Dieser Artikel enthält empfohlene Berechtigungseinstellungen für gängige Mitarbeitendenrollen in Personio. Dazu gehören die voreingestellte Rolle „Alle Mitarbeitenden“ sowie Beispiele für individuelle Rollen wie „Werkstudierende“, „HR-Management“, „Finanzen“ und „Recruiter“. 

Nur Nutzende mit der Rolle Admin können Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen einrichten. Eine Liste der Aktionen, die ausschließlich der Admin-Rolle vorbehalten sind, finden Sie unter Zugriffsrechte für Admins.

Tipp:
Wenn Sie Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen neu einrichten möchten, lesen Sie zunächst den Artikel Übersicht über Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen. Er behandelt die Grundlagen der Berechtigungen und wie Mitarbeitendenrollen funktionieren. 

Alle Mitarbeitenden

Die Rolle Alle Mitarbeitenden ist vordefiniert und beinhaltet alle Mitarbeitenden. Als Best Practice ist sie mit begrenzten Berechtigungen verknüpft. Mitarbeitende können ihre eigenen Daten sehen. In bestimmten Bereichen haben sie auch Vorschlagsrechte. Das Vorschlagsrecht beinhaltet das Hochladen von Attesten im Krankheitsfall.

Mitarbeitendenprofil

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Öffentliches Profil	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Personalinformationen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Daten zur Lohnabrechnung	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Bankverbindung	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Notfallkontakt	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Persönliche Daten	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Gehalt und Vergütung

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Vergütungsinformationen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Anwesenheit

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Anwesenheit	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Dokumente

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Arbeitsverträge	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Abwesenheitsbescheinigungen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Bewerbungsunterlagen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Lohnbuchhaltung	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Sonstige Dokumente	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Performance	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Performance

Mitarbeitende benötigen keine besonderen Berechtigungen, um Feedback zu geben oder zu erhalten oder um an Beurteilungszeiträumen teilzunehmen.

Account

Abwesenheit

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Bezahlter Urlaub	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Krankheit	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Elternzeit	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Mutterschutz	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Heimarbeitsplatz	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Beschäftigungsdetails

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Übersicht über die Mitarbeitendenhistorie	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Mitarbeitendenhistorie – Details	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Unternehmen

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Orgchart-Ansicht	Alles

Werkstudenten

Die Rolle „Werkstudierende“ ist eine individuelle Rolle, die auf der Rolle „Alle Mitarbeitenden“ basiert. Sie umfasst außerdem Bearbeitungsrechte für studentische Dokumente wie Immatrikulationsbescheinigungen. Mit diesen Rechten können sie diese Dokumente selbst hochladen.

Diese Rolle umfasst Vorschlagsrechte für Anwesenheitsdaten, damit Nutzende ihre täglichen Arbeitszeiten in Personio eingeben können. Sie können auch einen Genehmigungsprozess hinzufügen, bei dem die Führungskraft die Arbeitszeiten bestätigen muss. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen Genehmigungsprozess einrichten.

Dokumente

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Studienunterlagen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Anwesenheit

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Anwesenheit	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

HR Management

Die Rolle „HR-Management“ ist eine individuelle Rolle mit ähnlichen Rechten wie die Rolle Admin. Der Hauptunterschied besteht bezüglich Vergütungsinformationen. Als Best Practice verhindert hier ein Filter, dass Personalverantwortliche die Gehälter ihrer Kolleg*innen in der HR-Abteilung einsehen oder bearbeiten können. So richten Sie diesen Filter ein:

1. Erstellen Sie die Attribute „Abteilung“ und „HR“.
2. Passen Sie den Filter so an, dass „Abteilung“ nicht gleich „HR“ ist.

Die Rolle „HR-Management“ hat auch Bearbeitungsrechte für HR-Dokumente.

Gehalt und Vergütung

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Vergütungsinformationen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Um sicherzustellen, dass Vergütungsdaten während des Onboardings nicht sichtbar sind, verwenden Sie diese empfohlenen Einstellungen. Diese Einstellungen verhindern die Sichtbarkeit von Attributen, die Vergütungsdaten enthalten. Beispielattribute sind:

• „Fixgehalt“
• „Stundenlohn“
• „Wiederkehrende Vergütungen“

Beschäftigungsdetails

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Onboarding/Offboarding	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Dokumente

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Arbeitsverträge	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Abwesenheitsbescheinigungen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Bewerbungsunterlagen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Lohnbuchhaltung	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Sonstige Dokumente	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Performance	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Finanzwesen

Die Rolle „Finanzwesen“ ist eine individuelle Rolle mit Berechtigungen für die Lohnbuchhaltung und Vergütungsberichte. Mitarbeitende in dieser Rolle haben Zugriff auf die Vergütungsdaten aller Mitarbeitenden.

Gehalt und Vergütung

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Vergütungsinformationen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles

Dokumente

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Lohnbuchhaltung	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Importieren – Dokumente	Alles

Berichte

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Gehalt	Individuell
	Alles

Unternehmen

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Kostenstellen	Alles
Lohnbuchhaltung	Alles

Recruiter

Die Rolle „Recruiter“ ist eine individuelle Rolle mit allen Berechtigungen, die für den Bewerbungsprozess erforderlich sind. Erfahren Sie mehr über die Berechtigungen der Rolle Recruiter.

Dokumente

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Bewerbungsunterlagen	Selbst
	Meine Mitarbeitenden
	Individuell
	Alles
Anhänge von Recruiting-E-Mails	Selbst		{1><1}	{1><1}
	Meine Mitarbeitenden	{1><1}	{1><1}	{1><1}
	Individuell	{1><1}	{1><1}	{1><1}
	Alles

Recruiting

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Erkenntnisse zu Bewerbungen	Alles
Erkenntnisse zu Kanälen	Alles
Einblicke in Absagen	Alles
Effizienz bei der Einstellung von Mitarbeitenden	Alles
Fortschritte bei der Einstellung von Mitarbeitenden	Alles
Erkenntnisse zu Angeboten	Alles
Status des Bewerbungsprozesses	Alles
Zugriff auf die Recruiting-App	Alles

Zu vermeidende Kombinationen

Obwohl die oben genannten Rollen einzeln funktionieren, müssen Sie Überschneidungen von Rollen und Berechtigungen vermeiden. In diesem Abschnitt werden Berechtigungskombinationen beschrieben, die Sie vermeiden sollten, damit Ihre Sicherheitsvorkehrungen nicht an anderer Stelle außer Kraft gesetzt werden.

Wenn ein Mitarbeiter mehrere Rollen innehat, wendet Personio für jeden Datenbereich die umfangreichste Berechtigungseinstellung aus allen Rollen an. Die Schutzmechanismen einer Rolle – wie ein Filter – können durch eine andere Rolle, die dieselbe Person innehat, außer Kraft gesetzt werden.

Diese Kombinationen vermeiden

• Bearbeitungsrechte und uneingeschränkter Zugriff auf sensible Finanzdaten (z. B. Gehalt, Bankdaten und Lohnbuchhaltung) ohne Genehmigungsschritt. Mit dieser Berechtigungskombination kann eine Person die Bezahlung einer beliebigen Person ohne eine weitere beurteilende Person ändern. Verwenden Sie stattdessen Anzeigen und nicht Bearbeiten, um eine umfassende Sichtbarkeit zu gewährleisten, und leiten Sie Änderungen über Vorschlagen mit einem Genehmigungsprozess weiter.

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Gehalt/Bankverbindung/Lohnbuchhaltung	Alles		mit Genehmigungsprozess	⚠️ Vermeiden

• Berechtigungen zum Verwalten von Accounts und Zurücksetzen des Passworts sowie Berechtigungen zum Bearbeiten sensibler Finanzdaten (z. B. Abrechnungsdaten). In Kombination kann eine Rolle sowohl einen Account übernehmen als auch dessen Zahlungsdetails umleiten. Diese müssen getrennt bleiben. 

	Zugriffsbereich	Anzeigen	Vorschläge	Bearbeiten
Accounts verwalten/Passwort zurücksetzen	Alles			⚠️ Vermeiden, wenn auch Bearbeitungsrechte für Zahlungsdaten bestehen