Kontingentregeln konfigurieren

Für bestimmte Abwesenheitsarten, wie beispielsweise "Urlaub", gibt es feste Kontingente. Folgend erklären wir Ihnen, wie Sie für solche Abwesenheitsarten unterschiedliche Kontingente konfigurieren.

 

Kontingentregeln erstellen und konfigurieren

Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, für die Sie eine Kontingentregel erstellen möchten. Fügen Sie den Namen der Kontingentregel in das entsprechende Feld ein und wählen Sie den Plus-Button aus. Innerhalb einer Abwesenheitsart können Sie mehrere Kontingente erstellen, um unterschiedliche Urlaubsansprüche abzubilden.

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Navigieren Sie auf das neu erstellte Kontingent und wählen Sie Regelung hinzufügen aus, um eine neue Regel zu konfigurieren.

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Anwendung Wann soll die Regel das erste mal gebildet werden (z.B. zum Anstelldatum oder erst 6 Monate später)
Kontingent Wie viele Tage pro Zeitraum sollen mit der Regel gebildet werden (z.B. 24 Tage pro Jahr oder 2 Tage monatlich) {bitte beachten Sie den Hinweis in der Infobox}
Kontingentbildung zu Wählen Sie aus, ob das Kontingent zum Beginn des gewählten Zeitraums oder zum Anstelldatum gebildet werden soll
Erste Anwendung der Regel Wählen Sie aus, ob das Kontingent bei der ersten Anwendung der Regel voll, sprich komplett, gewährt oder anteilig zum Anstelldatum berechnet werden soll

Bei jährlichen Kontingenten haben Sie die Möglichkeit, die anteilige Urlaubsberechnung der ersten sechs Anstellungsmonate (=Wartezeit) zu aktivieren. Erfahren Sie hier, wie dabei der Urlaubsanspruch berechnet wird.  

 

Anteiliger Anspruch bei Vertragsende / Ende des Arbeitsverhältnis

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Durch Aktivierung des Schiebereglers für die einzelnen Kontingente wird Ihren Mitarbeitern bei Eingabe eines Vertragsendes oder Ende des Arbeitsverhältnisses im ersten Halbjahr der Urlaubsanspruch automatisch reduziert.

Liegt das Vertragsende / Ende des Arbeitsverhältnis im zweiten Halbjahr sowie innerhalb der ersten sechs Beschäftigungsmonate, so wird der Urlaubsanspruch automatisch anteilig auf die Beschäftigungsmonate vergeben. Ein jährliches Kontingent (z.B. 24 Tage pro Jahr) ist hierfür Voraussetzung.

Die anteilige Berechnung bei Vertragsende/ Ende des Arbeitsverhältnis innerhalb der ersten sechs Beschäftigungsmonate erfolgt unabhängig von der Aktivierung der Wartezeit-Funktion. 

 

Mehrere Regeln innerhalb eines Kontingents

Sie können innerhalb eines Kontingents beliebig viele Regeln erstellen, um beispielsweise einen sukzessiven Anstieg des Kontingents zu automatisieren.

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Wenn im Anwesenheitsmodell die Einstellung "anteiliger Urlaub" aktiviert ist, werden automatisch die Arbeitstage des entsprechenden Anwesenheitsmodells in die Kontingentberechnung einbezogen. Weitere Informationen zur Konfiguration von Urlaub für Teilzeitkräfte finden Sie hier.

Finden Sie im Folgeartikel die gängigen Best Practice Kontingentregeln.

 

Archivierung und Löschung von Kontingenten

Sobald Sie Mitarbeitern ein Kontingent zuweisen, wird Ihnen nun neben dem Kontingentnamen unter Einstellungen > Abwesenheit angezeigt, für wie viele Mitarbeiter das entsprechende Kontingent aktiv ist.

Sollte ein Kontingent keinem Mitarbeiter mehr zugewiesen sein und kein Urlaubsanspruch mehr darauf basieren, kann dieses, wenn gewünscht, in den Einstellungen unter Abwesenheit > Bezahlter Urlaub gelöscht werden.

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Sobald ein Kontingent jedoch mindestens einem Mitarbeiter zugewiesen ist, kann dieses nicht gelöscht werden. Möchten Sie ein Kontingent dennoch als zukünftige Auswahloption ausschließen, können Sie dieses archivieren.

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Ein archiviertes Kontingent erscheint nicht länger als Auswahlmöglichkeit und kann keinem Mitarbeiter neu zugewiesen werden. Archivierte Kontingente, finden Sie unter Einstellungen > Abwesenheiten > Bezahlter Urlaub >Kontingente > Archiv. Hier sehen Sie außerdem von wem und wann dieses Kontingent archiviert wurde und wie vielen Mitarbeitern dieses Kontingent noch zugewiesen ist.

Bitte beachten Sie, dass archivierte Kontingente nicht wieder hergestellt werden können. Sollten Sie ein archiviertes Kontingent wieder herstellen wollen, muss dieses unter Kontingent hinzufügen neu angelegt werden. 

 

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