Dieser Artikel erklärt, wie man einen Beurteilungszeitraum mit dem Performance Review Cycle Builder in Personio verwaltet. Dabei geht es insbesondere um Folgendes:

• Status aller Beurteilungszeiträume anzeigen
• Beurteilungszeiträume duplizieren
• Die Details eines bestimmten Beurteilungszeitraums aufrufen
• Mitarbeitende zu einem laufenden Beurteilungszeitraum hinzufügen und daraus entfernen
• Führungskraft für Teilnehmer an einem Beurteilungszeitraum aktualisieren
• Daten eines Beurteilungszeitraums exportieren
• Beurteilungszeitraum beenden
• Beurteilungen bearbeiten
• Beurteilungszeiträume löschen

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Status aller angelegten Beurteilungszeiträume anzeigen

Um eine Übersicht über alle von Ihnen angelegten Beurteilungszeiträume zu erhalten und deren Status einzusehen, navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume. Hier können Personio-Admins und Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Zeiträume und Zeitraumsbeurteilungen die Liste der erstellten Beurteilungszeiträume nach Status filtern.

Hinweis: Vorgesetzte können Beurteilungszeiträume nur dann ansehen, wenn direkte Mitarbeiter an ihnen teilnehmen. Sie können diese Zeiträume unter Performance & Entwicklung > Zeiträume aufrufen.

Mögliche Status sind:

• • Entwurf: Der Beurteilungszeitraum wurde noch nicht gestartet und Sie können ihn weiter bearbeiten.
  • Laufend: Der Beurteilungszeitraum wurde gestartet und läuft aktuell.
  • Beendet: Der Beurteilungszeitraum wurde beendet und ist abgeschlossen.

Beurteilungszeiträume duplizieren

Um die Einstellungen eines zuvor erstellten Beurteilungszeitraums einfach wiederzuverwenden, klicken Sie auf Duplizieren. Befolgen Sie dann die Anweisungen zur Erstellung eines Beurteilungszeitraums.

Die Details eines bestimmten Beurteilungszeitraums anzeigen 

Um auf die Details eines bestimmten Beurteilungszeitraums zuzugreifen, klicken Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume und dann auf den Namen des gewünschten Beurteilungszeitraums. Dies ruft eine Tabelle auf, die Ihnen die gewünschten Beurteilungsarten und deren Status anzeigt.

Hinweis: Führungskräfte können in einem Beurteilungszeitraum nur ihre direkt unterstellte Personen und deren jeweiligen Beurteilungsstatus einsehen. Sie können außerdem auf die Performance-Übersicht ihrer direkt unterstellten Personen zugreifen und Feedback von Peers anfordern, indem sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite klicken.

Eine Beurteilung kann einen der folgenden Status aufweisen:

• Keine zugewiesen: Für die Beurteilungsart sind noch keine Beurteilenden (Peers oder Führungskräfte) zugewiesen. 
• Nicht gestartet: Das der Beurteilung beigefügte Feedbackformular hat keinen Inhalt.
• In Bearbeitung: Das der Beurteilung beigefügte Feedbackformular enthält Inhalte im Entwurf, wurde aber noch nicht gesendet.
• Erledigt: Die Beurteilende Person hat das Feedback gesendet.

Mitarbeitende zu einem laufenden Beurteilungszeitraum hinzufügen

Personio-Admins und Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Zeiträume und Zeitraumsbeurteilungen können Mitarbeitende einem fortlaufenden Beurteilungszeitraum hinzufügen. Führen Sie hierzu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums.
2. Um einen Mitarbeitenden zu einem laufenden Beurteilungszeitraum hinzuzufügen, klicken Sie auf Mitarbeitenden hinzufügen
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Mitarbeitenden aus, die Sie zum laufenden Beurteilungszeitraum hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie auf den Button Mitarbeitende hinzufügen.

Die neu hinzugefügten Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, und die entsprechenden Beurteilungsarten werden ihnen automatisch zugewiesen. Je nach Konfiguration des Zeitraums können Mitarbeitende darüber benachrichtigt werden, dass sie eine Selbstbeurteilung abgeben sollen, und ihre Führungskräfte können benachrichtigt werden, dass sie eine Beurteilung durch Führungskraft abgeben und Peers für eine Beurteilung durch Peers nominieren sollen.

Mitarbeitende aus einem laufenden Beurteilungszeitraum entfernen

Personio-Admins und Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Zeiträume und Zeitraumsbeurteilungen können Mitarbeitende aus einem fortlaufenden Beurteilungszeitraum entfernen. Führen Sie hierzu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums.
2. Aktivieren Sie die Checkbox neben dem Namen des Mitarbeiters, den Sie entfernen möchten. Klicken Sie dann auf Mitarbeiter entfernen .
   
   
3. Bestätigen Sie, dass Sie die ausgewählten Mitarbeitenden aus dem Beurteilungszeitraum entfernen möchten, indem Sie auf Mitarbeitende entfernen klicken.

Hinweise:
▶︎ Mitarbeitende, die aus einem Beurteilungszeitraum entfernt wurden, verlieren ihren Zugriff auf sämtliche Beurteilungen, die für den betreffenden Beurteilungszeitraum angelegt wurden.
▶︎ Alle Beurteilungen, die für sie als Teil des betreffenden Beurteilungszeitraums angelegt wurden, – ob als Entwurf oder veröffentlicht – werden gelöscht.
▶︎ Ihre Namen werden aus der Liste der Teilnehmer am Beurteilungszeitraum entfernt.
▶︎ Wenn Mitarbeitende, die aus einem Beurteilungszeitraum entfernt wurden, die einzigen direkt unterstellten Personen ihrer Führungskraft im laufenden Beurteilungszeitraum waren, verliert die Führungskraft den Zugriff auf diesen laufenden Beurteilungszeitraum.

Führungskraft für Teilnehmer an einem Beurteilungszeitraum aktualisieren 

Wenn im Mitarbeitendenprofil eines Mitarbeitenden, der an einem laufenden Zeitraum teilnimmt, die Führungskraft geändert wird, wird diese Änderung für den betreffenden Beurteilungszeitraum übernommen. 

Zugriffsrechte für neu zugewiesene Führungskräfte

Neu zugewiesene Führungskräfte können den Beurteilungszeitraum/die Beurteilungszeiträume von neu zugewiesenen direkt unterstellten Personen einsehen, indem sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume navigieren. Den neuen Führungskräften werden für laufende Beurteilungszeiträume, an denen die neuen direkt unterstellten Personen teilnehmen, neue Beurteilungen durch Führungskraft zugewiesen. Abhängig von der Konfiguration und den im Beurteilungszeitraum enthaltenen Beurteilungsarten, erhalten Führungskräfte auch E-Mail-Benachrichtigungen.

Zugriffsrechte für ehemals zugewiesene Führungskräfte 

Ehemalige Vorgesetzte verlieren den Zugriff auf Beurteilungszeiträume, die unter Performance & Entwicklung > Zeiträume angezeigt werden und an denen ihre ehemals zugewiesenen direkten Mitarbeiter teilgenommen haben, wenn keine der anderen direkten Mitarbeiter des Vorgesetzten an diesem spezifischen Beurteilungszeitraum teilnehmen. 

Hinweis: Zugriffsrechte
Die zuvor zugewiesene Führungskraft kann weiterhin auf die Beurteilungen durch Führungskraft zugreifen, die sie für direkt unterstellte Mitarbeitende erstellt hat, indem sie zu Performance & Entwicklung > Feedback navigiert und die entsprechenden Beurteilungen durch Führungskraft unter Für andere auswählt.

Veröffentlichte und unveröffentlichte Beurteilung durch Vorgesetzte

Für alle laufenden Beurteilungszeiträume können die gesendeten Beurteilungen durch Führungskraft der zuvor zugewiesenen Führungskraft unter Performance & Entwicklung > Feedback abgerufen werden.

Hinweis: Beurteilungen durch Vorgesetzte des ehemaligen Vorgesetzten, die noch den Status Entwurf haben, werden gelöscht. Unter Performance & Entwicklung > Zeiträume werden nur die Beurteilungen durch den aktuellen Vorgesetzten angezeigt.

Daten eines Beurteilungszeitraums exportieren

Sie können die Daten eines Beurteilungszeitraums als Excel-Tabelle herunterladen und anschließend für Ihre Berichterstattung verwenden oder extern freigeben. 

1. Navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums. 
2. Klicken Sie rechts oberhalb der Tabelle auf Beurteilungen in diesem Zeitraum exportieren .
3. Klicken Sie auf Datei exportieren, um zu bestätigen, dass Sie die Daten exportieren möchten.

Beurteilungszeiträume beenden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Beurteilungszeitraum zu beenden.

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums.
2. Klicken Sie rechts oberhalb der Tabelle auf Beurteilungszeitraum beenden.
3. Bestätigen Sie, dass Sie bereit sind, den Beurteilungszeitraum zu beenden, indem Sie auf Ja, Zeitraum beenden klicken. Der Status des Beurteilungszeitraums ändert sich zu Beendet.

Hinweise: Alle Beurteilungen für den betreffenden Beurteilungszeitraum werden gesperrt und können nicht weiter bearbeitet werden.

Beurteilungen bearbeiten

Je nach dem Status einer Beurteilung und dem Status des Beurteilungszeitraums kann eine Beurteilung bearbeitet werden oder nicht. 

Um eine noch nicht gesendete oder wieder freigeschaltete Beurteilung zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Feedback.
2. Klicken Sie unter der Überschrift To-do auf die entsprechende Beurteilung.  
3. Nehmen Sie in den entsprechenden Feldern die gewünschten Änderungen vor. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Beurteilungszeitraum löschen

Bereits gestartete Beurteilungszeiträume können nur gelöscht werden, wenn Sie zunächst alle Mitarbeitenden entfernen, die dem Beurteilungszeitraum hinzugefügt wurden. Nachdem Sie dies getan haben, oder um einen Beurteilungszeitraum im Entwurf zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume. Hier sehen Sie eine Liste aller Beurteilungszeiträume mit ihren Status (Entwurf, In Bearbeitung, Beendet).
2. Um einen Beurteilungszeitraum zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol daneben.
3. Klicken Sie auf Ja, löschen, um das Löschen zu bestätigen.