Xero-Integration einrichten – Personio

Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen diese Integration nur nutzen kann, wenn es eine Gesellschaft mit Sitz im Vereinigten Königreich hat. 🇬🇧

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Integration von Xero Payroll vorbereiten und einrichten. Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die auch Dienstleistungen für die Lohnbuchhaltung umfasst. Sie wird von der HMRC anerkannt. Mit Xero Payroll können Sie Ihre Lohnbuchhaltung effektiv verwalten.

Sie können die folgenden Daten mit der Xero-Integration synchronisieren:

Personaldaten (personenbezogene Daten, Beschäftigungsdaten, Versicherungsdaten)
Erstellen eines Mitarbeiters in Xero aus Personio über die Integration
Fixgehälter
Gehälter und Vergütungen (einmalige und wiederkehrende Vergütungen)
Informationen zur Zahlungsmethode
Personio Abwesenheit zu Xero Leave (bezahlter Urlaub, unbezahlter Urlaub, Krankenstand)

Folgendes wird von der Integration nicht unterstützt:

Die Synchronisierung von Bonusauszahlungen
Die Synchronisierung von Mitarbeitenden auf Stundenbasis
Austritt aus dem Arbeitsverhältnis
Die Synchronisierung stündlicher Abwesenheit

Bevor Sie beginnen

Damit Sie Ihren Personio Account mit dem richtigen Xero-Account verknüpfen können, müssen Sie die Integration autorisieren. Dazu benötigen Sie bestimmte Berechtigungen.

Personio:

Bearbeitungsrechte für Payroll
Bearbeitungsrechte für Payroll Konfigurationen

In Xero:

Die Person, die die Integration genehmigt, muss Admin für die Lohnbuchhaltung in Xero sein.

Account vorbereiten und Attribute vervollständigen

Personio Account vorbereiten

Ihr Account benötigt kompatible Attribute, um Daten erfolgreich zwischen Personio und Xero übertragen zu können. Um die Xero-Integration direkt in Personio über den Marketplace zu buchen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie in der Navigationsleiste zum Marketplace.
Suchen Sie nach Xero.
Klicken Sie auf Integration buchen.

Sobald Sie die Integration über unseren Marketplace beantragt haben, hilft Ihnen unser Customer Operations Team dabei, Ihre aktuellen Attribute zu überprüfen und alle fehlenden Felder zu Ihrem Account hinzuzufügen. Das Team erstellt fehlende Attribute für alle Mitarbeitendenprofile im Abschnitt Xero UK.

Wenn die Attributeinrichtung abgeschlossen ist, aktiviert das Customer Operations Team die Integration für Ihren Account.

Attribute vervollständigen

Sie müssen alle Attribute vervollständigen, bevor Sie die Integration nutzen können. Sie haben zwei Optionen, um alle Ihrem Account hinzugefügten neuen Attribute zu vervollständigen.

Vervollständigen Sie alle Attribute manuell
Vervollständigen Sie alle Attribute mit der Importvorlage unten links auf dieser Seite. Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitendendaten importieren können.

Beim Ausfüllen der Attribute müssen Sie festlegen, welche Mitarbeitenden bei der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen. Achten Sie besonders auf die folgenden beiden Attribute. Sie legen fest, ob ein Mitarbeiter in der Synchronisierung berücksichtigt wird und unter welcher Kennung:

In UK-Lohnbuchhaltung aufnehmen: Setzen Sie dieses Attribut für alle Mitarbeitenden, deren Daten mit der Integration übertragen werden müssen, auf Ja. Setzen Sie es für alle Mitarbeitenden, die Sie von der Synchronisierung ausschließen möchten, auf Nein.
E-Mail: Diese dient als eindeutige Kennung zwischen den beiden Systemen und stellt die korrekte Zuordnung der Mitarbeitendendaten während der Synchronisierung sicher.

Hinweis:
▶ ︎Vor der Synchronisierung der Daten müssen alle Mitarbeiter über E-Mail-Adressen in Xero verfügen. Die Integration verknüpft Mitarbeitende in Personio und in Xero anhand der E-Mail-Adressen. Die E-Mail-Adressen müssen in beiden Systemen vorhanden sein und übereinstimmen.
▶ Wenn Sie ehemalige Mitarbeitende wieder einstellen, können Sie die Funktion Erneut einstellen nutzen. Dadurch werden alle Mitarbeitendendaten aus dem inaktiven Mitarbeitendenprofil zum neuen Profil übertragen. Beachten Sie, dass Xero erneut eingestellte Mitarbeiter ablehnt, wenn ihr altes Mitarbeitendenprofil archiviert wurde. Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, müssen Sie entweder eine neue E-Mail-Adresse angeben oder die in den bisherigen Datensätzen in Personio und Xero verwendete E-Mail-Adresse ändern. Sie müssen die Lohnbuchhaltungs-ID in einen Wert ändern, den Sie zuvor für diesen Mitarbeiter noch nicht verwendet haben. (Anhand der Lohnbuchhaltungs-ID unterscheidet die Integration Beschäftigungsverhältnisse bei der britischen Steuerbehörde HMRC.)

Validierungen verstehen

Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten und eine nahtlose Kompatibilität zwischen den Systemen sicherzustellen, werden die Daten bestimmter Attribute von Personio validiert. Anhand dieser Validierungen wird überprüft, ob die angegebenen Werte dem erwarteten Format entsprechen. Sollte eine Diskrepanz auftreten, werden Fehlerbenachrichtigungen entweder im Mitarbeitendenprofil oder innerhalb der Xero-Integration für Payroll angezeigt.

Den Abschnitt Beschäftigungsverträge verstehen

Xero hat kürzlich einen neuen Bereich namens Beschäftigungsverträge eingeführt. Die Integration unterstützt nun:

Beschäftigungsstatus: Mitarbeitende Person
Vertragsarten: Vollzeit, Teilzeit, befristeter Vertrag

Personio ermittelt anhand vorhandener Attribute die Vertragsart für jeden Mitarbeiter:

Vollzeit: Wochenstunden entsprechen 100 % (z. B. 30/30, 40/40)
Teilzeit: Wochenstunden weniger als 100 % (z. B. 35/40, 30/35)
Befristeter Vertrag: Für das Attribut Vertragsende ist ein Wert vorhanden. Wenn kein Wert angegeben ist, wird der Mitarbeiter auf Basis der Wochenstunden standardmäßig entweder als Vollzeit oder als Teilzeit eingestuft.

Am besten überprüfen Sie, ob die oben genannten Informationen mit Ihrer vorhandenen Konfiguration übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass das Attribut Vertragsende für Mitarbeitende mit befristeten Verträgen korrekt ausgefüllt ist.

Liste der Attribute für die Xero-Integration

Name (Personio)	Formular > Name (Xero)	Zusätzlicher Kontext
In UK-Lohnbuchhaltung aufnehmen		Legt fest, welche Mitarbeitende für die Synchronisierung mit Xero berücksichtigt werden.
E-Mail	Angaben zur Person > E-Mail-Adresse	Wird als eindeutiger systemübergreifender Identifikator verwendet.
Titel	Angaben zur Person > Titel
Vorname	Angaben zur Person > Vorname
Nachname	Angaben zur Person > Nachname
Rechtliches Geschlecht	Angaben zur Person > Geschlecht
Geburtsdatum	Angaben zur Person > Geburtsdatum
Adresse	Angaben zur Person > Anschrift
Address, addition	Angaben zur Person > Anschrift
Ort	Angaben zur Person > Anschrift
Address, postcode	Angaben zur Person > Anschrift
Land (Adresse)	Angaben zur Person > Anschrift
Mitarbeiter außerhalb der Lohnbuchhaltung	Angaben zur Person > Mitarbeiter außerhalb der Lohnbuchhaltung	Dies kann nur über die Integration ausgewählt werden. Sie müssen die Auswahl in Xero aufheben.
Lohnbuchhaltungs-ID	Beschäftigungsinformationen > Mitarbeitendenzahl	Wird im FPS zur eindeutigen Identifizierung von Beschäftigungen verwendet. Muss für jede Gesellschaft eindeutig sein. Nicht ändern und bei erneuter Anstellung nicht wiederverwenden.
Anstelldatum	Beschäftigungsinformationen > Startdatum der Beschäftigung
Weekly working hours	Beschäftigungsinformationen > Arbeitszeitmodell	Verteilt auf ein Arbeitszeitmodell von Montag bis Freitag. Dadurch werden bei jeder Aktualisierung der Vergütung/Arbeitsstunden in Personio alle Arbeitszeitmodelle überschrieben, die nicht auf Montag bis Freitag basieren. Sie müssen alle Korrekturen nach Änderungen/Synchronisierungen direkt in Xero vornehmen.
Sozialversicherungskategorie	Beschäftigungsinformationen > Sozialversicherungskategorie
Sozialversicherungsnummer	Sozialversicherungsnummer
Zahlungsmethode	Zahlungsmethode > Zahlungsmethode	Sie können die Bankverbindung nur für Neuzugänge ändern (Aktualisierungen in Xero erforderlich).
Name des Kontoinhabers	Zahlungsmethode > Name Kontoinhaber	Sie können die Bankverbindung nur für Neuzugänge ändern (Aktualisierungen in Xero erforderlich).
Kontonummer	Zahlungsmethode > Kontonummer	Sie können die Bankverbindung nur für Neuzugänge ändern (Aktualisierungen in Xero erforderlich).
Bankleitzahl	Zahlungsmethode > Bankleitzahl	Sie können die Bankverbindung nur für Neuzugänge ändern (Aktualisierungen in Xero erforderlich).

Xero-Integration autorisieren

Sie müssen jede Gesellschaft für einen Xero-Mandanten autorisieren. Sie können in Personio mehrere Gesellschaften für verschiedene Xero-Mandanten autorisieren.

Um die Integration zu autorisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie in Personio zu Lohnbuchhaltung > Xero Payroll.
Öffnen Sie den Reiter Verwalten.
Wählen Sie in den allgemeinen Einstellungen die Gesellschaft aus, die Sie autorisieren möchten.
Klicken Sie auf Xero verbinden. Das System leitet Sie zu Xero weiter. Wenn Sie nicht eingeloggt sind, müssen Sie sich einloggen und das richtige Unternehmen auswählen, um eine Verbindung herzustellen.
Gewähren Sie die Berechtigung für die Integration. Die Autorisierung wird durchgeführt, und das System leitet Sie zurück zu Personio.

Auf der Personio Seite zur Xero-Autorisierung werden nun alle Details zur abgeschlossenen Autorisierung angezeigt.

Einstellungen der Xero-Integration konfigurieren

Nach der Autorisierung müssen Sie unter Lohnbuchhaltung > Xero Payroll > Verwalten für die entsprechende Gesellschaft die Abrechnungsgruppen, Zahlungsintervalle und Vergütungen konfigurieren.

Abrechnungsgruppen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie verschiedene Abrechnungsgruppen nach Vergütungsart (Fixgehalt, Stundenlohn) erstellen möchten.
Zahlungsintervalle: Wählen Sie den für Ihre Gesellschaft relevanten Kalender für den Entgeltzeitraum aus. Die Integration unterstützt derzeit nur Kalender mit monatlichen Entgeltzeiträumen.

Vergütungskonfiguration

Die Xero-Integration synchronisiert Fixgehälter, wiederkehrende Vergütungen und einmalige Vergütungen. Sie synchronisiert keine Stundenlöhne oder Boni. Erfahren Sie mehr über Gehaltsbestandteile in Personio.

Sie können Ihre vorhandenen Vergütungen in Personio den Xero-Einkünften zuordnen. Ihre vorhandenen Xero-Einkünfte werden für eine bestimmte Personio Vergütungsart basierend auf der Xero-Einkommenskategorie angezeigt. Derzeit können Sie „Reguläre Einkünfte“ und „Sonstige Einkünfte“ in Personio zuordnen und mit Xero synchronisieren:

Sie können das Fixgehalt (Personio) mit der Xero-Einkunftskategorie „Reguläre Einkünfte“ verknüpfen.
Sie können wiederkehrende und einmalige Vergütungen mit der Kategorie „Sonstige Einkünfte“ in Xero abbilden.

Mehr zum Synchronisieren von Vergütungen zwischen Personio und Xero erfahren.

Hinweis:
Sie können das Personio-Fixgehalt nur einer einzigen Xero-Einkunftskategorie zuordnen. Wenn mehrere Xero-Einkünfte für Fixgehälter vorhanden sind, empfehlen wir die Synchronisierung von Fixgehältern nicht.

Nächster Schritt

Um zu erfahren, wie Sie Ihre monatlichen Abrechnungsdaten übertragen können, befolgen Sie die Anweisungen in unseren Help Center-Artikeln zur Verwendung der Xero-Integration und Synchronisierung von Personio Abwesenheiten mit Xero Leave.