Bewerbungskommunikation per E-Mail einrichten – Personio

Erfahren Sie, wie Sie mit Bewerbenden über Personio mit der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens kommunizieren.

Hinweis
Für die Konfiguration der SMTP-Einstellungen brauchen Sie die Unterstützung Ihrer hausinternen IT-Abteilung.

Verlauf der Bewerbungskommunikation

Wenn Sie Ihre Bewerbungskommunikation in Personio einrichten, können Sie:

Alle Bewerbungen, die an Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse gesendet wurden, an Personio übertragen. Richten Sie hierzu die E-Mail-Umleitung ein (Schritt 1).
E-Mails aus Personio versenden, wobei Ihre unternehmenseigene E-Mail Adresse als Absenderadresse erscheint. Richten Sie hierzu Ihre individuelle E-Mail-Adresse ein (Schritt 2). Außerdem müssen Sie Ihr Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) konfigurieren (Schritt 3). Wenn Sie Microsoft oder Google verwenden, richten Sie unsere Integration ein.

Nachdem Sie Ihre SMTP-Einstellungen konfiguriert haben, läuft die Kommunikation mit Bewerbenden folgendermaßen ab:

Eine sich bewerbende Person schickt ihre Bewerbung an die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens.
Durch die Umleitung landet die Bewerbung in Ihren zuzuweisenden Nachrichten in Personio. Sollte es bereits ein Bewerbendenprofil geben, ist dies dort sichtbar.
Sie können nun die Bewerbung und die gesamte Kommunikation innerhalb von Personio verwalten.

Sehen Sie im folgenden Screenshot einen Überblick über den Ablauf:

Mit den folgenden fünf Schritten können Sie eine reibungslose E-Mail Kommunikation direkt aus Personio einrichten.

Schritt 1: Umleitung einrichten, um E-Mails von Bewerbenden in Personio zu erhalten

Personio verwendet standardmäßig einen integrierten E-Mail-Dienst von Mailjet. Jede Kommunikation mit Bewerbenden über Personio läuft unter dieser E-Mail-Adresse. Sie sieht so aus: kundenaccount-jobs@m-personio.de.

Mit der Umleitung werden alle Bewerbungen, die an Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse gesendet werden, an Personio übertragen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies einzurichten:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen.
Kopieren Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens.
Richten Sie im E-Mail-Server Ihres Unternehmens eine E-Mail-Umleitung ein. Beachten Sie hierbei, dass der Original-Header der E-Mail mit übermittelt wird. Außerdem sollte eine Kopie auf dem E-Mail-Server Ihres Unternehmens gespeichert werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Einstellungen dafür notwendig sind, wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung.
Gehen Sie in Personio zu Name der absendenden Person und definieren Sie diese. Dies kann die mitarbeitende Person sein, die die E-Mail sendet, oder der Name Ihres Unternehmens.

Schritt 2: Individuelle E-Mail-Adresse der absendenden Person einrichten

Wenn Sie möchten, dass die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens als absendende Person angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie auf Einstellungen > Recruiting.
Klicken Sie unter dem Reiter Allgemein auf Recruiting-E-Mail-Einstellungen und dann auf Bearbeiten.
Unter Individuelle E-Mail-Adresse verwenden? wählen Sie Ja.
Geben Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens im Feld Individuelle E-Mail-Adresse ein.

Schritt 3: Einrichtung der Verbindung zu Ihrem E-Mail Anbieter

Um Nachrichten von Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse über Personio zu senden, müssen Sie eine Verbindung einrichten. Wenn Sie Google oder Microsoft verwenden, richten Sie unsere Integration ein.

Alternativ müssen Sie SMTP konfigurieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting-E-Mail-Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
Unter Individuelle E-Mail-Adresse verwenden? wählen Sie Ja.
Öffnen Sie die SMTP-Einstellungen und klicken Sie auf Einrichtung starten.
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein (weitere Informationen finden Sie in der Tabelle unten). Klicken Sie auf Einrichten. Der eingegebene Login-Name muss mit Ihrer individuellen E-Mail-Adresse übereinstimmen. Lesen Sie weitere Informationen zu den technischen Details der SMTP-Einstellungen für verschiedene Anbieter.

Mehr Informationen zu den einzelnen Eingabefeldern finden Sie in der folgenden Tabelle:

Host	Geben Sie hier den Hostnamen Ihres E-Mail-Providers ein. Der Hostname ist eine eindeutige Bezeichnung.
Port	Ein Port erlaubt die Kommunikation zwischen Computern und Servern untereinander, sowie mit dem Internet. Mit Ports können Datenpakete stets einer passenden Bewerbung zugeordnet werden. E-Mails werden beispielsweise dem für E-Mails reservierten Port zugewiesen.
Verschlüsselung	Um Ihre Daten und E-Mails sicher zwischen Ihrem SMTP-Server und dem Browser zu übertragen, wird eine verschlüsselte Verbindung hergestellt. Personio unterstützt die Protokolle SSL (Secure Sockets Layer) und TLS (Transport Layer Security).
Konto	Über das eingetragene Konto identifiziert sich Personio auf dem SMTP-Server Ihres E-Mail-Providers. Meistens ist das Konto eine komplette E-Mail-Adresse. Die eingetragene Adresse muss der benutzerdefinierten E-Mail-Adresse entsprechen. Sie muss die Berechtigung haben, über diese Adresse E-Mails zu senden.
Kennwort	Das erforderliche Passwort ist dasselbe, mit dem Sie sich in die E-Mail einloggen, die mit Ihrem Account verbunden ist.

Schritt 4: Test der Verbindung

Sie können die Verbindung jetzt testen. Klicken Sie hierfür auf Verbindung testen:

Wenn die Umleitung korrekt eingerichtet ist, finden Sie diese E-Mail anschließend in Ihren zuzuweisenden Nachrichten.
Wenn Ihr SMTP-Server keine Verbindung herstellen kann, erscheint eine Nachricht. Diese können Sie an Ihre IT-Abteilung weiterleiten, um den Fehler zu lokalisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Problembehebung und Spezifische Einstellungen für gängige E-Mail-Anbieter.

Hinweise
▶︎ Wenn die Umleitung erfolgreich eingerichtet ist, werden E-Mails nicht mehr über Mailjet versendet. Sollten bei der Zustellung Probleme auftreten, kann Personio potenzielle Ursachen nicht prüfen.
▶︎ Wenn Sie den aktuell gewählten E-Mail-Kanal bearbeiten oder aktualisieren müssen, müssen Sie zunächst vorübergehend eine andere Option aktivieren. Wenn Sie beispielsweise Ihre SMTP-Einrichtung bearbeiten möchten, empfehlen wir, den Personio E-Mail-Dienst vorübergehend zu aktivieren, bis Sie die SMTP-Änderungen vornehmen.

Schritt 5: E-Mail-Adressen für Gesellschaften einrichten (optional)

Falls Sie mehrere Gesellschaften haben, können Sie separate E-Mail-Adressen für die Kommunikation mit Bewerbenden nutzen. Wenn Sie eine Stelle erstellen oder aktualisieren, müssen Sie die Gesellschaft auswählen, zu der die Stelle gehört. So erhalten Bewerbende die Nachrichten von der E-Mail-Adresse der betreffenden Gesellschaft.

Um eine E-Mail-Adresse für eine Gesellschaft zu speichern, führen Sie Schritt 2 und Schritt 3 aus. Sie müssen diese Schritte für jede Gesellschaft wiederholen. Wenn Sie die individuelle E-Mail-Adresse einer Gesellschaft leer lassen, werden standardmäßig die Einstellungen der Hauptgesellschaft verwendet.

Wie können wir Ihnen helfen?