Kontingentregeln konfigurieren

Für bestimmte Abwesenheitsarten, wie beispielsweise "Urlaub", gibt es feste Kontingente. Folgend erklären wir Ihnen, wie Sie für solche Abwesenheitsarten unterschiedliche Kontingente konfigurieren.

 

Kontingentregeln erstellen und konfigurieren

Wählen Sie unter Einstellungen > Abwesenheit die Abwesenheitsart aus, für die Sie eine Kontingentregel anlegen möchten. Innerhalb einer Abwesenheitsart können Sie mehrere Kontingente erstellen, um unterschiedliche Urlaubsansprüche abzubilden.

Sobald Sie auf Neues Kontingent anlegen klicken, öffnet sich ein Konfigurationsassistent und leitet Sie in drei Schritten durch den Prozess. 

Schritt 1: Allgemeine Informationen

Kontingente_anlegen_1.gif 

Name des Kontingents

Geben Sie hier den Namen dieses Kontingents ein (z.B. 28 Tage)

Anspruch in Tagen 

Anzahl der Tage, die dem Mitarbeiter zugewiesen werden sollen

Anspruch wird neu vergeben pro

Wählen Sie aus, wann das Kontingent jeweils neu gebildet werden soll

Anspruch bilden zum

Wählen Sie aus, ob das Kontingent zum Beginn des Jahres oder zum Anstelldatum gebildet werden soll

Wartezeit aktivieren?

Option erscheint nur bei: Anspruch wird neu vergeben pro Jahr

Hier haben Sie die Möglichkeit, die anteilige Urlaubsberechnung der ersten sechs Anstellungsmonate (=Wartezeit) zu aktivieren.

Erfahren Sie hier, wie sich der Urlaubsanspruch während der Wartezeit berechnet.

 

Schritt 2: Anteilige Berechnung

Kontingente_anlegen_2.gif

Geben Sie im zweiten Schritt an, ob der Abwesenheitsanspruch bei Beginn oder Ende der Beschäftigung anteilig berechnet werden soll.

Beginn des Arbeitsverhältnisses Wählen Sie die Berechnungsmethode bei der Einstellung aus: Täglich anteilig, Monatlich anteilig, Keine anteilige Berechnung. Zu jeder Auswahl erhalten Sie eine kurze Erläuterung unter dem Auswahlfeld.
Ende des Arbeitsverhältnisses Wählen Sie die Berechnungsmethode bei Austritt des Mitarbeiters aus. Hierbei haben Sie die Möglichkeit zu bestimmten, ob der Mitarbeiter beim Austritt in der ersten Jahreshälfte den vollen Anspruch erhalten soll (= Der Austritt soll den Anspruch nicht reduzieren) oder nur einen anteiligen Anspruch (= monatlich anteilig). Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen in der zweiten Jahreshälfte, erhält er immer den vollen Anspruch.

  

Schritt 3: Gestaffelter Anspruch

Kontingente_anlegen_3.gif

Im letzten Schritt legen Sie fest, ob sich der Urlaubsanspruch nach Betriebszugehörigkeit im Unternehmen erhöhen soll oder nicht.

Wenn Sie hier Ja auswählen, geben Sie die Anzahl der extra Tag(e) pro Jahr nach Anstelldatum ein. Sie haben die Möglichkeit beliebig viele Regelungen hinzuzufügen.

Wenn im Anwesenheitsmodell die Einstellung "anteiliger Urlaub" aktiviert ist, werden automatisch die Arbeitstage des entsprechenden Anwesenheitsmodells in die Kontingentberechnung einbezogen. Weitere Informationen zur Konfiguration von Urlaub für Teilzeitkräfte finden Sie hier.

Finden Sie im Folgeartikel die gängigen Best Practice Kontingentregeln.

 

Archivierung und Löschung von Kontingenten

Sobald Sie Mitarbeitern ein Kontingent zuweisen, wird Ihnen nun unter dem Kontingentnamen im Bereich Einstellungen > Abwesenheit angezeigt, für wie viele Mitarbeiter das entsprechende Kontingent aktiv ist.

Sollte ein Kontingent keinem Mitarbeiter mehr zugewiesen sein und kein Urlaubsanspruch mehr darauf basieren, kann dieses, wenn gewünscht, in den Einstellungen unter Abwesenheit > Bezahlter Urlaub gelöscht werden.

Archiv_Kontingente-_Aktiv.png

Sobald ein Kontingent jedoch mindestens einem Mitarbeiter zugewiesen ist, kann dieses nicht gelöscht werden. Möchten Sie ein Kontingent dennoch als zukünftige Auswahloption ausschließen, haben Sie die Möglichkeit, dieses zu archivieren.

30_Tage_Archiv.png

Ein archiviertes Kontingent erscheint nicht länger als Auswahlmöglichkeit und kann keinem Mitarbeiter neu zugewiesen werden. Archivierte Kontingente, finden Sie unter Einstellungen > Abwesenheiten > Bezahlter Urlaub >Kontingente > Archiv. Hier sehen Sie außerdem von wem und wann dieses Kontingent archiviert wurde und wie vielen Mitarbeitern dieses Kontingent noch zugewiesen ist.

25_Tage_Archiv.png

Bitte beachten Sie, dass archivierte Kontingente nicht wieder hergestellt werden können. Sollten Sie ein archiviertes Kontingent wieder herstellen wollen, muss dieses unter Neues Kontingent anlegen neu erstellt werden.

 

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