Best Practice: Nutzung des Performance-Bereichs – Personio

In diesem Artikel finden Sie konkrete Beispiele für mögliche Anwendungsfälle des Performance-Bereichs. Die Beispiele sollen Ihnen als Inspiration dafür dienen, wie Sie die Performance in Ihrem Unternehmen erfolgreich managen können.

Beispiel 1: Ende des Beurteilungszyklus für die Probezeit

Anwendungsfall: Einige Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen nähern sich dem Ende ihrer Probezeit. Ihre Aufgabe ist nun, die Performance der Mitarbeitenden zu beurteilen, um zu entscheiden, ob die Probezeit erfolgreich war.

1. Feedback-Formulare erstellen

Damit Ihre Mitarbeitenden wählen können, wie sie ihr Feedback strukturieren möchten, können Sie verschiedene Feedback-Formulare erstellen.

Sie können die folgenden Vorlagen nutzen. Diese sind dann bei der Erstellung des Beurteilungszyklus verfügbar.

SELBSTREFLEXION DES MITARBEITERS

Fragen	Arten von Antworten
Wenn Sie auf die letzten 6 Monate zurückblicken, wo haben Sie tolle Arbeit geleistet und wo haben Sie außerdem zum Erfolg Ihres Teams beigetragen?	Freitext
Wenn Sie auf die letzten 6 Monate zurückblicken, welche Bereiche und Situationen waren für Sie eine Herausforderung? Welche Fähigkeiten würden Sie dementsprechend gerne verbessern?	Freitext
Wie würden Sie Ihre Performance in den letzten 6 Monaten insgesamt bewerten? Kritisch Sollte verbessert werden Entspricht den Erwartungen Übertrifft die Erwartungen Herausragend Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Skala
Wie kann Ihre direkte Führungskraft Sie unterstützen?	Freitext
Brauchen Sie für Ihre Rolle zusätzliche Schulungen? (Bitte fügen Sie einen Kommentar zu den Schulungen hinzu, die Sie gerne absolvieren würden.) Ja Nein Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Binär

FEEDBACK ZUR PROBEZEIT

Fragen	Arten von Antworten
Zusammenfassung der Fortschritte in der Probezeit Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Freitext
Qualität und Genauigkeit der Arbeit Ist verbesserungsbedürftig Akzeptabel Stark Herausragend Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Skala
Arbeitsbeziehungen (Teamarbeit und Kommunikation) Ist verbesserungsbedürftig Akzeptabel Stark Herausragend Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Skala
Verbesserungswürdige Bereiche Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Offener Text
Gesamtbeurteilung	Ampel

FEEDBACK DER FÜHRUNGSKRAFT

Fragen	Arten von Antworten
Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit und das Teamwork des/der Mitarbeiter? Kritisch Sollte verbessert werden Entspricht den Erwartungen Übertrifft die Erwartungen Herausragend Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Skala
Wie würden Sie seine/ihre Motivation einschätzen? Kritisch Sollte verbessert werden Entspricht den Erwartungen Übertrifft die Erwartungen Herausragend Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Skala
Wie würden Sie seine/ihre Kompetenzen in der Problemlösung einschätzen? Kritisch Sollte verbessert werden Entspricht den Erwartungen Übertrifft die Erwartungen Herausragend Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Skala
Wenn Sie auf die letzten 6 Monate zurückblicken, wo hat er/sie tolle Arbeit geleistet und wo hat er/sie außerdem zum Erfolg des Teams beigetragen? Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Offener Text
Wenn Sie auf die letzten 6 Monate zurückblicken, wo sehen Sie Verbesserungsmöglichkeiten? Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Offener Text
Gibt es weitere Schulungen, die Sie vorschlagen würden? (Bitte fügen Sie einen Kommentar zu den Schulungen hinzu, die Sie gerne sehen würden.) Ja Nein Lassen Sie Bewertende Kommentare zur von ihnen gewählten Option abgeben. Die Beantwortung dieser Frage ist verpflichtend.	Binär

2. Passenden Beurteilungszyklus erstellen

Erstellen Sie nach den Feedback-Formularen einen Beurteilungszyklus für die Mitarbeitenden, die sich dem Ende der Probezeit nähern.

Geben Sie dem Zyklus eine passende Bezeichnung (zum Beispiel: Ende der Probezeit – Verkauf – 2023).
Wählen Sie mithilfe des Filters Anstelldatum die gewünschten Mitarbeitenden aus.
Wählen Sie die Beurteilungsarten aus, die für den Zyklus relevant sind: Beurteilung durch Führungskraft, Selbstbeurteilung, Beurteilung aus dem direkten Umfeld, Beurteilung für Führungskräfte.
Wählen Sie für jede der gewählten Beurteilungsarten das passende Formular aus. Wenn Sie beispielsweise ein Formular "Mitarbeitende-Selbstreflexion" erstellt haben, wählen Sie es unter Selbstbeurteilung aus.
Legen Sie Fälligkeitsdaten und Erinnerungen fest. Starten Sie den Beurteilungszyklus.

3. Kontinuierliches Feedback zu den relevanten Mitarbeitenden sammeln

Ermutigen Sie die Teilnehmenden des Beurteilungszyklus, kontinuierliches Feedback von Kollegen ihrer Wahl einzuholen. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick über ihre Arbeit in den letzten Monaten und die Beziehungen, die sie im Unternehmen aufgebaut haben.

4. Mitarbeitenden-Performance bewerten

Das erste Tool zur Beurteilung der Ergebnisse des Beurteilungszyklus ist der Reiter Analysen.

Hier finden Sie einen Überblick über alle Beurteilungen, die Führungskräfte ihren direkt unterstellten Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Beurteilungszyklus gegeben haben. Zudem werden alle am Zyklus teilnehmenden Mitarbeitende mit ihrem Rating angezeigt.

Muster, Highlights und mögliche Bereiche mit Verbesserungspotenzial sind so leicht zu erkennen.

Außerdem können Sie Folgendes tun:

Unter Performance > Zyklen alle Beurteilungen in diesem Zeitraum exportieren. Diese können Sie dann mit Ihren Mitarbeitenden teilen.
Unter Performance > Feedback das gesamte Feedback des Mitarbeitenden sehen. Verwenden Sie die Filter oben auf der Seite, um nur das relevante Feedback anzuzeigen.

5. Performance-Meetings planen

Um die im Beurteilungszyklus erreichten Ergebnisse mit Ihren Mitarbeitenden zu besprechen, legen Sie innerhalb des Zyklus Performance-Meetings fest:

Navigieren Sie zu Performance > Zyklen.
Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Beurteilungszyklus (z. B. "Ende der Probezeit – Verkauf – 2023").
Klicken Sie neben dem Namen des gewünschten Mitarbeitenden auf Meeting planen.
Definieren Sie die Details des Meetings (Name, Zeit, Ort).
Fügen Sie weitere Teilnehmer hinzu. Wählen Sie die relevanten Führungskräfte und Mitarbeitenden aus.

Tipp:
Die Seite mit den Meetingdetails enthält Links zu den im Zyklus erstellten Beurteilungen. Nutzen Sie diese zur Lenkung des Gesprächs im Meeting.

Beispiel 2: Ziele für den Vertrieb

Anwendungsfall: Sie müssen vierteljährliche Ziele für Ihre Vertriebsabteilung festlegen. Sie möchten, dass das Team den Umsatz im nächsten Semester um eine Million steigert.

Sie können mehrere Ziele auf einmal für Ihre Vertriebsabteilung erstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Details zum Ziel definieren

Navigieren Sie zu Performance > Ziele. Klicken Sie auf Neues Ziel erstellen.
Geben Sie dem Ziel einen Namen. Beispiel: "Umsatzziel für H2 2023".
Wählen Sie unter Dauer die Option Halbjahr aus.
Optional: Aktivieren Sie die Checkbox Mitarbeitenden erlauben, die Details dieses Ziel zu bearbeiten.
Wählen Sie unter Zusätzliche Einstellungen die Option Individuelle Gewichtungen aktivieren.

2. Teilziele erstellen

▶︎ Klicken Sie unter Details zum Teilziel auf Teilziel hinzufügen, um Fortschritte in der Erreichung des Ziels nachhalten zu können. Zum Beispiel:

Name	Maßstab	Kategorie
40 % mehr Umsatz bei Produktergänzungen	Prozentwert	Team
Anzahl an Leads steigern	Quantitativ	Team
Recherche von Kundenbedürfnissen	Qualitativ	Individuell

▶︎ Wählen Sie unter Gewichtungen bearbeiten die Wichtigkeit jedes Teilziels für das Erreichen des Ziels aus.

Tipp:
Sie können nur ein paar Gewichtungen definieren und den Rest undefiniert lassen. So können Ihre Mitarbeitenden die Gewichtung einiger Teilziele selbst bestimmen.

3. Ziele zuweisen

Klicken Sie unter Mitarbeitende auswählen auf Filter. Über den Abteilungsfilter können Sie die im Vertrieb tätigen Mitarbeitenden auswählen.

Unter Vorschau können Sie nun Ihre Einstellungen überprüfen und die Ziele erstellen.

Tipp Um Ihre Mitarbeitenden auf Basis ihrer Performance zu belohnen, haben Sie die Option, die Ziele mit einer Gehaltsprämie verknüpfen.

4. Unterschrift zu den Zielen anfordern

Sie können die von Ihnen vorgegebenen Ziele mit Ihren Mitarbeitenden auf formelle Weise vereinbaren. Gehen Sie hierzu bei jedem Mitarbeitenden folgendermaßen vor:

Exportieren Sie das Ziel als PDF zur Ablage im Reiter Dokumente im Mitarbeitendenprofil.
Fordern Sie eine Unterschrift beider Parteien über die E-Signatur-Funktion an.

Beispiel 3: Onboarding-Unterstützung

Anwendungsfall: Sie sollen die Onboarding-Phase einer neuen Gruppe von Mitarbeitenden unterstützen. Um den Onboarding-Übergang reibungslos zu gestalten, können Sie Folgendes tun:

Schulungen und Sitzungen erstellen

Zum Onboarding Ihrer Mitarbeitenden können Sie eine Reihe von Schulungen und Sitzungen erstellen.

Nachfolgend sehen Sie einige Beispiele für Onboarding-Kurse und -Sitzungen:

Schulung	Sitzungen	Teilnehmende
Teamvorstellung	Triff das Team	Das Team des Mitarbeitenden; die Führungskraft
Teamvorstellung	Teamstruktur, Ziele und Verantwortlichkeiten	Mitarbeitender und Führungskraft
Unternehmensprozesse	Profile einrichten	Mitarbeitende und ein Mitglied der IT-Abteilung
Systeme und Werkzeuge	Einführung in unsere Tools: A	Onboarding-Mitarbeitende und ein leitender Mitarbeitender
	Einführung in unsere Tools: B	Onboarding-Mitarbeitende und ein leitender Mitarbeitender
	Einführung in unsere Tools: C	Onboarding-Mitarbeitende und ein leitender Mitarbeitender

Tipps:
▶︎ Wenn Sie Mitarbeitende einer Schulungssitzung hinzufügen, können Sie nach Anstelldatum filtern. Auf diese Weise können Sie nur die Mitarbeitenden auswählen, die das Onboarding durchlaufen sollen.
▶︎ Einige Trainingssitzungen können optional sein. Sie können Schulungssitzungen mit der Option der Selbstanmeldung erstellen und so den Mitarbeitenden überlassen, ob sie teilnehmen möchten oder nicht.

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