Nachdem Sie Abteilungen und Standorte konfiguriert und Ihre Mitarbeitendendaten importiert haben, können Sie nun Gehaltsdaten importieren. Über einen Excel-Massenimport können Sie aktuellen und früheren Mitarbeitenden in Personio Gehälter zuweisen.
Anteilige Gehaltsberechnung
Ehe Sie Gehälter importieren, müssen Sie die Berechnung anteiliger Gehälter konfigurieren.
Importdateien vorbereiten
Sobald Sie Ihre anteiligen Gehaltsberechnungen konfiguriert haben, können Sie mit der Vorbereitung der verschiedenen Importdateien beginnen. Wir bieten vier verschiedene an:
- Gehalt
- Wiederkehrende Vergütungen
- Variabler Bonus
- Einmalige Vergütungen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten:
- Navigieren Sie zum Abschnitt Importe Ihres Personio-Accounts.
- Wählen Sie unter Importart auswählen die Vorlage für die Vergütungskomponente aus, die Sie importieren möchten, und laden Sie die Excel-Vorlage für die Vergütung herunter.
- Öffnen Sie die Excel-Vorlage und füllen Sie sie für jeden Mitarbeitenden aus, beginnend mit dessen E-Mail-Adresse. Beachten Sie die nachstehenden spezifischen Anweisungen für jede Importdatei.
- Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.
Hinweise für den Import von Vergütungen
▶ ︎Importe von Vergütungen können nur von Admins durchgeführt werden.
▶︎ Wochenstunden müssen über den Import von Mitarbeitenden importiert werden, ehe Sie Fixgehälter importieren können.
▶︎ Die Vergütung für Teilzeitbeschäftigte muss in der tatsächlich ausgezahlten Höhe angegeben werden (Effektivgehalt). Beispiel: Das Effektivgehalt von Teilzeitbeschäftigten ist – basierend auf den wöchentlichen Arbeitsstunden – geringer als ihre Vollzeitvergütung.
▶︎ Schließen Sie alle Mitarbeitenden aus, deren Vergütungen Sie nicht importieren müssen.
▶︎ Achten Sie bei der Zellenformatierung in der Excel-Datei darauf, dass Vergütungen nicht mehr als zwei Nachkommastellen haben dürfen.
▶︎ Die Sprache der Importdatei muss mit der Sprache Ihres Personio-Accounts übereinstimmen. Ansonsten funktioniert der Import-Prozess nicht. Erfahren Sie, wie Sie die Sprache Ihres Accounts ändern.
▶ Spalten, die Zahlen enthalten, sollten immer als Text formatiert sein, damit sie korrekt in Personio importiert werden.
Gehalt
Um Ihre Importdatei auszufüllen, befolgen Sie die Schritte, die unter Import vorbereiten erläutert werden, und fügen Sie Folgendes hinzu:
- Füllen Sie entweder die Spalte Fixgehalt oder die Spalte Stundenlohn mit dem aktuellen Effektivgehalt aus und fügen Sie die korrekte Währung hinzu. Wenn Sie ein Fixgehalt hinzugefügt haben, geben Sie die Zahlungsfrequenz (Monatlich oder Jährlich) in der Spalte Intervall an.
- Fügen Sie das Datum hinzu, ab dem die aktuelle Vergütung gültig ist. In der Regel ist dies das Anstelldatum oder das Datum der letzten Gehaltserhöhung.
- Wenn Sie den Gehaltsverlauf Ihrer Mitarbeitenden hinzufügen und Gehaltsänderungen verfolgen möchten, fügen Sie für jeden Eintrag eine weitere Zeile mit derselben E-Mail-Adresse hinzu. Füllen Sie die Einträge für den Mitarbeiter aus und setzen Sie in der Spalte Gültig ab das entsprechende Datum in die Vergangenheit.
Wiederkehrende Vergütungen
Es ist möglich, für jeden Mitarbeitenden zusätzliche wiederkehrende Gehaltskomponenten einzugeben (z. B. Zuschüsse zum ÖPNV, zur Verpflegung, zu Fitnessstudios, zu Internet-Flatrates usw.). Diese können ebenso wie Gehälter hochgeladen werden. Vor dem Import müssen Sie Einmalige Vergütungsarten erstellen.
Um Ihre Importdatei auszufüllen, befolgen Sie die Schritte, die unter Import vorbereiten< erläutert werden, und fügen Sie Folgendes hinzu:
- Erstellen Sie für jede wiederkehrende Vergütungsart, die für Sie relevant ist, eine Spalte.
-
Hinweise
▶ ︎Benennen Sie die einzelnen Spalten wie folgt: Gehalt/Beschreibung der Art der wiederkehrenden Vergütung.
▶ ︎Jede wiederkehrende Vergütungsart, die Sie importieren möchten, muss bereits in Personio erstellt sein.
- Geben Sie für jede Vergütungsart den jeweiligen Betrag ein. Um Abzüge wie Rentenbeiträge zu handhaben, können Sie negative Beträge verwenden. Setzen Sie ein Minus vor den Betrag (z. B. -700,00).
- Definieren Sie in der Spalte Intervall eine Auszahlungsfrequenz: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
- Geben Sie nun unter Gültig ab das Startdatum ein, ab dem die Vergütung ausgezahlt wird. Tragen Sie optional das Datum ein, an dem die Vergütung endet. Zum erfassten Stichtag wird die entsprechende Vergütung genullt.
- Wenn Sie den Gehaltsverlauf Ihrer Mitarbeitenden hinzufügen und Gehaltsänderungen verfolgen möchten, fügen Sie für jeden Eintrag eine weitere Zeile mit derselben E-Mail-Adresse hinzu. Füllen Sie die Einträge für den Mitarbeiter aus und setzen Sie in der Spalte Gültig ab das entsprechende Datum in die Vergangenheit.
Variabler Bonus
Sie können auch variable Boni importieren. Vor dem Import müssen Sie variable Boni erstellen.
Um Ihre Importdatei auszufüllen, befolgen Sie die Schritte, die unter Import vorbereiten< erläutert werden, und fügen Sie Folgendes hinzu:
- Geben Sie unter Variabler Bonus den entsprechenden Betrag ein.
- Geben Sie nun unter Gültig ab das Startdatum ein, ab dem die Vergütung ausgezahlt wird.
Einmalige Vergütungen
Sie können auch Einmalige Vergütungen zuweisen. Vor dem Import müssen Sie Einmalige Vergütungsarten erstellen.
Um Ihre Importdatei auszufüllen, befolgen Sie die Schritte, die unter Import vorbereiten< erläutert werden, und fügen Sie Folgendes hinzu:
- Geben Sie die Zahlungsart und den Betrag der einmaligen Vergütung ein.
- Fügen Sie optional einen Kommentar hinzu.
- Fügen Sie den Monat und das Jahr der Zahlung hinzu.
Gehaltsdaten importieren
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Gehaltsdaten und andere Vergütungsarten in Personio zu importieren:
-
Datei hochladen: Navigieren Sie in der Seitenleiste zum Bereich Importe.
- Wählen Sie für Gehälter, wiederkehrende Vergütungen und variable Boni den Importtyp Vergütung.
- Wählen Sie für den Import einmaliger Vergütungen den Dateityp Einmalige Vergütung.
- Wählen Sie Ihre Datei aus, laden Sie sie hoch und gehen Sie weiter zum nächsten Schritt.
- Wenn die Spalten Ihrer Excel-Datei nicht mit den Attributen in Personio übereinstimmen, korrigieren Sie dies manuell. Gehen Sie weiter zum nächsten Schritt.
- Prüfen Sie Ihre Importdaten in der Vorschau des Imports. Wenn Sie Fehler bemerken, können Sie den Import einfach abbrechen, die Fehler in der Excel-Tabelle korrigieren und wieder mit Schritt 1 anfangen. Wenn die Daten korrekt sind, importieren Sie sie.
Tipp
Wenn beim Import Fehler auftreten, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung bei Importen im Helpcenter.