Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen diese Integration nur nutzen kann, wenn es eine Gesellschaft mit Sitz in Großbritannien hat. 🇬🇧
In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie die Abwesenheit aus Personio mit Xero Leave synchronisieren können. Weitere Informationen zum Umfang der Integration, zu den Berechtigungskriterien sowie zur Einrichtung und Verwendung der Integration finden Sie in den Helpcenter-Artikeln Xero-Integration einrichten (UK) und Xero-Integration verwenden (UK).
Allgemein
Die Integration von Personio und Xero optimiert Arbeitsabläufe, da die Abwesenheitszeiträume aus Personio direkt mit Xero Leave synchronisiert werden. Dadurch sind weniger manuelle Dateneingaben erforderlich und Fehler werden minimiert. Diese Integration stellt sicher, dass Abwesenheit korrekt und in die richtigen Auszeitkategorien in Xero übertragen wird, was Zeit spart und Genauigkeit für strategischere Aufgaben gewährleistet.
Was ist Xero Leave?
Um nach Unternehmensrichtlinien gewährte Abwesenheit zu unterstützen, verfügt Xero über eine Funktion namens Leave. Mit dieser Funktion können Unternehmen Abwesenheitsanträge von Mitarbeitenden, Genehmigungen und Kontostände verwalten. Sie erfasst verschiedene Auszeitarten wie Urlaub und Krankenstand und stellt dabei die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher.
Beachten Sie, dass die Integration zwischen Personio und Xero gesetzliche Zahlungen nicht unterstützt.
Weitere Informationen zu Leave finden Sie in den folgenden Helpcenter-Artikeln von Xero:
Welche Abwesenheitsarten und -kategorien werden in Personio unterstützt?
Ähnlich wie beim Auszeitkonzept in Xero werden nur die folgenden Personio Kategorien unterstützt:
- Bezahlter Urlaub
- Unbezahlter Urlaub
- Krankheitsfall
Alle Abwesenheitsarten, die Sie mit Xero synchronisieren möchten, müssen einer der Personio Kategorien zugeordnet sein. Erfahren Sie, wie Sie in Personio Abwesenheitsarten erstellen und einrichten.
Hinweis:
Nur tägliche Abwesenheiten werden unterstützt. Beachten Sie, dass Personio nur Daten an Xero sendet. Daher werden die genauen Berechnungen ausgehend vom Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters in Xero auf der Seite von Xero durchgeführt.
Einrichtung
Auszeit zuordnen
Alle Auszeitarten, die Sie mit den angegebenen Kategorien erstellen, können auf der Einstellungsseite von Xero einer Xero-Auszeitart zugeordnet werden. Alle in Xero erstellten Auszeiten werden im Dropdownmenü als Optionswerte angezeigt.
- Einer einzelnen Xero-Auszeitart können mehrere Abwesenheitsarten zugewiesen werden.
- Abwesenheitsarten, die nicht in eine der unterstützten Kategorien fallen, können nicht zugewiesen werden. Diese nicht zugewiesenen Arten werden nicht exportiert.
Verwendung
Bedingungen und Einschränkungen
Alle zugewiesenen Abwesenheitsarten werden bei jeder Synchronisierung nach Xero exportiert. Abwesenheit wird jedoch nur unter den folgenden Bedingungen exportiert:
- Status Genehmigt: Der Status der Abwesenheit muss Genehmigt lauten.
- Innerhalb des Entgeltzeitraums: Die Auszeit beginnt innerhalb des Entgeltzeitraums, der synchronisiert wird.
- Teilweise Abwesenheit: Wenn die Abwesenheit im aktuellen Entgeltzeitraum beginnt und in einem zukünftigen Zeitraum endet, werden alle Tage synchronisiert. Xero aktualisiert den gesamten Abwesenheitszeitraum einschließlich des Start- und Enddatums.
Aufgrund der Beschränkungen von Xero gibt es die folgenden Einschränkungen:
- Gesperrte Zeiträume: Nur Abwesenheitszeiträume, die in einem vergangenen Entgeltzeitraum bereits vollständig synchronisiert wurden (Start- und Enddatum), können nicht aktualisiert oder erneut synchronisiert werden. Andere rückwirkende Änderungen müssen in Xero manuell vorgenommen werden, da es keine Aktualisierungen geschlossener Entgeltzeiträume zulässt.
Im Helpcenter von Xero erfahren Sie, wie Sie Auszeit manuell ändern können.
Neu erstellten Mitarbeitenden Abwesenheit in Xero Freizeit zuweisen
Wenn Mitarbeitende in Xero entweder durch eine Synchronisierung mit Personio oder manuell erstellt werden, müssen Sie ihnen in Xero manuell eine Auszeitrichtlinie zuweisen. Abwesenheit kann erst dann von Personio mit Xero synchronisiert werden, wenn einem Mitarbeiter eine Auszeitrichtlinie zugewiesen wurde.
Auf dem Reiter Verwalten in Personio wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn es für einen neu synchronisierten Mitarbeiter in Personio einen Abwesenheitszeitraum gibt, dem Mitarbeiter aber noch keine Auszeit in Xero zugewiesen wurde.
Im Helpcenter von Xero erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitenden in Xero Auszeit zuweisen können.
Abschließende Überprüfung
Bevor Sie die Lohnbuchhaltung einreichen, sollten Sie alle synchronisierten Abwesenheiten mithilfe des Berichts über Auszeitanträge von Xero abschließend überprüfen. Nach der Überprüfung reichen Sie die Lohnbuchhaltung ein.
Abwesenheit löschen
Löschen in Personio
Wenn Sie den Abwesenheitszeitraum eines Mitarbeiters in Personio löschen und er innerhalb des offenen Entgeltzeitraums liegt, wird derselbe Abwesenheitszeitraum auch in Xero gelöscht. Das dient dazu, die beiden Systeme konsistent zu halten.
Löschen in Xero
Wenn ein Abwesenheitszeitraum eines Mitarbeiters in Xero gelöscht wird, wird diese Änderung nicht mit Personio synchronisiert. Daher wird die gelöschte Abwesenheit bei der nächsten Synchronisierung in Xero neu erstellt. Um eine Abwesenheit vollständig zu löschen, muss sie in Personio gelöscht werden.
Stellen Sie sicher, dass Sie Löschungen sowohl in Personio als auch in Xero durchführen, um die Systeme synchron zu halten. Beachten Sie die Systemwarnungen zum Löschen von Abwesenheiten. So können Sie die Datenintegrität gewährleisten und Diskrepanzen vermeiden.