Xero-Integration verwenden – Personio

Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen diese Integration nur nutzen kann, wenn es eine Gesellschaft mit Sitz im Vereinigten Königreich hat. 🇬🇧

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Integration mit Xero Payroll verwenden können. Zuerst müssen Sie die Xero-Integration einrichten.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen

Um auf die Lohnbuchhaltungsübersicht zugreifen und Daten mit Xero synchronisieren zu können, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Lohnbuchhaltung in Personio.

Wichtig

Die Integration unterstützt das Beenden von Arbeitsverhältnissen nicht. Wenn Sie ein Arbeitsverhältnis innerhalb von Personio beenden, gibt es derzeit keine Möglichkeit für Personio, das Enddatum für den Mitarbeiter in Xero automatisch festzulegen. Daher müssen Sie das Arbeitsverhältnis in Xero als beendet markieren.
Wenn Sie einen inaktiven Mitarbeiter von der Synchronisierung ausschließen möchten, müssen Sie das Attribut In UK-Lohnbuchhaltung aufnehmen auf Nein setzen.
Nach der Synchronisierung müssen Sie in Xero gespeicherte Arbeitszeitmuster anpassen, bei denen die Stunden nicht gleichmäßig auf Montag bis Freitag verteilt sind. Aktuell werden beim Synchronisieren die Wochenstunden aus dem Personio Attribut für die entsprechenden Mitarbeitenden gleichmäßig auf Montag bis Freitag verteilt. Falls ein Mitarbeiter diesem Muster nicht folgt, müssen Sie das in Xero korrigieren.
Wenn Sie in Xero Mitarbeitende auf Stundenbasis haben, wird Ihnen nach der Datensynchronisierung eventuell ein Fehler angezeigt, wenn Personio die Ergebnisse der Synchronisierung anzeigt. Das liegt daran, dass Personio in Xero Mitarbeitende identifiziert, die nicht Teil der Synchronisierung sind, und diese Fehlermeldung anzeigt: „Die folgenden Mitarbeitenden existieren nur in Xero, aber nicht in Personio[...]“. Dieser Fehler ist zu erwarten, da Personio den Stundenlohn nicht in die Datensynchronisierung einbezieht. Sie können den Fehler ignorieren.
Die Integration unterstützt keinen Import von Entgeltabrechnungen von Xero nach Personio. Diese Einschränkung ist darauf zurückzuführen, dass die API von Xero die Übertragung von Entgeltabrechnungen nicht unterstützt.
Die Integration unterstützt derzeit nur Kalender mit monatlichen Entgeltzeiträumen.
Die Integration unterstützt den Beschäftigungsstatus „Arbeitnehmer“ nicht.
Die Integration unterstützt die Xero-Vertragstypen „Auszubildender“ und „Null-Stunden-Vertrag“ nicht.

Anforderungen der Mitarbeitendensynchronisierung überprüfen

Nachdem Sie die Integration eingerichtet haben, können Sie die Daten Ihrer Mitarbeitenden mit Ihrem Xero-Mandanten synchronisieren. Für eine erfolgreiche Synchronisierung prüfen Sie bitte, ob Ihre Mitarbeitendendaten die folgenden Anforderungen erfüllen:

Das Attribut In UK-Lohnbuchhaltung aufnehmen ist auf Ja gesetzt.
Das Statusattribut ist auf Aktiv, Inaktiv, oder Onboarding gesetzt.
Sie müssen einer autorisierten Gesellschaft zugewiesen sein.
Sie müssen eine E-Mail-Adresse haben, und die Adresse muss in Personio und Xero identisch sein. Wenn Sie Informationen aktualisieren, dient die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters im Austausch zwischen beiden Systemen als eindeutiger Identifikator.
Es gibt keine Validierungsfehler zu beheben. Etwaige Fehler erscheinen im Mitarbeitendenprofil oder in Xero Payroll. In Letzterem können Sie die Synchronisierung Ihrer Lohnbuchhaltung mit Xero verwalten.

Hinweis:
Die Synchronisierung sendet Änderungen bis Entgeltzeitraumdaten für Gehälter und sonstige Vergütungen. Sie sendet Informationen über Neuzugänge bis zum aktuellen Synchronisierungsdatum. Das bedeutet, dass sie keine Mitarbeitenden einbezieht, deren Anstelldatum nach dem Synchronisierungsdatum liegt.

Funktionsweise der Synchronisierung von Vergütung durch die Integration

Vor der Synchronisierung müssen Sie die Personio Vergütungen dem Xero-Verdienst zuordnen. Die Synchronisierung berücksichtigt nur zugeordnete Vergütungen.

Beachten Sie Folgendes:

Personio löscht während der Synchronisierung die aktuellen Einkünfte des Mitarbeiters aus dessen Xero-Gehaltsvorlage. Damit wird Personio zu Ihrem Hauptsystem zum Verwalten von Vergütungen. Fügen Sie alle relevanten Vergütungen in Personio hinzu. Wenn Sie in Personio kein Fixgehalt oder zusätzliche Vergütung zuordnen, behält Xero diese Werte unverändert bei.
Die Synchronisierung berücksichtigt keine Vergütungen in Personio, die keiner Verdienstart in Xero zugeordnet sind.
Wenn Sie ein Gehalt synchronisieren, werden die Verdienstarten nicht aktualisiert.
Einmalige Vergütungen, wiederkehrende Vergütungen und Boni können Sie nur für monatliche Abrechnungszeiträume oder Zeiträume, die den ersten des Monats einschließen, synchronisieren.
Die anteiligen Vergütungsberechnungen zur Monatsmitte in individuellen Zeiträumen werden präzise mit Xero synchronisiert.

Hinweis:
Wenn in Xero ein Fixgehalt hinterlegt ist, muss es beim ersten Synchronisieren mit dem Wert in Personio übereinstimmen, damit die Vergütung ermittelt werden kann. Wenn die Werte für einen Mitarbeiter nicht übereinstimmen, zeigt Personio nach der Synchronisierung eine Fehlermeldung an.

Daten mit Xero synchronisieren

Verwalten Sie Ihre monatliche Synchronisierung unter Lohnbuchhaltung > Xero Payroll. In dieser Übersicht sehen Sie alle relevanten Mitarbeitenden für jede bestehende Gesellschaft in Personio. Die Integration ruft die Informationen zum Entgeltzeitraum von Xero ab und schließt den aktuellen Lohnbuchhaltungszeitraum ein. Wenn in Xero bereits ein Entwurf der Lohnbuchhaltung vorhanden ist, ist die Synchronisierung nicht verfügbar.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Personio Daten mit Xero zu synchronisieren:

Gehen Sie zu Payroll Xero und wählen Sie die entsprechende Gesellschaft aus dem Dropdown-Menü aus.
Überprüfen Sie alle offenen Aufgaben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Synchronisierung alle relevanten Mitarbeitenden umfasst.
Klicken Sie auf Mit Xero synchronisieren, um die Daten mit Xero zu synchronisieren.
Personio zeigt den Status der Datenübertragung sowie weitere Informationen zu eventuellen Problemen an.

Verbleibende Daten nach dem Synchronisieren in Xero ergänzen

Die Integration synchronisiert nicht automatisch alle relevanten Daten mit Xero. Daher müssen Sie möglicherweise weitere Informationen hinzufügen. Eventuell liefert die vorbereitende Lohnbuchhaltung diese Informationen für den betreffenden Monat in einem konsolidierten Format. Die Integration unterstützt die folgenden Informationen nicht:

Die Synchronisierung von Bonusauszahlungen
Die Synchronisierung von Mitarbeitenden auf Stundenbasis
Die Synchronisierung stündlicher Abwesenheit
Das Verwalten von Studienkrediten, Renten und Direktorenstatus
Das Verwalten von Arbeitszeitmustern, die von fünf Tagen abweichen