Überstunden verwalten

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie das Überstundenkonto aufgebaut ist und welche Funktionen Ihnen zur Verwaltung von Überstunden in Personio zur Verfügung stehen.

Bitte beachten Sie, dass für Mitarbeiter mit Stundenlohn bestimmte Abwesenheiten (z. B. Urlaub oder Krankheit) an Arbeitstagen automatisch in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass in der Abwesenheitsart die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? aktiviert ist. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

 

Über- & Minusstunden in der Anwesenheitsansicht

Sofern Über- und Minusstunden laut Arbeitszeitmodell erfasst werden, erscheint ein Überblick in der Anwesenheitsansicht im Reiter Anwesenheit des Mitarbeiterprofils. 

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Die einzelnen Werte setzten sich dabei wie folgt zusammen:

Erfasst Stand der Überstunden am Ende des Monats nachdem bereits Überstunden abgegolten wurden, beispielsweise durch Urlaub oder durch Auszahlung oder manuelle Anpassung.
Diesen Monat Alle innerhalb des Monats bestätigten Überstunden ohne Abzüge.
Stunden insgesamt Saldo aller Überstunden seit Beginn der Zeiterfassung.

 

Das Überstundenkonto

Um vom Reiter Anwesenheit auf das Überstundenkonto zu gelangen, klicken Sie im Bereich Über- & Minusstunden auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Weitere Details aus. Im Überstundenkonto erhalten Sie umfassende Informationen zu den einzelnen Über- und Unterstundenbuchungen Ihrer Mitarbeiter und können sich zusätzlich einen Überblick über die monatlichen Überstundensaldos verschaffen. Sie haben die Möglichkeit, das Überstundenkonto zu editieren sowie Überstunden auszuzahlen oder in Urlaubszeit umzuwandeln. Einzelne Einträge können Sie über das Papierkorb-Symbol hinter jedem Buchungseintrag entfernen.

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Kontostandsanpassung

Über Konto editieren haben Sie die Möglichkeit, den Überstundenkontostand eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit oder Zukunft individuell anzupassen. Tragen Sie bei Anpassung (in Stunden) einen negativen Wert ein, so wird diese Stundenanzahl abgezogen. Ist der Wert positiv, wird die Stundenanzahl hinzugefügt. 

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Auszahlung

Wenn Sie Überstunden finanziell abgelten möchten, wählen Sie bitte die Option Auszahlung. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Stunden, welche ausgezahlt werden sollen, sowie die Rate der Auszahlung und den Berechnungsfaktor festzulegen. Personio schlägt Ihnen standardmäßig eine Rate vor, welche auf dem aktuellen Monatsgehalt des Mitarbeiters basiert.

Folgende Formel wird für die Berechnung des Stundensatzes herangezogen:
Fixgehalt x 3 / 13 / Abteilungs-Wochenstunden 

Da die Berechnung des Stundenlohns von unterschiedlichen jährlichen Bedingungen abhängt und von Monat zu Monat schwankt (z. B. abhängig von der Anzahl an Feiertagen pro Monat), wird ein durchschnittlicher Stundenlohn anhand von drei Monatsgehältern und 13 Wochen berechnet.
 
Die Berechnung soll durch ein Beispiel bei einem monatlichen Fixgehalt von 3.250€ und einer Abteilungs-Wochenstunde von 40 verdeutlicht werden.
 
3.250€ x 3/13 / 40 = 18,75€
 
Dem Mitarbeiter wird somit pro Überstunde ein Betrag von 18,75€ ausbezahlt.
  

Bitte beachten Sie, dass Personio standardmäßig die vorgestellte Formel zur Berechnung des Stundenlohns anhand des Monatsgehaltes heranzieht. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den Betrag manuell anzupassen.

Des Weiteren besteht die Option, die Auszahlung der Überstunden auf ein gewünschtes Datum zu terminieren.

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Nach dem Abspeichern Ihrer Einstellungen wird dem Mitarbeiter der finanzielle Überstundenausgleich im Reiter Gehalt angezeigt.

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Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter, welche den finanziellen Überstundenausgleich durchführen sollen, die entsprechenden Bearbeitungsrechte für Mitarbeiter-Gehälter benötigen.


Anrechnung in Urlaubszeit

Klicken Sie auf Urlaubszeit anrechnen, wenn Sie Überstunden in zusätzliche Urlaubszeit umwandeln möchten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der umzuwandelnden Stunden sowie die Anzahl der resultierenden Urlaubstage zu hinterlegen. Alternativ können Sie einen Berechnungsfaktor definieren.

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Der Faktor 1 bedeutet, dass 8 Überstunden in einen freien Tag umgewandelt werden. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, diesen an Ihre internen Regelungen anzupassen. In der folgenden Tabelle finden Sie häufig verwendete Faktoren:

Faktor Umgewandelte Stunden für einen freien Tag
0,5 16 Überstunden
1   8 Überstunden
2   4 Überstunden

Die Faktorberechnung ist unabhängig vom hinterlegten Arbeitszeitmodell. Dies bedeutet, dass unter Verwendung des Umwandlungsfaktors 1 auch für einen Mitarbeiter, der nur 4 Stunden pro Werktag arbeitet, 8 Überstunden benötigt werden um einen ganzen freien Tag zu erzeugen. Wenn Sie dies nicht möchten, passen Sie den Faktor bitte entsprechend an.

Folgende Formel wird für die Berechnung des Faktors herangezogen:
8 / x = Faktor (mit x= Anzahl der Stunden die für einen freien Tag benötigt werden)

Nach dem Abspeichern Ihrer Einstellungen werden dem Mitarbeiter die freien Tage unter Abwesenheit und der gewählten Abwesenheitsart gutgeschrieben.

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Überstunden können nur in Abwesenheitsarten mit Kontingentbildung umgewandelt werden. Wenn Sie den Freizeitausgleich durch Überstunden gesondert von Ihrem normalen Urlaub betrachten möchten, haben Sie die Möglichkeit eine zusätzliche Abwesenheitsart für Überstunden anzulegen. Hierbei muss unbedingt die Kontingentbildung aktiviert, eine Regelung mit 0 Tagen pro Jahr hinterlegt und den Mitarbeitern zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter, welche die Anrechnung von Urlaubszeit bei Ihren Mitarbeitern durchführen sollen, die entsprechenden Bearbeitungsrechte für die Mitarbeiteranwesenheiten benötigen.

Alternativ zur Umwandlung der Überstunden in Urlaubszeit kann der Mitarbeiter für den Tag, an dem er die Überstunden ausgleichen möchte, eine 0 bei Beginn, Ende und Pause oder entsprechend weniger Stunden eintragen. Dadurch werden die Stunden, die er laut Arbeitszeitmodell an diesem Tag gearbeitet hätte, automatisch vom Überstundenkonto abgezogen. Dazu müssten Sie unter Einstellungen > Anwesenheit im entsprechenden Arbeitszeitmodell die Überstunden basierend auf Tagesstunden berechnen lassen sowie die Unterstunden aktivieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Abwesenheit nicht automatisch im Abwesenheitskalender angezeigt wird.

 

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