Erfahren Sie, wie Sie Performance-Beurteilungszeiträume konfigurieren und starten können.

Ein Beurteilungszeitraum bildet einen Rahmen, mit dessen Hilfe Sie das Performance-Management Ihrer Organisation strukturieren können. 

Mit dem Performance Review Cycle Builder in Personio können Sie Beurteilungszeiträume für Ihr gesamtes Unternehmen erstellen und triggern. Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten dadurch die Möglichkeit, Beurteilungen zu erstellen und zu senden und Fälligkeitsdaten im Auge zu behalten. Alle Beurteilungen werden in einem zentralen Bereich zusammengefasst.

Tipp Wenn Sie mehr über Performance-Management und dessen hilfreiche Rolle bei der Talentbindung erfahren möchten, besuchen Sie unsere Website und lesen Sie unser Attraction Plus Whitepaper, oder werfen Sie einen Blick auf unseren Performance Management Guide. 

Bevor Sie beginnen

• Weitere Informationen dazu, wie Berechtigungen bestimmen, wer Zeiträume erstellen oder bearbeiten kann, lesen Sie unter Berechtigungen im Bereich Performance anzeigen und bearbeiten.
• Bevor Sie einen Performance-Beurteilungszeitraum erstellen können, müssen Sie Formulare einrichten, um unternehmensweit standardisiertes Feedback zu sammeln.
• Um Mitarbeitende zu einem Zyklus hinzuzufügen, benötigen Sie Berechtigungen zum Anzeigen für den Abschnitt Mitarbeitendenprofil > Personalinformationen. In diesem Abschnitt sind die Attribute enthalten, die zum Filtern verwendet werden („Standort“, „Abteilung“ usw.). Ohne diese Berechtigungen können Sie diese Mitarbeitenden nicht sehen und nicht auswählen.

Schritt 1: Namen und Startdatum des Zeitraums festlegen

1. Navigieren Sie zu Performance > Beurteilungszeiträume.
2. Klicken Sie auf Neuer Zyklus.
3. Der Builder für die Zeitraumerstellung wird geöffnet. Definieren Sie den Namen des Zeitraums und das Startdatum der Beurteilungen. 
4. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 2: Teilnehmende für den Zeitraum auswählen

Wählen Sie die Teilnehmenden aus, die Sie zum Beurteilungszeitraum hinzufügen möchten. Sie können:

• Die Filter nutzen und entscheiden, welche Mitarbeitenden ein- oder ausgeschlossen werden sollen. Schließen Sie beispielsweise Mitarbeitende aus, die nach einem bestimmten Datum begonnen haben und sich noch in der Probezeit befinden, oder schließen Sie nur Mitarbeitende einer bestimmten Abteilung ein. 
• Die Filter und Ihre eigenen Regeln hinzufügen. Schließen Sie beispielsweise Mitarbeitende von einem Ihrer Standorte oder Personen ein, die länger in Auszeit sind.
• Optional: Entfernen Sie alle Filter und fügen Sie dann bestimmte Mitarbeitende hinzu oder schließen Sie diese aus. Um Mitarbeitende in der Liste zu sehen, benötigen Sie Berechtigungen zum Anzeigen für den Abschnitt Mitarbeitendenprofil > Personalinformationen.

Personio zeigt unterhalb der Filter die Ergebnisliste der Mitarbeitenden an, die Ihren Kriterien entsprechen. Überprüfen Sie die Liste, und fügen Sie einzelne Mitarbeitende hinzu bzw. entfernen Sie diese, bevor Sie fortfahren. Abhängig von Ihren Performance-Berechtigungen ist die Liste bei der Einführung möglicherweise kürzer.

Schritt 3: Aktivitäten für Ihren Zyklus auswählen

Wählen Sie aus, welche Arten von Beurteilungen Sie in Ihren Beurteilungszeitraum aufnehmen möchten. Jede Beurteilungsart, die Sie hinzufügen, wird zu einer Aktivität im Zeitraum.

Beurteilung durch Führungskraft

Verwenden Sie eine Beurteilung durch Führungskraft, um Feedback von Führungskräften zu ihren direkt Unterstellten einzuholen.

Erfahren Sie, wie das funktioniert

• Wer soll in den Zyklus aufgenommen werden (die Personen, die Feedback erhalten): die Mitarbeitenden, die Feedback von Führungskräften erhalten sollen (Unterstellte).
• Wem wird die Aufgabe zugewiesen (den beurteilenden Personen): der jeweiligen Führungskraft der Teilnehmenden, der Führungskraft der nächsthöheren Ebene oder einer individuellen beurteilenden Person (z. B. einer zusätzlichen Führungskraft).
• Was triggert die Aufgabe: Wenn die Aktivität „Beurteilung durch Führungskraft“ beginnt, erkennt Personio automatisch die den jeweiligen Teilnehmenden zugewiesenen Beurteilenden und fordert sie auf, die Beurteilung abzuschließen. Die Führungskräfte schließen ihre Beurteilung unter Performance > To-dos ab und reichen sie ein.

Tipp:
Wenn Sie eine Beurteilung durch Führungskraft hinzufügen, können Sie die beurteilenden Personen auch nach Beginn des Zyklus noch ändern.

Selbstbeurteilung

Verwenden Sie eine Selbstbeurteilung, damit Mitarbeitende ihre eigene Performance beurteilen können.

Erfahren Sie, wie das funktioniert

• Wer soll in den Zyklus aufgenommen werden: die Mitarbeitenden, die eine Selbstbeurteilung durchführen sollen.
• Wer bekommt die Aufgabe: dieselben Mitarbeitenden (jede teilnehmende Person bewertet sich selbst).
• Was triggert die Aufgabe: Wenn die Selbstbeurteilungsaktivität beginnt, benachrichtigt Personio die teilnehmenden Personen. Sie schließen ihre Selbstbeurteilung unter Performance > To-dos ab.

Beurteilung aus dem direkten Umfeld

Verwenden Sie Beurteilungen aus dem direkten Umfeld, um Feedback von Mitarbeitenden über ihr direktes Umfeld zu sammeln.

Erfahren Sie, wie das funktioniert

• Wer soll in den Zyklus aufgenommen werden (die Personen, die Feedback erhalten): die Mitarbeitenden, die Feedback aus dem direkten Umfeld erhalten sollen.
• Wer bekommt die Aufgabe (die beurteilenden Personen): die Mitarbeitenden aus dem direkten Umfeld, die Sie mit dem Schreiben von Beurteilungen beauftragen.
• Was triggert die Aufgabe: Beurteilungen aus dem direkten Umfeld werden erst erstellt, wenn der Zyklus live ist und Sie beurteilende Personen zuweisen. Nach der Zuweisung erhalten die beurteilenden Personen eine Benachrichtigung und schließen die Beurteilung unter Performance > Aufgaben ab.

Hinweis:
Wenn Sie die Aktivität Beurteilung aus dem direkten Umfeld hinzufügen, wird sie im Zeitraum eingerichtet. Die Zuweisung von Mitarbeitenden aus dem direkten Umfeld erfolgt jedoch später.

Beurteilung für Führungskräfte

Verwenden Sie eine Beurteilung für Führungskräfte, um Feedback von Mitarbeitenden zu ihren Führungskräften zu sammeln.

Erfahren Sie, wie das funktioniert

• Wer soll in den Zyklus aufgenommen werden (die Personen, die Feedback erhalten): die Führungskräfte, die Feedback für Führungskräfte erhalten sollen.
• Wer bekommt die Aufgabe (die beurteilenden Personen): die Mitarbeitenden, die ausgewählt wurden, Beurteilungen für Führungskräfte zu schreiben (oft die direkt Unterstellten der Führungskraft).
• Was triggert die Aufgabe: Wenn die Aktivität Beurteilung für Führungskräfte beginnt, fordert Personio die ausgewählten Mitarbeitenden auf, die Beurteilung für Führungskräfte unter Performance > Aufgaben abzuschließen.

Beurteilende Personen auswählen

Wählen Sie beim Konfigurieren der Aktivität aus, wie Mitarbeitende für Beurteilungen für Führungskräfte ausgewählt werden sollen:

• Wählen Sie direkt Unterstellte automatisch über das Orgchart aus.
• Lassen Sie die Führungskraft der Führungskraft die Auswahl treffen.
• Lassen Sie die für den Zeitraum verantwortliche Person oder den Admin die Auswahl treffen.

Bei der automatischen Auswahl von direkt Unterstellten erhalten alle direkten Teammitglieder der Führungskraft eine Anfrage für eine Beurteilung für Führungskräfte, unabhängig von ihrem Startdatum.

Schritt 4: Feedback-Formulare auswählen

Wählen Sie für jede Aktivität das entsprechende Feedback-Formular aus.

Sie können Performance- und Potenzialbewertungen einbeziehen und so Führungskräften die Möglichkeit geben, standardisiertes Feedback zu ihren Unterstellten zu geben.

Tipp:
Sie können das Formular direkt in diesem Schritt der Zykluskonfiguration in der Vorschau anzeigen lassen und bearbeiten.

Schritt 5: auswählen, wie beurteilende Personen nominiert werden

Beurteilungen durch Führungskräfte

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, beurteilende Personen für Beurteilungen durch Führungskräfte zu nominieren. 

Wählen Sie zunächst die Auswahlmethode:

• Direkte Führungskraft: automatische Auswahl der direkten Führungskraft der jeweiligen Teilnehmenden. 
• Höherrangige Führungskraft: überspringt eine Hierarchieebene und wählt die Führungskraft der Führungskraft aus.
• Weitere Führungskraft: wählt eine zusätzliche Führungskraft aus (z. B. zuständige Mentorin bzw. zuständigen Mentor oder zuständiges Projektmanagement). Sie müssen diese Personen mit einem oder mehreren zugewiesenen Attributen im Mitarbeitendenprofil einrichten.

Überprüfen Sie anschließend die Aufträge:

1. Aktivieren Sie das Kästchen unterhalb der Auswahlmethode. Es zeigt an, ob allen Teilnehmenden im Zyklus eine Führungskraft zugewiesen ist.
2. Optional: Klicken Sie auf Bearbeiten, und überprüfen Sie die Zuweisungen. Bei Bedarf können Sie auch individuelle beurteilende Personen auswählen.

Sie können die Zuweisung der beurteilenden Person sowohl vor als auch nach dem Start des Zyklus ändern. Nach dem Start rufen Sie dazu die Ansicht Details eines Zyklus auf, und bearbeiten die für die Beurteilung durch Führungskraft zugewiesene Person immer für jeweils eine teilnehmende Person oder für alle Teilnehmenden gleichzeitig.

Hinweis:
Die Sichtbarkeit für die nächsthöhere Ebene bezieht sich auf die Führungskraft der ausgewählten beurteilenden Person. Das gilt für die Dauer des Zyklus. Nach Abschluss des Zyklus wird die Sichtbarkeit im Orgchart wieder auf die Führungskraft der Führungskraft des Mitarbeiters zurückgesetzt.

Peer-Beurteilungen

1. Legen Sie fest, wer beurteilende Personen aus dem direkten Umfeld auswählt. Sie können aus den folgenden Optionen wählen:

• Nominierung der teilnehmenden Person mit Genehmigung durch die Führungskraft: Die Teilnehmenden nominieren beurteilende Personen und lassen Führungskräfte die Nominierungen genehmigen oder ablehnen. 
  
  Die Teilnehmenden erhalten eine Nominierungs-Aufgabe. Sie können ihre beurteilenden Personen aus dem direkten Umfeld unter ihren engsten Teammitgliedern auswählen.
  
  Personio informiert dann die zugewiesenen Führungskräfte, damit sie die Nominierung überprüfen. Beachten Sie, dass Mitarbeitende, sobald eine Nominierung abgelehnt wurde, keinen Vorschlag mehr machen können.
  
  Sie können diese Option nur aktivieren, wenn beurteilende Personen sowohl ihre Beurteilungen als auch ihre Namen mit den Empfangenden teilen. Damit dies möglich ist, stellen Sie die Freigabe für Beurteilungen aus dem direkten Umfeld auf „Immer“ und die Vertraulichkeit auf „Namen für Empfangende anzeigen“ ein.

• Nominierung der teilnehmenden Person mit automatischer Freigabe: Die Teilnehmenden nominieren beurteilende Personen ohne Freigabe durch die Führungskraft. Diese Option reduziert den Verwaltungsaufwand für Führungskräfte.

• Führungskräfte wählen Feedback gebende Personen aus. Führungskräfte nominieren beurteilende Personen aus dem direkten Umfeld. Sie können dies auf der Seite „Details eines eines Zyklus“ oder der Seite „Beurteilung“ ihrer Führungskraft tun.

2. Empfehlen Sie eine Mindest- und Höchstanzahl für Nominierungen. So sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden genügend Feedback sammeln und sich beim Beurteilen keine Ermüdung einstellt. Wenn die Anzahl der Nominierungen zu niedrig oder zu hoch ist, erhalten Führungskräfte eine Benachrichtigung.

Beurteilungen für Führungskräfte

Legen Sie für Beurteilungen für Führungskräfte fest, wie die Mitarbeitenden ausgewählt werden, die Beurteilungen für Führungskräfte schreiben. Sie haben zwei Möglichkeiten:  

• Lassen Sie automatisch die relevanten direkt Unterstellten aus dem Orgchart auswählen, um ein umfassendes Feedback zu gewährleisten. Sie erhalten die Anfrage (unabhängig von ihrem Startdatum) und verfassen die Beurteilung für ihre direkte Führungskraft.
• Wählen Sie automatisch alle Unterstellten aus, die eine Beurteilung durch eine Führungskraft von einer individuellen beurteilenden Person erhalten. Die individuelle beurteilende Person wird Empfänger der Beurteilung für Führungskräfte.
• Lassen Sie die Führungskräfte der Führungskräfte die Auswahl übernehmen. Wenn Sie eine zusätzliche Führungskraft oder einen individuellen Anbieter für eine Beurteilung durch Führungskräfte ausgewählt haben, kann deren Führungskraft die Auswahl treffen.

Für den Zeitraum verantwortliche Personen und Admins können ebenfalls Mitarbeitende auswählen.

Schritt 6: Freigabeverhalten konfigurieren

1. Konfigurieren, wann Führungskräfte Beurteilungen aufrufen können

Sie können steuern, was Führungskräften angezeigt wird, bevor sie ihre eigene Beurteilung abgeben. Unter Beurteilungen in der Führungskräfteansicht ausblenden können Sie auswählen, welche Arten von Beurteilungen eingeschränkt werden sollen: Selbstbeurteilungen, Beurteilungen aus dem direkten Umfeld, Beurteilungen für Führungskräfte oder eine beliebige Kombination. 

Führungskräfte, die ihre Beurteilung durch die Führungskraft noch nicht eingereicht haben, können die für dieses Teammitglied ausgewählten Beurteilungsarten nicht aufrufen. Sobald sie ihre Beurteilung einreichen, erhalten sie sofortig Zugriff.

Dies trägt zu fairen und unvoreingenommenen Beurteilungen bei, da die Führungskraft ihre Beurteilung verfasst, bevor sie das aktuelle Feedback des Mitarbeiters lesen kann.

Tipp:
Dieses Verhalten kann in einem aktiven Zyklus geändert werden.

2. Konfigurieren, wie Beurteilungen freigegeben werden sollen

• Gemeinsam (durch Führungskraft oder HR-Admin). Dies gewährleistet eine umfassende Wirkung.
• Individuell (durch beurteilende Person), um Feedback in die täglichen Gespräche einfließen zu lassen.

3. Freigabemodus für jede Beurteilungsart auswählen

Beurteilung durch Führungskraft: Wählen Sie aus, ob Führungskräfte ihre Beurteilung teilen können: 

• Erst nachdem die für den Zyklus verantwortliche Person die Freigabe aktiviert hat. Dies sorgt für zusätzliche Sicherheit in sensiblen Performance-Zyklen.
• Beim Einreichen. Diese Option beschleunigt den Prozess.

Beurteilung aus dem direkten Umfeld und Beurteilung für Führungskräfte: Wählen Sie aus, wann die eingereichte Beurteilung für die empfangende Person freigegeben werden soll:

• Immer freigeben. Wählen Sie diese Option für Beurteilungen aus dem direkten Umfeld, wenn die teilnehmenden Personen die Personen für die Beurteilung aus dem direkten Umfeld nominieren können.
• Niemals freigeben.
• In diesem Fall entscheidet die beurteilende Person. 

Personio gibt Beurteilungen aus dem direkten Umfeld und für Führungskräfte stets für die jeweilige Führungskraft der beurteilten Person frei.

So interagieren diese Einstellungen 

 In der folgenden Tabelle wird erläutert, wie diese Einstellungen wirken:

Hinweis:
Sobald ein Zyklus abgeschlossen ist, erhalten Führungskräfte Zugriff auf alle Beurteilungen ihrer Teammitglieder, unabhängig davon, ob sie ihre Beurteilung durch die Führungskraft eingereicht haben.

Schritt 7: Vertraulichkeit konfigurieren

Wählen Sie die Vertraulichkeitseinstellungen für die verschiedenen Beurteilungsarten aus.

Beurteilungen aus dem direkten Umfeld:

Wählen Sie aus, ob die Feedback empfangenden Personen den Namen der Feedback gebenden Person sehen können. Durch Aktivieren der Vertraulichkeit können Sie ehrliches Feedback fördern. Führungskräfte können zur Einordnung immer den Namen der beurteilenden Person sehen.

Beurteilungen für Führungskräfte:

Wählen Sie aus, ob die Feedback empfangenden Personen den Namen der Feedback gebenden Person sehen können. Um offene Beurteilungen zu fördern und psychologische Sicherheit zu gewährleisten, muss Vertraulichkeit sichergestellt werden. Die Führungskraft der Feedback empfangenden Person kann zur besseren Einordnung immer den Namen der beurteilenden Person sehen.

Schritt 8: Aktivitäten und Erinnerungen planen

Legen Sie Startdatum und Dauer der Zyklusaktivitäten fest.

Planen Sie alle Zyklusaktivitäten. Wenn die teilnehmenden Personen die Personen für die Beurteilung aus dem direkten Umfeld selbst auswählen können, sollte ein Zeitfenster für die Nominierungen und die Genehmigung durch die Führungskraft festgelegt werden. 

Wenn Nominierungen überfällig sind, können Sie die Aufgabe der für den Zyklus verantwortlichen Person oder der nächsthöheren Führungskraft in der Berichtslinie zuweisen.

Erinnerungen planen

Sie können bis zu vier Erinnerungen für jede Aktivität einrichten.

Tipp:
Richten Sie drei Erinnerungen ein: eine frühzeitig, eine in der Mitte des Zyklus und eine kurz vor der Fälligkeit. Dies reicht aus, damit die Aktivitäten fristgerecht ausgeführt werden, ohne den teilnehmenden Personen zu viele Benachrichtigungen zu senden.

Schritt 9: Zyklus überprüfen und starten

Überprüfen Sie die Übersicht über den Zyklus. Sie können jedes Element durch Anklicken bearbeiten.

Der Zeitraum wird live geschaltet, wenn die erste geplante Aktivität beginnt. Wenn die einzelnen Aktivitäten starten, erhalten die entsprechenden Teilnehmenden eine Benachrichtigung. Sie können ihre Beurteilungen unter Performance > Aufgaben abschließen.

Beurteilungszeiträume und Status von Mitarbeitenden-Konten

In Personio können Mitarbeitende vier verschiedene Status haben (Aktiv, Inaktiv, Onboarding, Auszeit). Status wirken sich sowohl auf den Zugriff der Mitarbeitenden auf einen Zeitraum als auch auf die Sichtbarkeit ihrer Beurteilungen aus.

Das Löschen des Kontos der teilnehmenden Person eines Zeitraums wirkt sich ebenfalls auf den Zeitraum aus, wie im Folgenden beschrieben.

Aktive Mitarbeitende

Sie können festlegen, ob Sie Mitarbeitende zu einem Zeitraum hinzufügen möchten, wenn ihr Status Auszeit oder Aktiv ist. 

Jede Statusänderung wird von Personio in der Ansicht Änderungen überprüfen automatisch hervorgehoben. Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf Bearbeiten > Teilnehmende > Änderungen überprüfen. Sie können dann entscheiden, ob Sie die Mitarbeitenden, deren Status sich geändert hat, im Zeitraum behalten oder ausschließen möchten.

Das Konto einer teilnehmenden Person eines Zeitraums wird gelöscht

Die betreffenden Mitarbeitenden werden aus allen Zeiträumen entfernt und ihre Beurteilungen (und Feedbackanfragen) werden gelöscht.

Nächster Schritt

Erfahren Sie, wie Sie einen Performance-Beurteilungszeitraum verwalten können.