In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Personio E-Mails an Bewerbende senden und empfangen können. Mit Personio können Sie alle Recruiting-E-Mails zentral verwalten. Dies sorgt für eine reibungslose Kommunikation mit Bewerbenden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, über Personio mit Bewerbenden zu kommunizieren. Sie können:

1. Die Option für den Personio E-Mail-Dienst verwenden: Dies ist die Standardoption. Sie müssen dafür nichts weiter tun.
2. Eine Verbindung entweder über unsere direkte Integration für Google und Microsoft oder über SMTP einrichten: Der Vorteil dieser Option ist, dass als Absenderadresse Ihre unternehmenseigene Recruiting-E-Mail-Adresse angezeigt wird.

Zum Einrichten der E-Mail-Kommunikation mit Bewerbenden benötigen Sie Zugriffsrechte auf die Unternehmenseinstellungen für das Recruiting.

Option 1: Personio E-Mail-Dienst verwenden (Standard)

Sie können über den Personio E-Mail-Dienst mit Bewerbenden kommunizieren. Dies ist die Standardoption. Personio erstellt automatisch eine Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens für Sie. Diese wird vom integrierten E-Mail-Dienst Mailjet gehostet. Diese E-Mail-Adresse wird für die gesamte Kommunikation mit Bewerbenden über Personio verwendet.

Navigieren Sie zu Einstellungen und zu Recruiting > Allgemein, um die entsprechenden Einstellungen aufzurufen. Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten. Die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens hat folgendes Format: ihraccount-jobs@m-personio.de.

Wenn Sie den Personio E-Mail-Dienst verwenden, gilt Folgendes:

• Die Absende-E-Mail-Adresse wird im folgenden Format angezeigt: ihraccount-jobs@m-personio.de. Sie können auswählen, wessen Name als absendende Person angezeigt wird. Navigieren Sie zu Name absendende Person und wählen Sie entweder das Unternehmen oder den Mitarbeiter aus.
• Antworten von Bewerbenden werden auf dem Reiter Nachrichten ihrer Profile angezeigt. Wenn die sich bewerbende Person noch kein Profil hat, werden Antworten unter Zuzuweisende Nachrichten angezeigt. Weitere Informationen erhalten Sie unter Fehlerbehebung bei Recruiting-E-Mails, die an einem falschen Ort erscheinen.

Option 2: Verbindung einrichten

Sie können E-Mails an Bewerbende über Personio mit Ihrer individuellen E-Mail-Adresse (d. h. mit Ihrer üblichen Unternehmensdomain) senden. Ihre individuelle E-Mail-Adresse wird dann als Absenderadresse angezeigt. Wenn Sie dies nicht einrichten, werden Ihre E-Mails automatisch über den Personio E-Mail-Dienst gesendet.

Folgen Sie der Anleitung unten, um eine Verbindung einzurichten.

Schritt 1: E-Mail-Umleitung einrichten

Wenn Sie in Personio E-Mails von Bewerbenden empfangen möchten, müssen Sie eine E-Mail-Umleitung einrichten. So werden alle E-Mails und Bewerbungen, die an Ihre individuelle E-Mail-Adresse gesendet werden, an Personio übertragen. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung der E-Mail-Umleitung benötigen.

So richten Sie eine E-Mail-Umleitung ein:

1. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein.
2. Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten.
3. Kopieren Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens, die Personio für Sie erstellt hat. Sie hat folgendes Format: ihraccount-jobs@m-personio.de.
4. Richten Sie auf dem E-Mail-Server Ihres Unternehmens eine E-Mail-Umleitung ein. Wir empfehlen Ihnen, Kopien Ihrer E-Mails in der Inbox des E-Mail-Servers Ihres Unternehmens zu speichern. Best Practices für die Weiterleitung von E-Mails an Gmail
5. Navigieren Sie in Personio zu Name absendende Person und wählen Sie aus, wer als absendende Person der E-Mail angezeigt werden soll. Sie können das Unternehmen oder einen Mitarbeiter auswählen. Bei Microsoft entspricht der Name der absendenden Person Ihrem Microsoft-Anzeigenamen. 

Schritt 2: Verbindung einrichten

Um Nachrichten mit Ihrer individuellen E-Mail-Adresse über Personio senden und empfangen zu können, müssen Sie eine Verbindung einrichten. Wenn Sie Google oder Microsoft verwenden, geht das mit unserer direkten Integration. Bei anderen Providern müssen Sie eine SMTP-Verbindung einrichten.

Unsere direkte Integration für Google oder Microsoft einrichten

Notizen
▶︎ Wenn Google Ihr E-Mail-Provider ist, müssen Sie diese Integration einrichten. Bald unterstützt Google keine neuen SMTP-Verbindungen mehr. Wir empfehlen auch dringend, unsere direkte Integration in Microsoft zu nutzen. Es ist jedoch weiterhin möglich, eine SMTP-Verbindung mit Microsoft einzurichten.
▶︎ Damit diese Integration funktioniert, müssen Sie eine vollständig lizenzierte Recruiting-E-Mail-Adresse verwenden. Freigegebene Postfächer werden nicht unterstützt. Weitere Informationen erhalten Sie unter Fehlerbehebung bei der Einrichtung der Recruiting-E-Mail.
▶︎ Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen an der Integration vornehmen möchten, müssen Sie vorübergehend den Personio E-Mail-Dienst aktivieren.

Diese Integration nutzt eine moderne Authentifizierung (OAuth-Protokoll). Sie benötigen einen der folgenden E-Mail-Provider:

• Microsoft (Office365, Exchange mit Microsoft Entra ID)
• Google

So richten Sie die Integration mit Google oder Microsoft ein:

1. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein.
2. Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten.
3. Geben Sie im Feld Individuelle E-Mail-Adresse die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens ein.
4. Wählen Sie unter E-Mails senden Microsoft oder Google aus.
5. Klicken Sie auf den Button, um die Integration zu aktivieren.
6. Ein neuer Browser-Reiter öffnet sich. Geben Sie die Login-Daten für Ihre individuelle E-Mail-Adresse an (dieselbe wie in Schritt 3).
7. Erteilen Sie Personio die Berechtigung, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden. Sie werden zu Personio weitergeleitet. Wenn Sie nicht über die entsprechenden Rechte verfügen, wird eine Berechtigungsanfrage an das Microsoft- bzw. Google-Konto gesendet. Der Microsoft- oder Google-Admin muss dies akzeptieren, bevor Sie fortfahren.
8. Klicken Sie auf Integration aktivieren. Wenn Sie derzeit ein SMTP-Setup haben, wird dieses deaktiviert.
9. [Optional] Testen Sie die Verbindung.

SMTP-Verbindung einrichten

Hinweise:
▶︎ Für die Konfiguration der SMTP-Einstellungen brauchen Sie die Unterstützung Ihrer internen IT-Abteilung.
▶︎ Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt den aktuell ausgewählten E-Mail-Kommunikationskanal bearbeiten möchten, müssen Sie den Personio E-Mail-Dienst vorübergehend aktivieren.

Um E-Mails über Ihre individuelle E-Mail-Adresse zu senden, müssen Sie eine Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)-Verbindung zu Ihrem E-Mail-Server einrichten. Je nachdem, ob Sie Microsoft Exchange Server oder andere, intern gehostete Optionen verwenden, variieren die SMTP-Einstellungen je nach SMTP-Server. Es gibt zusätzliche Anforderungen für Microsoft Office 365, die unten beschrieben werden.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein.
2. Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten.
3. Geben Sie im Feld Individuelle E-Mail-Adresse die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens ein.
4. Klicken Sie unter E-Mails senden auf die Option SMTP, und starten Sie dann die Einrichtung.
5. Geben Sie die Informationen in die Pflichtfelder ein. Weitere Details finden Sie in der Tabelle unten.
6. Stellen Sie die Verbindung her.

Einrichten einer SMTP-Verbindung mit Microsoft Office 365

Wir empfehlen dringend unsere direkte Integration in Microsoft. Alternativ können Sie eine SMTP-Verbindung einrichten. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Aktivieren Sie in Ihrem Microsoft Office 365-Konto SMTP AUTH. Weitere Informationen zum Aktivieren von SMTP AUTH finden Sie in diesem Microsoft Exchange-Artikel.
• Sie müssen ein lizenziertes Microsoft Office 365-Postfach zum Senden von E-Mails haben. Weitere Informationen finden Sie in diesem Microsoft Exchange-Artikel.
• Verwenden Sie die folgenden Ports: Port 587 mit TLS (empfohlen) oder Port 25 mit TLS. Stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerk die Ports nicht blockiert.
• SMTP-Server: Um Microsoft Office 365 mit Personio über SMTP zu verknüpfen, verwenden Sie Client Submission (smtp.office365.com). Diese Option unterstützt die meisten Nutzungsszenarien und kann am einfachsten eingerichtet werden.

Hinweise:
▶︎ Direktversand: Da Personio eine Anwendung ist, die E-Mails als Drittanbieter versendet, wird die Verbindung mit dieser Version von Microsoft Office nicht unterstützt.
▶︎ SMTP-Relay: Da Personio eine Anwendung ist, die E-Mails als Drittanbieter versendet, wird die Verbindung mit dieser Version von Microsoft Office 365 nicht unterstützt.

Verbindung testen

Sie können nun eine Test-E-Mail senden, um die Verbindung zu testen. Geben Sie unter Test-E-Mail senden Ihre individuelle E-Mail-Adresse ein.

Standardmäßig werden E-Mails von Bewerbenden auf dem Reiter Nachrichten des jeweiligen Bewerbungsprofils angezeigt. Wenn kein Bewerbungsprofil existiert, werden E-Mails in Ihren Zuzuweisenden Nachrichten angezeigt.

Wenn Ihr SMTP-Server keine Verbindung herstellen kann, erscheint eine Fehlermeldung. Sie können sie an Ihre IT-Abteilung weiterleiten, damit sie den Fehler finden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Fehlerbehebung bei der Einrichtung der Recruiting-E-Mail.

Hinweis:
Sobald die Umleitung erfolgreich eingerichtet ist, werden E-Mails nicht mehr über unseren integrierten E-Mail-Dienst Mailjet versendet. Wenn Probleme bei der E-Mail-Kommunikation auftreten, kann Personio diese nicht untersuchen.

Schritt 3: Verbindung für Gesellschaften einrichten (optional)

Die E-Mail-Einstellungen, die Sie für das Mutterunternehmen festlegen, gelten automatisch für Gesellschaften. Die Gesellschaft verwendet dieselbe E-Mail-Adresse wie das Mutterunternehmen.

Sie können eine separate E-Mail-Adresse für Gesellschaften verwenden. In diesem Fall wird die E-Mail-Adresse der Gesellschaft bei den Absenderangaben angezeigt. Auch hierfür müssen Sie eine Verbindung aufbauen.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein.
2. Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten.
3. Wählen Sie unter Ihre Domains die Gesellschaft aus.
4. Geben Sie im Feld Individuelle E-Mail-Adresse die individuelle E-Mail-Adresse der Gesellschaft ein.
5. Fahren Sie wie oben beschrieben mit dem Herstellen der Verbindung fort.

Wenn Sie das Feld für die individuelle E-Mail-Adresse der Gesellschaft leer lassen, werden standardmäßig die Einstellungen für das Hauptunternehmen übernommen.