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Wiederkehrende Vergütungsarten und legen Sie alle relevanten Vergütungsarten an.

Weitere Informationen zu Wiederkehrenden Vergütungen finden Sie auch in diesem Artikel.

 

Erfassung flexibler Boni

Sie haben auch die Möglichkeit flexible Boni zu erfassen. Tragen Sie hierfür historische oder zukünftige Bonuszahlungen in die Excel-Vorlage DE Flexible Boni Upload.xlsx ein.

bonus-import_de.png

Bevor Sie die Excel-Vorlage importieren, müssen Sie bei den jeweiligen Mitarbeitern den flexiblen Bonus als Gehaltsbestandteil anlegen.

Um den flexiblen Bonus für Ihre Mitarbeiter zu aktivieren, navigieren Sie im Mitarbeiterprofil auf Gehaltsbestandteile und klicken Sie auf Editieren. Dann können Sie, indem Sie auf Bonus hinzufügen klicken den flexiblen Bonus auswählen. Geben Sie an, ab wann die Bonuszahlung gültig ist und welches vertraglich vereinbartes Auszahlungsintervall für den Mitarbeiter gilt.

salary-flexible-bonus_de.png

 

Erfassung einmaliger Vergütungen

Sie können auch Einmalige Vergütungen erfassen. Tragen Sie hierfür historische oder zukünftige Bonuszahlungen in die Excel-Vorlage DE_Einmalige Verguetungen Upload.xlsx ein. 

salaries-one-time-compensation-import_de.png

Sie müssen die Zahlungsgründe zuvor nicht in Personio anlegen. Diese werden durch den Import automatisch erstellt. Achten Sie deshalb auf eine richtige Schreibweise, um doppelte Einträge zu vermeiden.

Erfahren Sie hier mehr zum Import einmaliger Vergütungen

 

Konfiguration der Gehaltsberechnung 

Als letzter Schritt vor dem Import der Gehälter müssen Sie vorab noch die Berechnung von anteiligen Gehältern in Personio konfigurieren. Navigieren Sie hierfür in den Einstellungen auf den Reiter Gehalt und Lohnabrechnung und editieren Sie den Punkt Gehälter.

Hier haben Sie die Möglichkeit die anteilige Gehaltsberechnung anhand von 30 Tagen des Monats oder anhand der tatsächlichen Tage des Monats einzustellen. 

salary-and-payroll-settings-general_de.png

Bei Buchung der Personio Payroll verändern Sie diese Einstellung bitte nicht, in diesem Fall werden die anteiligen Gehälter mit 30 Monatstagen berechnet.

 

Import der Gehaltsdaten

Nachdem nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Gehaltsdaten importiert werden. Der Importprozess in Personio umfasst drei Schritte:

  1. Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio-Konto unter dem Bereich Import die Datei mit dem Fixgehalt und Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter hoch. Wählen Sie als Dateityp Upload von Gehältern.

    import-salary_de.png

  2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen, zugeordnet werden.

    import-salary-action_de.png

  3. Vorschau des Imports: Im letzten Schritt wird Ihnen eine Vorschau des Imports angezeigt. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben.

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Gerade ein Datencheck spart Ihnen viel Arbeit. Daher schreiben Sie hier gerne an unser Service-Team, wenn Sie einen Import planen.

 

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