Kontingentregeln erstellen – Personio

Tipp:
Wenn Sie die Setup-Erfahrung verwenden, folgen Sie den in der Erfahrung beschriebenen Schritten, um die Einrichtung dort abzuschließen.

Kontingentregeln geben an, wie oft Mitarbeitende einen bestimmten Abwesenheitstyp in Anspruch nehmen können. Ob Sie für eine Abwesenheitsart eine Kontingentregel erstellen müssen, hängt davon ab, ob die Abwesenheitsart:

unbegrenzt in Anspruch genommen werden kann
Sie brauchen keine Kontingentregel anzulegen, da Sie nur die Zahl der Tage/Stunden erfassen und diese nicht von einem Gesamtkontingent abziehen. Beispiel: Krankheitstage und mobiles Arbeiten.

begrenzt in Anspruch genommen werden kann
Sie müssen eine Kontingentregel erstellen, damit das System automatisch die Zahl der genommenen Tage/Stunden vom Gesamtkontingent abzieht. Beispiel: bezahlter Urlaub und Elternzeit.

Neue ︎Kontingentregel für eine Abwesenheitsart erstellen

Um für eine Abwesenheitsart eine neue Kontingentregel zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit.
Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, für die Sie eine Kontingentregel erstellen möchten.
Klicken Sie auf Neue Kontingentregel hinzufügen, um den Erstellungs-Einschub zu öffnen.
Füllen Sie die einzelnen Felder im Einschub aus. Diese sind unten im Detail beschrieben.
Prüfen Sie die finale Übersicht der Kontingentregel und klicken Sie auf Bestätigen und erstellen.

Allgemeine Einstellungen

Geben Sie einen Namen für die Kontingentregel ein und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Landesspezifische Regeln eine Option. Wenn Sie ein Land auswählen:

Zugriff auf exklusive, empfohlene Einstellungen.
stellen Sie sicher, dass die von Ihnen erstellte Kontingentregel den Vorschriften des jeweiligen Landes entspricht.
sehen Sie bei der Erstellung der Kontingentregel landesspezifische Empfehlungen.

Vergabe

entscheiden Sie, wie viele Tage oder Stunden Sie gewähren möchten, und wann und wie Sie diese gewähren:

Einstellung	Beschreibung
Jährlicher Anspruch	Anzahl der im Jahr gewährten Stunden/Tage.
Beginn des Anspruchsjahres	Tag, an dem das Urlaubsjahr beginnt und Mitarbeitende den Anspruch erhalten. Übertragsregeln gelten ab diesem Datum.
Vergabemethode	So erhalten Mitarbeitende ihren Anspruch: Legen Sie fest, ob ein Kontingent für stundenweise erfasste Abwesenheiten auf einmal oder in monatlichen Teilkontingenten gewährt werden soll. Für tageweise erfasste Abwesenheiten können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen: jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich. Wenn Sie die monatliche Option wählen, legen Sie fest, ob Mitarbeitende den Anspruch am Beginn jedes Monats oder am Ende jedes voll gearbeiteten Monats erhalten sollen. Dies gilt sowohl für tageweise als auch für stundenweise erfasste Abwesenheiten.
Wartezeit zum Anfang des Arbeitsverhältnisses anwenden?	Mit dieser Option können Sie den gewährten Anspruch zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses begrenzen. Wählen Sie, für wie viele Monate diese Regel gelten soll und wie viele Tage oder Stunden Sie pro Monat gewähren möchten. Mit Ablauf dieses Zeitraums tritt die Standardvergabe in Kraft.

Kürzung

Über diese Einstellungen können Sie entscheiden, ob und in welchem Umfang Sie den Anspruch von Mitarbeitenden basierend auf ihrer Arbeitszeit oder dem Zeitpunkt ihres Ein- oder Austritts inmitten eines Zeitraums anteilig reduzieren möchten. Die Optionen sind sowohl für tageweise als auch für stundenweise erfasste Abwesenheiten verfügbar.

Einstellung	Beschreibung
Anteilige Berechnung am Anfang/Ende des Arbeitsverhältnisses	Wenn Mitarbeitende mitten in einem Zeitraum in das Unternehmen eintreten oder es verlassen, können Sie wählen: keine anteilige Gewährung des jährlichen Anspruchs, sondern Gewährung in vollem Umfang. anteilige Gewährung basierend auf den im Zeitraum verbleibenden Monaten. anteilige Berechnung basierend auf den im Zeitraum verbleibenden Tagen. Beispiel: Eine Mitarbeitende mit einem jährlichen Anspruch von 24 Tagen tritt am 10. Mai ins Unternehmen ein. Sie entscheiden sich für eine anteilige Berechnung. erhält sie bei monatlich anteiliger Berechnung 14 Tage: (24 Tage im Jahr / 12 Monate) x 7 Restmonate. erhält sie bei täglich anteiliger Berechnung 15,35 Tage: 14 Tage wie oben + (2 Tage im Monat / 31 Tage) x 21 verbleibende Tage. Es gilt die unten erläuterte Regel zum Auf-/Abrunden.
Anteilige Berechnung für Teilzeitmitarbeitende	Arbeiten Mitarbeitende eine reduzierte Anzahl Tage oder Stunden, können Sie zwischen folgenden Optionen wählen: keine anteilige Gewährung des jährlichen Anspruchs, sondern Gewährung in vollem Umfang. Anteilige Berechnung gemäß den wöchentlichen Arbeitstagen: Es wird die Anzahl der Tage berücksichtigt, die Mitarbeitende in einer Woche arbeiten, mit dem Arbeitszeitmodell als Referenzwert. Anteilige Berechnung gemäß der wöchentlichen Arbeitszeit: Das System berücksichtigt das Attribut Wochenstunden, das unter dem Reiter Personalinformationen der mitarbeitenden Person erfasst ist. Entsprechend dieser Regel berechnet das System auch zusätzlichen Anspruch für längere Betriebszugehörigkeit anteilig. Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet an 3 Tagen in der Woche 15 Stunden. Sie weisen ihm eine Kontingentregel mit einem Anspruch von 24 Tagen zu und wählen, diesen anteilig zu berechnen. Bei anteiliger Berechnung basierend auf Wochenarbeitstagen, erhält der Mitarbeiter 14,4 Tage: 24 x 3/5. Es gilt die unten erläuterte Regel zum Auf-/Abrunden. Bei anteiliger Berechnung basierend auf Wochenarbeitsstunden werden 9 Tage zugesprochen: 24 x 15/40.
Regel zum Auf-/Abrunden	Dies gilt für jährliche Vergabezeiträume, wenn der jährliche Anspruch keine ganze Zahl ist. Die Rundungsregel gilt nicht für Monatsansprüche.

Übertrag

Entscheiden Sie, ob Mitarbeitende ungenutzte Ansprüche auf die folgenden Jahre übertragen können. Wenn ja, können Sie die Anzahl der Tage oder Stunden begrenzen, die übertragen werden können, und eine in Monaten bemessene Frist für den Verfall von Überträgen festlegen.

Auf Betriebszugehörigkeit basierende Regeln

Entscheiden Sie, ob Sie Mitarbeitende mit längerer Betriebszugehörigkeit mit zusätzlichen Ansprüchen belohnen möchten. Hier können Sie zwischen einmaligen oder wiederkehrenden Anspruchserhöhungen wählen:

Legen Sie für einmalige Erhöhungen deren Höhe in Tagen oder Stunden fest und nach wie vielen Jahren Betriebszugehörigkeit Mitarbeitende belohnt werden sollen. Klicken Sie auf Regel hinzufügen, um weitere Anspruchserhöhungen hinzuzufügen.
Legen Sie für wiederkehrende Erhöhungen deren Höhe in Tagen oder Stunden fest und wie oft der Anspruch erhöht werden soll. Klicken Sie auf Endzeitpunkt hinzufügen, um die Anspruchserhöhung nach einer bestimmten Anzahl von Jahren zu beenden.

Wenn Sie das Kontingentjahr so angelegt haben, dass es an einem anderen Datum als dem Jahrestag der Betriebszugehörigkeit von Mitarbeitenden beginnt, legen Sie einen Zeitpunkt für die Gewährung der Erhöhung fest.

Sie haben die Wahl, die Erhöhung entweder zum Beginn des Kontingentjahres nach dem Jahrestag der Betriebszugehörigkeit von Mitarbeitenden oder am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit zu gewähren. Wenn Sie sich für die letztere Option entscheiden, können Sie die Erhöhung im ersten Jahr der Gewährung anteilig basierend auf dem Datum des Jahrestags berechnen.

Kontingentregel Mitarbeitenden zuweisen

Ehe Sie dies tun und die Kontingentregel Mitarbeitenden zuweisen, vergewissern Sie sich, dass Sie mit den Einstellungen für die Kontingentregel zufrieden sind, da Sie diese nicht mehr bearbeiten können, sobald die Regel Mitarbeitenden zugewiesen wurde. Sie können Kontingentregeln nur bearbeiten, solange sie keinen Mitarbeitenden zugewiesen sind.

Um einem einzelnen Mitarbeitenden eine Kontingentregel zuzuweisen, navigieren Sie zu seinem Profil und klicken Sie auf Abwesenheit > entsprechende Abwesenheit > Regel zuweisen.

Um die Kontingentregel von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zur Mitarbeitendenliste.
Wählen Sie alle Mitarbeitenden aus, denen Sie die Kontingentregel zuweisen möchten, und klicken Sie auf Aktionen > Kontingentregel ändern.
Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart und Kontingentregel aus, die Sie zuweisen möchten.

Wählen Sie unter Gültig ab eine der folgenden Optionen aus:

Anstelldatum

Das neue Kontingent wird rückwirkend zum Anstelldatum des Mitarbeiters zugewiesen. Alle bisher zugewiesenen Kontingente werden überschrieben.

Wenn Sie eine Kontingentregel erstmals einem Mitarbeiter zuweisen, wählen Sie die Option ab Anstelldatum.

Beginn der aktuellen Kontingentbildung

Das neue Kontingent wird rückwirkend zugewiesen. Je nach der Option, die Sie für die Anwendung der Kontingenteinstellung (Inkrafttreten der Regel) ausgewählt haben, wird die Kontingentregel entweder zum gewählten, bestimmten Datum des laufenden Kontingentjahres oder zum aktuellen Jahrestag des Anstelldatums von Mitarbeitenden angewendet.

Nächste Kontingentbildung

Das neue Kontingent wird für die Zukunft gebildet. Je nach der Option, die Sie für die Anwendung der Kontingenteinstellung (Inkrafttreten der Regel) ausgewählt haben, wird die Kontingentregel entweder zum gewählten, bestimmten Datum des nächsten Kontingentjahres oder zum nächsten Jahrestag des Anstelldatums von Mitarbeitenden angewendet.

Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Die Urlaubszeit wird dann automatisch auf Grundlage der zugewiesenen Kontingentregel berechnet. Das Gültigkeitsdatum wird Ihnen nach Auswahl der Anwendung angezeigt.
Optional: Um einen historischen Überblick über alle zugewiesenen Kontingente anzuzeigen, klicken Sie auf Historie anzeigen > Historie zur Regel.

Kontingentregeln archivieren, kopieren oder löschen

Kontingentregel archivieren

Wenn Sie eine Regel archivieren, können Sie diese Mitarbeitenden nicht mehr zuweisen. Mitarbeitende, die der Regel weiterhin zugewiesen sind, sehen diese weiterhin und verwenden sie als Grundlage für ihre Kontingente. Wenn Sie eine Kontingentregel archivieren, wirkt sich dies daher nicht auf die Abwesenheitskontostände und Ansprüche der Mitarbeitenden aus. Diese Aktion ist dauerhaft, und Sie können die Kontingentregel nicht wiederherstellen. Folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
Scrollen Sie nach unten zur entsprechenden Kontingentregel.
Klicken Sie auf die Kontingentregel und dann auf die drei Punkte > Archiv.
Klicken Sie im Popup-Fenster zur Bestätigung auf Archivieren .

Kontingentregel kopieren

Wenn Sie eine Kontingentregel kopieren, beinhaltet das Duplikat dieselben Einstellungen, ist aber keinen Mitarbeitenden zugewiesen. Folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
Scrollen Sie nach unten zur entsprechenden Kontingentregel.
Klicken Sie auf die Kontingentregel und dann auf die drei Punkte > Kopie erstellen.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Kopie erstellen.

Kontingentregel löschen

Wenn Sie eine Kontingentregel löschen, wird sie in Personio nicht mehr angezeigt. Dies wirkt sich auf die Abwesenheitskontostände und Ansprüche von Mitarbeitenden aus. Alle Daten, einschließlich aller Abwesenheitszeiträume, werden entfernt. Diese Aktion ist dauerhaft, und Sie können die Kontingentregel nicht wiederherstellen. Folgen Sie diesen Schritten:

Navigieren Sie über die Hauptnavigationsleiste zur Mitarbeitendenliste.
Wählen Sie alle Mitarbeitenden aus, denen die Kontingentregel aktuell zugewiesen ist, und klicken Sie auf Aktionen > Kontingentregel ändern.
Wählen Sie die betreffende Abwesenheitsart, aber eine andere Kontingentregel aus. Klicken Sie auf Regel aktualisieren.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
Scrollen Sie nach unten zur Kontingentregel, die jetzt 0 Mitarbeitenden zugewiesen ist.
Klicken Sie auf die Kontingentregel und dann auf die drei Punkte > Löschen.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Löschen .

Wie können wir Ihnen helfen?