In diesem Artikel gehen wir auf allgemeine Fragen zum Senden und Empfangen von Recruiting-E-Mails in Personio ein. Wenn Sie Probleme mit der Einrichtung von Recruiting-E-Mails in Personio haben, lesen Sie bitte unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
Senden von E-Mails (Personio an Bewerbende)
Wie definiere ich die absendende Person ausgehender E-Mails?
Sie können festlegen, wer als die absendende Person von Recruiting-E-Mails erscheint. Sie können entweder den Unternehmensnamen oder den Namen einer mitarbeitenden Person wählen.
So definieren Sie die sendende Person ausgehender E-Mails:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
- Klicken Sie auf den Reiter Allgemein.
- Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf Bearbeiten.
- Wählen Sie unter Name absendende Person eine Option aus dem Dropdown-Menü aus.
Warum erhalten Bewerbende E-Mails von der E-Mail-Adresse eines einzelnen Mitarbeiters anstatt von unserer Firmenadresse?
Wenn Sie die Microsoft- oder Google-Integration verwenden, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die Integration mit dem persönlichen Account des Mitarbeiters und nicht mit Ihrer zentralen Recruiting-Adresse authentifiziert wurde. Um diesen Fehler zu beheben, reaktivieren Sie die Integration und loggen Sie sich mit Ihrer zentralen Recruiting-E-Mail-Adresse ein.
Ich möchte das HR-Team in meinen E-Mails als Unterzeichnenden einrichten, wie geht das?
Personio bietet diese Möglichkeit derzeit nicht an. Sie können eine der folgenden Optionen implementieren, um dieses Problem zu umgehen:
Option 1: Über die persönlichen Einstellungen des Mitarbeiters
Bitten Sie die betreffende mitarbeitende Person, ihre E-Mail-Signaturen in Personio einzurichten.
Tipp:
Wenn Sie über Admin-Rechte verfügen, können Sie sich als Mitarbeitende einloggen und die Signatur für die Personen hinzufügen.
Option 2: Einer E-Mail-Vorlage die allgemeine HR-Signatur hinzufügen
Um einer Vorlage für eine Recruiting-E-Mail eine allgemeine Signatur hinzuzufügen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass für die Empfangsbestätigung keine Signatur ausgewählt ist. Diese Einstellung müssen Sie für alle relevanten Recruiting-Kategorien prüfen.
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
- Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
- Wählen Sie die entsprechende Recruiting-Kategorie aus, beispielsweise „Mitarbeitende in Festanstellung“.
- Scrollen Sie nach unten zu Empfangsbestätigung und stellen Sie sicher, dass keine mitarbeitende Person ausgewählt ist.
Anschließend können Sie Ihre allgemeine HR-Signatur zur entsprechenden Recruiting-E-Mail-Vorlage hinzufügen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
- Klicken Sie auf den Reiter E-Mail-Vorlagen.
- Wählen Sie links die gewünschte E-Mail-Vorlage aus.
- Fügen Sie in der E-Mail Nachricht unten die Signatur hinzu.
Kann ich Bewerbenden Massen-E-Mails senden?
Über die Bewerbungsliste können Sie Bewerbenden Massen-E-Mails senden.
- Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Namen der entsprechenden Bewerber.
- Wählen Sie in der angezeigten Menüleiste die Option E-Mail aus.
- Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Aktion abzuschließen.
Warum ist die E-Mail im Spam-Ordner der sich bewerbenden Person gelandet?
Es gibt mehrere Gründe, warum Ihre Recruiting-E-Mails im Spam-Ordner einer sich bewerbenden Person landen können. Möglicherweise liegen Probleme mit der DNS-Konfiguration vor oder der Inhalt der E-Mail verursacht Probleme. Die absendende Person steht möglicherweise auf einer öffentlichen Spammer-Liste oder die sich bewerbende Person hat ähnliche E-Mails als Spam markiert. Wir empfehlen die Verwendung eines Spam-Testtools wie Mail-Tester, um der Ursache auf den Grund zu gehen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie dieses Problem beheben können.
Welche Anhangsformate sind erlaubt?
Folgende Formate sind erlaubt: .pdf, .docx, .doc, .jpg, .png, .txt, .jpeg, .odt, .ods, .xlsx, .rtf, .xls, .pptx, .ppt, .gif, .tif, .tiff, .bmp, .csv, .rar, .gz, .zip, .7z,
Welches Limit gilt für Anhänge?
Für Anhänge an E-Mails von und an Bewerbende gilt ein Limit von 10 MB.
Empfang von E-Mails (Bewerbende an Personio)
Was ist der Unterschied zwischen Weiterleitung und Umleitung?
Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten, wird die Weiterleitungsadresse zum neuen Absendenden. Die ursprüngliche E-Mail bleibt in der Inbox des ursprünglichen Empfängers.
Bei einer Umleitung bleibt jedoch die Adresse der ursprünglichen absendenden Person erhalten. Wir empfehlen diese Option in Personio, da die E-Mail-Adresse der absendenden Person ein Identifikationsattribut für Bewerbende ist. Eine Weiterleitung kann dazu führen, dass Sie die E-Mail Adresse der sich bewerbenden Person verlieren.
Wie richte ich eine Umleitung ein?
Damit Sie E-Mails von Bewerbenden in Personio erhalten können, müssen Sie im Rahmen des Prozesses eine Umleitung einrichten. So werden E-Mails, die an Ihre unternehmenseigene Recruiting E-Mail-Adresse gesendet werden, an Personio weitergeleitet.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Einrichtung der E-Mail-Kommunikation mit Bewerbenden.
Warum landen eingehende Nachrichten im Ordner Zuzuweisende Nachrichten?
Es gibt zwei Hauptgründe, warum E-Mails von Bewerbenden im Ordner Zuzuweisende Nachrichten landen können.
- In Personio liegt keine Bewerbung mit der E-Mail Adresse der absendenden Person vor.
- Es liegt mehr als eine Bewerbung mit der E-Mail-Adresse der absendenden Person vor.
Erfahren Sie, wie Sie Probleme mit E-Mails beheben, die in Ihren zuzuweisende Nachrichten angezeigt werden.
Warum wird eine E-Mail verzögert gesendet oder empfangen?
Verschiedene Faktoren können beim Senden und Empfangen von E-Mails zu Verzögerungen führen:
Senden: Wenn Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse von Personio nutzen, sendet Personio Nachrichten schubweise. Nachrichten werden in eine Warteschlange gestellt und so schnell wie möglich versendet. Dieser Vorgang kann bis zu zwei Stunden dauern. Wenn Sie eine SMTP-Verbindung nutzen, kann die Verzögerung durch den SMTP-Server verursacht werden.
Empfangen: Die Umleitung von der E-Mail-Adresse des Unternehmens kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Schneller geht es, wenn Sie Nachrichten direkt unter der Recruiting-E-Mail-Adresse in Personio erhalten.
Warum fehlt ein E-Mail-Anhang?
Eine mögliche Ursache ist die Umleitung von Nachrichten von Bewerbenden auf die Recruiting-E-Mail Ihres Unternehmens. Diese Umleitung ist eventuell ohne Anhänge eingerichtet. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihre IT-Abteilung.
Was passiert, wenn ein Dritter von seiner E-Mail-Adresse Nachrichten an Sie weiterleitet?
Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten, wird Ihre E-Mail-Adresse zum neuen Absendenden. Daher kommen alle Nachrichten, die ein Dritter an Sie weiterleitet, von dessen E-Mail-Adresse. Personio identifiziert sie als vom gleichen Bewerbenden stammend. In diesem Fall müssen Sie die Nachrichten manuell trennen.