In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:
- Überstunden Ihrer Mitarbeitenden prüfen und anpassen.
- Überstunden in zusätzliche Freizeit umwandeln.
- die Überstunden Ihrer Mitarbeitenden auszahlen
Um die Überstunden einer mitarbeitenden Person zu prüfen, den Überstundenkontostand zu bearbeiten und um Überstunden in zusätzliche Freizeit umzuwandeln, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Anwesenheitsdaten der Person.
Um Überstunden auszuzahlen, müssen Sie die Rechte des Mitarbeiters in den Abschnitten Anwesenheitsdaten und Gehaltsinformationen bearbeiten.
Sie können die Überstunden Ihrer Mitarbeitenden nicht massenweise anpassen, Überstundenanpassungen importieren oder den Überstundenkontostand automatisch an einem bestimmten Datum zurücksetzen.
Stichtag für die Neuberechnung des Überstundenkontos
Unser System berechnet den Überstundenkontostand standardmäßig nur bis zu drei Monate in der Vergangenheit neu. Das bedeutet, dass Änderungen, die sich auf das Überstundenkonto auswirken, nur bis zu diesem Stichtag wirksam sind. Sie können diese Einstellung nicht deaktivieren oder den Stichtag bearbeiten.
Dadurch sollen die Häufigkeit und die Auswirkungen unbeabsichtigter Änderungen begrenzt und die Richtigkeit des Überstundenkontos sichergestellt werden. Der Stichtag für die Neuberechnung des Überstundenkontos gilt für Änderungen aus den folgenden Gründen:
- Erstellung, Import (auch über die API) oder Bearbeitung von Anwesenheits- und Abwesenheitseinträgen.
- Bearbeitung und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen und Abwesenheitsarten.
- Bearbeitung von Anstell- und Austrittsdaten.
- Erstellung oder Bearbeitung von Feiertagen.
- Aktualisierung des Auszeit-Status von Mitarbeitenden.
Wenn der Dreimonats-Stichtag auf ein ungültiges Datum fällt, berücksichtigt das System stattdessen den letzten Tag des betreffenden Monats. Zum Beispiel: Heute ist der 31. Mai. Der Dreimonats-Stichtag wäre der 31. Februar. Da dies kein gültiges Datum ist, verschiebt das System den Stichtag automatisch auf den 28. Februar.
Das System wendet weiterhin alle manuellen Anpassungen des Überstundenkontos an, unabhängig vom Datum ihrer Wirksamkeit. Sie können Überstunden auch über den Stichtag hinaus auszahlen oder umwandeln.
Wenn Sie das Überstundenkonto über den Stichtag hinaus neu berechnen müssen:
- Nutzen Sie für kleine Anpassungen und einzelne Mitarbeitende eine manuelle Anpassung.
- Für umfangreichere Anpassungen oder für viele Mitarbeitende, kontaktieren Sie uns.
Überprüfung der Überstunden eines Mitarbeiters
Um eine Übersicht über das Überstundenkonto eines Mitarbeiters zu erhalten, führen Sie die folgenden Schritte durch:
- Gehen Sie zum gewünschten Mitarbeitendenprofil > Anwesenheit.
- Klicken Sie auf den Namen des Überstunden-Widgets oben in der Anzeige der erfassten Zeit.
- Hier sehen Sie eine monatliche Aufführung der Über- und Minusstunden. Hat die mitarbeitende Person mehr Minus- als Überstunden, ist der Kontostand negativ.
- Sind im Arbeitszeitmodell der Person monatliche abgegoltene Überstunden enthalten, klicken Sie auf den Kontostand auf der rechten Seite, um zu sehen, wie sich dies auf die Berechnung auswirkt.
Überstundenkontostand anpassen
Sie können dem Kontostand von Mitarbeitenden manuell Überstunden hinzufügen oder abziehen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Überstunden-Übersicht der mitarbeitenden Person auf Kontostand anpassen.
- Wählen Sie, ob Sie Überstunden hinzufügen oder abziehen möchten.
- Geben Sie die Überstunden ein, die Sie hinzufügen oder abziehen möchten.
- Optional: Fügen Sie das Datum der Bearbeitung hinzu.
- Bestätigen Sie die Anpassung.
- Die Aktivität erscheint in der Übersicht als Kontostandsanpassung.
Um die manuelle Anpassung zu löschen, klicken Sie rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie dies.
Überstunden in zusätzliche Freizeit umwandeln
Sie können Überstunden nur in solchen Abwesenheitsarten in Freizeit umwandeln, für die eine Kontingentregel hinterlegt und der mitarbeitenden Person zugeordnet ist. Gehen Sie wie folgt vor:
- Optional: Wenn Sie zusätzliche Freizeit von normalem Urlaub trennen möchten, folgen Sie dieser Anleitung, bevor Sie fortfahren.
- Klicken Sie in der Überstundenübersicht der mitarbeitenden Person auf Überstunden in Zeitausgleich umwandeln.
- Füllen Sie die Details der Umwandlung einschließlich des Umrechnungsfaktors aus.
- Bestätigen Sie die Umwandlung.
- Die Umwandlung erscheint nun in der Überstundenübersicht und im Abwesenheitskonto des Mitarbeiters.
Um die Umwandlung zu löschen, klicken Sie rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie dies.
Führen Sie den Freizeitausgleich getrennt vom normalen Urlaub
- Erstellen Sie für die zusätzliche Freizeit eine neue, dezidierte Abwesenheitsart. Beispiel: Freizeitausgleich.
- Erstellen Sie eine Kontingentregel für den Abwesenheitstyp und setzen Sie den jährlichen Anspruch auf Null. Nehmen Sie die übrigen Einstellungen entsprechend den Richtlinien Ihres Unternehmens vor.
- Weisen Sie die Kontingentregel Ihren Mitarbeitenden zu.
- Wählen Sie bei der Umwandlung von Überstunden diesen Abwesenheitstyp aus.
Umrechnungsfaktor für zusätzliche Freizeit
Um die zusätzlichen Abwesenheiten des Mitarbeiters zu berechnen, multipliziert das System die Zahl der umzuwandelnden Überstunden mit dem Umrechnungsfaktor.
Der Standard ist 1. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter für jeweils 8 Überstunden 1 freien Tag erhält. Bei einem Faktor von 2 muss der Mitarbeiter 4 Überstunden arbeiten, um einen freien Tag zu erhalten usw.
Das System wendet die zusätzliche Freizeit auf alle Mitarbeitenden gleichermaßen an, unabhängig derer täglichen Arbeitszeit. Mitarbeitende, die 4 Stunden pro Tag arbeiten, erhalten trotzdem einen vollen freien Tag.
Überstunden auszahlen
- Klicken Sie in der Überstundenübersicht der mitarbeitenden Person auf Überstunden in Zeitausgleich umwandeln.
- Wählen Sie oben im Fenster Überstunden auszahlen aus.
- Füllen Sie die Details aus. Weiter unten finden Sie mehr zu Umrechnungsformel und Stundensatz.
- Bestätigen Sie die Umwandlung.
- Die Auszahlung erscheint nun im Überstundenüberblick und unter dem Reiter Gehalt der mitarbeitenden Person.
Um die Auszahlung zu löschen, klicken Sie rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie dies.
Umrechnungsformel für Überstundenauszahlung und Stundensatz
Zur Berechnung der zusätzlichen Auszahlung verwendet das System die folgende Formel:
(Anzahl der Stunden) x (Stundensatz) x (Umrechnungsfaktor)
Wird die mitarbeitende Person nach Stunden bezahlt, verwendet das System den Stundensatz. Erhält die mitarbeitende Person ein festes Jahres- oder Monatsgehalt, verwendet das System die folgende Formel, um den Stundensatz zu berechnen:
(Jahresgehalt/12 Monate) x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche Arbeitszeiten der mitarbeitenden Person
Oder
Monatsgehalt x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche Arbeitszeiten der mitarbeitenden Person