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Überstunden verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:  

  • Überstunden Ihrer Mitarbeitenden prüfen und anpassen.
  • Überstunden in zusätzliche Freizeit umwandeln.
  • Überstunden Ihrer Mitarbeitenden auszahlen  

Bevor Sie beginnen

  • Um die Überstunden eines Mitarbeiters zu prüfen, den Überstundenkontostand zu bearbeiten und Überstunden in zusätzliche Abwesenheit umzuwandeln, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Anwesenheitsdaten des Mitarbeiters.
  • Um Überstunden auszuzahlen, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Anwesenheitsdaten und Vergütungsinformationen des Mitarbeiters.
  • Sie können die Überstunden Ihrer Mitarbeitenden nicht massenweise anpassen, Überstundenanpassungen importieren oder den Überstundenkontostand automatisch an einem bestimmten Datum zurücksetzen.

Stichtag für die Neuberechnung des Überstundenkontos

Standardmäßig berechnet unser System das Überstundenkonto bis zum 1. November 2025 rückwirkend neu. Das bedeutet, dass sich Änderungen am Überstundenkonto nur bis zu diesem Stichtag auswirken. Sie können weder diese Einstellung deaktivieren noch den Stichtag bearbeiten.

Dadurch sollen die Häufigkeit und die Auswirkungen unbeabsichtigter Änderungen begrenzt und die Richtigkeit des Überstundenkontos sichergestellt werden. Der Stichtag für die Neuberechnung des Überstundenkontos gilt für Änderungen aus den folgenden Gründen:

Das System wendet weiterhin alle manuellen Anpassungen des Überstundenkontos an, unabhängig vom Datum ihrer Wirksamkeit. Sie können Überstunden auch über den Stichtag hinaus auszahlen oder umwandeln.

Wenn Sie das Überstundenkonto über den Stichtag hinaus neu berechnen müssen:

Überstunden Ihrer Mitarbeitenden überprüfen

Einzelne Mitarbeitende

Um eine Übersicht über das Überstundenkonto eines Mitarbeiters zu erhalten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Gehen Sie zum gewünschten Mitarbeitendenprofil > Anwesenheit.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Überstunden-Widgets oben in der Anzeige der erfassten Zeit.
  3. Hier sehen Sie eine monatliche Aufführung der Über- und Minusstunden. Hat die mitarbeitende Person mehr Minus- als Überstunden, ist der Kontostand negativ.
  4. Sind im Arbeitszeitmodell der Person monatliche abgegoltene Überstunden enthalten, klicken Sie auf den Kontostand auf der rechten Seite, um zu sehen, wie sich dies auf die Berechnung auswirkt.

Mehrere Mitarbeitende

Wenn Sie das Überstundenkonto mehrerer Mitarbeitender gleichzeitig überprüfen möchten, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
  2. Klicken Sie oben in der Liste auf Spalten und geben Sie „Überstundenkonto“ ein.
  3. Wählen Sie die Spalte aus.
  4. Die Spalte für das Überstundenkonto befindet sich auf der rechten Seite. Darin werden alle Mitarbeitenden angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Möglicherweise müssen Sie nach rechts scrollen, um die Spalte zu sehen. 

Überstundenkontostand anpassen

Sie können dem Saldo eines Mitarbeiters manuell Überstunden hinzufügen oder abziehen. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Klicken Sie in der Überstunden-Übersicht der mitarbeitenden Person auf Kontostand anpassen.
  2. Wählen Sie, ob Sie Überstunden hinzufügen oder abziehen möchten.
  3. Geben Sie die Überstunden ein, die Sie hinzufügen oder abziehen möchten.
  4. Optional: Fügen Sie ein Datum für die Anpassung hinzu.
  5. Bestätigen Sie die Anpassung.
  6. Die Aktivität erscheint in der Übersicht als Kontostandsanpassung.

Um die manuelle Anpassung zu löschen, klicken Sie rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie dies.

Überstunden in zusätzliche Freizeit umwandeln

Sie können Überstunden nur dann in zusätzliche Abwesenheit umrechnen, wenn dem Mitarbeiter eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen ist. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Optional: Wenn Sie zusätzliche Freizeit von normalem Urlaub trennen möchten, folgen Sie dieser Anleitung, bevor Sie fortfahren.
  2. Klicken Sie in der Überstundenübersicht der mitarbeitenden Person auf Überstunden in Zeitausgleich umwandeln.
  3. Füllen Sie die Details der Umwandlung einschließlich des Umrechnungsfaktors aus.
  4. Bestätigen Sie die Umwandlung.
  5. Die Umwandlung erscheint nun in der Überstundenübersicht und im Abwesenheitskonto des Mitarbeiters.

Um die Umwandlung zu löschen, klicken Sie rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie dies.

Führen Sie den Freizeitausgleich getrennt vom normalen Urlaub

  1. Erstellen Sie eine neue, eigene Abwesenheitsart für die zusätzliche Abwesenheit. Zum Beispiel: Überstundenausgleich
  2. Erstellen Sie dafür eine Abwesenheitsrichtlinie, und setzen Sie den jährlichen Anspruch auf Null. Nehmen Sie die übrigen Einstellungen entsprechend den Richtlinien Ihres Unternehmens vor.
  3. Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden eine Abwesenheitsrichtlinie zu.
  4. Wählen Sie bei der Umrechnung von Überstunden diese Abwesenheitsart aus.

Umrechnungsfaktor für zusätzliche Freizeit

Um die zusätzlichen Abwesenheiten des Mitarbeiters zu berechnen, multipliziert das System die Zahl der umzuwandelnden Überstunden mit dem Umrechnungsfaktor.

Der Standard ist 1. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter für jeweils 8 Überstunden 1 freien Tag erhält. Bei einem Faktor von 2 muss der Mitarbeiter 4 Überstunden arbeiten, um einen freien Tag zu erhalten usw.

Das System wendet die zusätzliche Freizeit auf alle Mitarbeitenden gleichermaßen an, unabhängig derer täglichen Arbeitszeit. Mitarbeitende, die 4 Stunden pro Tag arbeiten, erhalten trotzdem einen vollen freien Tag.

Überstunden auszahlen

  1. Klicken Sie in der Überstundenübersicht der mitarbeitenden Person auf Überstunden in Zeitausgleich umwandeln.
  2. Wählen Sie oben im Fenster Überstunden auszahlen aus.
  3. Füllen Sie die Details aus. Weiter unten finden Sie mehr zu Umrechnungsformel und Stundensatz.
  4. Bestätigen Sie die Umwandlung.
  5. Die Auszahlung erscheint nun im Überstundenüberblick und unter dem Reiter Gehalt der mitarbeitenden Person.

Um die Auszahlung zu löschen, klicken Sie rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie dies.

Umrechnungsformel für Überstundenauszahlung und Stundensatz

Zur Berechnung der zusätzlichen Auszahlung verwendet das System die folgende Formel:

(Anzahl der Stunden) x (Stundensatz) x (Umrechnungsfaktor)

Wird die mitarbeitende Person nach Stunden bezahlt, verwendet das System den Stundensatz. Erhält die mitarbeitende Person ein festes Jahres- oder Monatsgehalt, verwendet das System die folgende Formel, um den Stundensatz zu berechnen:

(Jahresgehalt / 12 Monate) x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters
Oder
Monatliche Vergütung x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters

 

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