In diesem Artikel werden das Überstundenkonto und Aufgaben wie das Entfernen eines Zeiteintrags, die Auszahlung von Überstunden und Freizeitausgleich erläutert. Wenn Sie Richtlinien für Überstunden einrichten möchten, lesen Sie unseren Artikel zum Einrichten von Überstunden.

Hinweis:
Für Mitarbeiter mit Stundenlohn werden bestimmte Abwesenheitsarten (z. B. Jahresurlaub oder Krankheit) an Arbeitstagen automatisch in der Lohnabrechnung berücksichtigt. Voraussetzung hierfür ist, dass für die betreffende Abwesenheitsart die Option Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? aktiviert ist.

Das Widget Überstunden und Minusstunden

Sofern Über- und Minusstunden laut Arbeitszeitmodell erfasst werden, erscheint ein Überblick in der Anwesenheitsansicht im Reiter Anwesenheit des Mitarbeiterprofils. 

Die einzelnen Werte setzten sich dabei wie folgt zusammen:

Die Ansicht Überstundenkonto

Klicken Sie im Widget Überstunden und Minusstunden auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie Weitere Details, um die Überstundenkonto-Ansicht aufzurufen.

Die Überstundenkonto-Ansicht zeigt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Über- und Minusstunden, die für Ihre Mitarbeiter erfasst werden, zusammen mit den monatlichen Überstundenkontoständen.

In dieser Ansicht können Sie das Überstundenkonto bearbeiten, Überstunden auszahlen oder in Abwesenheiten umwandeln.

Hinweis:
Damit Mitarbeiter ihr Überstundenkonto sowohl bearbeiten als auch durch Urlaub ausgleichen können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte für den Bereich Anwesenheit gewähren. Um ihre Überstunden durch Auszahlungen kompensieren zu können, müssen Sie ihnen auch Bearbeitungsrechte für den Bereich Gehälter einräumen.

Entfernen eines Zeiteintrags

Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben jedem Eintrag, um die Über- & Minusstunden von einem bestimmten Tag zu entfernen.

Hinweis:
Beachten Sie, dass diese Aktion nicht den Zeiteintrag selbst entfernt, sondern Ihnen hilft, eine manuelle Anpassung anzulegen, mit der Sie die Über- oder Minusstunden für den betreffenden Tag ausgleichen können.

Überstundenkonto bearbeiten

Über Konto bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, den Überstundenkontostand eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit oder Zukunft individuell anzupassen.

Wenn Sie unter Anpassung (in Stunden) einen negativen Wert eingeben, wird diese Anzahl an Überstunden abgezogen. Wenn Sie einen positiven Wert eingeben, wird die Stundenanzahl hinzugefügt.

Auszahlung

1. Klicken Sie auf Auszahlen, um Überstunden finanziell auszugleichen.
2. Geben Sie im Fenster Überstunden auszahlen die Anzahl der Stunden, die ausbezahlt werden sollen, zusammen mit dem Stundensatz und Berechnungsfaktor ein.
   

   

   Tipp:
   Der Stundensatz wird mit der folgenden Formel berechnet:
   
   Fixgehalt x 3 / 13 / Wochenstunden der Abteilung (Fixgehalt x 3 Monate / 13 Wochen / Wochenstunden der Abteilung).
   
   Personio wendet eine vordefinierte Formel an, um Stundensätze auf der Basis des Monatsgehalts automatisch zu berechnen, da die Berechnung des Stundenlohns zu stark von jährlichen Bedingungen abhängt (z.  B. der Anzahl der Feiertage in einem Monat). Beträge können jedoch auch manuell angepasst werden.

   Beispiel:
   Monatliches Fixgehalt von 3.250 € und 40 wöchentliche Arbeitsstunden in der Abteilung.
   
   3.250 € x 3 / 13 / 40 = 18,75 €
   
   Dem Mitarbeiter wird somit pro Überstunde ein Betrag von 18,75 € ausbezahlt.

1. Unter Auszahlung sehen Sie einen Standardsatz, der auf dem aktuellen Monatsgehalt des Mitarbeiters basiert.
2. Wählen Sie unter Datum das Datum, ab dem die Änderung angewendet werden soll.
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen. Dem Mitarbeiter wird der finanziellen Überstundenausgleich anschließend im Reiter Gehalt angezeigt.

   Hinweis:
   Mitarbeiter müssen über Bearbeitungsrechte für Mitarbeitergehälter verfügen, um Überstunden finanziell ausgleichen zu können.

Überstunden in Zeitausgleich umwandeln

1. 1. Klicken Sie auf Überstunden in Zeitausgleich umwandeln, um Überstunden in zusätzliche Abwesenheiten umzuwandeln.
   2. Geben Sie im Fenster Überstunden in Zeitausgleich umwandeln die Anzahl der umzuwandelnden Überstunden sowie den Umrechnungsfaktor ein.

Tipp:
Der Umrechnungsfaktor wird anhand der folgenden Formel berechnet:

8 / x = Faktor (wobei x die Anzahl der Stunden ist, die für einen Tag Auszeit erforderlich sind)

Die am häufigsten angewandten Faktoren sind 0,5 (pro Tag Auszeit werden 16 Überstunden benötigt), 1 (pro Tag Auszeit werden 8 Überstunden benötigt) und 2 (pro Tag Auszeit werden 4 Überstunden benötigt).

Die Faktorberechnung ist unabhängig vom hinterlegten Arbeitszeitmodell. Dies bedeutet, dass auch ein Mitarbeiter, der pro Werktag nur 4 Stunden arbeitet, 8  Überstunden benötigt, um einen Tag Auszeit zu bekommen, wenn ein Faktor von 1 angewendet wird. 

1. Unter Zeitausgleich sehen Sie, wie viele Stunden / Tage Auszeit der Mitarbeiter erhalten wird.
2. Klicken Sie auf Umwandeln, um die Änderung zu übernehmen. Der betreffende Mitarbeiter sieht die zusätzliche Auszeit im Reiter Abwesenheit (unter der jeweiligen Abwesenheitsart) angezeigt.
   
   

Überstunden können nur in Abwesenheitsarten mit Kontingentbildung umgewandelt werden. Wenn Sie den Freizeitausgleich durch Überstunden gesondert von Ihrem normalen Urlaub betrachten möchten, haben Sie die Möglichkeit eine zusätzliche Abwesenheitsart für Überstunden anzulegen. Hierbei muss unbedingt die Kontingentbildung aktiviert, eine Kontingentregel mit 0 Tagen pro Jahr hinterlegt und den Mitarbeitern zugewiesen werden.