In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:

• Überstundenkonten Ihrer Mitarbeitenden prüfen und anpassen
• Überstunden in eine Auszahlung oder Abwesenheit umwandeln

Wenn Sie Ihr Personio-Konto nach dem 8. Juli 2026 erstellt haben, haben Sie Zugriff auf die neue Oberfläche für Überstunden. Bestandskunden lesen stattdessen Überstunden verwalten.

Bevor Sie beginnen

• Um das Überstundenkonto eines Mitarbeiters zu prüfen, es zu bearbeiten und Überstunden in zusätzliche Abwesenheit umzuwandeln, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Anwesenheitsdaten des Mitarbeiters.
• Um Überstunden auszuzahlen, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Anwesenheitsdaten und Vergütungsinformationen des Mitarbeiters.
• Um die Überstundenkonten der Mitarbeitenden über einen Import anzupassen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für den Import von Überstundenkonten. Sie benötigen außerdem Bearbeitungsberechtigungen für den Abschnitt Anwesenheitsdaten der entsprechenden Mitarbeitenden.

Stichtag für die Neuberechnung des Überstundenkontos

Standardmäßig berechnet unser System das Überstundenkonto bis zum 1. November 2025 rückwirkend neu. Das bedeutet, dass sich Änderungen am Überstundenkonto nur bis zu diesem Stichtag auswirken. Sie können weder diese Einstellung deaktivieren noch den Stichtag bearbeiten.

Dadurch sollen die Häufigkeit und die Auswirkungen unbeabsichtigter Änderungen begrenzt und die Richtigkeit des Überstundenkontos sichergestellt werden. Der Stichtag für die Neuberechnung des Überstundenkontos gilt für Änderungen aus den folgenden Gründen:

• Erstellung, Import (auch über die API) oder Bearbeitung von Anwesenheits- und Abwesenheitseinträgen.
• Bearbeitung und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen und Abwesenheitsarten.
• Bearbeitung von Anstell- und Austrittsdaten.
• Erstellung oder Bearbeitung von Feiertagen.
• Aktualisierung des Auszeit-Status von Mitarbeitenden.

Das System wendet weiterhin alle manuellen Anpassungen des Überstundenkontos an, unabhängig vom Datum ihrer Wirksamkeit. Sie können Überstunden auch über den Stichtag hinaus auszahlen oder umwandeln.

Wenn Sie das Überstundenkonto über den Stichtag hinaus neu berechnen müssen:

• Nutzen Sie für kleine Anpassungen und einzelne Mitarbeitende eine manuelle Anpassung.
• Kontaktieren Sie uns, wenn Sie umfangreiche Anpassungen oder Anpassungen für viele Mitarbeitende vornehmen müssen.

Überstunden Ihrer Mitarbeitenden überprüfen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Übersicht über die Überstundeninformationen eines einzelnen Mitarbeiters zu erhalten:

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil, und klicken Sie auf Anwesenheiten. 
2. Öffnen Sie das Widget Überstunden über dem Stundenzettel, indem Sie auf Kontostanddetails klicken. 

Sie können verschiedene Details auf der Seite sehen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt.

Überstundenkonto von mehreren Mitarbeitenden überprüfen

Wenn Sie das Überstundenkonto mehrerer Mitarbeitender gleichzeitig überprüfen möchten, befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Klicken Sie oben in der Liste auf Spalten und geben Sie „Überstundenkonto“ ein.
3. Wählen Sie die Spalte aus.
4. Die Spalte für das Überstundenkonto befindet sich auf der rechten Seite. Darin werden alle Mitarbeitenden angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Möglicherweise müssen Sie nach rechts scrollen, um die Spalte zu sehen.

Überstundenkonto eines Mitarbeiters anpassen

Sie können den Kontostand eines Mitarbeiters durch eine relative oder absolute Anpassung ändern. 

Aktuellen Kontostand anpassen (relative Anpassung)

Sie können dem Saldo eines Mitarbeiters manuell Überstunden hinzufügen oder abziehen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil, und klicken Sie auf Anwesenheiten. 
2. Öffnen Sie das Widget Überstunden über dem Stundenzettel, und klicken Sie auf Kontostanddetails.
3. Klicken Sie in der Überstunden-Übersicht des Mitarbeiters auf Kontostand ändern.
4. Wählen Sie Kontostand anpassen aus.
5. Wählen Sie, ob Sie Überstunden hinzufügen oder abziehen möchten.
6. Geben Sie die Überstunden ein, die Sie hinzufügen oder abziehen möchten.
7. Standardmäßig ist das Wirksamkeitsdatum auf das heutige Datum festgelegt. Wählen Sie je nach Bedarf ein anderes Datum in der Vergangenheit. Das System wendet relative Anpassungen sofort auf das Überstundenkonto an, sodass Sie kein Datum in der Zukunft auswählen können. Wenn sich die Anpassung auf ein zukünftiges Ereignis oder Datum bezieht, fügen Sie diesen Kontext stattdessen in das Feld für den Grund ein.
8. Bestätigen Sie die Anpassung.

Neuen Kontostand festlegen (absolute Anpassung)

Sie können das Überstundenkonto eines Mitarbeiters auf einen bestimmten Wert an einem bestimmten Datum festlegen. Diese Aktion überschreibt den vorherigen Überstunden-Kontostand, die monatlichen Untergrenzen für Überstunden und andere Transaktionen am Wirksamkeitsdatum. Dies wird als absolute Anpassung bezeichnet.

Absolute Anpassungen können sich darauf auswirken, wie das System die monatliche Untergrenze für Überstunden berechnet. Wenn Sie innerhalb des Monats eine absolute Anpassung vornehmen, ist Folgendes zu beachten:

• Das System betrachtet dies bei der Berechnung der monatlichen Untergrenze für Überstunden als Anfangskontostand für diesen Monat.
• Bei der Berechnung der monatlichen Untergrenze für Überstunden ignoriert das System alle Überstunden oder Minusstunden vor der Anpassung.

So legen Sie manuell einen neuen Überstunden-Kontostand fest (absolute Anpassung):

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil, und klicken Sie auf Anwesenheiten. 
2. Öffnen Sie das Widget Überstunden über dem Stundenzettel, und klicken Sie auf Kontostanddetails.
3. Klicken Sie in der Überstunden-Übersicht des Mitarbeiters auf Kontostand ändern.
4. Wählen Sie Neuen Kontostand festlegen aus.
5. Wählen Sie aus, ob Sie einen positiven oder negativen Kontostand festlegen möchten. Sie können den Wert auch auf Null setzen.
6. Geben Sie den neuen Kontostand ein.
7. Standardmäßig ist das Wirksamkeitsdatum auf das heutige Datum festgelegt. Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Datum.
8. Optional: Fügen Sie einen Grund für die Überschreibung hinzu.
9. Bestätigen Sie die Anpassung.

Mit einem Import können Sie außerdem einen neuen Überstunden-Kontostand festlegen (absolute Anpassung). Folgen Sie den Schritten in unserem entsprechenden Artikel. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie neue Überstunden-Kontostände für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig festlegen müssen. 

Was passiert mit der Karte für den aktuellen Kontostand

Wenn Sie innerhalb des aktuellen Monats einen neuen Kontostand festlegen, ändert sich auch, was auf der Karte Aktueller Kontostand für diesen Monat angezeigt wird:

• Der Anfangskontostand wird durch einen Eintrag zum Zurücksetzen des Kontostands ersetzt, der Ihren neuen Wert anzeigt.
• Die Aufschlüsselung der geleisteten Überstunden, der Anpassungen, der monatlichen Untergrenze für Überstunden und der Umwandlungen umfasst nur Elemente, die nach dem Datum der Neufestsetzung erfasst wurden. Die absolute Anpassung selbst wird nicht als separate Anpassung aufgeführt.

Hinweis:
Wenn Sie den Kontostand im Laufe des Monats zurücksetzen, erscheinen frühere Aktivitäten aus diesem Monat nicht in der Aufschlüsselung. Es werden nur der zurückgesetzte Kontostand und alles danach angezeigt. Die Gesamtwerte sind immer noch korrekt, aber die Ansicht sieht möglicherweise unvollständig aus. Dies ist eine bekannte Einschränkung.

Deine Anpassungen überprüfen

Alle aktuellen oder vergangenen Änderungen werden in der Überstundenübersicht als Kontostandsanpassung angezeigt. Künftige Anpassungen werden bis zu ihrem Wirksamkeitsdatum im Abschnitt Anstehend angezeigt. Relative Anpassungen gelten sofort für den Überstunden-Kontostand, basierend auf dem heutigen Datum.

Um eine Anpassung zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte auf der linken Seite, und bestätigen Sie den Löschvorgang. 

Überstunden eines Mitarbeiters in Abwesenheit umwandeln

Sie können die Überstunden Ihrer Mitarbeitenden in Freizeitausgleich umwandeln. Sie können Überstunden nur dann in zusätzliche Abwesenheit umwandeln, wenn dem Mitarbeiter eine Abwesenheitsrichtlinie mit beschränktem Anspruch zugewiesen ist. 

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Optional: Wenn Sie zusätzliche Abwesenheiten von normalen Urlaubstagen getrennt führen möchten, beachten Sie vor dem Fortfahren bitte diese Anweisungen.
2. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil, und klicken Sie auf Anwesenheiten. 
3. Öffnen Sie das Widget Überstunden über dem Stundenzettel, und klicken Sie auf Kontostanddetails.
4. Klicken Sie auf Überstunden umwandeln, und wählen Sie In Abwesenheit umwandeln.
5. Füllen Sie die Details für die Umwandlung aus:
   • Abwesenheitsart: Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, die verwendet werden soll. In der Dropdown-Liste werden alle Abwesenheitsarten mit einer Abwesenheitsrichtlinie angezeigt, bei der diesem Mitarbeiter ein beschränkter Anspruch zugewiesen ist.
   • Umwandlungsdatum: Wählen Sie aus, wann die Abwesenheit gilt. Standardmäßig ist das Umwandlungsdatum auf heute festgelegt. Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Datum. Das System begrenzt den rückwirkenden Freizeitausgleich zu Beginn des vorangegangenen Kalenderjahres. Eine zukünftiger Freizeitausgleich darf nicht über das Ende des laufenden Kalenderjahres hinausgehen.
   • Umzuwandelnde Stunden: Geben Sie ein, wie viele Überstunden und Minuten umgewandelt werden sollen. Sie können nicht mehr als den verfügbaren Kontostand eingeben.
   • Umrechnungsfaktor: Geben Sie den Multiplikator ein, der bei der Umrechnung von Überstunden in Abwesenheitstage angewendet werden soll. Im Folgenden erfahren Sie mehr über den Umrechnungsfaktor.
   • Abwesenheitstage, die umgewandelt werden: Das System berechnet diesen Wert automatisch auf der Grundlage der Stunden und des Umrechnungsfaktors. Dies ist nur eine Vorschau.
   • Grund für die Umwandlung: Sie haben die Möglichkeit, einen Kommentar einzugeben, der im Transaktionsverlauf erscheint. Beachten Sie, dass Mitarbeitende den Kommentar sehen können.
6. Klicken Sie auf Umwandeln.

Das System reduziert automatisch den Überstunden-Kontostand, wenn Sie die Umwandlung vornehmen. Der Kontostand des Mitarbeiters für die Abwesenheitsart erhöht sich um die prognostizierte Anzahl von Tagen am Umwandlungsdatum. 

Um einen Eintrag für Freizeitausgleich zu löschen, suchen Sie ihn im Transaktionsverlauf, und klicken Sie auf die drei Punkte. Es ist nicht möglich, Freizeitausgleichseinträge zu löschen, die vor Beginn des vorangegangenen Kalenderjahres erstellt wurden.

Führen Sie den Freizeitausgleich getrennt vom normalen Urlaub

1. Erstellen Sie eine neue, eigene Abwesenheitsart für die zusätzliche Abwesenheit. Zum Beispiel: Überstundenausgleich
2. Erstellen Sie dafür eine Abwesenheitsrichtlinie, und setzen Sie den jährlichen Anspruch auf Null. Nehmen Sie die übrigen Einstellungen entsprechend den Richtlinien Ihres Unternehmens vor.
3. Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden eine Abwesenheitsrichtlinie zu.
4. Wählen Sie bei der Umrechnung von Überstunden diese Abwesenheitsart aus.

Umrechnungsfaktor für zusätzliche Freizeit

Um die zusätzlichen Abwesenheiten des Mitarbeiters zu berechnen, multipliziert das System die Zahl der umzuwandelnden Überstunden mit dem Umrechnungsfaktor.

Der Standard ist 1. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter für jeweils 8 Überstunden 1 freien Tag erhält. Bei einem Faktor von 2 muss der Mitarbeiter 4 Überstunden arbeiten, um einen freien Tag zu erhalten usw.

Das System wendet die zusätzliche Freizeit auf alle Mitarbeitenden gleichermaßen an, unabhängig derer täglichen Arbeitszeit. Mitarbeitende, die 4 Stunden pro Tag arbeiten, erhalten trotzdem einen vollen freien Tag.

Überstunden eines Mitarbeiters auszahlen

Im Widget Überstunden können Sie Überstundenauszahlungen für Mitarbeitende berechnen und erfassen.

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil, und klicken Sie auf Anwesenheiten. 
2. Öffnen Sie das Widget Überstunden über dem Stundenzettel, und klicken Sie auf Kontostanddetails.
3. Klicken Sie auf Überstunden umwandeln, und wählen Sie In Zahlung umwandeln.
4. Füllen Sie die Auszahlungsdetails aus:
   • Umwandlungsdatum: Wählen Sie aus, wann die Auszahlung gilt. Dies kann ein vergangenes, aktuelles oder zukünftiges Datum sein. Das System begrenzt rückwirkende Auszahlungen zu Beginn des vorangegangenen Kalenderjahres. Zukünftige Auszahlungen können nicht über das Ende des laufenden Kalenderjahres hinausgehen.
   • Umzuwandelnde Stunden: Geben Sie die Anzahl der umzurechnenden Überstunden und Minuten ein. Sie können nicht mehr als den verfügbaren Kontostand eingeben.
   • Umrechnungsfaktor: Geben Sie den anzuwendenden Multiplikator ein. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden beispielsweise anderthalb Stunden für Überstunden zahlen, geben Sie 1,5 ein.
   • Stundensatz: Personio füllt dies mit dem aktuellen Stundensatz des Mitarbeiters vorab aus, aber Sie können ihn bei Bedarf bearbeiten. Wenn Ihr Satz vom erwarteten Satz abweicht, zeigt Personio eine Warnung an.
   • Voraussichtlicher Auszahlungsbetrag: Das System berechnet den Betrag anhand der unten beschriebenen Formel. Dies ist nur eine Vorschau.
   • Grund für die Auszahlung: Sie haben die Möglichkeit, einen Kommentar einzugeben, der im Transaktionsverlauf erscheint. Beachten Sie, dass Mitarbeitende den Kommentar sehen können.
5. Klicken Sie auf Umwandeln.

Die Auszahlung reduziert den Überstunden-Kontostand an dem Tag der Erstellung, nicht am Wirksamkeitsdatum. Das Wirksamkeitsdatum teilt Ihrem Lohnbuchhaltungstool mit, welchem Abrechnungszeitraum es zugeordnet werden soll.

Um eine Auszahlung zu löschen, suchen Sie sie im Transaktionsverlauf, und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten. Es ist nicht möglich, Auszahlungen zu löschen, die vor Beginn des vorangegangenen Kalenderjahres erstellt wurden.

Umrechnungsformel für Überstundenauszahlung und Stundensatz

Zur Berechnung der zusätzlichen Auszahlung verwendet das System die folgende Formel:

(Anzahl der Stunden) x (Stundensatz) x (Umrechnungsfaktor)

Wird der Mitarbeiter nach Stunden bezahlt, verwendet das System den Stundensatz. Erhält der Mitarbeiter ein festes Jahres- oder Monatsgehalt, verwendet das System die folgende Formel, um den Stundensatz zu berechnen:

(Jahresgehalt / 12 Monate) x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters

Oder

Monatliche Vergütung x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters

Einschränkungen

• Alle Umwandlungen in Abwesenheiten und Auszahlungen erfolgen manuell, jeweils für einen Mitarbeiter. Sie können keine Massenumwandlungen vornehmen oder automatische Umwandlungen planen. Dies ist für eine spätere Version geplant.
• Sie können einen Eintrag zur Umwandlung in eine Auszahlung oder Abwesenheit nicht mehr bearbeiten, nachdem Sie ihn erstellt haben. Um einen Eintrag zu korrigieren, löschen Sie ihn, und erstellen Sie einen neuen Eintrag.
• Überstundenauszahlungen sind für Personio Payroll-Kunden nicht verfügbar. Dies ist für eine spätere Version geplant.
• Das Arbeitszeitmodell-Widget auf der Seite Anwesenheiten zeigt das Arbeitszeitmodell vom Wochenanfang an, keine Änderung zur Wochenmitte. Verwenden Sie den Stundenzettel für korrekte Zielstunden.
• Anstehende Überstunden werden im Überstunden-Widget auf der Seite Anwesenheiten nicht angezeigt. Das Widget spiegelt nur genehmigt Überstunden wider.
  Monatliche und individuelle Überstundenberechnungszeiträume werden nicht unterstützt. Überstunden werden täglich oder wöchentlich erfasst.