Bewerbungskommunikation per E-Mail einrichten – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Personio E-Mails an Bewerbende senden und empfangen können. Mit Personio können Sie alle Recruiting-E-Mails zentral verwalten. Dies sorgt für eine reibungslose Kommunikation mit Bewerbenden.

Sie können über Personio auf zwei Arten mit Bewerbenden kommunizieren:

Nutzen Sie die Option für den Personio E-Mail-Dienst. Dies ist die Standardoption. Sie müssen dafür nichts weiter tun.
Richten Sie mithilfe unserer Google-Integration, der Microsoft-Integration oder über SMTP eine Verbindung ein. Der Vorteil dieser Option ist, dass als Absenderadresse Ihre unternehmenseigene Recruiting-E-Mail-Adresse angezeigt wird.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen

Um die E-Mail-Kommunikation mit den Bewerbenden einzurichten, benötigen Sie Berechtigungen für die Recruiting-Einstellungen.

Vor der Einrichtung einer Verbindung

Wenn Sie eine Verbindung einrichten möchten (Option 2), beachten Sie Folgendes:

Damit eine Verbindung funktioniert, benötigen Sie eine vollständig lizenzierte Recruiting-E-Mail-Adresse Gemeinschaftspostfächer werden nicht unterstützt. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung.
Zur Einrichtung einer SMTP-Verbindung benötigen Sie die Unterstützung Ihrer internen IT-Abteilung.
Wenn Sie Google als E-Mail-Anbieter nutzen, müssen Sie die direkte Google-Integration einrichten. Bald unterstützt Google keine neuen SMTP-Verbindungen mehr. Wir empfehlen auch dringend, unsere direkte Integration in Microsoft zu nutzen. Es ist jedoch weiterhin möglich, eine SMTP-Verbindung mit Microsoft einzurichten.

Option 1: Personio E-Mail-Dienst verwenden (Standard)

Sie können über den Personio E-Mail-Dienst mit Bewerbenden kommunizieren. Dies ist die Standardoption. Personio erstellt automatisch eine Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens für Sie. Diese wird von unserem integrierten E-Mail-Dienst Mailjet gehostet. Diese E-Mail-Adresse wird für die gesamte Kommunikation mit Bewerbenden über Personio verwendet. So zeigen Sie diese Einstellungen an:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
Klicken Sie auf den Reiter Allgemein.
Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten. Die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens hat folgendes Format: ihraccount-jobs@m-personio.com. Wenn Sie Bewerbenden eine E-Mail über Personio senden, wird diese E-Mail-Adresse als Absender angezeigt.

Sie können die E-Mail-Adresse zwar nicht ändern, aber auswählen, wessen Name als Absender angezeigt wird. Navigieren Sie zu Name absendende Person und wählen Sie entweder das Unternehmen oder den Mitarbeiter aus.

Option 2: Verbindung einrichten

Sie können E-Mails an Bewerbende über Personio mit Ihrer individuellen E-Mail-Adresse senden (d. h. mit Ihrer üblichen Unternehmensdomain). Ihre individuelle E-Mail-Adresse wird dann als Absenderadresse angezeigt. Wenn Sie dies nicht einrichten, werden Ihre E-Mails automatisch über den Personio E-Mail-Dienst gesendet.

Folgen Sie der Anleitung unten, um eine Verbindung einzurichten.

Schritt 1: E-Mail-Umleitung einrichten

Wenn Sie in Personio E-Mails von Bewerbenden empfangen möchten, müssen Sie eine E-Mail-Umleitung einrichten. Auf diese Weise werden alle E-Mails und Bewerbungen, die an Ihre individuelle E-Mail-Adresse gesendet werden, an Personio übertragen.

Sobald Sie die Umleitung eingerichtet haben, werden E-Mails nicht mehr über unseren integrierten E-Mail-Dienst Mailjet versendet. Wenn Probleme bei der E-Mail-Kommunikation auftreten, kann Personio diese nicht untersuchen. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung der E-Mail-Umleitung benötigen.

So richten Sie eine E-Mail-Umleitung ein:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
Klicken Sie auf den Reiter Allgemein.
Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten.
Kopieren Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens, die Personio für Sie erstellt hat. Sie hat folgendes Format: ihraccount-jobs@m-personio.com.
Richten Sie auf dem E-Mail-Server Ihres Unternehmens eine E-Mail-Umleitung ein. Wir empfehlen Ihnen, Kopien Ihrer E-Mails in der Inbox des E-Mail-Servers Ihres Unternehmens zu speichern. Erfahren Sie mehr über Best Practices für die Einrichtung einer E-Mail-Weiterleitung mit Gmail.
Navigieren Sie in Personio zu Name absendende Person und wählen Sie aus, wer als absendende Person der E-Mail angezeigt werden soll. Sie können das Unternehmen oder einen Mitarbeiter auswählen.

Schritt 2: Verbindung einrichten

Um Nachrichten mit Ihrer individuellen E-Mail-Adresse über Personio senden und empfangen zu können, müssen Sie eine Verbindung einrichten. Wenn Sie Google oder Microsoft verwenden, geht das mit unserer direkten Integration. Bei anderen Providern müssen Sie eine SMTP-Verbindung einrichten.

Unsere direkte Integration für Google oder Microsoft einrichten

Diese Integration nutzt eine moderne Authentifizierung (OAuth-Protokoll). Sie benötigen einen der folgenden E-Mail-Anbieter:

Microsoft (Office 365 oder Exchange mit Microsoft Entra ID)
Google

So richten Sie die Integration mit Google oder Microsoft ein:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
Klicken Sie auf den Reiter Allgemein.
Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten.
Geben Sie im Feld Individuelle E-Mail-Adresse die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens ein.
Wählen Sie unter E-Mails senden Microsoft oder Google aus.
Klicken Sie auf den Button, um die Integration zu aktivieren.
Ein neuer Browser-Reiter öffnet sich. Geben Sie die Login-Daten für Ihre individuelle E-Mail-Adresse an (dieselbe wie in Schritt 3).
Erteilen Sie Personio die Berechtigung, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden. Sie werden zu Personio weitergeleitet. Wenn Sie nicht über die entsprechenden Rechte verfügen, wird eine Berechtigungsanfrage an das Microsoft- bzw. Google-Konto gesendet. Der Microsoft- oder Google-Admin muss dies akzeptieren, bevor Sie fortfahren.
Klicken Sie auf Integration aktivieren. Wenn Sie derzeit ein SMTP-Setup haben, wird dieses deaktiviert.
Optional: Testen Sie die Verbindung.

Hinweis:
Die Absenderadresse ist in allen ausgehenden E-Mails an Bewerbende die Adresse, die während der Einrichtung der Integration in das Feld Individuelle E-Mail Adresse eingegeben wurde. Das Feld Adresse zum Senden von E-Mails ist nur ein Anzeigefeld und hat keinen Einfluss darauf, von welchem Postfach die E-Mails gesendet werden.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen an der Integration vornehmen möchten, müssen Sie vorübergehend den Personio E-Mail-Dienst aktivieren.

SMTP-Verbindung einrichten

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine SMTP-Verbindung (Simple Mail Transfer Protocol) zu Ihrem E-Mail-Server einrichten. Wenn Sie die direkte Integration mit Google oder Microsoft bereits eingerichtet haben, können Sie diesen Abschnitt überspringen.

Die SMTP-Einstellungen sind je nach SMTP-Server unterschiedlich. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Microsoft Exchange Server oder andere intern gehostete Optionen nutzen. Es gibt zusätzliche Anforderungen für Microsoft Office 365, die unten beschrieben werden.

Befolgen Sie diese Schritte:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
Klicken Sie auf den Reiter Allgemein.
Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten.
Geben Sie im Feld Individuelle E-Mail-Adresse die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens ein.
Klicken Sie unter E-Mails senden auf die Option SMTP, und starten Sie dann die Einrichtung.
Geben Sie die Informationen in die Pflichtfelder ein. Weitere Details finden Sie in der Tabelle unten.
Klicken Sie auf Verbindung testen, und warten Sie auf die Bestätigung. Wenn Ihr SMTP-Server keine Verbindung herstellen kann, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Überprüfen Sie die Details Ihrer Konfiguration erneut, und lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
Klicken Sie auf den Button, um die Integration zu aktivieren.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen an der Integration vornehmen möchten, müssen Sie vorübergehend den Personio E-Mail-Dienst aktivieren.

Feldname	Details
Host	Geben Sie hier den Hostnamen Ihres E-Mail-Providers ein. Der Hostname ist eine eindeutige Bezeichnung.
Port	Ein Port erlaubt die Kommunikation zwischen Computern und Servern untereinander sowie mit dem Internet. Mithilfe von Ports können Datenpakete stets der richtigen Bewerbung zugewiesen werden. E-Mails werden beispielsweise dem für E-Mails reservierten Port zugewiesen. Welcher Port verwendet werden soll, hängt von Ihrem SMTP-Server ab. Übliche Ports sind 587 (STARTTLS) oder 465 (SMTPS), weniger verbreitet sind 25 oder 2525.
Verschlüsselung	Das Verschlüsselungsprotokoll, das zwischen den Servern von Personio und Ihrem E-Mail-Host verwendet werden soll, damit E-Mails sicher über SMTP versendet werden können. Wir unterstützen: SMTPS SMTP mit STARTTLS SMTP mit STARTTLS und Zertifizierungsprüfung SMTP mit STARTTLS und Zertifizierungsprüfung ist die sichere Option, die mit den meisten E-Mail Anbietern kompatibel ist.
Account	Über das eingetragene Account identifiziert sich Personio auf dem SMTP-Server Ihres E-Mail-Providers. Das Account ist in der Regel eine vollständige E-Mail-Adresse. Die eingegebene Adresse muss mit der individuellen E-Mail-Adresse übereinstimmen. Es muss die Berechtigung haben, E-Mails über diese Adresse zu senden.
Passwort	Das erforderliche Passwort ist dasselbe, mit dem Sie sich in die E-Mail einloggen, die mit Ihrem Account verbunden ist.

Einrichten einer SMTP-Verbindung mit Microsoft Office 365

Wir empfehlen dringend unsere direkte Integration in Microsoft. Alternativ können Sie eine SMTP-Verbindung einrichten. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Aktivieren Sie in Ihrem Microsoft Office 365-Konto SMTP AUTH. Weitere Informationen zum Aktivieren von SMTP AUTH finden Sie in diesem Microsoft Exchange-Artikel.
Sie müssen ein lizenziertes Microsoft Office 365-Postfach zum Senden von E-Mails haben. Weitere Informationen finden Sie in diesem Microsoft Exchange-Artikel.
Verwenden Sie die folgenden Ports: Port 587 mit TLS (empfohlen) oder Port 25 mit TLS. Achten Sie darauf, dass Ihr Netzwerk die Ports nicht blockiert.
SMTP-Server: Um Microsoft Office 365 mit Personio über SMTP zu verknüpfen, verwenden Sie Client Submission (smtp.office365.com). Diese Option unterstützt die meisten Nutzungsszenarien und kann am einfachsten eingerichtet werden.

Hinweis:
Direktes Senden und SMTP-Relay: Personio ist eine Anwendung, die als Drittanbieter E-Mails versendet. Daher wird die Verbindung mit dieser Microsoft Office-Version nicht unterstützt.

Schritt 3: Verbindung für Gesellschaften einrichten (optional)

Die E-Mail-Einstellungen, die Sie für das Mutterunternehmen festlegen, gelten automatisch für Gesellschaften. Die Gesellschaft verwendet dieselbe E-Mail-Adresse wie das Mutterunternehmen.

Sie können eine separate E-Mail-Adresse für Gesellschaften verwenden. In diesem Fall wird die E-Mail-Adresse der Gesellschaft bei den Absenderangaben angezeigt. Auch hierfür müssen Sie eine Verbindung aufbauen.