Schritt 3: Import von Gehältern

Nach dem Import der Mitarbeiterdaten und der Konfiguration der Standorte und Abteilungen, können Sie im nächsten Schritt die Gehaltsdaten importieren.

Das Zuweisen von aktuellen sowie historischen Mitarbeitergehältern lässt sich in Personio problemlos mittels eines gesammelten Excel-Importes durchführen. Überlegen Sie dazu zunächst, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf Basis eines Stundenlohns oder eines Festgehaltes vergütet werden.

Erfassung der Mitarbeitergehälter

  1. Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage für Stundenlöhne und Monatsgehälter (siehe ganz unten) herunter.
  2. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter die E-Mail Adresse sowie entweder das aktuell gültige Brutto-Monatsgehalt oder den aktuell gültigen Stundenlohn in die Tabelle ein.
  3. Fügen Sie für jeden Mitarbeiter das Datum hinzu, seit dem das aktuelle Gehalt gültig ist (i.d.R. das Anstellungsdatum bzw. Datum der letzten Gehaltserhöhung).
  4. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter die Wochenarbeitsstunden ein.
  5. Speichern Sie die vollständigen Excel-Datei ab.

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Erfassung historischer Gehälter und Wochenstunden (optional)

Falls, zusätzlich zum aktuell gültigen Gehalt, auch vergangene Gehälter und Wochenarbeitsstunden in Personio erfasst werden sollen, fügen Sie für den entsprechenden Mitarbeiter einfach weitere Gehaltseinträge zu der Excel-Vorlage hinzu und setzen Sie das entsprechende Datum unter Gültig ab in die Vergangenheit. Wichtig ist hierbei, dass das aktuelle Gehalt an unterster Stelle in der Liste steht. Dies ermöglicht Ihnen die Erfassung der gesamten Gehaltshistorie Ihrer Mitarbeiter und die mühelose Nachverfolgung von Gehaltsänderungen.

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Was gilt es zu beachten?

  • Das Gehalt bei Teilzeitmitarbeitern muss in der tatsächlich ausgezahlten Höhe angegeben werden (eine Hochrechnung auf 100% ist nicht notwendig).
  • Einem Mitarbeiter kann zeitgleich entweder nur ein Stundenlohn oder nur ein Festgehalt zugewiesen werden.
  • Mitarbeiter, deren Gehalt nicht importiert werden soll (z.B. ehemalige Mitarbeiter), müssen in den Excel-Vorlagen nicht berücksichtigt werden.
  • Achten Sie bei der Zellenformatierung darauf, dass Gehälter in den Excel-Vorlagen nicht mehr als zwei Nachkommastellen haben dürfen.
  • Performancebasierte Bonusgehälter können für jeden Mitarbeiter gesondert eingerichtet werden.


Erfassung weiterer Gehaltskomponenten 

Sie haben auch die Möglichkeit weitere, individuelle monatliche Gehaltskomponenten zu erfassen (z.B. "ÖPNV Zuschlag"). Laden Sie hierfür die Excel-Vorlage für weitere Kompensation herunter und tragen Sie alle anfallenden weiteren Kompensationen ein. Geben Sie hier die Art der Kompensation an, legen Sie das Auszahlungsintervall fest und bestimmen Sie ab wann die Kompensation gültig ist.

Bevor Sie nun die Exceltabelle importieren können, müssen zunächst die zusätzlichen Gehaltskomponenten in Personio hinterlegt werden. Navigieren Sie hierzu auf Mitarbeiterprofil > Gehalt und klicken auf Gehaltsbestandteile editieren. Fügen Sie unter Weitere Kompensation für einen Mitarbeiter exemplarisch Ihre individuellen Gehaltskomponenten hinzu; diese werden dann automatisch als neue Kompensationsart in Personio gespeichert. 


Wenn Sie eine weitere Kompensation (zum Beispiel Weihnachtsgeld) einfügen, die jährlich ausbezahlt werden soll, wählen Sie die Bonusperiode "Jährlich". Nur wenn Sie eine Kompensation auswählen, die jährlich in das Gehalt berücksichtigt werden soll, erscheint ein weiteres Feld, in dem Sie festlegen können in welchem Monat die Kompensation ausbezahlt wird.

Sowohl die monatliche als auch die jährliche Kompensation erscheinen in die Gehaltsbestandteile des Mitarbeiters und werden dementsprechend berücksichtigt.

Erfassung flexibler Boni

Sie haben auch die Möglichkeit flexible Boni zu erfassen. Tragen Sie hierfür historische oder zukünftige Bonuszahlungen in die Excel-Vorlage für flexible Boni ein.

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Bevor Sie die Excel-Vorlage importieren, müssen Sie bei den jeweiligen Mitarbeitern den flexiblen Bonus als Gehaltsbestandteil anlegen. Gehen Sie dafür im Mitarbeiterprofil auf Gehaltsbestandteile und klicken Sie auf Editieren. Dann können Sie, indem Sie auf Bonus hinzufügen klicken den flexiblen Bonus auswählen. Geben Sie an, ab wann die Bonuszahlung gültig ist und welches vertraglich vereinbartes Auszahlungsintervall für den Mitarbeiter gilt.

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Konfiguration der Gehaltsberechnung 

Als letzter Schritt vor dem Import der Gehälter müssen Sie vorab noch die Berechnung von anteiligen Gehältern in Personio konfigurieren. Navigieren Sie hierfür in der Kontokonfiguration auf den Reiter Gehalt und Lohnabrechnung und editieren Sie den Punkt Gehälter.

Hier haben Sie die Möglichkeit die anteilige Gehaltsberechnung anhand von 30 Tagen des Monats oder anhand der tatsächlichen Tage des Monats einzustellen.

 

Import der Gehaltsdaten

Nachdem nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Gehaltsdaten importiert werden. Der Importprozess in Personio umfasst drei Schritte:

  1. Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio-Konto unter dem Bereich Import die Datei mit dem Fixgehalt und Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter hoch. Wählen Sie als Dateityp Upload der Gehaltshistorie.



  2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen, zugeordnet werden.



  3. Vorschau des Imports: Im letzten Schritt wird Ihnen eine Vorschau des Imports angezeigt. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben.

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Gerade ein Datencheck spart Ihnen viel Arbeit. Daher schreiben Sie gerne an support@personio.de, wenn Sie einen Import planen.

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