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Gehälter und einmalige Vergütungen importieren

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Gehälter und einmalige Vergütungen importieren können. Sobald Sie Abteilungen und Standorte konfiguriert und Ihre Mitarbeitendendaten importiert haben, können Sie Gehaltsdaten importieren. Über einen Excel-Massenimport können Sie aktuellen und früheren Mitarbeitenden in Personio Gehälter zuweisen.

Bevor Sie beginnen

Um Gehalts- und einmalige Vergütungsdaten zu importieren, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für den entsprechenden Typ des Vergütungsimports unter Konfigurationen > Importe. Sie benötigen außerdem Bearbeitungsberechtigungen für die Gehaltsinformationen der Mitarbeitenden, für die Sie Gehaltsdaten importieren möchten. Die Berechtigung Gehaltsinformationen finden Sie im Abschnitt Personaldaten. Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.
Anteilige Gehaltsberechnung: Bevor Sie Gehälter importieren, müssen Sie konfigurieren, wie das System anteilige Vergütungen berechnet.

Importdateien vorbereiten

Sobald Sie die Berechnung anteiliger Vergütungen konfiguriert haben, können Sie mit dem Vorbereiten der verschiedenen Importdateien beginnen. Wir bieten vier verschiedene Optionen an:

Gehalt
Wiederkehrende Vergütungen
Variabler Bonus
Einmalige Vergütungen
Sonderzahlung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Importdateien vorzubereiten:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Upload-Typ, und wählen Sie die Vorlage für die Gehaltskomponente aus, die Sie importieren möchten.
Laden Sie die Gehalts-Excel-Vorlage herunter. Verwenden Sie die V2-Gehaltsvorlage für 13. und 14. Monatsgehälter und Sonderzahlungen. Sie unterstützt bei Bedarf Fixgehälter und Stundenlöhne. Beachten Sie, dass Sie 100%-Beträge eingeben müssen.
Öffnen Sie die Excel-Vorlage und füllen Sie sie für jeden Mitarbeitenden aus, beginnend mit der E-Mail-Adresse. Beachten Sie die folgenden spezifischen Anweisungen für jede Importdatei.
Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

Wichtige Hinweise für Vergütungsimporte

Wochenstunden müssen mit dem Mitarbeitendendatenimport importiert werden, bevor Sie Fixgehälter importieren können.
Um 13. und 14. Monatsgehälter zu importieren, müssen Sie die V2-Vorlage für den Vergütungsimport verwenden.
Das Gehalt für Teilzeitmitarbeitende muss in der tatsächlich ausgezahlten Höhe angegeben werden (Effektivgehalt). Zum Beispiel ist das Effektivgehalt von Teilzeitbeschäftigten – basierend auf den wöchentlichen Arbeitsstunden – geringer als ihre Vollzeitvergütung.
︎Schließen Sie alle Mitarbeitenden aus, deren Gehälter Sie nicht importieren müssen.
Achten Sie beim Formatieren der Zellen in der Excel-Datei darauf, dass Gehälter nicht mehr als zwei Dezimalstellen haben.
Die Sprache der Importdatei muss mit der Sprache Ihres Personio Accounts übereinstimmen. Ansonsten funktioniert der Import-Prozess nicht. Erfahren Sie, wie Sie die Sprache Ihres Accounts ändern.
Geben Sie alle Daten in Ihrer Importdatei im Format TT.MM.JJJJ an (z. B. 01.05.2025). Andere Datumsformate führen zu Importfehlern.
Spalten, die Zahlen enthalten, sollten immer als Text formatiert sein, damit sie korrekt in Personio importiert werden.

Gehalt

Um Ihre Importdatei auszufüllen, folgen Sie den unter Importdateien vorbereiten erläuterten Schritten, und fügen Sie Folgendes hinzu:

Füllen Sie entweder die Spalte Fixgehalt oder die Spalte Stundenlohn mit dem aktuell Effektivgehalt aus, und fügen Sie die richtige Währung hinzu. Wenn Sie ein Fixgehalt hinzugefügt haben, geben Sie die Auszahlungshäufigkeit (Monatlich oder Jährlich) in der Spalte Intervall an.
Fügen Sie das Datum hinzu, ab dem das aktuelle Gehalt gilt. Dies ist normalerweise das Einstellungsdatum oder das Datum der letzten Gehaltserhöhung.
Wenn Sie die Gehaltshistorie Ihrer Mitarbeitenden hinzufügen und Gehaltsänderungen erfassen möchten, fügen Sie für jeden Eintrag eine weitere Zeile mit derselben E-Mail-Adresse hinzu. Füllen Sie die Einträge für den Mitarbeitenden aus und setzen Sie in der Spalte Gültig ab das entsprechende Datum in die Vergangenheit.

Wiederkehrende Vergütungen

Sie können zusätzliche wiederkehrende Gehaltsbestandteile für jeden Mitarbeitenden eingeben (z. B. ÖPNV-Zuschuss, Essenszulagen, Zuschuss Fitnessstudio, Internet-Flatrate usw.). Laden Sie diese mit derselben Methode hoch, die Sie zuvor für das Gehalt verwendet haben. Sie müssen zunächst wiederkehrende Vergütungsarten erstellen, bevor Sie sie importieren können.

Um Ihre Importdatei auszufüllen, folgen Sie den unter Importdateien vorbereiten erläuterten Schritten, und fügen Sie Folgendes hinzu:

Erstellen Sie eine Spalte für jede wiederkehrende Vergütungsart, die für Sie relevant ist.
Benennen Sie jede Spalte wie folgt: Gehalt/Beschreibung der wiederkehrenden Vergütungsart. Jede wiederkehrende Vergütungsart, die Sie importieren möchten, muss bereits in Personio erstellt sein.
Geben Sie den entsprechenden Betrag für jede Vergütungsart ein. Um Abzüge wie Rentenbeiträge zu handhaben, können Sie negative Beträge verwenden. Setzen Sie ein Minus vor den Betrag (z. B. -700,00).
Definieren Sie in der Spalte Intervall eine Auszahlungsfrequenz: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
Geben Sie unter Gültig ab das Startdatum ein, ab dem die Vergütung ausgezahlt wurde.
Optional: Tragen Sie unter Gültig bis das Datum ein, an dem die Vergütung endet. Nach diesem Datum geht die entsprechende Vergütung wieder auf Null zurück.
Wenn Sie die Gehaltshistorie Ihrer Mitarbeitenden hinzufügen und Gehaltsänderungen erfassen möchten, fügen Sie für jeden Eintrag eine weitere Zeile mit derselben E-Mail-Adresse hinzu. Füllen Sie die Einträge für den Mitarbeitenden aus und setzen Sie in der Spalte Gültig ab das entsprechende Datum in die Vergangenheit.

Variabler Bonus

Sie können auch variable Boni importieren. Sie müssen zunächst variable Boni erstellen, bevor Sie sie importieren können.

Um Ihre Importdatei auszufüllen, folgen Sie den unter Importdateien vorbereiten erläuterten Schritten, und fügen Sie Folgendes hinzu:

Geben Sie unter Variabler Bonus den entsprechenden Betrag ein.
Geben Sie unter Gültig ab das Startdatum ein, ab dem die Vergütung ausgezahlt wurde.

Einmalige Vergütungen

Sie können auch einmalige Vergütungen zuweisen. Sie müssen zunächst einmalige Vergütungsarten erstellen, bevor Sie sie importieren können.

Um Ihre Importdatei auszufüllen, folgen Sie den unter Importdateien vorbereiten erläuterten Schritten, und fügen Sie Folgendes hinzu:

Geben Sie die Zahlungsart für die einmalige Vergütung und den Betrag ein.
Optional: Fügen Sie einen Kommentar hinzu.
Fügen Sie den Monat und das Jahr der Auszahlung hinzu.

Sonderzahlung

Sie können auch Sonderzahlungen zuweisen. Vor dem Import müssen Sie Sonderzahlungen erstellen.

Um Ihre Importdatei auszufüllen, folgen Sie den unter Importdateien vorbereiten erläuterten Schritten, und fügen Sie Folgendes hinzu:

Geben Sie die Zahlungsart Sonderzahlung ein.
Geben Sie das Datum Gültig ab ein.
Optional: Fügen Sie das Datum Gültig bis hinzu.

Gehaltsdaten importieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Gehaltsdaten und andere Vergütungsarten in Personio zu importieren:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
- Wählen Sie für Gehälter, wiederkehrende Vergütungen, Sonderzahlungen und variable Boni den Upload-Dateityp Gehalt aus.
- Wählen Sie für den Import einmaliger Vergütungen die Option Einmalige Vergütung aus.
Wählen Sie Ihre Datei aus, laden Sie sie hoch, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Stimmen die Spalten Ihrer Excel-Datei nicht mit den Attributen in Personio überein, korrigieren Sie dies manuell. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Prüfen Sie Ihre Importdaten in der Vorschau des Imports. Wenn Sie Fehler bemerken, brechen Sie den Import ab, korrigieren Sie die Fehler in der Excel-Tabelle, und fangen Sie wieder mit Schritt 1 an. Wenn die Daten korrekt sind, importieren Sie sie.

Tipp:
Wenn Sie beim Importieren Fehlermeldungen erhalten, lesen Sie unsere Schritte zur Fehlerbehebung beim Import von Gehaltsdaten.