Überstunden verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen Ihnen zur Verwaltung von Überstunden in Personio zur Verfügung stehen.

Nachdem Sie die Erfassung von Überstunden unter Einstellungen > Anwesenheit pro Arbeitszeitmodell individuell aktiviert haben, erscheint in den entsprechenden Mitarbeiterprofilen im Reiter Anwesenheit das Überstundenkonto.

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Das Überstundenkonto beinhaltet folgende Funktionen:

  • Detailansicht der monatlichen Über- und Unterstundenbuchungen Ihrer Mitarbeiter
  • Anpassung des Überstundenkontostandes
  • Auszahlung von Überstunden
  • Anrechnung von Überstunden als Urlaubszeit

 

1. Detailansicht

Klicken Sie auf Konto anzeigen um die Detailansicht des Überstundenkontos aufzurufen. Sie erhalten hier umfassende Informationen zu den einzelnen Über- und Unterstundenbuchungen Ihrer Mitarbeiter und können sich zusätzlich einen Überblick über die monatlichen Überstundensaldos verschaffen. Wenn Sie einzelne Einträge löschen möchten, ist dies über das Papierkorb-Symbol hinter jedem Buchungseintrag möglich.

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2. Kontostandsanpassung

Über Konto editieren haben Sie die Möglichkeit, den Überstundenkontostand eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit oder Zukunft individuell anzupassen.

Konto_anpassen.png 

3. Auszahlung

Wenn Sie Überstunden finanziell abgelten möchten, wählen Sie bitte die Option Auszahlung. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Stunden, welche ausgezahlt werden sollen sowie die Rate der Auszahlung und den Berechnungsfaktor festzulegen. Personio schlägt Ihnen standardmäßig eine Rate vor, welche auf dem aktuellen Monatsgehalt des Mitarbeiters basiert.

Folgende Formel wird für die Berechnung des Stundensatzes herangezogen:
Fixgehalt x 3 / 13 / Abteilungs - Wochenstunden (Fixgehalt x 3 Monate/ 13 Wochen / Abteilungs - Wochenstunden)

 
Da die Berechnung des Stundenlohns von unterschiedlichen jährlichen Bedingungen abhängt und von Monat zu Monat schwankt (z.B. abhängig von der Anzahl an Feiertagen pro Monat) wir ein durchschnittlicher Stundenlohn anhand von drei Monatsgehältern und 13 Wochen berechnet. 
 
Die Berechnung soll durch ein Beispiel bei einem monatlichen Fixgehalt von 3.250€ und einer Abteilungs-Wochenstunde von 40 verdeutlicht werden. 
 
3.250€ x 3/13 / 40 = 18,75€
 
Dem Mitarbeiter wird somit pro Überstunde ein Betrag von 18,75€ ausbezahlt.  
 

Bitte beachten Sie, dass Personio standardmäßig die vorgestellte Formel zur Berechnung des Stundenlohns anhand des Monatsgehaltes heranzieht. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den Betrag manuell anzupassen.

Des Weiteren besteht die Option, die Auszahlung der Überstunden auf ein gewünschtes Datum zu terminieren.
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Nach dem Abspeichern Ihrer Einstellungen wird dem Mitarbeiter der finanzielle Überstundenausgleich im ReiterGehalt angezeigt. 


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Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter, welche den finanziellen Überstundenausgleich durchführen sollen, die entsprechenden Bearbeitungsrechte für Mitarbeiter-Gehälter benötigen.

 

4. Anrechnung in Urlaubszeit

Klicken Sie auf Urlaubszeit anrechnen, wenn Sie Überstunden in zusätzliche Urlaubszeit umwandeln möchten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der umzuwandelnden Stunden sowie einen Berechnungsfaktor zu definieren.


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Der Faktor 1 bedeutet, dass 8 Überstunden in einen freien Tag umgewandelt werden. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit diesen an Ihre internen Regelungen anzupassen. In der folgenden Tabelle finden Sie häufig verwendete Faktoren:

Faktor Umgewandelte Stunden für einen freien Tag
0,5 16 Überstunden
1   8 Überstunden
2   4 Überstunden

Die Faktorberechnung ist unabhängig vom hinterlegten Arbeitszeitmodell. Dies bedeutet, dass unter Verwendung des Umwandlungsfaktors 1 auch für einen Mitarbeiter, der nur 4 Stunden pro Werktag arbeitet, 8 Überstunden benötigt werden um einen ganzen freien Tag zu erzeugen. Wenn Sie dies nicht möchten, passen Sie den Faktor bitte entsprechend an. 

Nach dem Abspeichern Ihrer Einstellungen werden dem Mitarbeiter die freien Tage unter Abwesenheit und der entsprechenden Abwesenheitsart gutgeschrieben. 



Überstunden können nur in Abwesenheitsarten mit Kontingentbildung umgewandelt werden. Wenn Sie den Freizeitausgleich durch Überstunden gesondert von Ihrem normalen Urlaub betrachten möchten, haben Sie die Möglichkeit eine zusätzliche Abwesenheitsart für Überstunden anzulegen. Hierbei muss unbedingt die Kontingentbildung aktiviert, eine Regelung mit 0 Tagen pro Jahr hinterlegt und den Mitarbeitern zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter, welche die Anrechnung von Urlaubszeit bei Ihren Mitarbeitern durchführen sollen, die entsprechenden Bearbeitungsrechte für die Mitarbeiteranwesenheiten benötigen.

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