Abwesenheitsrichtlinien erstellen – Personio

Tipp
Wenn Sie die Setup-Erfahrung verwenden, folgen Sie den in der Erfahrung beschriebenen Schritten, um die Einrichtung dort abzuschließen.

Abwesenheitsrichtlinien legen fest, wie Ihre Mitarbeitenden Abwesenheiten beantragen und kumulieren. Sie können für jede erstellte Abwesenheitsart mehrere Abwesenheitsrichtlinien anlegen. So können Sie unterschiedliche marktspezifische Anforderungen innerhalb einer Abwesenheitsart verwalten. Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile:

Reduzierte Komplexität: Minimieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand, indem Sie die Anzahl der zu verwaltenden Abwesenheitsarten verringern.
Flexibilität: Machen Sie Anpassungen an lokale Bestimmungen und stellen Sie die Compliance in verschiedenen Ländern sicher.
Effizienz: Optimieren Sie Ihren Prozess für die Abwesenheitsverwaltung und machen Sie ihn so effektiver für Ihr Unternehmen.

Sie können verschiedenen Mitarbeitenden unterschiedliche Richtlinien zuweisen, aber einer mitarbeitenden Person kann pro Abwesenheitsart nur eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein.

Neue Abwesenheitsrichtlinie erstellen

Um eine neue Abwesenheitsrichtlinie zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie auf Einstellungen > An- und Abwesenheit > Abwesenheit.
Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, für die Sie eine Richtlinie erstellen möchten.
Klicken Sie auf Richtlinie hinzufügen, um den Erstellungs-Einschub zu öffnen.
Füllen Sie die einzelnen Felder im Einschub aus. Diese sind unten im Detail beschrieben.
Prüfen Sie die finale Übersicht der Kontingentregel und klicken Sie auf Bestätigen und erstellen.

Wenn Sie eine vorhandene Abwesenheitsrichtlinie als Basis verwenden und nur einige ihrer Einstellungen anpassen möchten, duplizieren Sie die Richtlinie und bearbeiten Sie das Duplikat.

Allgemeine Einstellungen

Einstellungen	Beschreibung und Notizen
Gültig für	Entscheiden Sie, wie das System Abwesenheitstage berechnen soll, wenn Mitarbeitende eine Abwesenheit beantragen: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr oder Mo-Sa: basierend auf der Schnittmenge des Arbeitszeitmodells und der gewählten Option. An Feiertagen genommene Abwesenheiten zählen nicht als Abwesenheitstage. Arbeitszeitmodell, inkl. gesetzliche Feiertage: basierend auf dem Arbeitszeitmodell der einzelnen Mitarbeitenden. An Feiertagen genommene Abwesenheiten zählen als Abwesenheitstage. Arbeitszeitmodell, ohne gesetzliche Feiertage: wie die vorherige Option, aber an Feiertagen genommene Abwesenheiten zählen nicht als Abwesenheitstage. Mo-So: beliebiger gewünschter Tag, unabhängig vom Arbeitszeitmodell der mitarbeitenden Person. An Feiertagen genommene Abwesenheiten zählen als Abwesenheitstage. Nur für tageweise erfasste Abwesenheiten verfügbar.
Anfragen für halbe Tage erlauben?	Nur relevant für tageweise erfasste Abwesenheitsarten.
Ist ein Nachweis erforderlich?	Entscheiden Sie, ob und nach wie vielen Abwesenheitstagen Mitarbeitende einen Nachweis hochladen müssen. Das System berechnet die Dauer entsprechend der Einstellung für Gültig für oben. Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland, dann müssen Ihre gesetzlich oder anderweitig nicht privat krankenversicherten Mitarbeitende keine Nachweise manuell hochladen. Sie müssen stattdessen die Nachweise abrufen.
Ist eine Vertretung erforderlich?	Entscheiden Sie, ob Mitarbeitende für ihre Abwesenheit eine Vertretung auswählen müssen. Das System überträgt während der Vertretungszeit keine Zugriffsrechte oder Genehmigungs-Workflows. Delegieren Sie die Genehmigung von Abwesenheiten für diese Workflows.
Kann eine Vertretung diese Abwesenheitsart gleichzeitig beantragen?	Wenn Sie diese Option deaktivieren, kann eine genehmigte Vertretung diese Abwesenheitsart während der Vertretungszeit nicht beantragen. Wir empfehlen, diese Option für geplante Abwesenheiten, wie z. B. Urlaubstage, zu deaktivieren und für ungeplante Abwesenheiten, wie z. B. Krankheitstage, zu aktivieren.
Erfordert diese Richtlinie eine Anspruchsbeschränkung?	Wählen Sie Ja, wenn Sie die Anzahl der Tage oder Stunden begrenzen möchten, die Mitarbeitende in einem Zeitraum beantragen können. Sie können beispielsweise den Anspruch auf bezahlten Urlaub begrenzen, sodass Mitarbeitende pro Jahr nur eine bestimmte Anzahl von Tagen nehmen können. Wenn Sie Ja auswählen, können Sie landesspezifische Anspruchsregelungen auswählen. Mit diesen können Sie Folgendes tun: Zugriff auf exklusive, empfohlene Einstellungen. sehen Sie bei der Erstellung der Kontingentregel landesspezifische Empfehlungen.

Vergabe

entscheiden Sie, wie viele Tage oder Stunden Sie gewähren möchten, und wann und wie Sie diese gewähren:

Einstellung	Beschreibung
Jährlicher Anspruch	Anzahl der im Jahr gewährten Stunden/Tage.
Beginn des Anspruchsjahres	Tag, an dem das Urlaubsjahr beginnt und Mitarbeitende den Anspruch erhalten. Übertragsregeln gelten ab diesem Datum.
Vergabemethode	So erhalten Mitarbeitende ihren Anspruch: Legen Sie fest, ob ein Kontingent für stundenweise erfasste Abwesenheiten auf einmal oder in monatlichen Teilkontingenten gewährt werden soll. Für tageweise erfasste Abwesenheiten können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen: jährlich, halbjährlich, quartalsweise oder monatlich. Wenn Sie die monatliche Option wählen, legen Sie fest, ob Mitarbeitende den Anspruch am Beginn jedes Monats oder am Ende jedes voll gearbeiteten Monats erhalten sollen. Dies gilt sowohl für tageweise als auch für stundenweise erfasste Abwesenheiten.
Wartezeit zum Anfang des Arbeitsverhältnisses anwenden?	Mit dieser Option können Sie den gewährten Anspruch zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses begrenzen. Wählen Sie, für wie viele Monate diese Regel gelten soll und wie viele Tage oder Stunden Sie pro Monat gewähren möchten. Mit Ablauf dieses Zeitraums tritt die Standardvergabe in Kraft.

Kürzung

Über diese Einstellungen können Sie entscheiden, ob und in welchem Umfang Sie den Anspruch von Mitarbeitenden basierend auf ihrer Arbeitszeit oder dem Zeitpunkt ihres Ein- oder Austritts inmitten eines Zeitraums anteilig reduzieren möchten. Diese Optionen sind sowohl für tageweise als auch für stundenweise erfasste Abwesenheiten verfügbar.

Einstellung	Beschreibung
Anteilige Berechnung am Anfang/Ende des Arbeitsverhältnisses	Wenn Mitarbeitende mitten in einem Zeitraum in das Unternehmen eintreten oder es verlassen, können Sie wählen: keine anteilige Gewährung des jährlichen Anspruchs, sondern Gewährung in vollem Umfang. anteilige Gewährung basierend auf den im Zeitraum verbleibenden Monaten. anteilige Berechnung basierend auf den im Zeitraum verbleibenden Tagen. Beispiel: Eine Mitarbeitende mit einem jährlichen Anspruch von 24 Tagen tritt am 10. Mai ins Unternehmen ein. Sie entscheiden sich für eine anteilige Berechnung. erhält sie bei monatlich anteiliger Berechnung 14 Tage: (24 Tage im Jahr / 12 Monate) x 7 Restmonate. erhält sie bei täglich anteiliger Berechnung 15,35 Tage: 14 Tage wie oben + (2 Tage im Monat / 31 Tage) x 21 verbleibende Tage. Es gilt die unten erläuterte Regel zum Auf-/Abrunden.
Anteilige Berechnung für Teilzeitmitarbeitende	Arbeiten Mitarbeitende eine reduzierte Anzahl Tage oder Stunden, können Sie zwischen folgenden Optionen wählen: keine anteilige Gewährung des jährlichen Anspruchs, sondern Gewährung in vollem Umfang. Anteilige Berechnung gemäß den wöchentlichen Arbeitstagen: Es wird die Anzahl der Tage berücksichtigt, die Mitarbeitende in einer Woche arbeiten, mit dem Arbeitszeitmodell als Referenzwert. Anteilige Berechnung gemäß der wöchentlichen Arbeitszeit: Es wird das Attribut Wochenstunden berücksichtigt, das unter dem Reiter Personalinformationen der mitarbeitenden Person erfasst ist. Entsprechend dieser Regel berechnet das System auch zusätzlichen Anspruch für längere Betriebszugehörigkeit anteilig. Beispiel: Eine mitarbeitende Person arbeitet an 3 Tagen in der Woche insgesamt 15 Stunden. Sie weisen ihr eine Abwesenheitsrichtlinie mit einem Anspruch von 24 Tagen zu und legen fest, das dieser anteilig berechnet werden soll. Bei anteiliger Berechnung basierend auf Wochenarbeitstagen, erhält der Mitarbeiter 14,4 Tage: 24 x 3/5. Es gilt die unten erläuterte Regel zum Auf-/Abrunden. Bei anteiliger Berechnung basierend auf Wochenarbeitsstunden werden 9 Tage zugesprochen: 24 x 15/40.
Regel zum Auf-/Abrunden	Eine Regel zum Auf-/Abrunden gilt für jährliche Vergabezeiträume, wenn der jährliche Anspruch keine ganze Zahl ist. Die Rundungsregel gilt nicht für Monatsansprüche.

Übertrag

Entscheiden Sie, ob Mitarbeitende ungenutzte Ansprüche auf die folgenden Jahre übertragen können. Wenn ja, können Sie die Anzahl der Tage oder Stunden begrenzen, die übertragen werden können, und eine in Monaten bemessene Frist für den Verfall von Überträgen festlegen.

Bevor Sie die Übertrageinstellungen einer bereits vorhandenen Abwesenheitsrichtlinie ändern, lesen Sie unseren entsprechenden Artikel.

Auf Betriebszugehörigkeit basierende Regeln

Entscheiden Sie, ob Sie Mitarbeitende mit längerer Betriebszugehörigkeit mit zusätzlichen Ansprüchen belohnen möchten. Hier können Sie zwischen einmaligen oder wiederkehrenden Anspruchserhöhungen wählen:

Legen Sie für einmalige Erhöhungen deren Höhe in Tagen oder Stunden fest und nach wie vielen Jahren Betriebszugehörigkeit Mitarbeitende belohnt werden sollen. Klicken Sie auf Regel hinzufügen, um weitere Anspruchserhöhungen hinzuzufügen.
Legen Sie für wiederkehrende Erhöhungen deren Höhe in Tagen oder Stunden fest und wie oft der Anspruch erhöht werden soll. Klicken Sie auf Endzeitpunkt hinzufügen, um die Anspruchserhöhung nach einer bestimmten Anzahl von Jahren zu beenden.

Wenn Sie das Kontingentjahr so angelegt haben, dass es an einem anderen Datum als dem Jahrestag der Betriebszugehörigkeit von Mitarbeitenden beginnt, legen Sie einen Zeitpunkt für die Gewährung der Erhöhung fest.

Sie haben die Wahl, die Erhöhung entweder zum Beginn des Kontingentjahres nach dem Jahrestag der Betriebszugehörigkeit von Mitarbeitenden oder am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit zu gewähren. Wenn Sie sich für die letztere Option entscheiden, können Sie die Erhöhung im ersten Jahr der Gewährung anteilig basierend auf dem Datum des Jahrestags berechnen.

Abwesenheitsrichtlinie Mitarbeitenden zuweisen

Diese Anweisungen gelten, wenn Sie Mitarbeitenden erstmals eine Abwesenheitsrichtlinie zuweisen. Wenn Sie eine Mitarbeitenden zugewiesene Richtlinie ändern möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Bevor Sie Ihren Mitarbeitenden eine neue Abwesenheitsrichtlinie zuweisen, stellen Sie sicher, dass Sie mit den Einstellungen für die Richtlinie zufrieden sind, da Sie diese nach dem Zuweisen nicht mehr bearbeiten können. Sie können Abwesenheitsrichtlinien nur bearbeiten, solange sie keinen Mitarbeitenden zugewiesen sind.

Um einzelnen Mitarbeitenden eine Abwesenheitsrichtlinie zuzuweisen, navigieren Sie zum entsprechenden Profil und klicken Sie auf Abwesenheit > Nicht zugewiesen > entsprechende Abwesenheitsart > Richtlinie ändern.

Um eine Abwesenheitsrichtlinie mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zur Personalliste.
Wählen Sie alle Mitarbeitenden aus, denen Sie die Abwesenheitsrichtlinie zuweisen möchten, und klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten > Abwesenheitsrichtlinie ändern.
Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart und die Abwesenheitsrichtlinie aus, die Sie zuweisen möchten.
Wählen Sie unter Gültig ab eine der folgenden Optionen aus:

Anstelldatum

Die neue Richtlinie wird rückwirkend zum jeweiligen Anstelldatum der mitarbeitenden Person zugewiesen. Alle bisher zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinien werden überschrieben.

Wenn Sie einer mitarbeitenden Person erstmals eine Abwesenheitsrichtlinie zuweisen, können Sie nur diese Option auswählen.

Beginn der aktuellen Kontingentbildung

Das neue Kontingent wird rückwirkend zugewiesen. Je nach der Option, die Sie für die Anwendung der Kontingenteinstellung (Inkrafttreten der Regel) ausgewählt haben, wird die Kontingentregel entweder zum gewählten, bestimmten Datum des laufenden Kontingentjahres oder zum aktuellen Jahrestag des Anstelldatums von Mitarbeitenden angewendet.

Nächste Kontingentbildung

Das neue Kontingent wird für die Zukunft gebildet. Je nach der Option, die Sie für die Anwendung der Kontingenteinstellung (Inkrafttreten der Regel) ausgewählt haben, wird die Kontingentregel entweder zum gewählten, bestimmten Datum des nächsten Kontingentjahres oder zum nächsten Jahrestag des Anstelldatums von Mitarbeitenden angewendet.

Klicken Sie auf Richtlinie aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen.
Für Abwesenheiten mit begrenztem Anspruch wird die Urlaubszeit dann automatisch basierend auf der zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinie berechnet. Das Gültigkeitsdatum wird Ihnen nach Auswahl der bevorzugten Option für die Anwendbarkeit klar angezeigt.
Optional: Um einen historischen Überblick über alle zugewiesenen Abwesenheitsrichtlinien anzuzeigen, klicken Sie auf den Reiter Richtlinien.

Abwesenheitsrichtlinie archivieren, kopieren oder löschen

Abwesenheitsrichtlinie archivieren

Wenn Sie eine Richtlinie archivieren, können Sie diese Ihren Mitarbeitenden nicht mehr zuweisen. Mitarbeitende, denen die Richtlinie weiterhin zugewiesen ist, sehen diese weiterhin und verwenden sie als Grundlage für ihre Kontingente. Wenn Sie eine Abwesenheitsrichtlinie archivieren, wirkt sich dies daher nicht auf die Abwesenheitskontostände und Ansprüche der Mitarbeitenden aus. Diese Aktion ist dauerhaft und Sie können die Abwesenheitsrichtlinie nicht wiederherstellen. Gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zu Einstellungen > An- und Abwesenheit > Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
Scrollen Sie nach unten zur entsprechenden Abwesenheitsrichtlinie.
Klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie und dann auf die drei Punkte > Archivieren.
Klicken Sie im Popup-Fenster zur Bestätigung auf Archivieren.

Abwesenheitsrichtlinie kopieren

Wenn Sie eine Abwesenheitsrichtlinie duplizieren, beinhaltet das Duplikat dieselben Einstellungen, ist aber keinen Mitarbeitenden zugewiesen. Gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie auf Einstellungen > An- und Abwesenheit > Abwesenheit.
Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus.
Scrollen Sie nach unten zur entsprechenden Abwesenheitsrichtlinie.
Klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie und anschließend auf die drei Punkte > Kopie erstellen.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Kopie erstellen.

Abwesenheitsrichtlinie löschen

Wenn Sie eine Abwesenheitsrichtlinie löschen, wird sie in Personio nicht mehr angezeigt. Dies wirkt sich auf die Abwesenheitskontostände und Ansprüche von Mitarbeitenden aus. Alle Daten, einschließlich aller Abwesenheitszeiträume, werden entfernt. Diese Aktion ist dauerhaft und Sie können die Abwesenheitsrichtlinie nicht wiederherstellen. Gehen Sie wie folgt vor:

Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste zu Unternehmen > Personalliste.
Wählen Sie alle Mitarbeitenden aus, denen die Abwesenheitsrichtlinie aktuell zugewiesen ist, und klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten > Abwesenheitsrichtlinie ändern.
Wählen Sie die betreffende Abwesenheitsart, aber eine andere Abwesenheitsrichtlinie, aus und legen Sie das Datum fest, ab dem die Richtlinie angewendet werden soll. Klicken Sie auf Richtlinie ändern.
Navigieren Sie zu Einstellungen > An- und Abwesenheit > Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
Scrollen Sie nach unten zur Abwesenheitsrichtlinie, die jetzt 0 Mitarbeitenden zugewiesen ist.
Klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie und dann auf die drei Punkte > Löschen.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Löschen .

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